Cách chọn phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả và tối ưu chi phí

Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) được ví như “trái tim” vận hành của mọi cơ sở lưu trú trong kỷ nguyên số. Việc nắm vững cách chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với quy mô kinh doanh không chỉ giúp chủ đầu tư tự động hóa hàng loạt quy trình phức tạp, chống thất thoát doanh thu hiệu quả mà còn là đòn bẩy nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Dưới đây là bộ tiêu chí chuẩn mực nhất giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư công nghệ thông minh.

1. Tại sao việc ứng dụng phần mềm quản lý là bắt buộc?

Sử dụng sổ sách ghi chép hay file Excel thủ công đã lùi vào dĩ vãng, bởi chúng mang lại quá nhiều lỗ hổng: nhân viên gian lận, quên ghi chép lịch khách đặt phòng, không thống kê được báo cáo tài chính rõ ràng.

Ứng dụng một phần mềm PMS chuyên nghiệp sẽ giúp nhà quản lý:

• Chống thất thoát 100%: Kiểm soát chặt chẽ trạng thái nhận/trả phòng và doanh thu đến từng phút.
• Tiết kiệm nhân suất: Lễ tân thực hiện thủ tục Check-in/Check-out nhanh chóng, chính xác.
• Tránh Overbooking (Bán lố phòng): Quản lý tập trung mọi quỹ phòng trên các kênh phân phối OTA một cách tự động.

2. Tiêu chí cốt lõi trong cách chọn phần mềm quản lý khách sạn

2.1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm quản lý khách sạn có nhiệm vụ làm đơn giản hóa công việc kinh doanh và quản lý khách sạn. Do đó, sẽ rất vô nghĩa nếu nó gây khó khăn cho nhân viên khi sử dụng. Phần mềm càng dễ sử dụng bao nhiêu, nhân viên sẽ càng hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác bấy nhiêu.

Hơn nữa, đội ngũ lễ tân thường xuyên biến động và không phải ai cũng am hiểu công nghệ. Một phần mềm tốt là một phần mềm có giao diện trực quan (Dashboard), chỉ mất 1-2 ngày đào tạo là nhân viên có thể sử dụng thành thạo để tránh ùn tắc tại sảnh lễ tân lúc cao điểm.

2.2. Dễ dàng mở rộng

Một doanh nghiệp thành công luôn có xu hướng mở rộng quy mô. Nếu bạn kinh doanh khách sạn, chắc hẳn bạn cũng muốn khách sạn của mình ngày càng mở rộng. Do đó, khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn, bạn cũng cần xem xét xem nó có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của khách sạn khi tăng trưởng quy mô hay không? Chắc chắn bạn không muốn phải đổi sang phần mềm khác mỗi khi khách sạn của bạn nâng cấp thêm phòng.

Xem thêm:

• Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm khách sạn công nghệ điện toán đám mây?
• Lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn nhất định bạn phải biết

2.3. Công nghệ mới nhất

Trong thời đại ngày nay, công nghệ đóng vai trò rất quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là trong kinh doanh khách sạn. Do đó, hãy tự hỏi: Phần mềm có ứng dụng công nghệ mới nhất không? Hãy đảm bảo khách sạn của bạn được sử dụng những công nghệ mới nhất để không bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh.

2.4. Bảo mật

Một vấn đề cần được quan tâm đó là dữ liệu quan trọng của khách sạn. Hãy lưu tâm tới những câu hỏi: Nhà cung cấp phần mềm sẽ xử lý dữ liệu của bạn như thế nào? Dữ liệu của bạn có được bảo mật không? Có được sao lưu thường xuyên không?

2.5. Uy tín của nhà cung cấp

Một phần mềm quản lý khách sạn chất lượng chỉ có thể đến từ một nhà cung cấp uy tín. Do đó, hãy trả lời những câu hỏi sau: Nhà cung cấp có đáng tin cậy không? Đó có phải là một nhà cung cấp nổi tiếng? Hãy kiểm tra những đánh giá về nhà cung cấp đó trước khi quyết định lựa chọn giải pháp của họ.

2.6. Khả năng truy cập từ xa

Là người làm chủ, bạn không thể có mặt tại khách sạn 24/24. Phần mềm cần có Ứng dụng quản lý trên Smartphone để bạn mở điện thoại lên là biết hôm nay bán được bao nhiêu phòng, doanh thu RevPAR là bao nhiêu, lợi nhuận gộp đang ở mức nào.

2.7. Hệ thống báo cáo

Hệ thống báo cáo là vô cùng quan trọng trong kinh doanh khách sạn. Nó giúp nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác. Do đó, hãy đảm bảo phần mềm cung cấp đầy đủ những báo cáo chi tiết, rõ ràng về mọi khía cạnh hoạt động kinh doanh của khách sạn.

2.8. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

Trong quá trình sử dụng phần mềm, chắc chắn bạn và nhân viên sẽ gặp phải vương mắc. Lúc đó, bạn sẽ cần liên lạc với nhà cung cấp để nhờ hỗ trợ. Bởi vậy, hãy đảm bảo nhà cung cấp đó cung cấp dịch vụ hỗ trợ một cách nhanh chóng và kịp thời để đảm bảo công việc kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn.

Xem thêm:

• Có nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không?
• Cách quản lý kho khách sạn hiệu quả: Thủ công hay phần mềm?

2.9. Dễ dàng tích hợp với bên thứ 3

Trong quá trình hoạt động, khách sạn sẽ phải tích hợp phần cứng và phần mềm của bên thứ 3 vào phần mềm quản lý khách sạn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn. Ví dụ, khách sạn có thể tích hợp hệ thống khóa từ vào phần mềm quản lý để giúp tránh thất thoát cho khách sạn. Do đó, hãy đảm bảo phần mềm quản lý khách sạn mà bạn lựa chọn có khả năng tích hợp phần cứng và phần mềm của bên thứ 3.

2.10. Giá

Một phần mềm quản lý tốt nhất không nhất thiết phải là phần mềm đắt tiền nhất, mà là phần mềm phù hợp nhất. Trước khi đưa ra quyết định, bạn cần giải quyết bài toán cốt lõi: “Mức giá này có thực sự tương xứng với quy mô của khách sạn không, và khoản đầu tư này sẽ mang lại hiệu quả sinh lời (ROI) như thế nào?”

3. ezCloud – Hệ sinh thái công nghệ quản trị lưu trú số 1 Việt Nam

Thấu hiểu mọi “nỗi đau” vận hành của ngành Hospitality, ezCloud cung cấp một hệ sinh thái giải pháp hoàn chỉnh, đáp ứng chính xác bài toán cách chọn phần mềm quản lý khách sạn cho từng phân khúc:

• ezCloudhotel: Giải pháp PMS đám mây thông minh được thiết kế đặc chế cho các Nhà nghỉ, Homestay, Khách sạn vừa & nhỏ. Phần mềm có giao diện tinh gọn, tập trung xử lý mượt mà các nghiệp vụ cốt lõi: quản lý sơ đồ phòng trực quan, tính tiền linh hoạt (theo giờ/đêm).
• ezFolio: Bộ não điều hành toàn diện dành riêng cho Chuỗi khách sạn và Resort 3-5 sao. Xử lý trơn tru dòng chảy dữ liệu giữa hàng chục phòng ban (Front Office, Housekeeping, MICE, Spa, Nhà hàng), tích hợp kế toán chuyên sâu chuẩn quốc tế.
• Hệ thống lõi phân phối: ezCloud tích hợp sẵn sàng lõi ezCms (đạt chứng chỉ kết nối toàn cầu của TripAdvisor, Booking, Agoda) và ezBe (công cụ đặt phòng trực tiếp miễn hoa hồng), giúp khách sạn của bạn bứt phá doanh thu bán phòng tối đa.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ezCloud