7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn (GIT)

Bạn là nhân viên lễ tân khách sạn và hàng ngày phải thực hiện thủ tục check-in cho khách, nhất là khách đoàn (GIT)? Vậy bạn có biết những điều gì cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn? Nếu vẫn chưa tìm được câu trả lời, hãy để ezFolio giúp bạn giải đáp…
Đọc thêm:

Tuân thủ quy trình check-in cho khách đoàn

Muốn tránh khỏi những sai sót không đáng có khi thực hiện thủ tục check-in cho khách, trước tiên, nhân viên lễ tân phải nắm rõ và thành thạo quy trình check-in tương ứng, đặc biệt là thủ tục check-in khách đoàn, bởi đây là đối tượng khách hàng tiềm năng góp phần mang lại doanh thu rất lớn cho khách sạn với số lượng khách lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm người. Để dễ hình dung và nắm bắt nhanh chóng quy trình làm thủ tục check-in cho khách đoàn, ezFolio mời bạn theo dõi sơ đồ thực hiện công việc dưới đây:
7 điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn

Thực hiện mọi công việc check-in cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên

Kết quả hình ảnh cho hotel service in reception
Tất cả mọi thông tin trao đổi liên quan đến đoàn khách như mượn giấy tờ tùy thân, trao chìa khóa, giới thiệu các dịch vụ, chính sách ưu đãi của khách sạn hay các yêu cầu đặc biệt của đoàn (thời gian check-out, báo thức,…) đều nên thực hiện cùng với Trưởng đoàn/ Hướng dẫn viên hoặc người đại diện của đoàn đó, tránh trường hợp đoàn đông gây náo loạn tại quầy lễ tân hoặc khu vực tiền sảnh gây ảnh hưởng đến những khách hàng khác cũng như chất lượng dịch vụ của khách sạn.

Một số lưu ý khác

Nhân viên lễ tân cần đảm bảo thực hiện phân phòng cho khách một cách phù hợp, lưu ý phân phòng gần nhau, có thể là cùng một tầng/ dãy/ khu để thuận tiện cho việc di chuyển và tập hợp của đoàn

  • Danh sách khách đoàn và số phòng chi tiết sẽ được in trước khi khách đến khách sạn. Khi đoàn đến, lễ tân sẽ đưa danh sách cho trưởng đoàn để kiểm tra lại xem có đúng loại phòng cho khách và những khách đăng ký ở cùng một phòng hay không; thực hiện thay đổi và cập nhật lại trên phần mềm hệ thống nếu có.
  • Lễ tân cần lưu ý phân phòng gần nhau, tốt nhất là cùng một tầng/ dãy/ khu cho từng đoàn khách, tránh trường hợp khách phàn nàn vì các phòng cách xa nhau gây khó khăn cho việc di chuyển và tập hợp đoàn
  • Khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn, nhân viên lễ tân phải mời khách nghỉ tại khu vực chờ check-in đã được bố trí sẵn trước đó, tránh để khách tập trung quá lâu tại sảnh hay quầy lễ tân gây tắt lối đi.
  • Passport của đoàn khách sẽ được nhận và trả lại thông qua trưởng đoàn, không nên thực hiện riêng lẻ từng khách để tránh nhầm lẫn.
  • Ngoài ra, tùy theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà Giám đốc khách sạn hay Trưởng bộ phận Lễ tân sẽ thực hiện chào đón khách tại cổng ra vào, có bao gồm cả hoa và băng rôn chào mừng.

Trên đây là chia sẻ của ezFolio về một số điều cần lưu ý khi làm thủ tục check-in cho khách đoàn. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và góp phần giúp lễ tân khách sạn thực hiện quy trình check-in nhanh chóng, đầy đủ và tự tin, thể hiện sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc và thành thạo kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn.
Bên cạnh đó, để công việc check-in khách đoàn được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ezFolio

dùng thử miễn phí

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Dự đoán bức tranh du lịch 2022: Sự trở lại và Phục hồi

Theo như thống kê của UNWTO, du lịch thế giới năm 2021 tăng trưởng khoảng 4%, tuy không nhiều và chưa thể trở lại như lúc trước dịch. Nhưng đây cũng đã là tín hiệu khởi đầu cho một năm 2022 để có bước đà nhảy vọt sau hơn 2 …

Nhìn lại Du lịch Việt Nam 2021 qua những con số

Năm Tân Sửu đang đi đến những ngày cuối cùng, đối với những người làm Du lịch, một năm qua thực sự là một khoảng thời gian khó khăn với dịch bệnh và giãn cách. Hãy cùng ezCloud điểm lại những con số đã tạo nên ngành Du lịch trong …

Khôi phục kinh doanh từ tổ chức sự kiện sau mùa dịch

Dưới sự tác động của dịch bệnh Covid-19, các khách sạn, đặc biệt là các khách sạn lớn đã mất đi khoảng 25-50% doanh thu do tình trạng giãn cách xã hội và những điều luật ban hành để hạn chế tụ tập đông người. Từ nguyên nhân đó, khách …

[ictvietnam] Nền tảng ezCloud trở thành đối tác chính thức của Google Hotels

Mới đây, nền tảng quản trị và kinh doanh du lịch ezCloud đã chính thức trở thành đối tác chính thức của Google Hotels. Sự hợp tác này sẽ hoàn thiện hệ sinh thái du lịch của ezCloud để từ đó có thể cung cấp một giải pháp đồng bộ, …

THÔNG CÁO BÁO CHÍ: ezCloud trở thành đối tác chính thức của Google Hotels

Hà Nội, ngày 12 tháng 1 năm 2022 – Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu xin thông báo về việc trở thành đối tác chính thức của Google Hotels. Đây là một tính năng hứa hẹn sẽ đem lại những lợi ích to lớn dành cho ezCloud và …

Tại sao mô hình khách sạn thông minh là tương lai của Quản trị khách sạn

Công nghệ có đang giúp khách sạn của bạn phát triển hay không ? Cùng khám phá lý do tại sao mô hình khách sạn thông minh sẽ là tương lai của quản trị khách sạn.

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn
[stm-calc id="32026"]