Quy trình công việc khi đón tiếp khách VIP và VVIP của khách sạn

28/12/2017 Blog

Quy trình công việc khi đón tiếp khách VIP và VVIP của khách sạn

Khách VIP và VVIP là khách như thế nào?

Tùy theo từng loại khách sạn khác nhau mà tiêu chí phân loại khách VIP và VVIP cũng khác nhau, dưới đây là một số ví dụ điển hình :
Khách VIP bao gồm: Trưởng phòng công ty, trưởng đại lý du lịch, cặp vợ chồng hưởng tuần trăng mật, nhà báo phóng viên, nhà tổ chức sự kiện, tổng giám đốc hay trưởng bộ phận chi nhánh của một công ty lớn…
Khách VVIP bao gồm: Hội đồng quản trị, chủ sở hữu đối tác, khách hàng trung thành, người đứng đầu quốc gia và cơ quan nhà nước cao cấp.
Công việc đón tiếp khách VIP và VVIP đến khách sạn được tiến hành từ giai đoạn đặt phòng khách sạn. Tất cả các phòng ban bắt buộc phải phối hợp hiệu quả với nhau và được kiểm soát cẩn thận, tạo ra một quy trình chào đón khách VIP và VVIP có hiệu quả:

  • Việc đặt phòng của khách VIP và VVIP phải được bộ phận sales thông báo đến bộ phận đặt phòng; bắt đầu từ ngày thông báo, bộ phận đặt phòng phải lựa chọn kỹ phòng đặc biệt dành cho khách VIP và VVIP, sau đó là cẩn thẩn tránh trường hợp những khách khác cũng yêu cầu chọn phòng đó.
  • Trong hệ thống đặt phòng, thì những phòng ấn định dành cho khách VIP và VVIP phải được đặt mã trên hệ thống quản lý tài sản khách sạn.
  • Khi bộ phận đặt phòng gắn mã cho phòng VIP và VVIP, thì điều đó sẽ giúp những bộ phận khác trong khách sạn biết được tình trạng của phòng và thực hiện những công việc cần thiết để chào đón khách VIP và VVIP.
  • Tình trạng của khách VIP và VVIP sẽ được ưu tiên cho trong những danh sách báo cáo như: List ngày đến, List hỗ trợ dịch vụ, List ngày đi… Cộng thêm khách VIP và VVIP sẽ được khách sạn tặng kèm phần mềm quản lý khách sạn, có thể truy cập vào xem những đặt phòng của khách khác, ví dụ “ GM của công ty này sẽ gặp AGM của công ty kia vào ngày đầu tiên tới khách sạn.”
  • Sau khi đã ấn định việc chọn phòng cho khách VIP và VVIP, thì bộ phận tiền sảnh sẽ gửi mẫu yêu cầu của khách VIP và VVIP đến bộ phận buồng phòng và nhân viên dọn dẹp sẽ thực hiện sắp xếp những yêu cầu của khách đưa ra.
  • Nếu có sự thay đổi phòng dành cho khách VIP và VVIP thì phải thông báo ngay lập tức đến bộ phận buồng phòng.
  • Bộ phận buồng phòng sẽ ưu tiên dọn dẹp những phòng dành cho khách VIP và VVIP, sau khi hoàn tất dọn dẹp, sẽ gửi thông báo nhanh nhất đến bộ phận tiền sảnh về tình trạng phòng – khách có thể sử dụng ngay.
  • Trong phòng dành cho khách VIP và VVIP cần đặt những tiện nghi chào đón miễn phí.
  • Những tiện nghi miễn phí bắt buộc phải phản ánh được uy thế và nền tảng văn hóa của khách VIP và VVIP.
  • Trưởng bộ phận buồng phòng hay phó bộ phận buồng phòng có nhiệm vụ kiểm tra cẩn thận phòng dành cho khách VIP và VVIP trước khi thông báo cho bộ phận tiền sảnh.
  • Vào ngày đến của khách VIP và VVIP, phải đảm bảo rằng những yêu cầu đặc biệt của khách-  đã được thực hiện và có thể sử dụng ngay.
  • Trước giờ khách VIP đến, bộ phận tiền sảnh phải thông báo cho bộ phận lễ tân, tổng giám đốc và giám đốc tập trung chào đón, và đáp ứng những yêu cầu khác của khách VIP và VVIP.
  • Hỗ trợ cho khách VIP và VVIP  lên phòng và tiến hành thủ tục kiểm tra trong phòng.
  • Điền đầy đủ thông tin của bạn vào mẫu đăng ký trước khi trình diện tới khách VIP và VVIP.
  • Đề nghị một chương trình du lịch đến khách VIP và VVIP hoặc thư ký của khách VIP và VVIP  như là một  cách thân thiện lịch sự của khách sạn dành cho khách VIP và VVIP. ( thường đề nghị này được đưa ra trong vòng 24h đầu tiên khi khách đến khách sạn)
  • Danh sách khách VIP và VVIP phải được lưu ý viết trên bảng trắng của phòng tiền sảnh, phòng điều hành và phòng trực ban của bộ phận buồng phòng. ​​

Và để công việc diễn ra suôn sẻ không thể thiếu bước quản lý chặt chẽ giữa các khâu, đó là lí do chủ khách sạn và các nhà quản lý tin tưởng sử dụng phần mềm ezFolio.

 ezFolio – Phần mềm quản lý khách sạn từ 3*-5*

dùng thử miễn phí

 

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

quản lý khách sạn mini

Cách quản lý khách sạn mini bài bản nhất, hiệu quả nhất

Cách quản lý khách sạn mini là chủ đề được nhiều người chủ khi mới thành lập khách sạn quan tâm. Thường những người mở mô hình khách sạn mini là người lần đầu kinh doanh dịch vụ này. Vậy làm sao để quản lý hiệu quả? Hãy để ezCloud …

quản lý tiền sảnh là gì

Quản lý tiền sảnh khách sạn là ai? Cần làm những công việc gì?

Quản lý tiền sảnh khách sạn là một người không thể thiếu để đảm bảo khách sạn vận hành hiệu quả. Hãy cùng ezCloud tìm hiểu về người này và vai trò chính của họ trong khách sạn nhé! 1. Quản lý tiền sảnh là gì? Người quản lý tiền …

night auditor là gì

Night auditor là gì? Chi tiết những công việc cần làm

Night auditor là gì? Để khách sạn hoạt động trơn chu thì không chỉ cần những nhân viên buồng phòng, nhân viên nhà bếp, mà nhân viên Night auditor là một vị trí quan trọng giúp đảm bảo về tài chính của khách sạn. Cùng tìm hiểu chi tiết! 1. …

Dùng file excel quản lý đặt phòng khách sạn có hiệu quả không?

Sử dụng file excel quản lý đặt phòng khách sạn là lựa chọn của rất nhiều người. Tuy nhiên, nó cũng sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định. 1. Các tính năng của excel trong quản lý khách sạn Có thể nói, phần mềm excel là một phần …

Thông báo phát hành sản phẩm ezFolio phiên bản 4.32.0

I. CÁC TÍNH NĂNG CẢI TIẾN 1. Điều chỉnh chức năng Cấu hình thuế phí khu kinh doanh 2. Bổ sung thông tin trên Báo cáo hóa đơn khu kinh doanh (BAR004) 3. Bổ sung thông tin trên Báo cáo chi tiết hóa đơn khu kinh doanh (BAR006) 4. Cải …

ha-noi-hotel

Đút túi ngay bí kíp chọn Khách sạn Hà Nội giá tốt nhất

Việc lựa chọn khách sạn Hà Nội để nghỉ dưỡng mỗi khi đến du lịch tại vùng đất này. Tuy nhiên làm sao để có thể chọn được khách sạn phù hợp với mức giá tốt nhất? cùng ezCloud tham khảo bài viết này nhé!

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ