Cách quản lý kho khách sạn hiệu quả: Thủ công hay phần mềm?

Trong quá trình kinh doanh khách sạn, việc quản lý tốt mọi yếu tố đóng vai trò quyết định đến thành công. Cách quản lý kho khách sạn cũng là một phần trong số đó. Hiện nay có 2 hình thức quản lý kho là bằng thủ công và sử dụng phần mềm. Vậy ưu nhược điểm của mỗi loại là gì? Khách sạn nên quản lý thủ công hay sử dụng công nghệ?

Cách quản lý kho khách sạn thủ công

Đây là hình thức được sử dụng rất lâu trước đây và dường như đã trở thành thói quen khiến nhiều người vẫn thích dùng hơn so với áp dụng phần mềm.

Ưu điểm:

– Điều quan trọng nhất khiến cho nhiều chủ khách sạn vẫn bắt buộc nhân viên quản lý kho thủ công chính là để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu vì bạn sẽ không phải bỏ tiền mua những phần mềm đắt đỏ.

– Cách thức thực hiện cũng khá đơn giản khi ghi chép bằng tay và nhập vào excel là một phần mềm mà ai cũng biết dùng.

Cách quản lý kho khách sạn thủ công

Quản lý thủ công giúp tiết kiệm chi phí

Nhược điểm:

– Vì cách quản lý kho khách sạn thủ công là tùy thuộc vào từng người, nhập liệu dựa trên ý hiểu của bản thân nên nhiều khi người khác đọc sẽ không hiểu, gây khó khăn cho công tác quản lý.

– Việc nhập liệu cũng dễ dẫn đến sai sót, đây là điều gần như không thể tránh khỏi.

– Bạn cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn vì phải ghi chép lại bằng tay, sau đó về nhập lại vào excel nên về lâu về dài chưa chắc hình thức này sẽ tiết kiệm hơn so với việc sử dụng phần mềm quản lý.

– Vấn đề bảo mật cũng khá kém, bạn có thể bị đánh cắp dữ liệu bất cứ lúc nào nếu các đối thủ quyết tâm làm điều đó.

Cách quản lý kho khách sạn bằng phần mềm

Đây là hình thức quản lý mới và được các khách sạn lớn rất ưa chuộng hiện nay do nó có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức quản lý truyền thống.

Ưu điểm:

– Các loại hàng hóa nhập vào hay lấy ra khỏi kho đều được lưu dữ liệu lại một cách chính xác về thời gian, số lượng, loại hàng…

– Chủ của khách sạn nếu không có mặt tại kho cũng có thể dễ dàng quản lý được thông qua mạng internet cực kỳ chuẩn xác. Nếu có bất cứ vấn đề nào bạn sẽ biết được ngay lập tức.

– Một đặc điểm nữa khiến các khách sạn, nhà hàng lớn sử dụng phần mềm chính là tính bảo mật cực kỳ cao. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng phần mềm free thì điều này cũng sẽ không đảm bảo.

– Mỗi loại hàng hóa khi nhập vào kho đều có mã vạch và được quản lý dễ dàng, chính xác tuyệt đối, nhất là trường hợp in hóa đơn và thống kê số lượng.

Cách quản lý kho khách sạn bằng phần mềm

Quản lý bằng phần mềm vô cùng tiện lợi

Nhược điểm:

– Để sử dụng được phần mềm chắc chắn bạn phải bỏ ra một số tiền nhất định. Tuy nhiên phần lớn các phần mềm quản lý hiện nay có giá không quá cao nên bạn cũng không cần lo lắng.

– Nhân viên quản lý kho cần có sự tập trung cao khi làm việc vì tất cả loại hàng hóa đều có mã vạch riêng, chỉ cần sai sót là sẽ dẫn đến một loạt các hậu quả liên tiếp.

– Bên cạnh đó, quản lý khách sạn cũng nên lưu ý rằng các ưu điểm của cách quản lý này thường chỉ phát huy tốt đối với các phần mềm có bản quyền. Nếu sử dụng phần mềm free bạn sẽ đối mặt với nhiều nguy cơ khác nhau.

Khi đã so sánh 2 cách quản lý kho khách sạn thông dụng nhất ở trên, bạn có thể lựa chọn cách làm thích hợp nhất cho bản thân. Tuy nhiên lời khuyên dành cho các nhà hàng, khách sạn lớn là nên sử dụng phần mềm vì chúng sẽ có độ chính xác cao hơn, khoa học hơn và cũng không tốn quá nhiều chi phí đầu tư.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho cho khách sạn của mình thì hãy dùng thử ezCloudhotel – phần mềm quản lý khách sạn 0-2 sao, đã dành được danh hiệu Top 10 Sao Khuê 2019. Với tính năng quản lý kho được tích hợp trong phần mềm, bạn sẽ không còn phải lo lắng về những vấn đề gặp phải khi quản lý kho một cách thủ công nữa.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

ezCloud tung ra gói giải pháp quản lý tích hợp trên thiết bị di động – Mừng sinh nhật 7 tuổi

Mừng sinh nhật 7 tuổi, ezCloud mang đến ưu đãi hấp dẫn đối với giải pháp quản lý khách sạn ezCloudhotel tích hợp cùng Thiết bị di động đa năng. Đón đầu xu hướng quản lý và vận hành khách sạn quy mô vừa và nhỏ bằng Ứng dụng và …

Giảm thiểu tình trạng hủy đặt phòng nhờ cải thiện phương thức thanh toán

Việc khách hàng lại quyết định bỏ dở, hay hủy đặt phòng trước ngày checkin thường xảy ra do khách sạn, homestay không áp dụng chính sách hủy phù hợp. Fake booking, hay những đơn đặt phòng bị hủy sát ngày mang đến tổn thất về doanh thu và nguồn …

Chọn và quản lý OTA sao cho hiệu quả?

Hơn 10 triệu lượt tìm kiếm liên quan đến du lịch được thực hiện trên công cụ tìm kiếm Google mỗi tháng, và ước tính có tới 3 triệu lượt truy cập tới các kênh OTA.  460 triệu lượt khách truy cập hàng tháng vào trang web của Tripadvisor (theo …

OneInventory chính thức có mặt trên Shopee

Các khách sạn, khu vui chơi giờ đây đã có thêm một kênh mới để tiếp cận khách hàng – sự hợp tác gần đây nhất giữa OneInventory và Shopee đã thu hút lượt tìm kiếm và xem thông tin khách sạn, khu vui chơi vượt 200% so với chỉ …

Cuộc Cách mạng Platform và cơ hội mới cho kinh doanh khách sạn

Một trong những xu hướng kinh doanh hiện đang thống trị nền kinh tế Việt Nam và trên thế giới là mô hình nền tảng công nghệ (Platform). Xu thế Platform đang dần khẳng định lợi thế mình trong giới kinh doanh bằng việc thay thế các mô hình kinh …

Tăng doanh thu khách sạn bằng việc tối ưu hóa kênh bán phòng trực tiếp

Hiệu ứng Billboard chỉ ra rằng, khách hàng có xu hướng ghé thăm website của khách sạn, homestay sau khi thấy thông tin trên kênh OTA. Nếu tận dụng được điều này, chủ khách sạn, homestay sẽ có thể tăng doanh thu từ việc bán phòng trực tiếp trên website …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud