4 bước gửi email cho khách hàng trong kinh doanh khách sạn

Trước đây, email chỉ được sử dụng làm kênh liên lạc giữa gia đình, bạn bè và đồng nghiệp. Tuy nhiên, ngày nay, nó đã trở thành một kênh tiếp thị hiệu quả với chi phí thấp. Chính vì điều đó, rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng kênh tiếp thị này. Mặc dù vậy, không phải ai cũng biết cách tiến hành một chiến dịch email marketing.
Nếu bạn đang kinh doanh khách sạn và muốn triển khai chiến dịch email marketing, bài viết dưới đây của ezCloudhotel sẽ giúp bạn.

1. Sau khi khách đặt phòng

Sau khi khách đặt phòng, hãy gửi email cảm ơn họ vì đã đặt phòng ở khách sạn của bạn. Email này dùng để xác nhận thông tin đặt phòng của khách, đồng thời gây ấn tượng ban đầu với khách. Bạn cũng có thể sử dụng email này để thu thập thông tin và sở thích của khách. Những thông tin này rất hữu ích khi gửi những ưu đãi cho khách sau này.
Email này cần được gửi tự động ngay sau khi khách hoàn thành việc đặt phòng. Một phần mềm email marketing sẽ giúp bạn làm việc này nhanh chóng.
Tại sao bạn nên gửi email này?
Đây là bước đầu tiên để xây dựng quan hệ giữa khách sạn và khách hàng – đặc biệt là nếu họ đặt phòng qua một OTA. Chăm sóc khách hàng càng sớm càng giúp làm giảm nguy cơ họ hủy đặt phòng. Đây cũng là cơ hội để bạn giới thiệu thêm các dịch vụ của khách sạn với khách.

2. Trước khi khách đến check-in vài ngày

Vài ngày trước khi khách đến check-in, hãy gửi email cung cấp cho họ tất cả những thông tin liên quan đến kỳ nghỉ sắp tới của họ. Những thông tin đó có thể là những tiện nghi của khách sạn, hướng dẫn viên khu vực, dự báo thời tiết địa phương hay lịch trình của các sự kiện. Bạn cần giới thiệu những dịch vụ khiến khách hàng cảm thấy háo hức mong chờ khi đến khách sạn.
Tại sao bạn nên gửi email này?
Đây là cơ hội tốt để bạn bán các dịch vụ gia tăng của khách sạn. Có thể khách hàng của bạn đang tìm kiếm một dịch vụ đưa đón ở sân bay và rất vui nếu khách sạn của bạn có dịch vụ đó. Hoặc có thể khách hàng của bạn rất thích thư giãn ở spa, và sẵn sàng đăng ký sử dụng dịch vụ spa nếu biết sẽ được hưởng khuyến mãi 10%. Đây cũng là dịp để thể hiện với khách hàng rằng khách sạn đang rất mong chờ để chào đón họ, cũng như sử dụng những thông tin mà bạn đã thu thập trước đó để giới thiệu thêm những dịch vụ mà họ quan tâm.

3. Sau khi khách check-out

Sau khi khách check-out, hãy gửi email cảm ơn họ vì đã chọn khách sạn của bạn làm nơi lưu trú. Đây cũng là cơ hội tốt để thu thập phản hồi của khách hàng. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu họ tham gia một cuộc khảo sát để đổi lấy những ưu đãi nhỏ.
Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi cho họ những email để khuyến khích họ đăng ký những ưu đãi trong tương lai hoặc thu thập những phản hồi về một dịch vụ của khách sạn mà họ đã trải nghiệm. Nếu khách hàng hài lòng với khách sạn, bạn cũng có thể khuyến khích họ để lại những đánh giá tích cực trên các website đánh giá trực tuyến.
Tại sao bạn nên gửi những email này?
Để thể hiện với khách hàng rằng bạn rất quan tâm đến trải nghiệm của họ và mong muốn thu thập những phản hồi để lần sau khách sạn có thể phục vụ họ tốt hơn. Hãy thu thập những phản hồi càng sớm càng tốt khi mà hình ảnh khách sạn của bạn vẫn còn lưu trong tâm trí họ.

4. Những lần sau đó

Không nên dừng tương tác với khách hàng sau khi họ check-out. Bạn cần tiếp tục gửi email cho họ để duy trì mối quan hệ, khiến họ quay trở lại với khách sạn. Nội dung của những email này nên dựa trên chuyến lưu trú lần trước của họ và những sở thích của họ mà bạn đã thu thập được từ email cũng như trong thời gian họ lưu trú tại khách sạn. Bạn cũng có thể gửi cho họ những ưu đãi có thời hạn để khuyến khích họ quay trở lại với khách sạn.
Lưu ý, bạn nên gửi email liên tục nhưng không quá thường xuyên để tránh email bị rơi vào mục spam, nhưng cần đảm bảo đủ tần suất để hình ảnh của khách sạn vẫn lưu trong tâm trí họ.
Tại sao bạn nên gửi những email này?
Những email này giúp duy trì quan hệ với khách hàng, biến họ trở thành khách hàng thân thiết của khách sạn.

 

Kết luận

Email marketing là một kênh tiếp thị hiệu quả với chi phí thấp dành cho các khách sạn. Nếu bạn đang quản lý khách sạn và muốn tiến hành một chiến lược email marketing, trước hết bạn cần phải đầu tư một phần mềm giúp thu thập và gửi email tự động cho khách hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm như vậy, hãy dùng thử ezCloudhotel – phần mềm quản lý khách sạn vừa và nhỏ. Bên cạnh tính năng email marketing, phần mềm này còn có nhiều tính năng khác giúp công việc quản lý khách sạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel