Trong thời gian qua, nhiều khách sạn đã bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo đúng lộ trình của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, không ít đơn vị đang triển khai sai cách, đặc biệt với hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền (MTT). Việc hiểu sai quy định có thể khiến khách sạn đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính.Vậy cụ thể đâu là cách làm đúng? Những quy định nào cần tuân thủ? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

I. Thực trạng sai phạm trong triển khai hóa đơn điện tử tại khách sạn

1. Mô hình sai phổ biến

• Máy tính tiền chỉ ghi nhận giao dịch, không tích hợp chức năng khởi tạo hóa đơn.

• Dữ liệu chuyển thủ công sang phần mềm kế toán để xuất hóa đơn sau.

• Hóa đơn không được khởi tạo và gửi real-time đến cơ quan thuế.

2. Hậu quả nguy hiểm

• Sai thời điểm ghi nhận doanh thu.

• Dễ bị nghi ngờ gian lận, gây rửe ro xử phạt.

• Ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng do chậm trễ cung cấp hóa đơn.

• Gây khó khăn trong kiểm toán và minh bạch tài chính.

II. Các quy định cần nắm rõ

Dưới đây là những văn bản pháp lý cần thiết khi áp dụng hóa đơn điện từ từ máy tính tiền:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về hóa đơn, chứng từ điện từ.

• Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn nghiệm vụ thi hành NĐ 123.

• Quyết định 1391/QĐ-TCT: Danh mục chuẩn dữ liệu HĐĐT từ MTT.

• Công văn 1206/TCT-CNTT: Hướng dẫn triển khai HĐĐT từ MTT.

• Công văn 3535/TCT-CS: Giải đáp vướng mắc cho khách sạn, nhà hàng.

III. Tiêu chuẩn đúng khi xuất HĐĐT từ máy tính tiền

Qua quá trình tư vấn và khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy nhiều khách sạn hiện nay vẫn đang triển khai sai cách hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Cụ thể, tại nhiều đơn vị, máy tính tiền tại quầy chỉ đóng vai trò ghi nhận giao dịch, hoàn toàn không được tích hợp chức năng phát hành hóa đơn điện tử. Sau đó, dữ liệu bán hàng được chuyển thủ công để bộ phận kế toán tạo hóa đơn vào thời điểm khác. Cách vận hành này dẫn đến việc hóa đơn không được khởi tạo và gửi đến cơ quan thuế theo thời gian thực ngay tại điểm bán – một yêu cầu bắt buộc theo quy định. Việc phát hành hóa đơn không đúng thời điểm giao dịch thực tế không chỉ gây sai lệch dữ liệu doanh thu, mà còn vi phạm quy định về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

• Hóa đơn được khởi tạo ngay tại điểm bán (quầy lễ tân, nhà hàng).

• Thiết bị phải kết nối internet, gửi dữ liệu real-time đến Tổng cục Thuế.

• Cấm xuất hóa đơn thủ công hoặc sau giao dịch.

• Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ mã máy tính tiền, địa điểm, thời gian giao dịch.

• Gửi hoá đơn cho khách ngay tại điểm thanh toán qua in tại chỗ hoặc Email/SMS.

1. Nếu khách sạn không áp dụng đúng quy định nêu trên, có thể đối mặt với các hệ lụy như:

• Bị cơ quan thuế kiểm tra, xử phạt hành chính do sai hình thức hóa đơn.
• Dữ liệu hóa đơn không khớp với doanh thu thực tế → dễ bị nghi ngờ gian lận.
• Gây chậm trễ trong việc cung cấp hóa đơn cho khách → ảnh hưởng trải nghiệm dịch vụ.
• Gây khó khăn trong kiểm toán và minh bạch tài chính.

2. Để tuân thủ đúng quy định, khách sạn cần:

• Trang bị máy tính tiền hoặc phần mềm POS có chức năng khởi tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn Tổng cục Thuế.
• Đảm bảo hệ thống gửi hóa đơn tự động và realtime lên hệ thống thuế.
• In hoặc gửi hóa đơn điện tử cho khách ngay tại thời điểm giao dịch.
• Chọn nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín, được Tổng cục Thuế công nhận.

IV. Giải pháp hóa đơn điện từ toàn diện với ezInvoice

Chúng tôi cung cấp hệ thống đáp ứng việc xuất hóa đơn ngay tại máy tính tiền, tích hợp hóa đơn điện tử ezInvoice theo chuẩn của Tổng cục Thuế – chuyên biệt cho ngành khách sạn, nhà hàng và F&B.

1. Xuất hóa đơn ngay tại điểm bán

• HĐĐT được khởi tạo ngay khi giao dịch xảy ra.

• Gửi dữ liệu real-time đến cơ quan thuế.

• In hoặc gửi ngay cho khách hàng.

2. Quản lý tập trung

• Dữ liệu hóa đơn lưu trữ tập trung, truy xuất nhanh theo mã giao dịch, thời gian.

• Tiết kiệm 75% chi phí in ấn và lưu trữ.

3. Tích hợp mp mượt mà

• Kết nối với PMS, kế toán, POS.

• Tự động đồng bộ dữ liệu, không thao tác tay.

4. Xác thực và bảo mật

• Mỗi hóa đơn có mã QR, xác thực trực tuyến với Tổng cục Thuế.

• Ngăn chặn hóa đơn giả, minh bạch dữ liệu.

5. Gửi hóa đơn qua Email/SMS

• Gửi ngay sau thanh toán qua Email hoặc SMS.

• Chuyên nghiệp hóa trải nghiệm khách hàng.

V. Liên hệ tư vấn

• Hotline kinh doanh: 0983 039 419

• Hỗ trợ sử dụng: 1900 6159

• Đăng ký dùng thửer: https://ezcloud.vn/dang-ky-dung-thu

• Nhắn tin tư vấn: http://m.me/ezcloudjsc

Đừng để những sai sót nhỏ gây rắc rối lớn! Áp dụng đúng quy định ngay từ hôm nay để tiết kiệm chi phí, nâng cao uy tín và vận hành hiệu quả!