Quy trình công việc khi đón tiếp khách VIP và VVIP của khách sạn

28/12/2017 Blog

Quy trình công việc khi đón tiếp khách VIP và VVIP của khách sạn

Khách VIP và VVIP là khách như thế nào?

Tùy theo từng loại khách sạn khác nhau mà tiêu chí phân loại khách VIP và VVIP cũng khác nhau, dưới đây là một số ví dụ điển hình :
Khách VIP bao gồm: Trưởng phòng công ty, trưởng đại lý du lịch, cặp vợ chồng hưởng tuần trăng mật, nhà báo phóng viên, nhà tổ chức sự kiện, tổng giám đốc hay trưởng bộ phận chi nhánh của một công ty lớn…
Khách VVIP bao gồm: Hội đồng quản trị, chủ sở hữu đối tác, khách hàng trung thành, người đứng đầu quốc gia và cơ quan nhà nước cao cấp.
Công việc đón tiếp khách VIP và VVIP đến khách sạn được tiến hành từ giai đoạn đặt phòng khách sạn. Tất cả các phòng ban bắt buộc phải phối hợp hiệu quả với nhau và được kiểm soát cẩn thận, tạo ra một quy trình chào đón khách VIP và VVIP có hiệu quả:

  • Việc đặt phòng của khách VIP và VVIP phải được bộ phận sales thông báo đến bộ phận đặt phòng; bắt đầu từ ngày thông báo, bộ phận đặt phòng phải lựa chọn kỹ phòng đặc biệt dành cho khách VIP và VVIP, sau đó là cẩn thẩn tránh trường hợp những khách khác cũng yêu cầu chọn phòng đó.
  • Trong hệ thống đặt phòng, thì những phòng ấn định dành cho khách VIP và VVIP phải được đặt mã trên hệ thống quản lý tài sản khách sạn.
  • Khi bộ phận đặt phòng gắn mã cho phòng VIP và VVIP, thì điều đó sẽ giúp những bộ phận khác trong khách sạn biết được tình trạng của phòng và thực hiện những công việc cần thiết để chào đón khách VIP và VVIP.
  • Tình trạng của khách VIP và VVIP sẽ được ưu tiên cho trong những danh sách báo cáo như: List ngày đến, List hỗ trợ dịch vụ, List ngày đi… Cộng thêm khách VIP và VVIP sẽ được khách sạn tặng kèm phần mềm quản lý khách sạn, có thể truy cập vào xem những đặt phòng của khách khác, ví dụ “ GM của công ty này sẽ gặp AGM của công ty kia vào ngày đầu tiên tới khách sạn.”
  • Sau khi đã ấn định việc chọn phòng cho khách VIP và VVIP, thì bộ phận tiền sảnh sẽ gửi mẫu yêu cầu của khách VIP và VVIP đến bộ phận buồng phòng và nhân viên dọn dẹp sẽ thực hiện sắp xếp những yêu cầu của khách đưa ra.
  • Nếu có sự thay đổi phòng dành cho khách VIP và VVIP thì phải thông báo ngay lập tức đến bộ phận buồng phòng.
  • Bộ phận buồng phòng sẽ ưu tiên dọn dẹp những phòng dành cho khách VIP và VVIP, sau khi hoàn tất dọn dẹp, sẽ gửi thông báo nhanh nhất đến bộ phận tiền sảnh về tình trạng phòng – khách có thể sử dụng ngay.
  • Trong phòng dành cho khách VIP và VVIP cần đặt những tiện nghi chào đón miễn phí.
  • Những tiện nghi miễn phí bắt buộc phải phản ánh được uy thế và nền tảng văn hóa của khách VIP và VVIP.
  • Trưởng bộ phận buồng phòng hay phó bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ kiểm tra cẩn thận phòng dành cho khách VIP và VVIP trước khi thông báo cho bộ phận tiền sảnh.
  • Vào ngày đến của khách VIP và VVIP, phải đảm bảo rằng những yêu cầu đặc biệt của khách-  đã được thực hiện và có thể sử dụng ngay.
  • Trước giờ khách VIP đến, bộ phận tiền sảnh phải thông báo cho bộ phận lễ tân, tổng giám đốc và giám đốc tập trung chào đón, và đáp ứng những yêu cầu khác của khách VIP và VVIP.
  • Hỗ trợ cho khách VIP và VVIP  lên phòng và tiến hành thủ tục kiểm tra trong phòng.
  • Điền đầy đủ thông tin của bạn vào mẫu đăng ký trước khi trình diện tới khách VIP và VVIP.
  • Đề nghị một chương trình du lịch đến khách VIP và VVIP hoặc thư ký của khách VIP và VVIP  như là một  cách thân thiện lịch sự của khách sạn dành cho khách VIP và VVIP. ( thường đề nghị này được đưa ra trong vòng 24h đầu tiên khi khách đến khách sạn)
  • Danh sách khách VIP và VVIP phải được lưu ý viết trên bảng trắng của phòng tiền sảnh, phòng điều hành và phòng trực ban của bộ phận buồng phòng. ​​

Và để công việc diễn ra suôn sẻ không thể thiếu bước quản lý chặt chẽ giữa các khâu, đó là lí do chủ khách sạn và các nhà quản lý tin tưởng sử dụng phần mềm ezFolio.

 ezFolio – Phần mềm quản lý khách sạn từ 3*-5*

dùng thử miễn phí

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

trai nghiem du lich

Trải nghiệm Du lịch của khách hàng diễn ra như thế nào?

Hành trình trải nghiệm du lịch của khách hàng là một quá trình khách hàng ra quyết định du lịch cho đến kết thúc việc đi du lịch đó. Hành trình đó có thể được chia ra làm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn sẽ có cho mình một đặc …

Phân biệt sự khác nhau giữa khách sạn và nhà nghỉ

Trong hoạt động kinh doanh lưu trú, việc kinh doanh loại hình Khách sạn và nhà nghỉ đều có những giá trị riêng, bạn đã phân biệt được sự khác nhau giữa khách sạn và nhà nghỉ chưa? . Vậy khái niệm kinh doanh nhà nghỉ và khách sạn khác …

Tổng hợp mẫu Menu Nhà hàng đẹp nhất 2022

Tổng hợp những mẫu Menu nhà hàng đẹp nhất năm 2022! Tuỳ theo phong cách ẩm thực của nhà hàng và khách hàng, cách xây dựng Menu sẽ biến đổi rất nhiều. Tuy nhiên, có một cách xây dựng Menu như sau, thường được các khách sạn, nhà hàng sử …

Waitress la gi

Waitress là gì? Vai trò của waitress trong Nhà hàng – Khách sạn

Bạn đã hiểu waitress là gì chưa? Là một mô hình kinh doanh ảnh hưởng rất nhiều bởi văn hoá phương Tây, vậy nên, ngành Nhà hàng – Khách sạn sẽ có rất nhiều những từ, cụm từ tiếng anh chuyên ngành bạn cần phải biết để có thể hiểu …

Muc luong cua nhan vien nha hang

Tiêu chuẩn phục vụ 5 sao tại Nhà Hàng – Khách Sạn mà bạn nên biết

Để đạt được Tiêu chuẩn phục vụ 5 sao, các Nhà hàng – Khách sạn phải đảm bảo rất nhiều điều kiện của Việt Nam và Thế giới? Vậy các khách sạn cần phải làm gì và đáp ứng được những yêu cầu nào?

Cách tính khấu hao tài sản cố định trong Nhà hàng Khách sạn

Khấu hao tài sản cố định trong Nhà hàng – Khách sạn là gì? Làm thế nào để tính được khấu hao một cách chuẩn xác nhất? Sau bài viết này, ezCloud sẽ hướng dẫn các nhà hàng khách sạn tính một cách cụ thể nhất. Khấu hao tài sản …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn
[stm-calc id="32026"]