Khám Phá Quy Trình Check Out Trong Khách Sạn

Cùng với check-in, check-out là quy trình diễn ra hằng ngày trong khách sạn mà Lễ tân cần phải thực hiện trong ca làm việc của mình. Nắm bắt được cách làm sẽ giúp công việc của Lễ tân diễn ra suông sẻ, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn.
Không chỉ có nhiệm vụ đón tiếp hay giải đáp các thắc mắc của khách hàng, nhân viên Lễ tân còn là người chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục check-in, check-out diễn ra trong khoảng thời gian làm việc của mình. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng nếu không thực hiện đúng và đầy đủ sẽ mang lại nhiều rắc rối cho cả khách hàng lẫn khách sạn khi có sự cố xảy ra. Chính vì thế, quy trình check-in, check-out là kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn cần thiết mà bất kỳ Lễ tân nào cũng phải nắm rõ. Với mong muốn giúp những Lễ tân hiểu rõ hơn về quá trình thực hiện và hoàn tất thủ tục check-out, ezCloudhotel sẽ cung cấp các thông tin hữu ích trong bài viết này:

Nhân viên Lễ tân cần nắm rõ quy trình check-out trong khách sạn

Quy trình check-out trong khách sạn

Bước 1: Chào đón khách hàng khi khách tiến vào quầy ngỏ ý muốn check-out.
Bước 2: Đặt câu hỏi liên quan đến những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú của khách.
Bước 3: Tiến hành nhập các chi phí phát sinh vào hệ thống.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ chí phí bao gồm giá phòng cố định và chi phí phát sinh. Xác nhận lại với khách hàng.
Bước 5: In hóa đơn cho khách kiểm tra thêm lần nữa và xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng.
Bước 6: Thông báo tỷ giá, áp dụng các hình thức quy đổi tiền nếu khách hàng sử dụng ngoại tệ, ghi chú lại hình thức thanh toán lên hóa đơn.
Bước 7: Kiểm tra lại tin nhắn xem có đồ đạc nào cần gửi trả lại cho khách hàng hay không.
Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng và trả giấy tờ mà khách sạn lưu giữ trước đó cho khách hàng.
Bước 9: Cập nhật tình hình về tình trạng phòng mà khách đã sử dụng nhằm đảm bảo tài sản của khách sạn vẫn tốt.
Bước 10: Thăm dò mức độ hài lòng về dịch vụ khách sạn và thái độ phục vụ nhân viên của khách hàng, ghi nhận và chào tạm biệt.

Xử lý các tình huống thường xảy ra trong quá trình check-out tại khách sạn

– Check-out trễ: Tại các khách sạn đều có quy định giờ check-out, thông thường là 12h trưa. Có thể vì một vài lý do nào đó, khách hàng sẽ check-out trễ, điều này có thể sẽ ảnh hưởng đến quá trình dọn dẹp phòng hay đón tiếp khách mới. Ngoài ra, dù bị trễ nhưng nhiều người vẫn không hài lòng hoặc không muốn phải trả thêm chi phí cho việc trễ đó. Do vậy, nhân viên Lễ tân nên nhắc nhở cho khách biết quy định của khách sạn để tránh phiền hà.
– Check-out sớm: Tùy thuộc vào quy định của khách sạn và thời điểm check-out của khách hàng so với lịch đặt phòng mà nhân viên Lễ tân xử lý linh hoạt cho khách.
– Check-out nhanh: Thường áp dụng vào mùa cao điểm, khách hàng sẽ nhận được biểu mẫu check-out nhanh và hóa đơn thanh toán trước một ngày để điền vào và tiến hành ủy quyền thanh toán hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng.
Bộ phận Lễ tân được xem là hình ảnh đại diện cho khách sạn, chính vì thế trong quá trình làm việc, dù gặp phải những vấn đề khó khăn trong quá trình làm thủ tục check-out tại khách sạn, thì nhân viên lễ tân cũng cần thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình, để lại ấn tượng tốt trong lòng du khách.

Một phần mềm quản lý tốt chính là chìa khóa thành công cho khách sạn của bạn!

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Mở rộng hoạt động bán vé khu vui chơi trên ViettelPay thông qua hệ thống OneInventory

Tiếp nối sự thành công của việc kết nối hơn 160,000 kho phòng của 6,000 khách sạn lên nền tảng VTCPay thông qua hệ thống OneInventory, ezCloud lại tiếp tục hợp tác với ViettelPay để đưa kho vé của gần 20 khu vui chơi lớn trong cả nước lên nền …

OneInventory chính thức có mặt trên VTCPay

Từ tháng 3/2021, khách hàng có thể dễ dàng đặt phòng khách sạn, trên OneInventory đơn giản, tiện lợi thông qua Ví điện tử VTCPay. Điều này đồng nghĩa với việc các đơn vị kinh doanh du lịch cũng đã có thêm một kênh mới để tiếp cận khách hàng …

Review phần mềm quản lý khu vui chơi giải trí tốt nhất 2021

Các khu vui chơi hiện nay đang được đầu tư và phát triển rất lớn về cả số lượng và chất lượng để đáp ứng nhu cầu giải trí của người dân. Tuy nhiên, không ít các khu vui chơi còn đang gặp khá nhiều khó khăn trong khâu vận …

5 chiến lược kinh doanh khu vui chơi để thu hút khách hàng vào dịp đầu năm

Tết đến xuân sang là dịp lý tưởng để các gia đình có thời gian bên nhau với các hoạt động giải trí vui vẻ, lý thú, chính vì vậy các khu vui chơi lớn thường là lựa chọn hàng đầu cho các gia đình. Mặc dù tình hình dịch …

ezCloud cùng Bộ TT&TT chính thức Khởi động Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số

 Ngày 29/1, tại Hà Nội, Bộ Thông tin và Truyền thông đã chính thức khởi động Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số (gọi tắt là SMEdx). Đây là một trong những hoạt động thiết thực nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa …

6 xu hướng du lịch hàng đầu mà các khách sạn phải hành động để nắm bắt nhu cầu vào năm 2021

Trong “trận chiến” với covid 19, ngành du lịch thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng gặp khá nhiều khó khăn, các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó. Làm sao để lấy lại thế cân bằng sau đại …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn