Giải đáp booking engine là gì? Đây là công cụ đặt phòng trực tuyến giúp nâng cấp trải nghiệm khách hàng, tối ưu quản lý khách sạn.

Phát triển cùng với nhu cầu nghỉ dưỡng, tận hưởng của con người, ngành du lịch cũng ngày một tăng trưởng. Con số phát triển về dịch vụ những năm trở lại đây đều vượt ngưỡng kỳ vọng. Chính vì vậy, để có thể đáp ứng nhu cầu “khổng lồ” của khách hàng cũng như bắt kịp xu hướng thời đại, nhiều khách sạn đã áp dụng tính năng đặt phòng trực tuyến trên website. Đó chính là booking engine. Nếu các bạn vẫn còn đang thắm mắc booking engine là gì? Cách thức hoạt động của công cụ đặt phòng trực tuyến này như thế nào? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Booking engine là gì?

Booking engine được hiểu là công cụ đặt phòng trực tuyến. Có thể hiểu một cách đơn giản, đây là một hệ thống, ứng dụng cho phép khách hàng có thể đặt phòng trực tuyến từ xa mà không cần đến trực tiếp cơ sở lưu trú. Đồng thời, thông qua booking engine, các khách sạn, resort, nhà hàng, căn hộ cho thuê cũng dễ dàng xử lý và quản lý các yêu cầu đặt phòng hơn.

Một công cụ đặt phòng trực tuyến sẽ gồm những chức năng nhất định. Điển hình như thu thập thông tin đặt phòng của khách hàng. Thông tin thanh toán và thẻ của khách hàng. Đồng thời tích hợp toàn bộ dữ liệu trên với phần mềm quản lý khách sạn. Bao gồm CRS, PMS, cổng thanh toán…

Với sự ra đời của booking engine, các thao tác đặt phòng sẽ được chủ động hoá. Booking engine sẽ tự động lọc ra những phòng trống của cơ sở lưu trú theo thông tin khách hàng nhập. Điển hình như ngày check in/check out. Đồng thời, các thông tin về phòng nghỉ cũng được cung cấp đầy đủ như loại phòng, giá phòng, dịch vụ đi kèm, chương trình ưu đãi… Ngoài ra, booking engine còn cung cấp dịch vụ thanh toán online sau khi xác nhận yêu cầu đặt phòng.

2. Tầm quan trọng của công dụ booking engine đối với cơ sở lưu trú

Sau khi tìm hiểu booking engine là gì, hãy cùng ezCloud khám phá những lợi ích tuyệt vời của ứng dụng đặt phòng trực tuyến này đối với các cơ sở kinh doanh lưu trú nhé!

2.1. Tiết kiệm tối đa chi phí

Lợi ích tuyệt vời nhất mà công cụ đặt phòng trực tuyến mang đến cho các cơ sở kinh doanh lưu trú chính là bạn sẽ không cần phải trích một khoản tiền hoa hồng chi trả chi bên thứ ba. Bao gồm các kênh phân phối như GDS, OTA, đại lý du lịch… Thông thường, một khách sạn sẽ phải trích ra khoảng 10 – 20% OTAs cho mỗi lần khách hàng booking. Khoản thanh toán đó đã bao gồm cả chi phí quảng cáo. Có thể thấy, booking engine đã giúp lợi nhuận của khách sạn tăng đáng kể. Ứng dụng đặt phòng trực tuyến đã biến website của khách sạn trở thành một cửa hàng online tự phục vụ toàn thời gian.

2.2. Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Để có thể thành công trong ngành dịch vụ. Việc xây dựng nhận thức về thương hiệu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bên cạnh việc quảng bá những tính năng, giá trị nổi bật của sản phẩm. Khách sạn còn cần xây dựng niềm tin cùng sự trung thành của khách hàng. Đặc biệt là trong bối cảnh thị trường B2C được cá nhân hoá vô cùng phát triển. Sau khi khách sạn đã thấu hiểu những thuộc tính của bản thân. Việc thiết lập trang web và áp dụng công cụ đặt phòng trực tuyến là điều cần thiết.

2.3. Thu thập mọi dữ liệu của khách hàng

Vấn đề thất thoát thông tin, dữ liệu khách hàng sẽ không còn là vấn đề khi áp dụng công cụ booking engine. Những người quản lý có thể các thông tin có liên quan đến khách hàng mà không gặp bất kì khó khăn nào.

2.4. Tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến

Công cụ booking engine cũng cung cấp tính năng thanh toán trực tuyến. Khách hàng có thể đặt phòng và hoàn thành thao tác thanh toán trực tuyến chỉ trong nháy mắt. Tất cả những gì bạn cần chỉ là một tấm thẻ thanh toán nội địa cũng như quốc tế. Một công cụ booking engine sẽ giúp cải thiện những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống dịch vụ. Từ đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn trong mắt khách sạn.

3. Quy trình hoạt động của hệ thống booking engine

Nhiều người thường cho rằng, công cụ booking engine thường được xây dựng bởi nhà phát triển hay đội ngũ thiết kế website thực hiện. Tuy nhiên, điều này là hoàn toàn không đúng sự thật. Trên thực tế, công cụ booking engine là sản phẩm trong phần mềm quản lý khách sạn (PMS – Property Management System). Phần mềm này sẽ do một bên đối tác thứ ba cung cấp cho khách sạn. Nếu khách sạn đó không có website mà chỉ hoạt động trên các kênh mạng xã hội như Facebook. Công ty cung cấp phần mềm quản lý khách sạn vẫn có thể gửi đường link liên kết đến công cụ booking engine cho khách hàng của khách sạn đó.

Công cụ booking engine sẽ được liên kết trực tiếp với phần mềm quản lý khách sạn. Bởi hệ thống sẽ hoạt động theo cơ chế tự đồng bộ hoá dữ liệu đặt phòng theo thời gian thực. Tức là khi yêu cầu đặt phòng của khách hàng thành công. Hệ thống quản lý của khách sạn sẽ tự động lưu trữ toàn bộ thông tin mà khách hàng cung cấp trước đó.

4. Các ví dụ cụ thể về booking engine là gì?

4.1. Khách sạn có website

Ví dụ điển hình nhất cho công cụ booking engine chính là khách sạn Ao Garden. Đơn vị kinh doanh khách sạn này đã có sẵn giao diện website được xây dựng bởi Cohost AI. Công việc chính của nhóm thiết kế hệ thống website của Ao Garnden chính là xây dựng phần kiểm tra tình trạng phòng tại khách sạn để khách hàng có thể tiện theo dõi. Đường link liên kết đến công cụ Booking engine được gắn trực tiếp vào phần “Đặt phòng”. Ngay khi khách hàng nhấn vào sẽ chuyển đến giao diện của Booking engine.

4.2. Khách sạn không có webiste

Nếu cơ sở kinh doanh lưu trú đó còn nhỏ, chưa xây dựng giao diện website thì đường link liên kết Booking engine sẽ được gắn vào phần “BOOK NOW” trên trang fanpage Facebook.

4.3. Khách sạn thuộc các tập đoàn lớn

Phần lớn những chuỗi khách sạn hàng đầu hiện nay đều xây dựng một hệ thống booking engine dành cho riêng mình. Đồng thời, chúng sẽ tự động liên kết với phần mềm quản lý của từng chi nhánh, cơ sở khác nhau của tập đoàn. Đa số các tập đoàn đều sẽ sử dụng chung một hệ thống quản lý cho mọi công ty, thương hiệu con trực thuộc.

5. Top 3 công cụ booking engine kinh điển nhất hiện nay

Những ứng dụng đặt phòng online như Booking.com, Traveloka, Airbnb.com, Agoda… đã quá quen thuộc với mọi người. Ngược lại, booking engine là gì có lẽ còn khá mới lạ với nhiều người. Để tăng độ phổ cập, các công cụ booking engine hiện nay đều tối ưu hoá với tất cả các thiết bị di động. Từ đó tạo được sự thuận tiện cho khách hàng, giúp tăng trưởng doanh số khách sạn. Một số những công cụ booking engine phổ nhất nhất hiện nay phải kể đến như:

5.1. Mews

Mews là công cụ đặt phòng trực tuyến lý tưởng giúp mang đến cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời nhất. Công cụ cung cấp quy trình đặt phòng tiện lợi, nhanh chóng với 20 loại ngôn ngữ và tiền tệ. Các sản phẩm đi kèm dịch vụ với mục đích bán chéo, tăng trưởng doanh thu cũng được kết nối tinh tế tại Mews. Đồng thời, công cụ booking engine còn cho phép bên thứ ba như người thân, bạn bè… đặt phòng hộ và thanh toán an toàn, nhanh chóng.

5.2. SiteMinder

Công cụ booking engine SiteMinder được áp dụng nhằm cải thiện quy trình đặt phòng khách sạn. Thông qua SiteMinder, tỷ lệ nhấn vào ứng dụng của khách sạn sẽ sẽ tăng cao. Với quy trình đặt phòng nhanh chóng, đơn giản, hệ thống thanh toán an toàn, công cụ booking engine này chắc chắn sẽ mang đến trải nghiệm tuyệt cho người dùng.

5.3. Avvio

Đây là hệ thống đặt phòng khách sạn trực tuyến được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Điển đặc biệt của công cụ booking engine là được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tại AI. Mục đích để tối ưu hoá trải nghiệm của khách hàng thông qua việc áp dụng khoa học dữ liệu. Ngoài ra, Avvio cũng tích hợp nhiều tính năng khác. Điển hình như hệ thống đặt phòng trung tâm, quản lý kênh, thông tin kinh doanh…

6. Lời kết

Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu về booking engine là gì? Hy vọng những thông tin của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó dành cho các bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Kiến thức chung của ezCloud để có thêm nhiều thông tin được cập nhật mới nhất nhé!