Hãy cùng ezCloud tìm hiểu về điểm khác biệt giữa PMS, CMS, Booking Engine và OTA thông qua bài viết dưới đây nhé!

Cùng với sự phát triển của thời đại, hiện nay, vô vàn những giải pháp công nghệ quản lý khách sạn ra đời, trở thành “cánh tay đắc lực” giúp khách sạn tối ưu quy trình vận hành, tăng trưởng doanh thu vượt bậc, nâng cao khả năng cạnh tranh. Trong đó nhất định không thể bỏ qua phần mềm quản lý khách sạn (PMS), phần mềm quản ký kênh bán phòng (CMS), công cụ đặt phòng khách sạn trực tuyến (booking engine) và đại lý bán phòng khách sạn trực tuyến (OTA). Vậy đâu là điểm khác biệt giữa những công cụ này trong lĩnh vực quản lý khách sạn? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Tìm hiểu về phần mềm PMS

PMS (Property Management System) được biết đến là hệ thống quản lý tài sản, có vai trò cốt lõi trong hoạt động khách sạn. Hệ thống này hỗ trợ từ quy trình check-in/check-out, quản lý đặt phòng, nhân sự, thanh toán, đến theo dõi tình trạng phòng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Có thể nói, PMS tượng trưng cho “trái tim” của một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn.

Những chức năng quan trọng của PMS trong khách sạn:

• Quản lý đặt phòng: Theo dõi và cập nhật toàn bộ quy trình từ khi khách đặt phòng đến lúc rời đi, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và đồng bộ.
• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ lịch sử lưu trú, sở thích cá nhân, giúp cá nhân hóa dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách.
• Xử lý thanh toán và hóa đơn: Tích hợp với các cổng thanh toán để thực hiện giao dịch nhanh chóng, chính xác và an toàn.
• Điều phối nhân sự và dịch vụ nội bộ: Hỗ trợ quản lý công việc của nhân viên, tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao chất lượng phục vụ.

Với vai trò trung tâm, phần mềm PMS giúp khách sạn vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

2. Tìm hiểu về CMS

Hệ thống quản lý kênh bán phòng (Channel Manager System – CMS) có nhiệm vụ là cầu nối giữa khách sạn với các nền tảng đặt phòng trực tuyến (OTA), trang web chính thức và các kênh phân phối khác. Với việc sử dụng phần mềm CMS, các khách sạn có thể đồng bộ tình trạng phòng, giá cả và tối ưu hóa doanh thu trên nhiều nền tảng một cách hiệu quả.

Chức năng quan trọng của Channel Manager trong quản lý khách sạn:

• Đồng bộ theo thời gian thực: CMS tự động cập nhật tình trạng phòng và giá phòng trên tất cả các kênh được kết nối, giảm thiểu tình trạng overbooking và đảm bảo thông tin luôn chính xác.
• Tối ưu hóa doanh thu: Bằng cách phân tích nhu cầu thị trường, CMS hỗ trợ khách sạn điều chỉnh giá linh hoạt để tối đa hóa công suất phòng và gia tăng lợi nhuận.
• Tiết kiệm thời gian & giảm sai sót: Thay vì cập nhật thủ công trên từng OTA, CMS cho phép quản lý tập trung chỉ trên một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ nhập sai dữ liệu.
• Mở rộng phạm vi tiếp cận: Nhờ khả năng cập nhật tự động, CMS giúp khách sạn tiếp cận lượng khách hàng rộng lớn hơn, tăng tỷ lệ đặt phòng từ nhiều thị trường khác nhau.

Xem thêm:

• Cách mạng số AI trong ngành khách sạn: Hành trình đưa AI vào thực tế
• Google Hotel Ads: Công cụ tối ưu hiển thị, giảm phụ thuộc OTA

3. Tìm hiểu về Booking engine

Booking Engine là công cụ giúp khách hàng đặt phòng trực tiếp trên website hoặc fanpage Facebook của khách sạn, tạo ra một kênh đặt phòng thuận tiện mà không cần thông qua bên trung gian. Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu quy trình đặt phòng mà còn tăng tính nhận diện thương hiệu và kiểm soát doanh thu tốt hơn.

Khách sạn có thể tùy chỉnh Booking Engine theo phong cách thương hiệu, tích hợp các chương trình ưu đãi, gói dịch vụ đặc biệt hay tính năng bán thêm như nâng cấp hạng phòng để tối đa hóa giá trị mỗi lần đặt phòng.

Ngoài ra, hệ thống này còn cung cấp dữ liệu quan trọng như xu hướng đặt phòng, tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu, giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất kinh doanh theo thời gian thực.

Chức năng quan trọng của Booking Engine:

• Tăng đặt phòng trực tiếp: Giúp khách sạn giảm sự phụ thuộc vào OTA, tiết kiệm phí hoa hồng và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Tích hợp linh hoạt: Kết nối liền mạch với PMS và CMS để đảm bảo giá phòng, tình trạng phòng luôn được cập nhật chính xác.
• Giao diện thân thiện: Hỗ trợ đa ngôn ngữ, nhiều loại tiền tệ và các phương thức thanh toán an toàn, mang lại trải nghiệm đặt phòng mượt mà cho khách hàng.
• Kiểm soát thương hiệu & dữ liệu khách hàng: Tăng quyền chủ động trong việc xây dựng thương hiệu và cá nhân hóa dịch vụ dựa trên thông tin khách hàng thu thập được.

Đầu tư vào Booking Engine giúp khách sạn không chỉ gia tăng doanh thu từ đặt phòng trực tiếp mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, duy trì sự chủ động trong chiến lược kinh doanh.

4. Tìm hiểu về OTA

OTA (Online Travel Agency) là những nền tảng đặt phòng trực tuyến như Booking.com, Expedia, Agoda… nơi khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, so sánh và đặt phòng chỉ trong vài cú nhấp chuột. Không chỉ đơn thuần là một kênh bán phòng, OTA còn là cầu nối giúp khách sạn vươn xa, tiếp cận lượng khách hàng khổng lồ trên toàn cầu.

Các chức năng quan trọng của nền tảng bán phòng trực tuyến OTA:

• Tiếp cận khách hàng không giới hạn: Với hệ sinh thái rộng lớn và mạng lưới phủ sóng toàn cầu, OTA giúp khách sạn nhanh chóng lấp đầy phòng, đặc biệt là trong mùa thấp điểm.
• Sức mạnh tiếp thị & hiển thị vượt trội: Các nền tảng OTA đầu tư mạnh vào SEO, quảng cáo và chiến lược tiếp thị số, giúp khách sạn dễ dàng xuất hiện trên top đầu tìm kiếm của khách hàng.
• Mô hình hoa hồng – Cơ hội và thách thức: Để có mặt trên OTA, khách sạn cần trả một khoản phí hoa hồng (thường từ 10% – 30% mỗi đơn đặt phòng). Đây là sự đánh đổi giữa việc tiếp cận lượng khách lớn hơn và tối ưu doanh thu.

5. Phân biệt PMS, CMS, Booking engine và OTA là gì?

• PMS (Property Management System): Cải thiện vận hành và tối ưu trải nghiệm khách hàng.
• CMS (Channel Manager System): Đồng bộ giá & tình trạng phòng trên nhiều kênh bán phòng, tối ưu hóa doanh thu.
• Booking Engine: Tạo kênh đặt phòng trực tiếp ngay trên website khách sạn, giảm chi phí hoa hồng OTA và tăng lợi nhuận.
• OTA: Mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng thông qua các nền tảng trung gian, tăng cường đặt phòng với một khoản phí hoa hồng.

Mỗi công cụ đều có vai trò riêng, nhưng khi kết hợp chặt chẽ, chúng giúp khách sạn vận hành mượt mà, tối đa hóa doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng!

6. ezCloud – Nền tảng quản trị khách sạn số 1 Việt Nam

Trong bối cảnh ngành khách sạn ngày càng cạnh tranh, việc quản lý hiệu quả không chỉ đơn thuần là vận hành trơn tru mà còn phải tối ưu doanh thu và nâng cao trải nghiệm khách hàng. ezCloud chính là giải pháp công nghệ toàn diện, giúp khách sạn “xoay chuyển tình thế” và đạt được những thành công vượt bậc:

• Tự động hóa vận hành, nâng cao hiệu suất: Từ đặt phòng, check-in/check-out, quản lý buồng phòng đến báo cáo tài chính, mọi quy trình đều được tối ưu hóa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Kết nối đa kênh, tối đa doanh thu: ezCloud kết nối với hơn 200 kênh OTA trên toàn cầu, giúp Elegant Suites Westlake tiếp cận hàng triệu khách hàng tiềm năng, tăng công suất phòng và doanh thu vượt trội.
• Quản lý doanh thu thông minh: Dựa trên dữ liệu thị trường và dự đoán nhu cầu, ezCloud giúp khách sạn điều chỉnh giá phòng linh hoạt, tối ưu hóa lợi nhuận.
• Nâng tầm trải nghiệm khách hàng: Tích hợp thanh toán, quản lý minibar, kết nối thiết bị thông minh… ezCloud mang đến sự tiện nghi và trải nghiệm hoàn hảo cho từng khách hàng.

7. Lời kết

Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu về phân biệt PMS, CMS, booking engine và OTA. Hy vọng những thông tin của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó dành cho bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Kinh doanh khách sạn của ezCloud để có thêm nhiều thông tin được cập nhật mới nhất nhé!