7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

Bạn là nhân viên lễ tân khách sạn và hàng ngày phải thực hiện thủ tục check-in cho khách, nhất là khách đoàn (GIT)? Vậy bạn có biết những điều gì cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn? Nếu vẫn chưa tìm được câu trả lời, hãy để ezFolio giúp bạn giải đáp…
Đọc thêm:

Tuân thủ quy trình check-in cho khách đoàn

Muốn tránh khỏi những sai sót không đáng có khi thực hiện thủ tục check-in cho khách, trước tiên, nhân viên lễ tân phải nắm rõ và thành thạo quy trình check-in tương ứng, đặc biệt là thủ tục check-in khách đoàn, bởi đây là đối tượng khách hàng tiềm năng góp phần mang lại doanh thu rất lớn cho khách sạn với số lượng khách lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người. Để dễ hình dung và nắm bắt nhanh chóng quy trình làm thủ tục check-in cho khách đoàn, ezFolio mời bạn theo dõi sơ đồ thực hiện công việc dưới đây:
7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn

Thực hiện mọi công việc check-in cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên

Kết quả hình ảnh cho hotel service in reception
Tất cả mọi thông tin trao đổi liên quan đến đoàn khách như mượn giấy tờ tùy thân, trao chìa khóa, giới thiệu các dịch vụ, chính sách ưu đãi của khách sạn hay các yêu cầu đặc biệt của đoàn (thời gian check-out, báo thức,…) đều nên thực hiện cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên hoặc người đại diện của đoàn đó, tránh trường hợp đoàn đông gây náo loạn tại quầy lễ tân hoặc khu vực tiền sảnh gây ảnh hưởng đến những khách hàng khác cũng như chất lượng dịch vụ của khách sạn.

Một số lưu ý khác

Nhân viên lễ tân cần đảm bảo thực hiện phân phòng cho khách một cách phù hợp, lưu ý phân phòng gần nhau, có thể là cùng một tầng/ dãy/ khu để thuận tiện cho việc di chuyển và tập hợp của đoàn

  • Danh sách khách đoàn và số phòng chi tiết sẽ được in trước khi khách đến khách sạn. Khi đoàn đến, lễ tân sẽ đưa danh sách cho trưởng đoàn để kiểm tra lại xem có đúng loại phòng cho khách và những khách đăng ký ở cùng một phòng hay không; thực hiện thay đổi và cập nhật lại trên phần mềm hệ thống nếu có.
  • Lễ tân cần lưu ý phân phòng gần nhau, tốt nhất là cùng một tầng/ dãy/ khu cho từng đoàn khách, tránh trường hợp khách phàn nàn vì các phòng cách xa nhau gây khó khăn cho việc di chuyển và tập hợp đoàn
  • Khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn, nhân viên lễ tân phải mời khách nghỉ tại khu vực chờ check-in đã được bố trí sẵn trước đó, tránh để khách tập trung quá lâu tại sảnh hay quầy lễ tân gây tắt lối đi.
  • Passport của đoàn khách sẽ được nhận và trả lại thông qua trưởng đoàn, không nên thực hiện riêng lẻ từng khách để tránh nhầm lẫn.
  • Ngoài ra, tùy theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay Trưởng bộ phận Lễ tân sẽ thực hiện chào đón khách tại cổng ra vào, có bao gồm cả hoa và băng rôn chào mừng.

Trên đây là chia sẻ của ezFolio về một số điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và góp phần giúp lễ tân khách sạn thực hiện quy trình check-in nhanh chóng, đầy đủ và tự tin, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc và thành thạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn.
Bên cạnh đó, để công việc check-in khách đoàn được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ezFolio

dùng thử miễn phí

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ15 ngày đầy đủ tính năng

Các bài viết liên quan

Hướng dẫn đăng ký bán phòng trên Booking.com chi tiết cho người mới bắt đầu!

Hướng dẫn đăng ký bán phòng trên Booking.com chi tiết cho người mới bắt đầu!

Bán phòng trên Booking.com là cơ hội cho những chủ khách sạn quản lý khách sạn online hoặc những chủ đầu tư làm kinh doanh khách sạn như một nghề tay trái. Bài…

date-black
folder-black Blog
Những điều cần chú ý cho chủ khách sạn khi bán phòng trên Booking

Những điều cần chú ý cho chủ khách sạn khi bán phòng trên Booking

Bán phòng trên Booking, Agoda, Expedia dường như đã trở thành một phần quan trọng trong việc kinh doanh khách sạn hiện nay. Những khách sạn đang dường như phụ…

date-black
folder-black Blog
Hướng dẫn đăng kí bán phòng và quản lý khách sạn trên Tripadvisor

Hướng dẫn đăng kí bán phòng và quản lý khách sạn trên Tripadvisor

Tại thị trường Việt Nam và thế giới hiện nay, Tripadvisor là một website đánh giá vô cùng uy tín và chất lượng nhất toàn cầu. Mỗi tháng có hàng…

date-black
folder-black Blog
Hướng dẫn đăng ký bán phòng trên TripAdvisor chi tiết cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn đăng ký bán phòng trên TripAdvisor chi tiết cho người mới bắt đầu

Tripadvisor là 1 trong những website bán phòng lớn nhất thế giới với hơn 100 triệu đánh giá và ý kiến của du khách về chất lượng phòng, cơ sở…

date-black
folder-black Blog
4 bước đặt phòng dễ dàng trên Expedia

4 bước đặt phòng dễ dàng trên Expedia

Chắc hẳn cái tên Expedia không còn xa lạ gì so với đông đảo tín đồ du lịch. Được coi là 1 trong 3 ông lớn trong lĩnh vực đặt…

date-black
folder-black Cẩm nang du lịch
7 bước đặt phòng cơ bản trên Booking.com

7 bước đặt phòng cơ bản trên Booking.com

Là một trong những trang đặt phòng uy tín được nhiều người sử dụng nhất trên thế giới, Booking.com có khả năng kết nối du khách với hơn 1.500.000 điểm…

date-black
folder-black Cẩm nang du lịch

Đừng bỏ lỡ

ezCloud và GMO-Z ký kết thỏa thuận hợp tác chiến lược

ezCloud và GMO-Z ký kết thỏa thuận hợp tác chiến lược

Quý khách hàng thân mến, Chiều nay, ngày 24/05/2019, tại văn phòng Hà Nội của ezCloud đã diễn ra lễ ký kết thỏa thuận hợp tác chiến lược giữa công…

icon-date
icon-folder Tin tức ezCloud
Tặng tài liệu hội thảo Nha Trang: “Đa dạng nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới”

Tặng tài liệu hội thảo Nha Trang: “Đa dạng nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới”

Quý khách hàng thân mến, Ngày 18/05/2019 vừa qua, hội thảo: "Kinh doanh khách sạn tại Nha Trang - Đa dạng hóa nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới"…

icon-date
icon-folder Tin tức ezCloud
Hướng dẫn đặt phòng chi tiết trên Agoda

Hướng dẫn đặt phòng chi tiết trên Agoda

Là kênh OTA nổi tiếng, Agoda với dịch vụ đặt phòng uy tín, thủ tục nhanh gọn, phương thức thanh toán linh hoạt, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giá…

icon-date
icon-folder Cẩm nang du lịch
Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký bán phòng trên Hotels.com

Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký bán phòng trên Hotels.com

Hotels.com là một kênh OTA hàng đầu thế giới, mang đến cho du khách những lựa chọn lưu trú đa dạng từ hàng trăm ngàn khách sạn trên toàn cầu,…

icon-date
icon-folder Kinh doanh khách sạn
Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký bán phòng trên Hostelworld

Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký bán phòng trên Hostelworld

Hiện nay, Hostelworld là website đặt phòng hostel lớn nhất thế giới, với hơn 36.000 cơ sở lưu trú trên 170 quốc gia và được hơn 10 triệu khách hàng…

icon-date
icon-folder Kinh doanh khách sạn
[vietbao.vn] Nhiều khách sạn đang thực sự “phụ thuộc” vào du khách Trung Quốc

[vietbao.vn] Nhiều khách sạn đang thực sự “phụ thuộc” vào du khách Trung Quốc

Ngày 18/5, TP.Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa tổ chức hội thảo Kinh doanh khách sạn với chủ đề “Đa dạng hóa nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới”. Nhiều…

icon-date
icon-folder Báo chí nói về ezCloud
ezCloudhotel cập nhật phiên bản 3.0 với những cải tiến quan trọng

ezCloudhotel cập nhật phiên bản 3.0 với những cải tiến quan trọng

Quý khách hàng thân mến, Trước hết ezCloud xin chân thành cảm ơn quý khách vì đã đồng hành cùng chúng tôi trong suốt thời gian qua. Như quý khách…

icon-date
icon-folder Tin tức ezCloud
[dulich.net.vn] ezCloud tổ chức hội thảo: “Đa dạng hóa nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới”

[dulich.net.vn] ezCloud tổ chức hội thảo: “Đa dạng hóa nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới”

Sáng ngày 18/5, tại khách sạn StarCity (Tp. Nha Trang – Khánh  Hòa), Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu (Công ty ezCloud) tổ chức hội thảo mang chủ…

icon-date
icon-folder Báo chí nói về ezCloud
[baokhanhhoa.vn] Đa dạng hóa nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới

[baokhanhhoa.vn] Đa dạng hóa nguồn khách theo xu hướng công nghệ mới

Sáng 18-5, tại TP. Nha Trang, Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu (Công ty ezCloud) đã tổ chức Hội thảo kinh doanh khách sạn tại Nha Trang –…

icon-date
icon-folder Báo chí nói về ezCloud
[baovanhoa.vn]Phòng khách sạn ở Nha Trang quá phụ thuộc nguồn khách Trung Quốc

[baovanhoa.vn]Phòng khách sạn ở Nha Trang quá phụ thuộc nguồn khách Trung Quốc

VHO - Sáng 18.5, tại TP Nha Trang, Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu phối hợp Hiệp hội Khánh sạn TP Nha Trang tổ chức Hội thảo Kinh…

icon-date
icon-folder Báo chí nói về ezCloud
Đang tải...