Vận hành khách sạn với chi phí thấp thời Covid?

Du lịch nội địa được kỳ vọng sẽ dẫn dắt sự phục hồi của thị trường du lịch trong năm 2020 khi đại dịch chưa được khống chế trên toàn cầu.

Với định hướng phát triển ngành công nghiệp không khói trở thành ngành kinh tế trọng điểm của Nhà nước, triển vọng phát triển của ngành khách sạn ở Việt Nam trong dài hạn sẽ vẫn rất khả quan.

Khách sạn cần phải có các chiến lược phù hợp trong quản lý và vận hành để duy trì hoạt động trong giai đoạn khó khăn, đồng thời chuẩn bị tốt cho kế hoạch phát triển trở lại khi đại dịch qua đi.

Trong bối cảnh chưa thể đi du lịch nước ngoài, nhiều người Việt lựa chọn du lịch trong nước nhằm kích cầu du lịch địa phương. Phú Quốc là một trong những điểm sáng của du lịch trong nước với số lượt khách ghi nhận trong 8 tháng đầu năm nay là hơn 2 triệu lượt, nhiều gấp 2 lần con số của Khánh Hòa, gấp 3 lần số lượt khách đến Hà Nội. Phú Quốc là một ví dụ điển hình cho việc trong mùa dịch bệnh này, tuy có nhiều khó khăn nhưng ngành du lịch trong nước vẫn có cơ hội hồi phục. Và chúng ta, những người làm ngành dịch vụ khách sạn vẫn băn khoăn một điều là làm sao để có thể đón đầu được làn sóng du lịch trong nước với một mức chi phí vận hành thấp mà vẫn đem lại dịch vụ tốt?

Nhiều người cho rằng, việc kiểm soát chi phí trong khi vẫn giữ chất lượng dịch vụ ở mức cao nhất là một thách thức lớn đòi hỏi chủ các khách sạn phải tính toán thật cẩn thận cho các “bước đi” của mình nhất là trong thời điểm nhạy cảm này. Những tác động của dịch bệnh chắc chắn sẽ không dừng lại tại đây. Việc làm của chúng ta hiện nay là xoay sở và vận hành khách sạn thật tốt với ngân sách tiết kiệm thêm ít nhất 6 tháng nữa. Dưới đây là một số gợi ý giúp chủ cơ sở lưu trú vận hành hoạt động của một khách sạn hiệu quả trong giai đoạn bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid 19.

Tối ưu hóa lực lượng lao động và đào tạo chéo nhân sự.

Đối mặt với sự ảnh hưởng nặng nề bởi tác động của dịch Covid-19, nhiều khách sạn đã phải cắt giảm nguồn nhân lực để có thể không bị rơi vào tình cảnh “đóng cửa”. Theo ước tính của Sở du lịch Khánh Hòa, dịch Covid-19 đã khiến 17.100 lao động trong ngành du lịch bị mất việc, trong đó lĩnh vực lưu trú giảm khoảng 15.000 người (chiếm 30% tổng số lao động lĩnh vực lưu trú). Đây là những con số đáng buồn trong ngành du lịch, nhưng đứng với vai trò là người quản lý khách sạn thì cắt giảm luôn là điều đầu tiên được tính đến mỗi khi muốn tối ưu ngân sách. Theo thống kê của Hotel Management, chi phí dành cho nhân sự đang chiếm một tỷ lệ đáng kể trong hoạt động của khách sạn, tỷ lệ đó trung bình khoảng 50%. Tuy nhiên, việc giảm thiểu nguồn nhân lực một cách vội vàng mà không suy tính sẽ đem lại những khó khăn cho khách sạn khi hoạt động trở lại bình thường. Do vậy, người quản lý phải suy nghĩ thật sáng tạo và thật cẩn thận trước khi bắt đầu triển khai.

Nhiều khách sạn trên cả nước thay vì sa thải ồ ạt nhân sự, họ chọn cách đào tạo chéo nhân sự và vẫn duy trì những nhân sự chủ chốt và cần thiết cho hoạt động của khách sạn. Một số các vị trí có mối quan hệ gần và tiếp cận cùng một đối tượng khách hàng có thể được nhóm lại cho một bộ phận phụ trách. Lấy ví dụ đối với những khách sạn vừa và nhỏ, nhân viên lễ tân có thể được đào tạo chéo để đảm nhiệm vai trò là một nhân viên hỗ trợ khách hàng. Hoặc nhân viên Marketing được đào tạo thêm kiến thức bán hàng từ phòng Sales, nhân viên Sale được đào tạo thêm kiến thức chăm sóc khách hàng.

Xem thêm:

Vận hành bằng phần mềm quản lý khách sạn

PMS là viết tắt của Property Management System hay còn được gọi là phần mềm quản lý khách sạn. Thông qua phần mềm PMS, các bộ phận trong khách sạn có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình một cách dễ dàng. Việc theo dõi chi phí hoạt động của khách sạn, cập nhật phòng tồn kho lên các kênh phân phối có thể tốn rất nhiều thời gian và sẽ xuất hiện những khó khăn phát sinh nếu được thực hiện thủ công. Vì vậy khách sạn nên sử dụng hệ thống quản lý khách sạn (PMS) với đầy đủ tính năng cần thiết cho việc vận hành khách sạn, gạt đi công việc thủ công hàng ngày chiếm quá nhiều thời gian. Trung bình với một khách sạn 0-2* khi ứng dụng giải pháp PMS vào mô hình khách sạn thì có thể giúp chủ khách sạn tiết kiệm thời gian lên đến 4-6 tiếng/tuần. Như vậy, chủ khách sạn sẽ có thêm thời gian tập trung vào xây dựng các chiến lược hồi phục doanh thu khách sạn sau dịch, hoặc các chiến lược marketing hiệu quả cho khách sạn của mình.Báo cáo của HotelExceed.com nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một hệ thống quản lý khách sạn tự động. Những chức năng khác nhau để phục vụ cho các khía cạnh công việc khác nhau của nhà quản trị như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, kế toán, thu – chi trong khách sạn,… giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Sự thuận tiện này không những tiết kiệm thời gian và tạo các báo cáo chính xác mà còn giúp người quản lý khách sạn có thể tập trung vào hiệu suất của khách sạn, thay vì vùi đầu làm việc với dữ liệu lớn để làm báo cáo cho khách sạn

Hầu hết các hệ thống quản lý khách sạn trên thị trường hiện nay cung cấp cho chủ khách sạn một sản phẩm với giá cả phải chăng và nhiều chức năng khác nhau nhưng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu cần thiết. Tuy nhiên, ít có một doanh nghiệp nào có thể ứng dụng việc quản lý khách sạn trên các thiết bị điện thoại thông minh. Điều này có nghĩa là, chủ khách sạn không nhất thiết phải có mặt tại khách sạn để quản lý mà có thể quản lý khách sạn từ xa thông qua Apps trên các thiết bị. Và ezCloud tự hào là doanh nghiệp duy nhất trên thị trường Việt Nam đem đến giải pháp quản lý từ xa đến với chủ khách sạn bằng ngôn ngữ Tiếng Việt.

Chi phí dành cho Marketing

Trong giai đoạn ảnh hưởng của dịch Covid-19, các đường bay đi và đến từ nước ngoài đều bị cấm thì chủ khách sạn nên tập trung ít đến khách du lịch nước ngoài thay vào đó là nên tập trung vào nguồn khách du lịch nội địa. Để có thể thực hiện một chiến dịch Marketing hiệu quả hướng đến nguồn khách trong nước, các khách sạn không còn phụ thuộc vào các kênh OTAs truyền thống mà nên đa dạng hóa các kênh bán hàng như qua các đại lý du lịch (travel agent), qua kênh trực tiếp từ website hoặc từ mạng xã hội. Một câu hỏi được đặt ra ở đây là, làm sao để nhận được booking từ các kênh trực tiếp do khách sạn quản lý mà hệ thống quản lý phần mềm khách sạn vẫn đồng bộ và tự cập nhật được. Booking engine hay công cụ đặt phòng trực tuyến là câu trả lời cho vấn đề trên. ezBe đang là một công cụ đặt phòng trực tuyến được nhiều khách sạn tin tưởng vì tính thuận lợi. Với sự thuận tiện của ezBe, ezCloud cho rằng có thể giúp khách sạn tăng 23% doanh thu. Vì khi sử dụng ezBe việc đặt phòng và thanh toán sẽ được thực hiện trực tuyến ngay trên website khách sạn, giúp khách sạn tăng lượng booking trực tiếp, không mất phí hoa hồng với các kênh OTA. Hơn nữa, chúng ta nên tận dụng hiệu ứng Billboard vì hiệu ứng này sẽ giúp cơ sở lưu trú gia tăng số lượt đặt phòng trực tiếp, cũng như lượng tìm kiếm trực tuyến organic, đồng thời là nền tảng để chúng ta giảm phụ thuộc vào OTA. Trong ngành Hospitality cạnh tranh, hiệu ứng Billboard có ích cho các chủ khách sạn, homestay hơn rất nhiều các công cụ Marketing khác.

Bên cạnh đó, hiện nay để giảm thiểu khó khăn về nguồn khách du lịch do tác động của dịch bệnh, chủ khách sạn có thể gia tăng lượt đặt phòng của mình thông qua việc hợp tác với các Travel Agent. Và để tiết kiệm thời gian và công sức của chủ khách sạn kết nối với các Travel Agent, One Inventory đã ra mắt với mục đích giúp khách sạn bán phòng cho các Travel Agent một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian, bên cạnh đó với One Inventory việc bán phòng không chỉ dừng lại ở các Travel Agent mà còn bán phòng trên các trang thương mại điện tử như Shoppe, Sen đỏ,..hay đặc biệt hơn nữa là qua hệ sinh thái ví điện tử như Viettel Pay hay qua ứng dụng ngân hàng SCB, đây là điểm đặc biệt nhất của One Inventory mà không phải đơn vị nào cũng mang lại được.

Xem thêm:

Chi phí khách sạn dành cho năng lượng

Theo thông tin của “EPA Energy Star” – một nhãn hiệu về tiết kiệm năng lượng nổi tiếng thì trong các khách sạn mức tiêu thụ năng lượng cũng chiếm một tỉ trọng rất cao trong chi phí của khách sạn (chỉ đứng sau chi phí về nhân sự) và đang tăng rất nhanh qua từng năm. Theo báo cáo”Hotels: An Overview of Energy Use and Energy Efficiency Opportunities” của EPA Energy Star thì mức sử dụng năng lượng trong mô hình kinh doanh khách sạn trung bình sẽ chiếm khoảng 6% chi phí vận hành.

Với con số về mức độ tiêu thụ năng lượng như trên, chủ khách sạn hiển nhiên muốn giảm thiểu lượng tiêu thụ năng lượng trong cơ sở lưu trú và có rất nhiều cách đơn giản mà chủ khách sạn có thể áp dụng ngay cho mô hình kinh doanh của mình. Một số lời gợi ý đơn giản dễ triển khai có thể giúp chủ khách sạn tiết kiệm được năng lượng như:

Tránh việc điều chỉnh điều hòa “overheating” ở các phòng và hành lang.
Tránh vận hành đồng thời hệ thống sưởi và làm mát.
Sử dụng bóng đèn LED: bóng đèn LED sử dụng năng lượng ít hơn tới 85% so với các bóng đèn tròn mà vẫn cung cấp cùng một lượng ánh sáng tương tự.
Áp dụng chìa khóa từ kết nối với nguồn điện trong phòng nghỉ.
Sử dụng thiết bị cảm ứng bật tắt tự động
Hướng dẫn nhân viên tắt các thiết bị đèn, TV và hệ thống sưởi ấm hoặc làm mát trong phòng trống, hoặc

Đó là những điều cơ bản nhất bạn có thể áp dụng cho khách sạn của mình trong thời điểm này. Tuy nhiên cách tiết kiệm hiệu quả nhất bao giờ cũng là xuất phát từ khía cạnh con người, hãy hướng dẫn nhân viên thực hiện các cách thức để tiết kiệm năng lượng đồng thời thông báo tới khách hàng biết về thông tin lẫn cách tiết tiết kiệm năng lượng của khách sạn để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Đơn giản hóa quản lý khách sạn với thiết bị nhỏ gọn.

Càng ngày công nghệ càng phát triển theo thời gian và xuất hiện những giải pháp mới, đi kèm cùng sự phát triển đó chính là yêu cầu của người sử dụng. Chẳng cần lấy ví dụ đâu xa trong ngành dịch vụ khách sạn, xuất phát từ nhu cầu của chủ villa, homestay,.. mong muốn quản lý khách sạn từ xa và quản lý chặt chẽ hoạt động của nhân viên lẫn chất lượng dịch vụ với mức chi phí thấp. Chính vì lý do này mà hiện nay các sản phẩm nhỏ gọn dễ thao tác từ xa và tiết kiệm chi phí xuất hiện rất nhiều, nổi bật là sản phẩm Sunmi được tích hợp phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud để giúp chủ các villa, homestay,. giải quyết nhu cầu cấp bách.

Sản phẩm Sunmi có thiết kế như một thiết bị di động được tích hợp phần mềm quản lý khách sạn (PMS) vừa có thể mang đi dễ dàng và quan trọng hơn là giúp chủ doanh nghiệp không cần đầu tư quá nhiều vào các thiết bị như máy tính và đi kèm với đó là các thiết bị ngoại vi như máy in, máy POS,..

Một số lợi ích khi sử dụng sản phẩm Sunmi để quản lý

Tích hợp hệ thống quản lý khách sạn PMS của ezCloud miễn phí

Tích hợp tính năng in hóa đơn: Hỗ trợ nhân viên lễ tân in hóa đơn nhanh chóng, hỗ trợ khách hàng check in, check out nhanh chóng và hạn chế sai sót xảy ra
Thiết bị nhỏ gọn, dễ sử dụng, song song đem lại trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng
Thực hiện check out nhanh chóng đặc biệt phù hợp với mô hình villa, homestay,..vì các mô hình này sẽ thường không có quầy lễ tân, nên với Sunmi việc check out sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Việc giảm thiểu chi phí vận hành cho khách sạn nhỏ và vừa có thể mở ra một cơ hội mới cho khách sạn đem lại nhiều lợi nhuận hơn và vẫn mang lại chất lượng dịch vụ tốt cho khách hàng. Đã đến lúc bắt tay ngay vào việc xem lại mô hình hoạt động của mình và áp dụng những lời gợi ý của ezCloud để giảm thiểu chi phí vận hành cho khách sạn để vượt qua giai đoạn khó khăn này.

4.8/5 - (5 bình chọn)