Nhiều khách hàng hỏi chúng tôi về cách tốt nhất để chuyển dữ liệu hệ thống quản lý khách sạn của họ từ hệ thống cũ sang ezCloudhotel. Nói thì dễ nhưng có những điểm bạn cần nhớ mà tôi sẽ trình bày sau đây:
Hệ thống phần mềm công nghệ cũ có thể là một phần mềm khá phức tạp. Để ngưng sử dụng phần mềm này, bạn phải được chuẩn bị về tâm lý và phải tổ chức thật tốt. Nếu thiếu một trong hai tiêu chí này, việc chuyển đổi phần mềm có thể sẽ rất vất vả. Sau đây là một số lời khuyên để chuyển đổi thành công phần mềm nếu khách sạn của bạn có từ 1-100 phòng.
Chú ý: một vài chủ đề sau có thể phù hợp tùy bản phần mềm cũ mà bạn hiện tại đang sử dụng.
1. Tùy chỉnh và sự độc lập
Tùy chỉnh phần mềm của bạn thường cần có sự hỗ trợ từ bên ngoài khi dùng phần mềm công nghệ cũ, việc này có thể khiến bạn phải chờ rất lâu với những quy trình vô tận để có được kết quả mong muốn. Với ezCloudhotel, bạn phải tập quen với cách làm khác, ví dụ tìm kiếm các phần cài đặt mà bạn cần rồi tự thay đổi cho phù hợp. Chẳng hạn như cần phải mất vài giây để sửa hóa đơn.
2. Xuất dữ liệu
ezCloudhotel hỗ trợ bạn nhập mọi dữ liệu bằng phần mềm cũ miễn phí. Bạn nhớ là phải xuất dữ liệu từ phần mềm cũ ra trước khi hết hợp đồng với họ nhé. Một vài khách hàng của chúng tôi nói rằng họ không được phép xuất dữ liệu từ nhà cung cấp phần mềm cũ. Để biết thủ thuật lấy lại dữ liệu của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé. Nhưng thường thì ít có khả năng này, vì quyền sở hữu dữ liệu là của bạn.
Với các hệ thống phần mềm khách sạn cũ, dữ liệu có thể lưu trữ dưới dạng SQL format hoặc DBF format. Chẳng có gì là mánh khóe ở đây- bạn chỉ cần chuyển nó về định dạng CSV, có hàng tá công cụ chuyển đổi online sẽ làm thay bạn.
3. Xem lại quy trình nội bộ của bạn
Thay đổi phần mềm quản lý có thể là cơ hội tốt để nghĩ lại về thói quen vận hành của bạn. Cách mà bạn dùng hệ thống quản lý khách sạn như hệ thống cũ sẽ hoàn toàn khác với ezCloudhotel. Nhân viên của bạn sẽ phải thích nghi và chuẩn bị. Dành thời gian để giải thích mục đich của việc thay đổi và lợi ích của nó, việc chuyển đổi sẽ diễn ra nhẹ nhàng hơn. Đã đến lúc từ bỏ thủ tục vận hành tiêu chuẩn của bạn rồi.
4. Không cần đóng ca cuối ngày
ezCloudhotel là một ứng dụng web cập nhật thời gian thực. Điều đó nghĩa là mọi hành động với mọi thao tác người dùng thực hiện, báo cáo và thống kế sẽ được cập nhật ngay. Nếu bạn là một người dùng hệ thống cũ từ lâu, điều này sẽ làm ảnh hưởng đến vận hành hàng ngày. Bạn sẽ không phải đóng ca cuối ngày và không phải chờ báo cáo nữa!
5. Ít thao tác hơn
Nhiều khách hàng chuyển từ hệ thông cũ sang ezCloudhotel đều thấy ngạc nhiên về số thao tác cần thực hiện để sử dụng phần mềm. Nhiều người nói rằng điều này sẽ khiến họ dễ kiểm soát hơn hoặc ít sai lệch so với quy chuẩn nghiệp vụ khách sạn. Thao tác ít hơn ở ezCloudhotel thực sự là sứ mệnh của các lập trình viên để giúp việc quản lý khách sạn hiệu quả và hiện đại hơn trong khi vẫn giữ nguyên độ bảo mật.
6. Hỗ trợ ngay khi cần
Tùy theo hợp đông của bạn, hệ thống phần mềm cũ sẽ tính phí hỗ trợ hoặc đào tạo bổ sung. Khi chuyển sang dùng ezCloudhotel, nhân viên của bạn có thể có hỗ trợ online mà không hề mất thêm phí và các sản phẩm được hướng dẫn một cách dễ hiểu và trực quan. Hãy nhớ dặn nhân viên của bạn rằng họ có thể thay đổi ngôn ngữ bất cứ khi nào họ muốn.
7. Nghĩ thoáng
Tóm lại, điều quan trọng nhất là phải nghĩ thoáng ra. Làm việc với một hệ thống trong nhiều năm có thể khiến bạn quen với điều đó mà không muốn thay đổi nữa. Thay đổi có thể đáng sợ, nhưng thay đổi là tốt. Lời khuyên của tôi tới nhiều chủ khách sạn là thử mọi loại phần mềm mà họ tìm thấy cho đến khi tìm ra cái phù hợp nhất. Ngay cả khi bạn thấy ổn khi dùng phần mềm cũ, sao không thử một phần mềm mới chứ?
Một phần mềm quản lý tốt là chìa khóa để kinh doanh khách sạn thành công!
