Quy trình công việc khi đón tiếp khách VIP và VVIP của khách sạn

Khách VIP và VVIP là khách như thế nào?

Tùy theo từng loại khách sạn khác nhau mà tiêu chí phân loại khách VIP và VVIP cũng khác nhau, dưới đây là một số ví dụ điển hình : Khách VIP bao gồm: Trưởng phòng công ty, trưởng đại lý du lịch, cặp vợ chồng hưởng tuần trăng mật, nhà báo phóng viên, nhà tổ chức sự kiện, tổng giám đốc hay trưởng bộ phận chi nhánh của một công ty lớn… Khách VVIP bao gồm: Hội đồng quản trị, chủ sở hữu đối tác, khách hàng trung thành, người đứng đầu quốc gia và cơ quan nhà nước cao cấp. Công việc đón tiếp khách VIP và VVIP đến khách sạn được tiến hành từ giai đoạn đặt phòng khách sạn. Tất cả các phòng ban bắt buộc phải phối hợp hiệu quả với nhau và được kiểm soát cẩn thận, tạo ra một quy trình chào đón khách VIP và VVIP có hiệu quả:

  • Việc đặt phòng của khách VIP và VVIP phải được bộ phận sales thông báo đến bộ phận đặt phòng; bắt đầu từ ngày thông báo, bộ phận đặt phòng phải lựa chọn kỹ phòng đặc biệt dành cho khách VIP và VVIP, sau đó là cẩn thẩn tránh trường hợp những khách khác cũng yêu cầu chọn phòng đó.
  • Trong hệ thống đặt phòng, thì những phòng ấn định dành cho khách VIP và VVIP phải được đặt mã trên hệ thống quản lý tài sản khách sạn.
  • Khi bộ phận đặt phòng gắn mã cho phòng VIP và VVIP, thì điều đó sẽ giúp những bộ phận khác trong khách sạn biết được tình trạng của phòng và thực hiện những công việc cần thiết để chào đón khách VIP và VVIP.
  • Tình trạng của khách VIP và VVIP sẽ được ưu tiên cho trong những danh sách báo cáo như: List ngày đến, List hỗ trợ dịch vụ, List ngày đi… Cộng thêm khách VIP và VVIP sẽ được khách sạn tặng kèm phần mềm quản lý khách sạn, có thể truy cập vào xem những đặt phòng của khách khác, ví dụ “ GM của công ty này sẽ gặp AGM của công ty kia vào ngày đầu tiên tới khách sạn.”
  • Sau khi đã ấn định việc chọn phòng cho khách VIP và VVIP, thì bộ phận tiền sảnh sẽ gửi mẫu yêu cầu của khách VIP và VVIP đến bộ phận buồng phòng và nhân viên dọn dẹp sẽ thực hiện sắp xếp những yêu cầu của khách đưa ra.
  • Nếu có sự thay đổi phòng dành cho khách VIP và VVIP thì phải thông báo ngay lập tức đến bộ phận buồng phòng.
  • Bộ phận buồng phòng sẽ ưu tiên dọn dẹp những phòng dành cho khách VIP và VVIP, sau khi hoàn tất dọn dẹp, sẽ gửi thông báo nhanh nhất đến bộ phận tiền sảnh về tình trạng phòng – khách có thể sử dụng ngay.
  • Trong phòng dành cho khách VIP và VVIP cần đặt những tiện nghi chào đón miễn phí.
  • Những tiện nghi miễn phí bắt buộc phải phản ánh được uy thế và nền tảng văn hóa của khách VIP và VVIP.
  • Trưởng bộ phận buồng phòng hay phó bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ kiểm tra cẩn thận phòng dành cho khách VIP và VVIP trước khi thông báo cho bộ phận tiền sảnh.
  • Vào ngày đến của khách VIP và VVIP, phải đảm bảo rằng những yêu cầu đặc biệt của khách-  đã được thực hiện và có thể sử dụng ngay.
  • Trước giờ khách VIP đến, bộ phận tiền sảnh phải thông báo cho bộ phận lễ tân, tổng giám đốc và giám đốc tập trung chào đón, và đáp ứng những yêu cầu khác của khách VIP và VVIP.
  • Hỗ trợ cho khách VIP và VVIP  lên phòng và tiến hành thủ tục kiểm tra trong phòng.
  • Điền đầy đủ thông tin của bạn vào mẫu đăng ký trước khi trình diện tới khách VIP và VVIP.
  • Đề nghị một chương trình du lịch đến khách VIP và VVIP hoặc thư ký của khách VIP và VVIP  như là một  cách thân thiện lịch sự của khách sạn dành cho khách VIP và VVIP. ( thường đề nghị này được đưa ra trong vòng 24h đầu tiên khi khách đến khách sạn)
  • Danh sách khách VIP và VVIP phải được lưu ý viết trên bảng trắng của phòng tiền sảnh, phòng điều hành và phòng trực ban của bộ phận buồng phòng. ​​

Và để công việc diễn ra suôn sẻ không thể thiếu bước quản lý chặt chẽ giữa các khâu, đó là lí do chủ khách sạn và các nhà quản lý tin tưởng sử dụng phần mềm ezFolio.

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để
kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ15 ngày đầy đủ tính năng

Đừng bỏ lỡ

Airbnb là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về Airbnb

Bạn đã từng nghe tới cái tên Airbnb? Tuy nhiên, bạn vẫn chưa hiểu rõ Airbnb là gì? Tại sao nó lại phát triển bùng nổ tới vậy? Trong bài…

8 cách để người quản lý tạo động lực làm việc cho nhân viên khách sạn

Khách hàng không trung thành với doanh nghiệp, khách hàng trung thành với trải nghiệm mà doanh nghiệp mang lại. Đặc biệt, trong ngành dịch vụ khách sạn, người trực…

5 Quy định về tiêu chuẩn thiết kế homestay bạn cần biết

Nhiều năm trở lại đây, homestay đang là lựa chọn rất được yêu thích của khách du lịch khắp mọi nơi. Vì vậy, kinh doanh homestay được xem là bí…

Bùng nổ khuyến mãi lớn vào tháng 06 – Trợ giá ưu đãi booking dành cho TA

Các Travel Agent thân mến, Trong tháng 06 này, ezCloud ra mắt sản phẩm công nghệ mới "OneInventory - Hệ thống bán phòng đại lý thông minh dành cho khách sạn/resort".…

ezCloud lên sóng chương trình “Quốc gia khởi nghiệp” trên kênh VTV1 ngày 14/6/2019

Ngày 14/06/2019 vừa qua, ezCloud đã lên sóng chương trình "Quốc gia khởi nghiệp" của kênh VTV1. Chương trình phát sóng xoay quanh chủ đề "Startup có nên thuê CEO…

Cách xử lý 15 tình huống thường gặp trong bộ phận buồng phòng khách sạn

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn sẽ có rất nhiều những tình huống phát sinh, và bộ phận buồng phòng khách sạn là một trong những bộ phận trực…

App ezCloudhotel manager cập nhật phiên bản mới 12.06.2019

Quý khách hàng thân mến, Để đáp ứng nhu cầu quản lý khách sạn từ xa của các chủ khách sạn, ezCloud đã ra mắt app ezCloudhotel manager vào năm…

12 Bước trả lời điện thoại đúng chuẩn cho lễ tân khách sạn

Lễ tân là bộ mặt của khách sạn cũng là điểm chạm đầu tiên trong chuỗi hành trình trải nghiệm khách hàng. Vì vậy, mọi hành động, tác phong, ứng…

8 Kênh OTA phục vụ bán phòng khách sạn, homestay hàng đầu 2019

OTA (Online Travel Agent) là thuật ngữ dành riêng cho ngành du lịch - khách sạn, cung cấp các sản phẩm dịch vụ như: bán phòng khách sạn, tour du…

12 đặc sản Đà Lạt nên mua về làm quà 2019

Những món quà mua mang về khi đi du lịch không chỉ là tấm lòng, tình cảm của người mua với người nhận, mà còn là ấn tượng, những dấu…
Đang tải...