Những tính năng quan trọng trong một phần mềm quản lý khách sạn

Hệ thống quản lý khách sạn đang là một giải pháp rất hữu hiện cho khách sạn lớn nhỏ trong thời buổi công nghệ hiện nay. Một phần mềm quản lý khách sạn toàn diện sẽ giúp cho khách sạn hoạt động chuyên nghiệp, ổn định và chống thất thoát tốt hơn rất nhiều so với quản lý bằng giấy tờ, sổ sách.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các tính năng quan trọng mà một chủ khách sạn cần có trong phần mềm quản lý khách sạn tốt.

Tính năng dành cho Lễ tân

Hoạt động cơ bản nhất mà bất cứ khách sạn nào cũng đều có chính là hoạt động lễ tân. Một phần mềm quản lý khách sạn tốt sẽ cho phép nhân viên lễ  tân dễ dàng thực hiện quá trình check–in và check out cho khách du lịch. Các nhân viên quầy lễ tân có thể phải thực hiện rất nhiều sự thay đổi về đặt phòng ví dụ như: thay đổi phòng, thay đổi ngày, gán phòng, …. Điều này có thể tương đối dễ dàng để thực hiện nếu như phần mềm quản lý lễ tân bạn đang dùng đơn giản, an toàn và mọi thao tác chỉ trong 3-5 cú click chuột.

Quản lý đặt phòng

Tưởng chừng như chức năng quản lý đặt phòng không quá cần thiết, nhưng với hình thức đặt phòng online của khách du lịch hiện nay thì chức năng này lại rất có ích. Theo truyền thống, các khách sạn thường nhận đặt phòng từ các nguồn như: đại lý du lịch và gọi điện thoại trực tiếp. Ngày nay, câu chuyện này đã trở nên khác biệt khi việc đặt phòng khách sạn đến từ các nguồn khác nhau như từ trang web của khách sạn, các trang web du lịch, email, quảng cáo, … Và tính năng quản lý đặt phòng có thể xử lý việc đặt phòng là đến từ quảng cáo, hay website khách sạn, kênh OTA hay từ đối tác một cách dễ dàng.

In hóa đơn và thanh toán

Ngày nay, các khách du lịch sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau khi thanh toán tiền ở. Phần mềm quản lý khách sạn nên phát triển để phù hợp với các phương thức thanh toán đó bao gồm: tiền mặt, thẻ tín dụng và thanh toán trực tuyến. Bên cạnh đó, nó còn nên có khả năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, thu phân chia, phí phụ, việc chuyển tiền, in ấn folio và các loại thuế khác. Nhân viên sẽ kiểm tra và sửa lại các nhiệm vụ liên quan tới hóa đơn và thanh toán bất cứ khi nào có những yêu cầu thay đổi.

Quản lý điều hành

Đây là tính năng dành cho chủ khách sạn, không quá chi tiết nhưng lại đủ thông tin để người quản lý khách sạn có thể nắm được hoạt động hằng ngày của khách sạn diễn ra như thế nào. Lượng khách đến, đi, doanh thu và lượt đặt phòng trong ngày là bao nhiêu, tất cả những thông tin trên sẽ được hiển thị trong bảng báo cáo của phần mềm chỉ với 3 cú lick chuột.

Báo cáo

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt nên cung cấp các thông tin dữ liệu để các phòng ban khác nhau dễ dàng lập báo cáo. Với các hoạt động khách sạn đa dạng và chức năng làm việc khác nhau giữa các phòng ban, thì việc lập và quản lý báo cáo là bắt buộc với mỗi bộ phận theo nhu cầu của họ. Những báo cáo này có thể giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời và giúp họ đẩy mạnh doanh số bán hàng và xây dựng chiến lược marketing phù hợp.

Những giao diện của bên thứ ba

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần tích hợp và làm việc hiệu quả với vô số những phần cứng và phần mềm khác. Các giao diện phần mềm khách sạn sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô khách sạn, cơ sở vật chất cung cấp và phong cách vận hành. Một khách sạn tiêu chuẩn ngày nay thường có PABX, Door Lock, máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, cổng thanh toán và các phần mềm kế toán tài chính khác. Và sẽ thật lợi ích nếu PMS của bạn tương thích với các giao diện khác hoặc các giao diện mới.

Kết luận,

Ngày nay, việc chọn một phần mềm quản lý khách sạn trở nên phức tạp hơn bao giờ hết khi các quy trình quản lý khách sạn cao cấp cũng đã trở nên phức tạp hơn để đúng với chuẩn mực Quốc tế. Cuối cùng, một hệ thống quản lý tốt nên cũng cấp những tính năng cơ bản trên có thể đáp ứng các nhu cầu chính của khách sạn và dễ dàng điều chỉnh. Một yếu tố khác cũng khá quan trọng nữa là nhà cung cấp phần mềm, các nhà cung cấp nên sở hữu những chuyên gia và kinh nghiệm về ngành, để có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt nhất.

Phần mềm quản lý tốt chính là chìa khóa thành công cho khách sạn của bạn!

Property Management Systems help hotels to manage their day to day operations with higher efficiency and heighten the quality of service they offer to the guests. A good property management system simplifies the diverse operations via features which the staff performs on a steady base.

We are going to cover key features which a hotelier should look for in any good Property Management System.

Front Desk Operations The very basic of the operations in any property regardless of its type or size is the Front Desk Operations. A good system will allow easy check-in and checkout process for the staff. Just like any other operations, the front desk staff may have to make changes to reservations such as room change, change dates, assign rooms, and so forth. This should be relatively easy to carry out in a secure system, the modifications should take immediate effect and should make the process easy and not hinder it.

Booking & Reservations Management Booking and reservations are important functionalities of a hotel management system. Traditionally, hotels received bookings from limited sources such as travel agents and direct bookings. Today, the story is very different as bookings come from a diverse range of sources such as hotel’s website, travel websites, business source like a corporate clients and airlines, travel agents, etc. The system should be able to handle walk-ins, bookings from online travel agents, traditional agents, business sources and from the corporate website with ease. An efficient system will easily distinguish between the different sources and update the records for future reference.

Billing and Payments Stability is of the utmost importance when it comes to billing and settling payments with guests. Guests today use multitude methods of settling payments, the system should accommodate multiple payment methods per reservation including cash, credit cards, check and online payment gateways. In addition, it should have the ability to post adjustments, advance deposits, split receipts, extra charges, settlements, folio printing and taxes. The staff must be able to check and modify tasks related to billing and payment at any time according to changing requirements.

Housekeeping Housekeeping is another central characteristic which an hotelier should look for in a PMS. The important thing a hotelier should look for in housekeeping is the flow of real-time information. The housekeeping module should highlight the status of rooms and provide the ability to delegate chores to the housekeeping staff.In addition, built-in inventory management for cleaning supplies and linens is always a plus.

Reports A good system should offer the different departments the ability to generate a diverse set of reports. Given the diverse set of hotel operations and different departments working together, it is imperative that every department is able to generate reports according to their need. These reports can help management to make sound decisions and also help them build better sales and marketing strategies.

Third Party Interfaces A good hotel management system needs to integrate and work successfully with a multitude of third-party hardware and software. The interfaces for your hotel will depend on factors such as the size of hotel, facilities offered and operational style. A standard hotel today usually have PABX, Door Lock, ID scanners, cash drawers, payment gateways and financial accounting software. It is always beneficial to go over beforehand how compatible the PMS is with third-party or they are exposed to new ones.

Conclusion Traditionally, the hotel software came with features that covered basic hotel operations. Today, choosing the right solution for your hotel is more complex than it has ever been as the processes have become more complex. At the final stage, a good Property Management System should provide solid features that satisfy the requisites of the hotel and should be easy to adjust and carry out. Another key factor is the software provider, the provider should possess the industry expertise and experience and provide high-quality post-sales support.

A good Property Management Software is the key to your hotel’s success.