Hệ thống quản lý khách sạn tốt cần những tính năng gì?

Hệ thống quản lý khách sạn giúp cho các khách sạn quản lý các hoạt động trong ngày với hiệu quả cao và nâng cao chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. Một hệ thống quản lý khách sạn tốt sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động đa dạng thông qua các tính năng mà các nhân viên thực hiện trên nền móng ổn định.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các tính năng quan trọng mà một chủ khách sạn nên tìm kiếm trong một hệ thống quản lý khách sạn tốt.

Hoạt động Lễ tân

Hoạt động cơ bản nhất ở bất cứ khách sạn nào ở bất kể loại hình hay kích thước khác nhau, chính là hoạt động lễ tân. Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện quá trình check –in và check – out cho khách hàng. Cũng giống như các hoạt động khác, các nhân viên quầy lễ tân có thể phải thực hiện những sự thay đổi về đặt phòng ví dụ như: thay đổi phòng, thay đổi ngày, gán phòng và nhiều thứ khác nữa. Điều này có thể tương đối dễ dàng để thực hiện trong một hệ thống an toàn, các sửa đổi sẽ ngay lập tức được thực hiện và quá trình sẽ trở nên dễ dàng mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

90

Quản lý đặt phòng

Đặt phòng là chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý khách sạn. Theo truyền thống, các khách sạn thương nhận đặt phòng trừ các nguồn hạn chế ví dụ như: đại lý du lịch và đặt phòng trực tiếp. Ngày nay, câu chuyện này đã trở nên khác biệt khi việc đặt phòng đến từ các nguồn khác nhau như từ trang web của khách sạn, các trang web du lịch, các nguồn doanh nghiệp như một khách hàng, một hãng hàng không hay các đại lý du lịch… Hệ thống có thể xử lý việc đặt phòng cá nhân hay từ các đại lý du lịch trực tuyến, các đại lý du lịch, các nguồn doanh nghiệp và từ các trang web mà họ hợp tác, một cách dễ dàng.

Hóa đơn và thanh toán

Sự ổn định là một trong những điều quan trọng nhất khi nói tới chức năng tạo hóa đơn và thanh toán với khách hàng. Ngày nay, các khách hàng sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Hệ thống nên tiếp nhận và phù hợp với các phương thức thanh toán đó bao gồm: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra và thanh toán trực tuyến. Bên cạnh đó, nó còn nên có khả năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, thu phân chia, phí phụ, việc chuynển tiền, in ấn folio và các loại thuế khác. Nhân viên phải có khả năng kiểm tra và sửa lại các nhiệm vụ liên quan tới hóa đơn và thanh toán bất cứ khi nào có những yêu vầu thay đổi.

Quản lý điều hành

Công việc quản lý là một tính năng chính mà bất cứ người chủ khách sạn nào cũng nên tìm kiếm ở một PMS. Điều quan trọng mà một chủ khách sạn nên tìm kiếm ở công việc quản gia là các thông tin về thời gian thực tế. các module quản lý nên làm nổi bật trạng thái phòng và cung cấp khả năng ủy thác công việc dọn dẹp phòng tới các nhân viên. Ngoài ra, tính năng quản lý kho đối với các vật tư và khăn sạch cũng là một lợi thế khác của hệ thống quản lý này.

Báo cáo

Một hệ thống quản lý tốt nên cung cấp các thông tin dữ liệu để các phòng ban khác nhau dễ dàng lập báo cáo. Với các hoạt động khách sạn đa dạng và chức năng làm việc khác nhau giữa các phòng ban, thì việc lập báo cáo là bắt buộc với mỗi bộ phận theo nhu cầu của họ. Những báo cáo này có thể giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời và giúp họ đẩy mạnh doanh số bán hàng và xây dựng chiến lược marketing phù hợp.

Những giao diện của bên thứ ba

Một hệ thống quản lý khách sạn tốt cần tích hợp và làm việc hiệu quả với vô số những phần cứng và phần mềm khác. Các giao diện khách sạn sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô khách sạn, cơ sở vật chất cung cấp và phong cách vận hành. Một khách sạn tiêu chuẩn ngày nay thường có PABX, Door Lock, máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, cổng thanh toán và các phần mềm kế toán tài chính khác. Và sẽ thật lợi ích nếu PMS của bạn tương thích với các giao diện khác hoặc các giao diện mới.

Kết luận

Trước đây, các phần mềm khách sạn thường đi kèm với những tính năng có thể quản lý được các hoạt động khách sạn. Ngày nay, việc chọn một giải pháp đúng cho khách sạn của bạn trở nên phức tạp hơn bao giờ hết khi các quá trình cũng đã trở nên phức tạp hơn. Cuối cùng, một hệ thống quản lý nguồn lực tốt nên cũng cấp những tính năng vững chắc có thể đáp ứng các nhu cầu chính của khách sạn và dễ dàng điều chỉnh và thực hiện. Một yếu tố khác cũng khá quan trọng nữa là nhà cung cấp phần mềm. Các nhà cung cấp nên sở hữu những chuyên gia và kinh nghiệm về ngành, để có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt nhất.

Một phần mềm quản lý tốt là chìa khóa để kinh doanh khách sạn thành công!


 

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Chọn và quản lý OTA sao cho hiệu quả?

Hơn 10 triệu lượt tìm kiếm liên quan đến du lịch được thực hiện trên công cụ tìm kiếm Google mỗi tháng, và ước tính có tới 3 triệu lượt truy cập tới các kênh OTA.  460 triệu lượt khách truy cập hàng tháng vào trang web của Tripadvisor (theo …

OneInventory chính thức có mặt trên Shopee

Các khách sạn, khu vui chơi giờ đây đã có thêm một kênh mới để tiếp cận khách hàng – sự hợp tác gần đây nhất giữa OneInventory và Shopee đã thu hút lượt tìm kiếm và xem thông tin khách sạn, khu vui chơi vượt 200% so với chỉ …

Cuộc Cách mạng Platform và cơ hội mới cho kinh doanh khách sạn

Một trong những xu hướng kinh doanh hiện đang thống trị nền kinh tế Việt Nam và trên thế giới là mô hình nền tảng công nghệ (Platform). Xu thế Platform đang dần khẳng định lợi thế mình trong giới kinh doanh bằng việc thay thế các mô hình kinh …

Tăng doanh thu khách sạn bằng việc tối ưu hóa kênh bán phòng trực tiếp

Hiệu ứng Billboard chỉ ra rằng, khách hàng có xu hướng ghé thăm website của khách sạn, homestay sau khi thấy thông tin trên kênh OTA. Nếu tận dụng được điều này, chủ khách sạn, homestay sẽ có thể tăng doanh thu từ việc bán phòng trực tiếp trên website …

ezTicket là giải pháp quản lý cho SVĐ Thống Nhất, SVĐ Bà Rịa – Vũng Tàu

ezCloud được lựa chọn là nhà cung cấp giải pháp quản lý cho 2 sân vận động hàng đầu Việt Nam: sân Thống Nhất thành phố Hồ Chí Minh và sân Bà Rịa – Vũng Tàu, với sức chứa mỗi sân lên đến hơn 10.000 người tại một thời điểm. …

Marketing hiệu quả cho mô hình lưu trú nhỏ và vừa

Việc xuất hiện của các kênh OTA đã khiến cuộc đua đặt phòng trực tuyến trở nên gay gắt hơn bao giờ hết, và việc tận dụng các kênh OTA như là một giải pháp Marketing hiệu quả cho các mô hình lưu trú nhỏ và vừa đang được nhiều …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud