5 bước tổ chức sự kiện trong nhà hàng chuyên nghiệp nhất

5 bước tổ chức sự kiện trong nhà hàng chuyên nghiệp nhất

Là một địa điểm kinh doanh F&B thì việc Nhà hàng khách sạn nhận được những lời yêu cầu tổ chức sự kiện là điều hoàn toàn hiển nhiên. Đây cũng là hoạt động đem lại rất nhiều doanh thu và lợi nhuận cho khách sạn. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện trong nhà hàng cần những gì?

Nhận thông tin tổ chức sự kiện từ khách hàng

Mỗi khi khách hàng có nhu cầu hoặc đội ngũ bán hàng, cấp trên tìm được những yêu cầu về tổ chức sự kiện trong nhà hàng. Là người tiếp nhận thông tin bạn cần làm rõ một số vấn đề như sau:

  • Loại hình sự kiện khách hàng muốn
  • Mục tiêu của sự kiện (tri ân, đám cưới,
  • Chủ đề, thông điệp chính của chương trình
  • Thời gian tổ chức dự kiến
  • Đối tượng, số lượng người tham dự
  • Ngân sách khách hàng sẵn sàng chi trả 
  • Các yêu cầu đặc biệt của đối tác 

To chuc su kien trong nha hang

Lên ý tưởng, phác hoạt sự kiện

Khi đã biết được những thông tin ban đầu, bạn cần họp lại với các bộ phận liên quan để tìm được những ý tưởng, phương án tổ chức. Khi đã có được ý tưởng sơ bộ, cần thống nhất chủ đề cho sự kiện để làm nổi bật chương trình như: 

  •   Màu sắc chủ đạo của sự kiện 
  •   Thiết kế không gian theo như concept đã đề ra
  •   Định hướng nội dung trong chương trình…

To chuc su kien trong nha hang

Xây dựng kế hoạch chi tiết

  • Lựa chọn địa điểm, thời gian, không gian tổ chức sự kiện (cần tiền trạm nếu không gian khách yêu cầu nằm ngoài khu vực của khách sạn)
  • Xây dựng kịch bản chi tiết: thời lượng, nội dung, văn nghệ,…
  • Menu món ăn theo như mong muốn của khách hàng
  • Thiết kế sản phẩm nhận diện trong chương trình: Backdrop, standee, màn hình, logo, thư mời, vé mời…
  • Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, bộ phận kỹ thuật…
  • Trang thiết bị cần sử dụng: Các loại đèn, màn hình led, decor sân khấu, không gian tiệc, bàn ghế, loa…
  • Phương thức vận chuyển, cách thực chạy thực phẩm
  • Kế hoạch truyền thông (nếu có), sự kiện cưới có thể không cần
  • Phương án đề phòng cho những rủi ro, phương án xử lý (trời mưa, mất điện…)
  • Công cụ đo lường hiệu quả của sự kiện (feedback, check in…)
  • Dự trù kinh phí (với công ty), báo giá sự kiện (cho khách hàng)

Trình bày ý tưởng & kế hoạch

Sau khi có được sự chuẩn bị kĩ càng, bạn cần phải trình bày ý tưởng với cấp trên để nhận được sự phê duyệt, sau đó sẽ đến lượt gặp khách hàng để thuyết phục để họ chấp nhận phương án được đưa ra.

  1. Triển khai sự kiện
  • Phân chia nhiệm vụ công việc cho từng nhóm, cá nhân. Tổng hợp những nhiệm vụ cần làm
  • Sắp xếp không gian sự kiện theo như concept được đề ra
  • Chuẩn bị kỹ lưỡng các phần như: âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, MC,…
  • Tra soát lại toàn bộ ấn phẩm thiết kế, theo sát để tránh sai lầm
  • Tiến hành truyền thông theo kế hoạch đã đề ra (có thể có)
  • Sắp xếp nhân sự phụ trách từng hạng mục khi sự kiện diễn ra
  • Lắp đặt trang thiết bị
  • Sắp xếp phương án dự phòng
  • Tổng duyệt chương trình lần cuối

To chuc su kien trong nha hang

Đọc thêm: Nhà hàng khách sạn: Những điều không thể bỏ qua

Luôn có deadline cho các hoạt động như trên để quản lý kiểm soát được tiến độ công việc

➤ Trong sự kiện

Trong sự kiện, người điều phối luôn cần phải có cái nhìn bao quát cho toàn bộ những hoạt động diễn ra, theo dõi những nhân sự phụ trách để nắm bắt được tình hình sự kiện, qua đó dễ dàng xử lý nếu có bất cứ sự cố diễn ra, đảm bảo được sự trơn tru của sự kiện.

➤ Sau khi kết thúc sự kiện

– Thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm cho các bên liên quan

– Kiểm tra trang thiết bị, trao trả những vật dụng đã thuê mướn. 

Tổng kết đánh giá

  • Quyết toán chi phí phát sinh
  • Hợp rút kinh nghiệm
  • Nghiệm thu hậu sự kiện

Tham khảo

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

quản lý khách sạn mini

Cách quản lý khách sạn mini bài bản nhất, hiệu quả nhất

Cách quản lý khách sạn mini là chủ đề được nhiều người chủ khi mới thành lập khách sạn quan tâm. Thường những người mở mô hình khách sạn mini là người lần đầu kinh doanh dịch vụ này. Vậy làm sao để quản lý hiệu quả? Hãy để ezCloud …

quản lý tiền sảnh là gì

Quản lý tiền sảnh khách sạn là ai? Cần làm những công việc gì?

Quản lý tiền sảnh khách sạn là một người không thể thiếu để đảm bảo khách sạn vận hành hiệu quả. Hãy cùng ezCloud tìm hiểu về người này và vai trò chính của họ trong khách sạn nhé! 1. Quản lý tiền sảnh là gì? Người quản lý tiền …

night auditor là gì

Night auditor là gì? Chi tiết những công việc cần làm

Night auditor là gì? Để khách sạn hoạt động trơn chu thì không chỉ cần những nhân viên buồng phòng, nhân viên nhà bếp, mà nhân viên Night auditor là một vị trí quan trọng giúp đảm bảo về tài chính của khách sạn. Cùng tìm hiểu chi tiết! 1. …

Dùng file excel quản lý đặt phòng khách sạn có hiệu quả không?

Sử dụng file excel quản lý đặt phòng khách sạn là lựa chọn của rất nhiều người. Tuy nhiên, nó cũng sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định. 1. Các tính năng của excel trong quản lý khách sạn Có thể nói, phần mềm excel là một phần …

Thông báo phát hành sản phẩm ezFolio phiên bản 4.32.0

I. CÁC TÍNH NĂNG CẢI TIẾN 1. Điều chỉnh chức năng Cấu hình thuế phí khu kinh doanh 2. Bổ sung thông tin trên Báo cáo hóa đơn khu kinh doanh (BAR004) 3. Bổ sung thông tin trên Báo cáo chi tiết hóa đơn khu kinh doanh (BAR006) 4. Cải …

ha-noi-hotel

Đút túi ngay bí kíp chọn Khách sạn Hà Nội giá tốt nhất

Việc lựa chọn khách sạn Hà Nội để nghỉ dưỡng mỗi khi đến du lịch tại vùng đất này. Tuy nhiên làm sao để có thể chọn được khách sạn phù hợp với mức giá tốt nhất? cùng ezCloud tham khảo bài viết này nhé!

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ