7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

Bạn là nhân viên lễ tân khách sạn và hàng ngày phải thực hiện thủ tục check-in cho khách, nhất là khách đoàn (GIT)? Vậy bạn có biết những điều gì cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn? Nếu vẫn chưa tìm được câu trả lời, hãy để ezFolio giúp bạn giải đáp… Đọc thêm:

Tuân thủ quy trình check-in cho khách đoàn

Muốn tránh khỏi những sai sót không đáng có khi thực hiện thủ tục check-in cho khách, trước tiên, nhân viên lễ tân phải nắm rõ và thành thạo quy trình check-in tương ứng, đặc biệt là thủ tục check-in khách đoàn, bởi đây là đối tượng khách hàng tiềm năng góp phần mang lại doanh thu rất lớn cho khách sạn với số lượng khách lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người. Để dễ hình dung và nắm bắt nhanh chóng quy trình làm thủ tục check-in cho khách đoàn, ezFolio mời bạn theo dõi sơ đồ thực hiện công việc dưới đây: 7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn

Thực hiện mọi công việc check-in cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên

Kết quả hình ảnh cho hotel service in reception Tất cả mọi thông tin trao đổi liên quan đến đoàn khách như mượn giấy tờ tùy thân, trao chìa khóa, giới thiệu các dịch vụ, chính sách ưu đãi của khách sạn hay các yêu cầu đặc biệt của đoàn (thời gian check-out, báo thức,…) đều nên thực hiện cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên hoặc người đại diện của đoàn đó, tránh trường hợp đoàn đông gây náo loạn tại quầy lễ tân hoặc khu vực tiền sảnh gây ảnh hưởng đến những khách hàng khác cũng như chất lượng dịch vụ của khách sạn.

Một số lưu ý khác

Nhân viên lễ tân cần đảm bảo thực hiện phân phòng cho khách một cách phù hợp, lưu ý phân phòng gần nhau, có thể là cùng một tầng/ dãy/ khu để thuận tiện cho việc di chuyển và tập hợp của đoàn

  • Danh sách khách đoàn và số phòng chi tiết sẽ được in trước khi khách đến khách sạn. Khi đoàn đến, lễ tân sẽ đưa danh sách cho trưởng đoàn để kiểm tra lại xem có đúng loại phòng cho khách và những khách đăng ký ở cùng một phòng hay không; thực hiện thay đổi và cập nhật lại trên phần mềm hệ thống nếu có.
  • Lễ tân cần lưu ý phân phòng gần nhau, tốt nhất là cùng một tầng/ dãy/ khu cho từng đoàn khách, tránh trường hợp khách phàn nàn vì các phòng cách xa nhau gây khó khăn cho việc di chuyển và tập hợp đoàn
  • Khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn, nhân viên lễ tân phải mời khách nghỉ tại khu vực chờ check-in đã được bố trí sẵn trước đó, tránh để khách tập trung quá lâu tại sảnh hay quầy lễ tân gây tắt lối đi.
  • Passport của đoàn khách sẽ được nhận và trả lại thông qua trưởng đoàn, không nên thực hiện riêng lẻ từng khách để tránh nhầm lẫn.
  • Ngoài ra, tùy theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay Trưởng bộ phận Lễ tân sẽ thực hiện chào đón khách tại cổng ra vào, có bao gồm cả hoa và băng rôn chào mừng.

Trên đây là chia sẻ của ezFolio về một số điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và góp phần giúp lễ tân khách sạn thực hiện quy trình check-in nhanh chóng, đầy đủ và tự tin, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc và thành thạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn. Bên cạnh đó, để công việc check-in khách đoàn được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để
kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Đừng bỏ lỡ

4 mô hình homestay được lựa chọn nhiều nhất hiện nay

Homestay là mô hình kinh doanh dịch vụ lưu trú đang trở thành xu hướng hiện nay. Ngày càng có nhiều loại hình homestay độc đáo và có 4 mô…

ezFolio ra mắt tính năng Lọc nhà hàng trong màn hình Tách bàn

Hôm nay, phần mềm quản lý khách sạn 3-5 sao ezFolio có gì mới? Trong phiên bản trước v3.39.0, ezFolio cập nhật tính năng Thêm giá khi khai báo sản…

ezCloudhotel App Android ra mắt tính năng Tạo mới và Quản lý đặt phòng khách lẻ

Quý khách hàng thân mến, Hiện tại, Giải pháp quản lý khách sạn vừa và nhỏ (0-2 sao) ezCloudhotel có thể được truy cập qua 2 kênh (Website - ezCloudhotel…

ezCloudhotel cải tiến tính năng Gán phòng tự động đối với các booking từ CMS

Hôm nay, phần mềm quản lý khách sạn vừa và nhỏ ezCloudhotel có gì mới? Nếu như với phiên bản gần đây nhất, phần mềm ezCloudhotel đã cập nhật tính…

9 bước xây dựng chiến lược marketing cho khách sạn thành công

Để thu hút được thêm nhiều khách hàng hơn nữa, nâng cao doanh thu khách sạn trong dịp cuối năm này, khách sạn cần có những chiến dịch phủ sóng,…

Hội nghị: Đẩy mạnh việc ứng dụng Công nghệ số tại các khách sạn Hồ Chí Minh

Quý khách hàng thân mến, Công nghệ số đang bao trùm lên rất nhiều các lĩnh vực trong đời sống xã hội và việc ứng dụng công nghệ số trong…

[ict news.vn] CMC TS trở thành đối tác độc quyền cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho ezCloud

Ngày 4/11/2019, Tổng Công ty Công nghệ và Giải pháp CMC (CMC TS) đã bắt tay với Nền tảng quản lý và kinh doanh khách sạn ezCloud, chính thức trở…

7 Lợi ích to lớn mà công nghệ mang lại cho khách sạn

Sự phát triển của công nghệ số làm thay đổi hành vi người tiêu dùng, buộc các khách sạn cũng phải thay đổi theo nếu không muốn bị bỏ lại…

ezCloud hợp tác chiến lược cùng CMC phân phối sản phẩm hóa đơn điện tử

Quý khách hàng thân mến, Chiều ngày 31/10/2019, tại văn phòng CMC ở Hà Nội diễn ra lễ ký kết hợp tác chiến lược giữa Công ty TNHH Công nghệ…

Top 21 khách sạn Sapa hot nhất không thể bỏ qua 2019

Sapa được xem là một trong những địa danh mà bạn nhất định phải đến trong đời. Với những cảnh quan thiên nhiên hùng vĩ, những ruộng bậc thang thơ…
[X]
Đang tải...