Quy trình công việc khi đón tiếp khách VIP và VVIP của khách sạn

Khách VIP và VVIP là khách như thế nào?

Tùy theo từng loại khách sạn khác nhau mà tiêu chí phân loại khách VIP và VVIP cũng khác nhau, dưới đây là một số ví dụ điển hình : Khách VIP bao gồm: Trưởng phòng công ty, trưởng đại lý du lịch, cặp vợ chồng hưởng tuần trăng mật, nhà báo phóng viên, nhà tổ chức sự kiện, tổng giám đốc hay trưởng bộ phận chi nhánh của một công ty lớn… Khách VVIP bao gồm: Hội đồng quản trị, chủ sở hữu đối tác, khách hàng trung thành, người đứng đầu quốc gia và cơ quan nhà nước cao cấp. Công việc đón tiếp khách VIP và VVIP đến khách sạn được tiến hành từ giai đoạn đặt phòng khách sạn. Tất cả các phòng ban bắt buộc phải phối hợp hiệu quả với nhau và được kiểm soát cẩn thận, tạo ra một quy trình chào đón khách VIP và VVIP có hiệu quả:

  • Việc đặt phòng của khách VIP và VVIP phải được bộ phận sales thông báo đến bộ phận đặt phòng; bắt đầu từ ngày thông báo, bộ phận đặt phòng phải lựa chọn kỹ phòng đặc biệt dành cho khách VIP và VVIP, sau đó là cẩn thẩn tránh trường hợp những khách khác cũng yêu cầu chọn phòng đó.
  • Trong hệ thống đặt phòng, thì những phòng ấn định dành cho khách VIP và VVIP phải được đặt mã trên hệ thống quản lý tài sản khách sạn.
  • Khi bộ phận đặt phòng gắn mã cho phòng VIP và VVIP, thì điều đó sẽ giúp những bộ phận khác trong khách sạn biết được tình trạng của phòng và thực hiện những công việc cần thiết để chào đón khách VIP và VVIP.
  • Tình trạng của khách VIP và VVIP sẽ được ưu tiên cho trong những danh sách báo cáo như: List ngày đến, List hỗ trợ dịch vụ, List ngày đi… Cộng thêm khách VIP và VVIP sẽ được khách sạn tặng kèm phần mềm quản lý khách sạn, có thể truy cập vào xem những đặt phòng của khách khác, ví dụ “ GM của công ty này sẽ gặp AGM của công ty kia vào ngày đầu tiên tới khách sạn.”
  • Sau khi đã ấn định việc chọn phòng cho khách VIP và VVIP, thì bộ phận tiền sảnh sẽ gửi mẫu yêu cầu của khách VIP và VVIP đến bộ phận buồng phòng và nhân viên dọn dẹp sẽ thực hiện sắp xếp những yêu cầu của khách đưa ra.
  • Nếu có sự thay đổi phòng dành cho khách VIP và VVIP thì phải thông báo ngay lập tức đến bộ phận buồng phòng.
  • Bộ phận buồng phòng sẽ ưu tiên dọn dẹp những phòng dành cho khách VIP và VVIP, sau khi hoàn tất dọn dẹp, sẽ gửi thông báo nhanh nhất đến bộ phận tiền sảnh về tình trạng phòng – khách có thể sử dụng ngay.
  • Trong phòng dành cho khách VIP và VVIP cần đặt những tiện nghi chào đón miễn phí.
  • Những tiện nghi miễn phí bắt buộc phải phản ánh được uy thế và nền tảng văn hóa của khách VIP và VVIP.
  • Trưởng bộ phận buồng phòng hay phó bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ kiểm tra cẩn thận phòng dành cho khách VIP và VVIP trước khi thông báo cho bộ phận tiền sảnh.
  • Vào ngày đến của khách VIP và VVIP, phải đảm bảo rằng những yêu cầu đặc biệt của khách-  đã được thực hiện và có thể sử dụng ngay.
  • Trước giờ khách VIP đến, bộ phận tiền sảnh phải thông báo cho bộ phận lễ tân, tổng giám đốc và giám đốc tập trung chào đón, và đáp ứng những yêu cầu khác của khách VIP và VVIP.
  • Hỗ trợ cho khách VIP và VVIP  lên phòng và tiến hành thủ tục kiểm tra trong phòng.
  • Điền đầy đủ thông tin của bạn vào mẫu đăng ký trước khi trình diện tới khách VIP và VVIP.
  • Đề nghị một chương trình du lịch đến khách VIP và VVIP hoặc thư ký của khách VIP và VVIP  như là một  cách thân thiện lịch sự của khách sạn dành cho khách VIP và VVIP. ( thường đề nghị này được đưa ra trong vòng 24h đầu tiên khi khách đến khách sạn)
  • Danh sách khách VIP và VVIP phải được lưu ý viết trên bảng trắng của phòng tiền sảnh, phòng điều hành và phòng trực ban của bộ phận buồng phòng. ​​

Và để công việc diễn ra suôn sẻ không thể thiếu bước quản lý chặt chẽ giữa các khâu, đó là lí do chủ khách sạn và các nhà quản lý tin tưởng sử dụng phần mềm ezFolio.

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để
kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ15 ngày đầy đủ tính năng

Đừng bỏ lỡ

Hướng dẫn cách kiếm tiền với tiếp thị liên kết trên kênh Facebook

Kiếm tiền với tiếp thị liên kết là hình thức tạo thêm thu nhập dễ dàng nhất. Đặc biệt với những người mới bắt đầu kiếm tiền với tiếp thị…

Revpar là gì? Công thức tính chỉ số Revpar trong kinh doanh khách sạn

Revpar là một thuật ngữ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của một khách sạn. Do đó, những người quản lý, kinh doanh trong lĩnh vực khách…

7 lý do PMS điện toán đám mây giúp khách sạn giảm chi phí vận hành

Bạn là chủ khách sạn hay là nhà quản lý thì việc giảm chi phí vận hành luôn là yếu tố cốt lõi mà bạn quan tâm. Vậy làm thế…

ezCloud và Workway ký kết hợp đồng hợp tác kinh doanh

Quý khách hàng thân mến, Sáng nay, ngày 14/08/2019, tại văn phòng Công ty Cổ phần Workway đã diễn ra lễ ký kết hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa…

Giải pháp công nghệ để khách sạn đáp ứng những kỳ vọng mới của khách hàng

Sự đổi mới công nghệ, xu hướng cập nhập liên tục đã dẫn đến hành vi của khách hàng cũng thay đổi không ngừng. Đặc biệt, đối với ngành khách…

10 Điểm du lịch Quy Nhơn không thể bỏ lỡ 2019

Quy Nhơn đang vào mùa cao điểm du lịch trong năm, thu hút một lượng lớn khách du lịch nghỉ dưỡng tại đây. Ngoài những món ăn ngon hấp dẫn…

App ezCloudhotel Manager cập nhật phiên bản 3.0.2

Quý khách hàng thân mến, App ezCloudhotel được ezCloud ra mắt vào năm 2016 với mục đích giúp các chủ/quản lý có thể quản lý khách sạn, homestay của mình…

Kinh nghiệm du lịch Quy Nhơn tự túc từ A đến Z mới nhất 2019

Bản đồ du lịch Việt Nam sẽ không thể trọn vẹn nếu thiếu đi vùng đất cát trắng, nắng vàng, vẫn còn giữ được vẻ hoang sơ, xinh đẹp -…

Room Service là gì? Quy trình phục vụ room service trong khách sạn

Trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn thì Room Service là một thuật ngữ rất quen thuộc. Tuy nhiên đối với những ai vừa mới tiếp xúc với lĩnh vực…

Reception là gì? Những điều cần biết về reception trong ngành khách sạn

Reception là thuật ngữ quen thuộc trong khối khách sạn, nhà hàng. Bạn có biết Reception là gì không, nó giữ vai trò như thế nào trong quá trình kinh…
[X]
Đang tải...