Thuật ngữ Host được sử dụng rất nhiều trên Airbnb – một trong những kênh OTA đăng bán phòng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về việc làm host và tận dụng lợi thế để trở thành 1 host thành công. Với bài viết sau đây, các bạn sẽ được tìm hiểu cụ thể Host là gì? Tất cả những điều cần biết để trở thành Host thành công

1. Host là gì?

Host được hiểu là các chủ nhà, chủ homestay, chủ khách sạn có phòng đăng bán trên Airbnb, phân biệt với Guest là khách thuê phòng và Listing là các phòng được host đăng bán. Các chủ nhà muốn đăng bán phòng trên Airbnb phải thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý cần thiết để trở thành Host đúng luật.

2. Những thủ tục pháp lý cần thực hiện để trở thành Host

2.1. Đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Nếu bạn là cá nhân tự kinh doanh (không phải công ty) thì cần thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn có thể nộp online với những tỉnh/ thành phố đang áp dụng dịch vụ công trực tuyến hoặc nộp bản cứng cho UBND Quận – Huyện nơi kinh doanh cho thuê nhà.

Ưu điểm của hộ kinh doanh cá thể:

• Không phải thực hiện các thủ tục pháp lý rườm rà.
• Không phải kê khai thuế hàng tháng.
• Quy trình gọn nhẹ, chứng từ sổ sách kế toán đơn giản.
• Rất thích hợp với cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ.
• Áp dụng chế độ thuế khoán (5% thuế GTGT + 5% thuế thu nhập cá nhân).

Nhược điểm của hộ kinh doanh cá thể:

• Không sử dụng hóa đơn khấu trừ nên không được hoàn thuế, không được xuất hóa đơn GTGT.
• Chỉ được kinh doanh tại 1 địa điểm, không được mở các chi nhánh phụ thuộc.
• Nếu hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể đạt yêu cầu, bạn sẽ được hướng dẫn sang Chi cục thuế kê khai mã số thuế cá nhân và đóng thuế môn bài.

2.2. Thủ tục an toàn Phòng cháy chữa cháy

Theo quy định:

• Với cơ sở kinh doanh lưu trú từ 6 tầng trở xuống cho cá nhân, tổ chức người nước ngoài thuê ở hoặc làm văn phòng thì cần có biên bản kiểm tra an toàn PCCC.
• Với cơ sở kinh doanh lưu trú từ 7 tầng trở lên thì cần có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về PCCC.
• Tùy quy mô cơ sở lưu trú, bạn sẽ phải tiến hành làm thủ tục an toàn PCCC tương ứng theo hướng dẫn của cơ quan cảnh sát PCCC Quận/ Huyện.

2.3. Đăng ký tạm trú

Thủ tục đăng ký sử dụng chương trình khai báo tạm trú cho người nước ngoài hiện được thực hiện online qua Intermet. Để đăng ký, bạn truy cập vào trang quản lý xuất nhập cảnh của Tỉnh/ Thành phố kinh doanh cho thuê phòng và làm theo các bước được hướng dẫn. 

• Hà Nội: https://hanoi.xuatnhapcanh.gov.vn
• Đà Nẵng: https://danang.xuatnhapcanh.gov.vn
• Tp. HCM: https://hochiminh.xuatnhapcanh.gov.vn …

2.4. Khai báo và đóng thuế điện tử 

Để thực hiện các thủ tục khai báo và đóng thuế điện tử – bạn thực hiện theo hướng dẫn tại website 

http://thuedientu.gdt.gov.vn

Trở thành Host đúng luật còn là việc kinh doanh minh bạch, không hợp tác với Guest để né phí dịch vụ của Airbnb. Lúc đó, Host sẽ đối mặt với rất nhiều nguy cơ: nếu Guest làm hỏng đồ đạc thì sẽ không có người đứng ra đền bù thiệt hại và rủi ro lớn nhất là Airbnb phát hiện gian lận thì tài khoản Host sẽ bị khóa vĩnh viễn.

3. Những tiêu chuẩn hút khách mà Host cần biết

3.1. Đảm bảo ngày có phòng trống cho khách

Hãy đảm bảo Chỗ ở chỉ mở bán những ngày có thể nhận được khách. Nếu lịch hiển thị cơ sở lưu trú của bạn đang trống, hãy nhanh chóng chấp nhận các yêu cầu đặt phòng của khách hàng. Kiểm tra thường xuyên lịch của cơ sở lưu trú để giảm thiểu tối đa trường hợp khách hàng gửi yêu cầu đặt phòng vào ngày đã có khách.

3.2 Sẵn sàng phản hồi khách

Khách hàng luôn mong muốn được sử dụng dịch vụ đặt phòng với phản hồi nhanh chóng, tận tình. Ngay khi khách hàng nhắn tin đến, hãy trả lời ngay để chứng tỏ bạn là Host chu đáo và nhiệt tình. Mức độ thường xuyên và nhanh chóng cho việc trả lời các yêu cầu đặt phòng được đo bằng tỷ lệ phản hồi của bạn. Host cần trả lời tin nhắn trong vòng 24 giờ để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Việc sẵn sàng phản hồi khách hàng nhanh chóng còn giúp cơ sở lưu trú của bạn được xếp hạng cao trong kết quả tìm kiếm.

3.3. Đánh giá (review) của khách hàng cho chỗ ở

Những đánh giá của khách hàng có tác động rất lớn đến quyết định đặt phòng của các khách hàng tiếp theo. Vì vậy, sau khi đã đảm bảo về việc phản hồi khách nhanh chóng và chất lượng dịch vụ nhiệt tình, chu đáo hãy yêu cầu khách đánh giá về cơ sở lưu trú của bạn. Những đánh giá 5 sao sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến thứ hạng hiển thị của Chỗ ở trên trang chủ và trang tìm kiếm cũng như các công cụ quảng cáo khác. 

Để dễ dàng có được review từ khách hàng, cơ sở lưu trú và Host cần đáp ứng được các tiêu chuẩn sau: sạch sẽ, đầy đủ tiện nghi, mô tả chỗ ở chính xác giữa thực tế và trên web, thủ tục check-in checkout nhanh chóng và liên hệ chủ nhà dễ dàng.

3.4. Giá cả phải chăng

Khi chia sẻ về kinh nghiệm làm Host trên Airbnb, đa số chủ nhà đều đồng ý rằng giá cả mà bạn đăng tải trên Airbnb sẽ quyết định 80% số lượng khách thuê phòng. Với những chủ nhà mới bắt đầu kinh doanh Airbnb, bạn cần có giá cả cạnh tranh để không bị những ông lớn lâu năm trong hệ thống “đè bẹp”.

Ban đầu, giá thấp đồng nghĩa việc bạn sẽ kiếm được ít hơn nhưng đây là bước cần thiết để tồn tại lâu dài. Tham khảo kinh nghiệm làm host trên Airbnb từ những người đi trước, quan tâm đến giá của đối thủ cạnh tranh xung quanh, so sánh chất lượng chỗ ở và chọn ra một mức giá phù hợp, có lợi cho khách nhưng không quá thiệt cho bạn là rất cần thiết.

3.5. Chú ý trang trí, cải tạo phòng

Tiến hành cải tạo, thiết kế lại phòng bạn định cho thuê theo phong cách riêng, đặc biệt là rất cần thiết. Hãy nghiên cứu các xu hướng hiện nay và lựa chọn phong cách phòng mà khách hàng sẽ chú ý và yêu thích nhất.

Đừng tiếc tiền mua những đồ nội thất đáng tiền trong mức tài chính cho phép vì những thứ này có thể làm sáng căn phòng của bạn rất nhiều. Những chi tiết nhỏ như một bức tranh, một tấm thảm hay một khoảng không gian xanh mát trong nhà sẽ tạo điểm nhấn và nhận được những đánh giá tích cực của khách hàng.

3.6. Cập nhật hình ảnh, thông tin chỗ ở rõ ràng

Hình ảnh chỗ ở trên các trang web bạn đăng bán là công cụ thu hút khách hàng rất quan trọng. Hãy cập nhật những hình ảnh phòng rõ ràng, chất lượng và đẹp nhất. Như vậy sẽ nhanh chóng chiếm được cảm tình của khách hàng khi họ tìm kiếm phòng. Tuy nhiên, hình ảnh đăng tải cũng không nên quá khác so với thực tế vì nếu khi đến check-in căn phòng không giống như ảnh, bạn sẽ nhận ngay điểm trừ lớn từ khách hàng.

Ngoài hình ảnh phòng, hãy cập nhật đầy đủ những tiện ích mà căn phòng có. Bên cạnh những điều kiện tiêu chuẩn của mọi căn phòng, hãy tăng giá trị phòng bằng những dịch vụ, tiện ích đi kèm như: phòng gần trung tâm thành phố hay các cửa hàng tiện lợi 24 giờ, giao thông thoáng đãng hay 1 bữa ăn miễn phí đậm hương vị địa phương mỗi tối… Đây sẽ là những lý do chính đáng để khách hàng chọn căn phòng của bạn. Đừng bỏ qua điều gì, hãy tận dụng tối đa lợi thế bạn có.

3.7. Tiếng Anh giao tiếp cơ bản

Phần lớn khách thuê Airbnb là người nước ngoài nên việc biết tiếng Anh và có thể giao tiếp với họ là điều tất cả các host Airbnb cần phải có. Với những du khách nước ngoài khi đến nước khác du lịch, họ sẽ thấy vui vẻ và thoải mái khi bạn có thể hỗ trợ họ gọi 1 chiếc taxi, hướng dẫn họ đường đi hay chỉ dẫn cho họ những quán ăn địa phương ngon, cứu trợ họ nếu như bị lạc đường. Hỗ trợ khách hàng nhiệt tình, mọi lúc mọi nơi là nhiệm vụ của bạn và là cách tốt nhất để bạn nhận được đánh giá cao từ khách hàng.

3.8 Sự sạch sẽ

Sạch sẽ và gọn gàng là ấn tượng đầu tiên dễ nhận thấy khi khách hàng đến check-in chỗ ở của bạn. Ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng, quyết định xem khách sẽ có cảm tình hay phản ứng không tốt về chỗ ở. Vì vậy, hãy chắc chắn, bạn có đủ thời gian để dọn dẹp giữa các lần đón khách, đặc biệt khi bạn có 2 lượt khách nhận phòng liên tiếp nhau.

Để đảm bảo sự sạch sẽ của phòng, bạn cần:

• Dọn dẹp tất cả phòng mà khách sẽ sử dụng, đặc biệt là phòng ngủ, phòng tắm và nhà bếp.
• Kiểm tra và đảm bảo phòng không có tóc, bụi hoặc nấm mốc trên bề mặt và sàn nhà.
• Thay ga gối, khăn trải giường, khăn tắm mới cho khách.
• Dọn rác, thực phẩm và đồ đạc khách trước bỏ lại.

Để làm được điều này, bạn nên nghĩ đến việc thuê dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp. Theo những chủ nhà lâu năm nhiều kinh nghiệm chia sẻ, bạn nên thuê người giúp việc nhà theo giờ để tiết kiệm tối đa chi phí mà vẫn đảm bảo thời gian linh động, tự chủ.

3.9 Hỗ trợ khách hàng, giải quyết vấn đề trong thời gian lưu trú

Khách hàng sẽ rất quan tâm đến việc chủ nhà có sẵn sàng hỗ trợ họ trong suốt thời gian lưu trú hay không? Vì vậy, để trở thành một chủ nhà thành công, hãy luôn:

• Chủ động trong giao tiếp để khách hàng biết bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ họ. Liên lạc với khách hàng từ khi đặt phòng thành công để hỗ trợ kế hoạch du lịch va cung cấp các thông tin về khu xung quanh chỗ lưu trú. Nên gửi tin nhắn cho khách vào thời gian nhận phòng để kiểm tra xem mọi thứ có diễn ra suôn sẻ hay khách hàng có cần trợ giúp gì hay không.
• Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về cơ sở lưu trú của bạn, hãy thông báo ngay cho khách hàng.
• Với những tình huống bất ngờ từ phía khách lưu trú như khách say xỉn, gây gổ với hàng xóm hoặc làm hư hại đồ đạc trong nhà… hãy bình tĩnh để giải quyết vấn đề, tuyệt đối không được nóng giận dẫn đến mọi chuyện càng nghiêm trọng, khó xử lý hơn. 
• Trước khi khách rời đi, có thể hỏi khách về những thứ khiến họ không hài lòng trong thời gian lưu trú để khắc phục và làm dịch vụ tốt hơn nữa.

Để trở thành một Host thành công chắc chắn không phải dễ dàng. Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích giúp các chủ nhà sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm để mang lại sự hài lòng cho khách hàng.