Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn theo tháng – bước đi nhỏ, lợi ích lớn

Đối với hầu hết các cơ sở lưu trú, việc sử dụng phần mềm để điều hành khách sạn là việc làm khá phổ biến trong thời đại công nghệ 4.0. Tuy nhiên trong thời điểm khó khăn khi lượng khách du lịch giảm do đại dịch, không phải cơ sở lưu trú nào cũng đủ tiềm lực về kinh tế để duy trì hoặc sử dụng mới hệ thống quản trị này. Chính vì lý do đó, hình thức thuê phần mềm quản lý khách sạn (PMS) theo tháng chính là phương thức hữu hiệu để các chủ doanh nghiệp cân bằng được thu chi, phân bổ thu chi theo tháng một cách hợp lý không phải đổ ra một lượng vốn khá nhiều nhưng vẫn đạt được hiệu quả cao.

Phần mềm quản lý khách sạn theo tháng

Những tín hiệu lạc quan của du lịch Việt Nam 

Theo Sở Du lịch Hà Nội, từ ngày 28.7 đến ngày 2.8 đã có 13.003 khách hủy tour nội địa tại 23 doanh nghiệp lữ hành của Hà Nội. Khách tại một số điểm đến du lịch trên địa bàn thành phố có xu hướng giảm dần (từ 20-60%) so với thời điểm trước khi có ca nhiễm mới tại Đà Nẵng. Công suất phòng tại các khách sạn từ 3 sao đến 5 sao trên địa bàn Hà Nội chỉ đạt khoảng 22%, tính chung toàn khối khách sạn đạt khoảng 16%. Thiệt hại do Covid-19 là vô cùng to lớn, đặc biệt là với ngành du lịch. Theo dự báo của Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO), cả năm 2020, toàn thế giới giảm 1 tỷ khách quốc tế, tổn thất 1.000 tỷ đô la Mỹ do đại dịch. Trong nước, theo dự báo của Hiệp hội Du lịch Việt Nam, năm 2020, Covid-19 làm cho khách quốc tế đến Việt Nam (inbound) giảm ít nhất 70% so với năm 2019, khách nội địa giảm 50%, khách đi nước ngoài giảm 85%, doanh thu (từ khách inbound và nội địa) giảm trên 61%.

Hiện tại, Việt Nam đã kiểm soát tốt đại dịch Covid-19. Để khôi phục tình hình kinh doanh khách sạn, du lịch, các cơ quan chức năng đã tích cực sáng tạo, triển khai mạnh mẽ chương trình kích cầu du lịch nhằm khắc phục hậu quả của dịch Covid-19. Vào đầu tháng 10, các cơ quan chức năng đã tiến hành xây dựng nhiều kế hoạch phục hồi du lịch phù hợp với xu hướng thị trường, nhất là tâm lý, hành vi của du khách hậu covid. Kết quả khảo sát cho thấy, trên 41% số người được hỏi đã sẵn sàng đi du lịch ngay từ tháng 9-11 năm nay. Có 20,1% muốn đi du lịch từ tháng 12/2020 – 1/2021, vào thời điểm giáng sinh, Tết Dương lịch. Bên cạnh đó là 12,4% có kế hoạch đi du lịch vào dịp tết Âm lịch, từ tháng 2-4/2021; 18,2% số người muốn đi du lịch vào dịp nghỉ hè (từ tháng 5-9/2021) và chỉ có 8,1% số người cho rằng sẽ đi du lịch muộn hơn. Đa phần người được chọn đi du lịch từ 2-3 ngày, bằng máy bay là chính. Cũng theo kết quả khảo sát, các địa điểm được đông đảo du khách muốn ghé thăm đều là những điểm đến nổi tiếng như Lâm Đồng, Đà Nẵng, Hà Giang, Khánh Hòa, Kiên Giang, Hà Nội. Các hoạt động được du khách quan tâm là nghỉ dưỡng biển, khám phá ẩm thực, khám phá thiên nhiên, nghỉ dưỡng núi, tìm hiểu văn hóa lịch sử, vui chơi giải trí.

Theo nhận định của các chuyên gia, triển vọng phát triển của ngành kinh doanh khách sạn ở Việt Nam sẽ vẫn khả quan trong dài hạn nhờ vào cơ sở hạ tầng tiếp tục được cải thiện, chính sách thị thực ưu đãi và định hướng đẩy mạnh phát triển du lịch trở thành ngành kinh tế trọng điểm của Nhà nước. Việt Nam được cả thế giới biết đến là một trong những quốc gia ứng phó thành công và hiệu quả nhất trong đại dịch. Điều này đã giúp Việt Nam xây dựng hình ảnh một điểm đến an toàn trên bản đồ du lịch thế giới, giúp thu hút du khách quốc tế đến Việt Nam sau khi dịch bệnh đã được kiểm soát.

Xem thêm: Vận hành khách sạn với chi phí thấp thời covid?

 

Tầm quan trọng của PMS 

Khi tình hình dịch bệnh được kiểm soát, thì các chủ khách sạn lại gặp vấn đề nan giải khi phải giải quyết 2 bài toán lớn: Vừa tối ưu chi phí khách sạn vừa thu hút được khách du lịch. Và việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chính là một trong những giải pháp hữu hiệu để giúp các cơ sở lưu trú giải quyết bài toán trên bởi những tính năng ưu việt của nó: 

–  Tiết kiệm chi phí: Với việc sử dụng phần mềm tích hợp điện toán đám mây, khách sạn không phải tốn nhiều chi phí lắp đặt, chi phí vận hành và chi phí bảo trì. Chỉ cần kết nối internet, dù bạn ở bất cứ đâu đều có thể dễ dàng truy cập phần mềm bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị cầm tay thông minh. Ngoài ra, nhờ vào việc sử dụng phần mềm, khách sạn của bạn không tốn nhiều chi phí thuê nhân viên để quản lý và cập nhật sổ sách. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, nhập dữ liệu vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động tính toán, lưu trữ và xuất thông tin theo yêu cầu của bạn. Trung bình, bạn có thể tiết kiệm được 25h mỗi tuần nhờ vào hoạt động quản trị qua PMS. 

– Dễ dàng quản lý: Bạn có thể dễ dàng quản lý tổng thể mọi hoạt động tại khách sạn từ xa mà không cần phải có mặt trực tiếp tại khách sạn. Từ các hoạt động của nhân viên như: lễ tân, buồng phòng hay doanh thu khách sạn, công suất phòng bạn đều có thể nắm bắt chính xác thông qua phần mềm quản lý khách sạn. Nếu bạn là chủ sở hữu của chuỗi các khách sạn thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn quản lý chuỗi khách sạn của mình từ xa, tích hợp trên điện thoại di động một cách tiện lợi. Đặc biệt đối với các khách sạn 3-5*, thì phần mềm tính năng mở rộng là một ưu thế vượt trội giúp chủ khách sạn có thể dễ dàng quản lý số lượng phòng với quy mô lớn thậm chí quản lý thêm những hoạt động khác như F & B, nhà hàng, phòng tập fitness, spa,…

– Giảm thiểu thất thoát: Với việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây sẽ giúp khách sạn của bạn giảm thiểu thất thoát đáng kể. Ví dụ như một số phần mềm của ezCloud cho phép kết nối với các thiết bị ngoại vi, như khóa từ hay hệ thống điện thông minh. Giờ đây, mọi thao tác check-in, check out của khách sạn chỉ cần nhập vào phần mềm để tạo khóa giúp khách sạn chống thất thoát doanh thu từ các nhân viên. Ngoài ra, với tính đăng tự động bật tắt khi khách hàng ra vào phòng của hệ thống điện thông minh giúp khách sạn giảm thiểu 25% chi phí tiền điện mỗi tháng.

– Tăng công suất bán phòng, tránh overbooking: Hệ thống quản lý kênh phân phối (Channel Management System hay CMS) được tích hợp với  phần mềm sẽ giúp bạn đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc, tự động cập nhật phòng chống, sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh với số phòng trống đã được cập nhật, báo hiển thị thông tin khách hàng,…Bạn sẽ không còn phải đăng nhập từng kênh OTA để đăng bán và đóng phòng. 

Với những tính năng nổi trội trên, phần mềm quản lý khách sạn hoàn toàn có thể đáp ứng được các tiêu chí của chủ doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế hiện nay, vừa giúp tối ưu chi phí vận hành vừa hỗ trợ thêm nhiều công cụ đắc lực để thu hút khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ, tăng sự quan tâm của khách hàng đối với khách sạn của mình. Và cả khi ngành du lịch khách sạn phát triển theo xu hướng Platform thì PMS vẫn đóng vai trò quan trọng không thể thiếu, PMS chính là phần core quan trọng để tạo nên một nền tảng Platform lớn mạnh. Nhìn chung, PMS là công cụ đắc lực giúp cho cơ sở lưu trú vận hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Đã đến lúc để các doanh nghiệp du lịch cải tiến để không bị tụt hậu trước những thách thức mới của Cách mạng Công nghiệp 4.0.

 

Tối ưu chi phí, tăng hiệu quản quản lý khách sạn với hình thức thuê theo tháng

Từ những tính năng ưu việt của việc phần mềm quản lý khách sạn trên, thì việc sử dụng PMS là một khoản đầu tư cần thiết giúp cho khách sạn hoạt động một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên với tác động của covid, để cân bằng chi phí cho các khoản chi tiêu, thì việc phân bổ thu chi, chia nhỏ số tiền theo hàng tháng sẽ là một phương án hữu hiệu giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính. Như vậy, thay vì bỏ một số tiền khá lớn để duy trì hệ thống quản trị khách sạn như trước đây, chủ khách sạn có thể chi trả số tiền đó theo hàng tháng, mà giá trị vẫn không bị tăng lên so với tổng tiền mà chúng ta bỏ ra theo năm. Với hình thức sử dụng phần mềm theo tháng, trả tiền theo tháng, chúng ta hoàn toàn có thể chủ động vấn đề ngân sách khách sạn, sẵn sàng nguồn vốn để có thể chi tiêu cho mục đích khác như đẩy mạnh công việc truyền thông, marketing, đầu tư nhân sự cao cấp, cơ sở hạ tầng hay bất kỳ vấn đề gì cấp thiết khác phù hợp với nhu cầu khách sạn. So với việc bỏ ra một số tiền khá lớn theo năm mới sử dụng được phần mềm, thì việc thuê theo tháng mà vẫn có thể sử dụng đầy đủ dịch vụ chắc chắn sẽ là một phương án phân bổ thu chi tối ưu cho các chủ doanh nghiệp trong thời điểm này. Đó chính là những chính sách ưu việt nhất mà ezCloud luôn bên cạnh và đồng hành cùng doanh nghiệp trong công cuộc khôi phục và phát triển ngành kinh doanh khách sạn, giúp cho các đơn vị kinh doanh không gặp quá nhiều khó khăn về vấn đề tài chính, vừa có phần mềm quản trị để vận hành khách sạn, vừa giải quyết được công việc khác mà không cần phải đắn đo quá nhiều về số vốn phải bỏ ra.

Xem thêm: 10 Tuyệt chiêu giúp kinh doanh khách sạn hiệu quả hơn

Như vậy, chúng ta có thể thấy việc phân bổ thu chi theo từng tháng là phương thức hữu hiệu để cân bằng thu chi trong thời điểm nhạy cảm này. Nhờ đó mà khách sạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn, hỗ trợ cho việc quản trị, giảm thiểu chi phí không cần thiết, mà vẫn thu hút được khách hàng mới qua hệ thống booking engine của hệ thống, đồng thời cân bằng được vấn đề thu chi, chủ động kiểm soát tình hình tài chính theo từng tháng, giúp cho hoạt động kinh doanh khách sạn đạt được hiệu quả cao dù cho ngành du lịch hiện tại đang gặp nhiều khó khăn

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

5 chiến lược kinh doanh khu vui chơi để thu hút khách hàng vào dịp đầu năm

Tết đến xuân sang là dịp lý tưởng để các gia đình có thời gian bên nhau với các hoạt động giải trí vui vẻ, lý thú, chính vì vậy các khu vui chơi lớn thường là lựa chọn hàng đầu cho các gia đình. Mặc dù tình hình dịch …

ezCloud cùng Bộ TT&TT chính thức Khởi động Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số

 Ngày 29/1, tại Hà Nội, Bộ Thông tin và Truyền thông đã chính thức khởi động Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số (gọi tắt là SMEdx). Đây là một trong những hoạt động thiết thực nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa …

6 xu hướng du lịch hàng đầu mà các khách sạn phải hành động để nắm bắt nhu cầu vào năm 2021

Trong “trận chiến” với covid 19, ngành du lịch thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng gặp khá nhiều khó khăn, các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó. Làm sao để lấy lại thế cân bằng sau đại …

Bán phòng khách sạn đơn giản và tiết kiệm

Việc kinh doanh khách sạn ngày nay không chỉ gói gọn trong việc bán  phòng truyền thống thông qua các đại lý du lịch địa phương, nhờ công nghệ và các đối tác bán phòng toàn cầu như Booking.com, Agoda, Expedia… khách sạn của bạn dễ dàng tiếp cận khách …

[VnEconomy] 50.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ được hỗ trợ chuyển đổi số để giải quyết “nỗi đau”

Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số được triển khai nhằm giải quyết “nỗi đau” hiện nay của doanh nghiệp là không có đầu ra, thị trường truyền thống bị thu hẹp… Phó thủ tướng Vũ Đức Đam và Bộ trưởng Nguyễn Mạnh Hùng tặng …

[Báo Quân đội Nhân dân] Công bố chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số

QĐND Online – 12 nền tảng số “Make in Vietnam” đã được “mở hàng” Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số vừa được Bộ Thông tin và Truyền thông (TT&TT) công bố tại Hội nghị tổng kết năm 2020 và triển khai nhiệm vụ năm …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn