6 cách giúp khách sạn chống gian lận thẻ tín dụng thành công

Chủ động nắm bắt biện pháp chống gian lận thẻ tín dụng, bảo vệ thông tin và tài chính khách hàng giúp nâng cao uy tín khách sạn tuyệt đối

Chống gian lận thẻ tín dụng là điều cần thiết trong kỷ nguyên kỹ thuật số hiện nay. Du khách có thể đặt chỗ và thanh toán dễ dàng hơn. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra thách thức với sự gia tăng của vấn đề gian lận thẻ tín dụng. Điều mà các nhà điều hành dịch vụ lưu trú phải đối mặt. Với các chủ sở hữu và nhà điều hành các doanh nghiệp lưu trú độc lập. Gian lận thẻ tín dụng không chỉ gây mất thời gian và chi phí. Nó còn ảnh hưởng đến lòng tin và lòng trung thành của khách hàng. Đặc biệt là uy tín khi đặt vé và thanh toán trực tuyến. May mắn thay, có nhiều cách để bảo vệ tài sản khỏi gian lận thanh toán và giải quyết những vấn đề khó khăn kèm theo.

Dưới đây, ezCloud sẽ thảo luận về các loại gian lận phổ biến trong ngành khách sạn. Cùng với 6 cách để chống gian lận thẻ tín dụng và sử dụng các giải pháp công nghệ để hỗ trợ.

1. Gian lận thẻ tín dụng là gì?

Gian lận thẻ tín dụng là hành vi sử dụng thông tin thẻ tín dụng bị đánh cắp. Hoặc giả mạo để thực hiện các giao dịch mua hàng trái phép. Nó có thể xảy ra theo nhiều cách với các biểu hiện khác nhau. Chẳng hạn như qua lừa đảo trực tuyến, hack thông tin thẻ tín dụng hoặc đánh cắp thẻ tín dụng thật. Theo cuộc khảo sát gần đây của Stripe, 64% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp toàn cầu cho biết việc ngăn chặn gian lận trở nên khó khăn hơn. Nhất là kể từ khi đại dịch bùng phát.

Nguyên nhân chủ yếu là do sự phổ biến của thương mại điện tử, thanh toán kỹ thuật số và thanh toán không tiếp xúc. Tất cả đều góp phần làm gia tăng quy mô và phức tạp hóa vấn đề gian lận thanh toán. Với các chủ khách sạn, gian lận thanh toán có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Cụ thể là dẫn đến việc phải hoàn tiền, chịu phí và mất doanh thu. Để chống lại gian lận và bảo vệ hoạt động kinh doanh. Các nhà điều hành chỗ ở phải thực hiện các biện pháp để bảo vệ dữ liệu thẻ tín dụng. Nếu không có quy trình và hệ thống phù hợp, khách sạn có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý và mất lòng tin của khách hàng.

2. Các loại gian lận thẻ tín dụng khách sạn phổ biến

Ngành khách sạn là mục tiêu hàng đầu của gian lận thẻ tín dụng vì nhiều lý do. Bao gồm tỷ lệ cao các giao dịch không xuất trình thẻ, số tiền giao dịch tương đối cao. Chưa kể, còn do sự chậm trễ giữa đặt phòng và thời gian lưu trú của khách. Các xu hướng gần đây của ngành khách sạn như đăng ký kỹ thuật số và thanh toán không tiếp xúc. Chúng chỉ làm trầm trọng thêm nhiều rủi ro. Dưới đây là một số loại gian lận phổ biến nhất trong ngành công nghiệp lưu trú:

2.1 Gian lận bồi hoàn

Khách hàng tranh chấp các khoản phí với công ty phát hành thẻ tín dụng hoặc ngân hàng của họ. Điều này được coi là gian lận nếu khách hàng tranh chấp các khoản phí hợp pháp để yêu cầu hoàn tiền. Mà thực tế họ đã sử dụng hoặc không cho phép giao dịch. Một ví dụ phổ biến là khi khách hàng tranh chấp các khoản phí liên quan đến việc sử dụng minibar trong phòng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khách hàng cũng có thể là nạn nhân của thẻ tín dụng bị đánh cắp. Bởi chúng có thể bị sử dụng để thanh toán phí khách sạn.

2.2 Gian lận thân thiện

Xảy ra khi khách hàng tranh chấp các khoản phí mà họ đã đồng ý trước đó. Họ tin rằng các khoản phí đó là gian lận, thường do hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch. Một báo cáo gần đây về gian lận và thanh toán thương mại điện tử toàn cầu cho thấy: Hơn một phần ba người bán gặp phải gian lận thân thiện. Ví dụ, một khách hàng có thể không nhớ đã dùng bữa tại nhà hàng của khách sạn. Hoặc không nhận ra tên nhà hàng trên bảng sao kê thẻ tín dụng của mình. Điều này cũng có thể xảy ra nếu khách hàng không hài lòng với trải nghiệm của mình và yêu cầu hoàn tiền.

2.3 Lừa đảo đặt phòng khách sạn

Xảy ra khi kẻ lừa đảo đặt phòng khách sạn bằng cách sử dụng số thẻ tín dụng bị đánh cắp hoặc giả mạo. Trong một số trường hợp, người này có thể đặt một khoản đặt cọc trước. Sau đó, hủy đặt phòng và yêu cầu hoàn lại tiền vào một tài khoản khác.

2.4 Gian lận kiểm tra thẻ

Xảy ra khi kẻ lừa đảo sử dụng thẻ tín dụng bị đánh cắp hoặc giả để thực hiện các giao dịch mua hàng nhỏ. Từ đó, nhằm kiểm tra tính hợp lệ của thẻ. Nếu thẻ được xác minh, họ có thể sử dụng thẻ để mua hàng lớn hơn. Đặt phòng khách sạn là một cách phổ biến để kiểm tra thẻ. Vì thẻ tín dụng được ủy quyền khi đặt phòng. Nhưng các khoản phí không được xử lý cho đến khi thanh toán. Khi đặt phòng giả được thực hiện, chỗ ở có thể trống rỗng và mất doanh thu.

2.5 Gian lận lòng trung thành

Xảy ra khi kẻ lừa đảo xâm nhập vào tài khoản thành viên của khách hàng thân thiết. Đồng thời, sử dụng điểm thưởng của khách để đặt phòng khách sạn, đổi quà hoặc bán điểm. Các chương trình khách hàng thân thiết thường dễ bị gian lận. Bởi các đặt phòng thường không được sàng lọc cẩn thận như các đặt phòng trả phí. Khi gian lận về lòng trung thành xảy ra. Khách hàng có thể đổ lỗi cho chỗ ở. Ngay cả khi vi phạm xảy ra ở nơi khác. Và khách sạn có nguy cơ mất đi những khách hàng trung thành nhất.

3. 6 cách thành công ngăn chặn gian lận thẻ tín dụng tại khách sạn

Rõ ràng, rủi ro rất cao khi nói đến gian lận thanh toán. Vì vậy, làm thế nào tài sản độc lập của bạn có thể giảm tiếp xúc của nó? Dưới đây là một số mẹo và thực tiễn tốt nhất để chống gian lận thẻ tín dụng đã được ezCloud tổng hợp. 

3.1 Xác minh ID khi nhận phòng

Luôn yêu cầu khách hàng cung cấp giấy tờ tùy thân có ảnh tại quầy lễ tân khi nhận phòng. Và so sánh tên trên giấy tờ với tên trên thẻ tín dụng. Hãy nhập đúng tên, địa chỉ và số điện thoại của khách vào hệ thống máy tính của bạn. Nếu chỗ ở của bạn hỗ trợ đăng ký kỹ thuật số, đảm bảo rằng bạn có quy trình tự động xác minh thẻ tín dụng. Tải lên giấy tờ tùy thân và nhận sự đồng ý của khách về các chính sách đăng ký để tránh việc đánh cắp danh tính.

3.2 Lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng

Hãy lưu giữ tất cả các thư từ trao đổi giữa khách hàng và chỗ ở. Bất kể đó là phiên bản in hoặc kỹ thuật số. Bao gồm xác nhận (hiển thị chính sách hủy), thông tin liên lạc qua email, cuộc gọi điện thoại, thẻ đăng ký có chữ ký và biên lai thanh toán. Bạn sẽ cần thông tin này trong trường hợp cần thực hiện hoàn trả hoặc xử lý các yêu cầu hoàn tiền gây tranh chấp.

3.3 Thiết lập chính sách chống gian lận và quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Hỗ trợ bảo vệ tài sản của bạn bằng cách thiết lập chính sách và quy trình vận hành tiêu chuẩn:

• Yêu cầu mã bảo mật ở mặt sau hoặc mặt trước của thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ khi đặt phòng trực tuyến hoặc qua điện thoại. Sau đó, ghi lại mã này trong hồ sơ khách hàng.
• Sử dụng biểu mẫu ủy quyền kỹ thuật số thay vì biểu mẫu giấy hoặc PDF khi thực hiện thanh toán bằng thẻ tín dụng qua điện thoại hoặc email.
• Chỉ hoàn lại tiền vào thẻ tín dụng được sử dụng trong giao dịch ban đầu.

3.4 Đào tạo nhân viên về nhận thức và phòng chống gian lận

Đảm bảo nhân viên nhận thức được nguy cơ gian lận và được đào tạo về cách phòng chống gian lận. Tạo chương trình đào tạo cho nhân viên. Qua đó, giúp họ nhận biết các dấu hiệu gian lận. Đặc biệt, có thể cảnh báo các hoạt động đáng ngờ ngay lập tức. Nếu xảy ra gian lận, hãy sử dụng đó là cơ hội học tập cho nhân viên. Đồng thời, thực hiện các biện pháp khắc phục để ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai.

3.5 Sử dụng tên khách sạn trong phần mô tả thẻ tín dụng

Mô tả thanh toán của bạn nên hiển thị tên doanh nghiệp của bạn. Đặc biệt là trong các giao dịch được liệt kê trên bảng sao kê thẻ tín dụng của khách hàng. Nó được thiết lập khi tài khoản người bán của bạn được cấu hình. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi nó bằng cách liên hệ với ngân hàng của bạn. Bằng cách đảm bảo rằng mô tả xác định chính xác cơ sở kinh doanh của bạn và các hoạt động kinh doanh tại chỗ khác. Chẳng hạn như nhà hàng hoặc spa của bạn. Nhờ đó, bạn có thể giúp ngăn chặn gian lận thân thiện.

3.6 Thử nghiệm và xem xét báo cáo tài chính thường xuyên

Quản lý chỗ ở nên kiểm tra các báo cáo tài chính thường xuyên. Điều này giúp bạn nhanh chóng phát hiện sự khác biệt và hoạt động đáng ngờ. Chẳng hạn như các giao dịch mua lớn không bình thường. So sánh các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng và kiểm tra các báo cáo tài chính. Thiết lập hệ thống ủy quyền thẻ tín dụng tự động cho khách hàng khi các khoản phí vượt quá số tiền ủy quyền ban đầu. Đồng thời, có cơ chế cảnh báo tự động cho nhân viên để theo dõi các trường hợp ủy quyền bị từ chối.

4. Giải pháp thanh toán khách sạn giúp ngăn chặn gian lận 

Ngoài những biện pháp trên, công nghệ cũng đóng vai trò quan trọng trong chống gian lận thẻ tín dụng. Các giải pháp xử lý thanh toán hiện đại cung cấp các biện pháp bảo mật và bảo vệ cao. Đồng thời giúp khách sạn dễ dàng ngăn chặn các hoạt động gian lận và đảm bảo an toàn cho dữ liệu thanh toán. Khi xem xét các giải pháp thanh toán, hãy tìm những tính năng sau:

4.1 Tự động hóa

Sử dụng công nghệ tự động hóa việc thu thập thông tin thẻ tín dụng. Sau đó, tích hợp với hệ thống dịch vụ khách sạn để tự động điền thông tin đó vào hồ sơ khách hàng.

4.2 Công cụ phát hiện gian lận

Các giải pháp thanh toán nên có các công cụ phát hiện gian lận. Chúng giúp đánh giá rủi ro giao dịch, nhận dạng hoạt động đáng ngờ và các thẻ có rủi ro cao. Đồng thời cảnh báo cho khách sạn và nhà cung cấp thẻ tín dụng về hoạt động gian lận tiềm ẩn. Từ đó, có thể đưa ra hành động kịp thời.

4.3 Thiết bị đầu cuối EMV

Hỗ trợ sử dụng thiết bị đầu cuối EMV (chip-và-PIN) để tăng cường bảo mật. Với thiết bị đầu cuối EMV, ngân hàng phát hành thẻ sẽ chịu trách nhiệm. Ngay cả với các giao dịch gian lận thẻ tín dụng. Điều này giúp giảm thiểu tranh chấp và mất doanh thu. Các chỗ ở không sử dụng thiết bị đầu cuối EMV có thể phải chịu trách nhiệm về chi phí liên quan.

4.4 Tuân thủ bảo mật

Đảm bảo rằng nhà cung cấp thanh toán của bạn được chứng nhận theo tiêu chuẩn PCI. Đồng thời, tuân thủ đầy đủ các quy định bảo mật, chẳng hạn như SCA, PSD2 và 3DS. Từ đó, khách sạn có thể bảo vệ dữ liệu thanh toán của khách hàng.

4.5 Mã thông báo (Tokenization)

Sử dụng mã thông báo để chuyển đổi thông tin chủ thẻ thành các số được tạo ngẫu nhiên. Ngoài ra, còn làm cho thông tin trở nên không đọc được trong trường hợp xâm nhập dữ liệu. Đây là một tính năng quan trọng của các hệ thống xử lý thanh toán hiện đại.

4.6 Hỗ trợ từ chuyên gia

Đảm bảo nhà cung cấp thanh toán của bạn cung cấp hỗ trợ từ một nhóm chuyên gia có kiến thức sâu rộng về các thách thức thanh toán mà ngành khách sạn phải đối mặt. Họ có thể giúp bạn giảm thiểu rủi ro gian lận, thực hiện các biện pháp phòng chống gian lận hiệu quả. Đồng thời, giành chiến thắng trong các tranh chấp về khoản bồi hoàn.

Việc áp dụng các biện pháp bảo vệ và quy trình phòng chống gian lận thẻ tín dụng là một phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản khách sạn và xây dựng lòng tin của khách hàng. Tuy nhiên, để đạt được sự hiệu quả tối đa, nên kết hợp các biện pháp này với sự hỗ trợ của công nghệ. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về An ninh/ Security của ezCloud để kinh doanh thành công.