Hệ thống quản lý khách sạn tốt cần những tính năng gì?

Hệ thống quản lý khách sạn giúp cho các khách sạn quản lý các hoạt động trong ngày với hiệu quả cao và nâng cao chất lượng dịch vụ mà họ cung cấp cho khách hàng. Một hệ thống quản lý khách sạn tốt sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động đa dạng thông qua các tính năng mà các nhân viên thực hiện trên nền móng ổn định.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các tính năng quan trọng mà một chủ khách sạn nên tìm kiếm trong một hệ thống quản lý khách sạn tốt.

Hoạt động Lễ tân

Hoạt động cơ bản nhất ở bất cứ khách sạn nào ở bất kể loại hình hay kích thước khác nhau, chính là hoạt động lễ tân. Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện quá trình check –in và check – out cho khách hàng. Cũng giống như các hoạt động khác, các nhân viên quầy lễ tân có thể phải thực hiện những sự thay đổi về đặt phòng ví dụ như: thay đổi phòng, thay đổi ngày, gán phòng và nhiều thứ khác nữa.

Điều này có thể tương đối dễ dàng để thực hiện trong một hệ thống an toàn, các sửa đổi sẽ ngay lập tức được thực hiện và quá trình sẽ trở nên dễ dàng mà không gặp bất cứ trở ngại nào.

90

Quản lý đặt phòng

Đặt phòng là chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý khách sạn. Theo truyền thống, các khách sạn thương nhận đặt phòng trừ các nguồn hạn chế ví dụ như: đại lý du lịch và đặt phòng trực tiếp. Ngày nay, câu chuyện này đã trở nên khác biệt khi việc đặt phòng đến từ các nguồn khác nhau như từ trang web của khách sạn, các trang web du lịch, các nguồn doanh nghiệp như một khách hàng, một hãng hàng không hay các đại lý du lịch…

Hệ thống có thể xử lý việc đặt phòng cá nhân hay từ các đại lý du lịch trực tuyến, các đại lý du lịch, các nguồn doanh nghiệp và từ các trang web mà họ hợp tác, một cách dễ dàng.

Hóa đơn và thanh toán

Sự ổn định là một trong những điều quan trọng nhất khi nói tới chức năng tạo hóa đơn và thanh toán với khách hàng. Ngày nay, các khách hàng sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Hệ thống nên tiếp nhận và phù hợp với các phương thức thanh toán đó bao gồm: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra và thanh toán trực tuyến.

Bên cạnh đó, nó còn nên có khả năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, thu phân chia, phí phụ, việc chuynển tiền, in ấn folio và các loại thuế khác. Nhân viên phải có khả năng kiểm tra và sửa lại các nhiệm vụ liên quan tới hóa đơn và thanh toán bất cứ khi nào có những yêu vầu thay đổi.

Quản lý điều hành

Công việc quản lý là một tính năng chính mà bất cứ người chủ khách sạn nào cũng nên tìm kiếm ở một PMS. Điều quan trọng mà một chủ khách sạn nên tìm kiếm ở công việc quản gia là các thông tin về thời gian thực tế. các module quản lý nên làm nổi bật trạng thái phòng và cung cấp khả năng ủy thác công việc dọn dẹp phòng tới các nhân viên. Ngoài ra, tính năng quản lý kho đối với các vật tư và khăn sạch cũng là một lợi thế khác của hệ thống quản lý này.

>> Tìm hiểu thêm: Những kỹ năng quan trọng để quản lý khách sạn hiệu quả hơn

Báo cáo

Một hệ thống quản lý tốt nên cung cấp các thông tin dữ liệu để các phòng ban khác nhau dễ dàng lập báo cáo. Với các hoạt động khách sạn đa dạng và chức năng làm việc khác nhau giữa các phòng ban, thì việc lập báo cáo là bắt buộc với mỗi bộ phận theo nhu cầu của họ. Những báo cáo này có thể giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời và giúp họ đẩy mạnh doanh số bán hàng và xây dựng chiến lược marketing phù hợp.

Những giao diện của bên thứ ba

Một hệ thống quản lý khách sạn tốt cần tích hợp và làm việc hiệu quả với vô số những phần cứng và phần mềm khác. Các giao diện khách sạn sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô khách sạn, cơ sở vật chất cung cấp và phong cách vận hành. Một khách sạn tiêu chuẩn ngày nay thường có PABX, Door Lock, máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, cổng thanh toán và các phần mềm kế toán tài chính khác. Và sẽ thật lợi ích nếu PMS của bạn tương thích với các giao diện khác hoặc các giao diện mới.

Kết luận

Trước đây, các phần mềm khách sạn thường đi kèm với những tính năng có thể quản lý được các hoạt động khách sạn. Ngày nay, việc chọn một giải pháp đúng cho khách sạn của bạn trở nên phức tạp hơn bao giờ hết khi các quá trình cũng đã trở nên phức tạp hơn. Cuối cùng, một hệ thống quản lý nguồn lực tốt nên cũng cấp những tính năng vững chắc có thể đáp ứng các nhu cầu chính của khách sạn và dễ dàng điều chỉnh và thực hiện.

Một yếu tố khác cũng khá quan trọng nữa là nhà cung cấp phần mềm. Các nhà cung cấp nên sở hữu những chuyên gia và kinh nghiệm về ngành, để có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tốt nhất.

>> Tìm hiểu thêm: Hệ thống quản lý khách sạn vừa và nhỏ được nhiều người tin dùng nhất

 

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để
kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Các bài viết liên quan

Đừng bỏ lỡ

10 quán ăn ngon ở Huế khiến thực khách “mê đắm” ngay lần đầu

Đến Huế, bạn sẽ được chiêm ngưỡng những công trình kiến trúc, lăng tẩm cổ kính, nguy nga, mang hơi thở của thời vua chúa hào hùng. Bên cạnh đó,…

10 Tuyệt chiêu giúp kinh doanh khách sạn hiệu quả hơn

Tính đến hết năm 2018, tổng số cơ sở lưu trú cả nước có 28.000 cơ sở với trên 550.000 buồng phòng, tăng hơn 2.400 cơ sở lưu trú so…

Hiểu rõ những đối tượng khách lưu trú để kinh doanh khách sạn hiệu quả

Mỗi ngày, khách sạn đón tiếp rất nhiều những đối tượng khách lưu trú. Một khách sạn kinh doanh hiệu quả là khi thu hút, làm hài lòng và giữ…

Bí kíp nắm bắt tâm lý khách du lịch quốc tế nhân viên lễ tân cần biết

Mỗi ngày, khách sạn sẽ đón tiếp một lượng lớn khách du lịch đến từ nhiều nơi khác nhau. Và một trong những khó khăn với lễ tân - bộ…

ezFolio ra mắt tính năng Đề xuất mua hàng trong phiên bản v3.35.0

Quý khách hàng thân mến, Được thành lập vào ngày 14/08/2013, với niềm đam mê và khát vọng thành công cùng hướng đi rõ ràng, ezCloud nhanh chóng khẳng định…

10 tuyệt chiêu giúp tăng lượng đặt phòng trực tuyến cho khách sạn

Theo thống kê của Hiệp hội Du Lịch Việt Nam, trong 5 năm trở lại đây nhu cầu tìm kiếm thông tin về các tour du lịch tăng nhanh chóng…

ezCloudhotel App ra mắt tính năng Quản lý đặt phòng ngay trên di động

Quý khách hàng thân mến, ezCloudhotel App ra đời với mục đích giúp chủ khách sạn vừa và nhỏ (0-2 sao) có thể dễ dàng quản lý khách sạn từ…

[baovanhoa.vn] Diễn đàn du lịch Huế 2019: Phát triển du lịch thông minh và bền vững

VHO - Ngày 18.9, UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã tổ chức Diễn đàn Du lịch Huế 2019. Gần 200 đại biểu là các chuyên gia, nhà quản lý, doanh…

10 Địa điểm du lịch Huế không thể bỏ lỡ 2019

Huế là một trong những điểm tham quan du lịch gần như còn giữ được trọn vẹn nét cổ kính, nghiêm trang trong những công trình kiến trúc nằm trong…

Phần mềm ezCloudhotel thêm mới tính năng Hiển thị ghi chú đoàn

Quý khách hàng thân mến, Đầu tiên ezCloud xin chân thành cảm ơn quý khách vì đã tin tưởng lựa chọn và đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời…
[X]
Đang tải...