Phần mềm quản lý khách sạn ezFolio cho phép người quản lý buồng phòng phân công và theo dõi các hoạt động của nhân viên một cách cụ thể, chi tiết ngay tại màn hình quản trị. Từ đó việc phân công nhiệm vụ, kiểm soát công việc cũng thuận tiện hơn đối với nhà quản lý.
Với tính năng này, trưởng bộ phận buồng phòng hoàn toàn yên tâm về dịch vụ buồng phòng mà khách sạn đang cung cấp cho khách hàng.
Việc trao đổi thông tin đến các bộ phận liên quan sẽ không còn là khó khăn với ezFolio nhờ tính năng để lại tin nhắn đến bộ phận lễ tân.
Nhân viên buồng phòng có thể gửi hoặc nhận tin nhắn từ bộ phận lễ tân về sai lệch tình trạng phòng, các vấn đề được ghi nhận tại phòng khi nhân viên thực diện dọn phòng, kể cả đồ đạc thất lạc của khách trong phòng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Bạn có thể tự động thay đổi trạng thái các phòng khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ezFolio.
Danh sách phòng và các trạng thái phòng được hiển thị trên cùng một giao diện, nhân viên buồng phòng chỉ cần chọn phòng và chọn trạng thái phòng tương ứng để cập nhật. Phòng đã sạch, còn bẩn hay bất kỳ thông tin nào sẽ được lưu lại chỉ trong nháy mắt.
Không chỉ nhân viên bộ phận buồng phòng và cả lễ tân cũng có thể theo dõi các thông số liên quan đến trạng thái phòng ngay tại mục “Trạng thái hiện thời” của phần mềm.
ezFolio thống kê lượng phòng khách ở, phòng sạch, phòng đã được kiểm tra, phòng sẽ đi trong ngày cụ thể, từ đó bộ phận buồng phòng dễ dàng lên kế hoạch công việc phù hợp, mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Trong quá trình truyền tải thông tin rất dễ xảy ra sai sót về trạng thái buồng phòng từ bộ phận Lễ tân. Lúc này bộ phận buồng phòng cần kiểm tra lại thông tin đúng của phòng để cập nhật trạng thái chính xác về cho bộ phận Lễ tân.
Chỉ với một vài thao tác chuột, việc cập nhật thông tin sai lệch của phòng sẽ hoàn thành và chuyển sang bộ phận có liên quan, giúp công việc trở nên xuyên suốt.
Việc chuyển trạng thái phòng hỏng sẽ được cập nhật tại mục "Phòng sửa" trên ezFolio khi nhân viên buồng phòng phát hiện phòng cần được bảo trì. Khi này bộ phận Lễ tân sẽ không thể đặt phòng cho khách ở những phòng đang sửa, tránh việc chuyển đi chuyển lại phòng gây khó chịu khách hàng.
Bên cạnh đó nhân viên buồng phòng cũng thuận tiện trong việc huỷ và thay đổi trạng thái phòng sửa để lễ tân có thể gán phòng bình thường cho khách mới.
