POS là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống POS?

Thuật ngữ POS là gì? Có những loại hệ thống POS được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay? Hệ thống POS mang lại những lợi ích gì?

POS là hệ thống quản lý bán hàng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng rất cần thiết. Vậy bạn có biết cụ thể khái niệm POS là gì? Tại sao hệ thống này lại quan trọng như vậy? Cùng tham khảo ngay bài viết sau để giải đáp tất cả những thắc mắc trên.

1. POS là gì?

Nội dung

1. POS là gì?
2. Phân loại hệ thống quản lý bán hàng POS
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm POS
4. Các tính năng căn bản của hệ thống phần mềm POS
5. Hướng dẫn cách sử dụng máy POS chính xác và hiệu quả
6. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng máy POS
7. Nên lựa chọn lắp máy POS của ngân hàng nào?
8. Lời kết

POS là viết tắt của “Point of Sale” (Điểm bán hàng). Đây là một thuật ngữ dùng trong lĩnh vực bán lẻ và thanh toán. POS thường là một hệ thống hoặc thiết bị mà các nhà bán lẻ sử dụng để ghi lại và xử lý các giao dịch mua hàng của khách hàng. Hệ thống POS có thể bao gồm phần mềm, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch và thiết bị thanh toán thẻ.

2. Phân loại hệ thống quản lý bán hàng POS

Hiện nay, có 4 loại hệ thống POS được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất. Cùng ezCloud khám phá chi tiết các loại hệ thống này sau đây:

2.1 Hệ thống POS truyền thống

Hệ thống POS truyền thống hay còn được gọi là Legacy POS system. Đây là một loại hệ thống POS sử dụng phần cứng và phần mềm truyền thống. Mục đích chính là để xử lý giao dịch bán hàng và quản lý dữ liệu cục bộ. Trong hệ thống này, tất cả các giao dịch và thông tin đều được lưu trữ trong cùng một thiết bị. Đặc biệt chỉ có doanh nghiệp đó mới có quyền truy cập được những dữ liệu đó.
Do tính chất này nên mỗi điểm bán hàng phải được cài đặt và cấu hình hệ thống POS truyền thống riêng lẻ. Đồng thời không thể truy cập từ xa. Điều này làm chậm quá trình tích hợp vào hệ thống thương mại điện tử.
Một số hệ thống POS truyền thống điển hình có thể kể đến như Aloha, Squirrel Systems, Oracle MICROS,…

2.2 Hệ thống POS trên máy tính bảng

Hệ thống POS trên máy tính bảng là một hình thức tiên tiến của hệ thống thanh toán điểm bán hàng (POS). Công nghệ này sử dụng máy tính bảng làm nền tảng chính để thực hiện các giao dịch mua bán.
Hệ thống này được chạy trên phần cứng phổ biến được nhiều người biết đến và sử dụng. Điều này giúp cho quá trình tích hợp hệ thống thương mại điện từ được dễ dàng. Cũng như đào tạo nhân sự đơn giản hơn so với hệ thống POS truyền thống.
Các ví dụ phổ biến của công nghệ này bao gồm Lightspeed POS, Shopify POS, Square, …

Xem thêm:

2.3 Hệ thống POS di động

Hệ thống POS này là một hình thức tiên tiến của hệ thống thanh toán điểm bán hàng (POS). Điểm đặc biệt của nó là sử dụng các thiết bị di động để thực hiện các giao dịch mua bán. Cụ thể gồm có: điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc thiết bị đeo tay. Do đó, hệ thống này mang đến sự tiện lợi đáng kể trong việc linh hoạt di chuyển. Cũng như dễ dàng thực hiện giao dịch trực tiếp tại vị trí cụ thể của khách hàng.

Bên cạnh đó, hệ thống POS di động còn cho phép nhân viên bán hàng có thể truy cập vào hệ thống POS di động. Thông qua đó thực hiện tra cứu thông tin về sản phẩm và hồ sơ của khách hàng. Quá trình này giúp họ kiểm tra tình trạng tồn kho. Từ đó đưa ra các đề xuất phù hợp cho từng khách hàng. Ngoài ra, việc tích hợp và đào tạo nhân viên sử dụng POS di động cũng khá dễ dàng.
Ví dụ về những hệ thống POS di động phổ biến bao gồm Lightspeed POS, Square, Clover, Square, …

2.4 Hệ thống POS đám mây

Đây là một loại hệ thống bán hàng sử dụng khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây. Có thể thấy, các hệ thống khác thường phụ thuộc vào việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị cục bộ. Ví dụ như máy tính hoặc máy chủ. Tuy nhiên, hệ thống POS đám mây sử dụng mô hình trực tuyến. Điều này người dùng cho phép quản lý và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào. Chỉ với điều kiện đơn giản là có kết nối internet.

Ngày nay, hệ thống POS được các doanh nghiệp vô cùng ưa chuộng. Công nghệ này có khả năng truy cập từ xa một cách linh hoạt. Không những vậy, khả năng tích hợp dễ dàng và mở rộng linh hoạt cũng là một trong những điểm mạnh nổi trội của hệ thống này. Với tính năng này, các doanh nghiệp có thể quản lý nhiều điểm bán hàng từ một nền tảng duy nhất. Đồng thời dễ dàng cung cấp thông tin và dữ liệu tức thì mang đến hiệu quả kinh doanh tốt. Mặt khác, sử dụng hệ thống POS đám mây giúp giảm bớt tài nguyên phần cứng. Cũng như chi phí cài đặt so với các hệ thống POS truyền thống.
Những ví dụ cụ thể về hệ thống POS đám mây gồm có: Lightspeed POS, Square, Clover,…

3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm POS

Điều gì khiến hệ thống POS được các doanh nghiệp ưa chuộng đến thế? Cùng ezCloud tìm hiểu những ưu điểm vượt trội của hệ thống này sau đây:

3.1 Tối ưu quy trình bán hàng

Hệ thống POS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình bán hàng. Từ đó giúp thúc đẩy giao dịch trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bằng cách này, doanh nghiệp có khả năng thực hiện thanh toán, tính toán tổng số tiền một cách chính xác. Đồng thời tạo ra hóa đơn hoặc biên lai trong vòng vài giây.

3.2 Cải thiện quản lý hàng tồn kho tốt hơn

Hệ thống POS có khả năng duy trì sự theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả trong thời gian thực. Quá trình này được thực hiện bằng cách nhận thông báo tức thì về tình trạng của hàng tồn. Sau đó tự động tái đặt hàng khi cần thiết. Bên cạnh đó, hệ thống này giúp ngăn chặn các tình huống thiếu hàng. Hoặc tồn kho quá mức. Do đó, nó mang đến lợi ích đáng kể trong việc tối ưu hóa quản lý tồn kho. Cũng như giảm thiểu chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa.

3.3 Báo cáo doanh thu chính xác

Công nghệ POS không chỉ đơn thuần là một công cụ bán hàng. Mà còn là một hệ thống cung cấp khả năng phân tích và báo cáo doanh thu chi tiết. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất kinh doanh. Đồng thời nhận biết các xu hướng tiêu dùng. Từ đó xác định những sản phẩm xu hướng được quan tâm nhất. Những thông tin này chính là cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và tái định hướng chiến lược kinh doanh sắp tới một cách hiệu quả.

Xem thêm:

3.4 Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

POS cho phép doanh nghiệp theo dõi doanh số bán hàng, thời gian làm việc và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Với tính năng này, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu chính xác. Từ đó tính phần trăm hoa hồng cho mỗi nhân viên một cách chính xác nhất. Cũng như tối ưu hóa quá trình xử lý bảng lương. Đồng thời nhận biết những nhân viên có hiệu suất làm việc cao. Cũng như những cá nhân cần được đào tạo chuyên môn thêm.

4. Các tính năng căn bản của hệ thống phần mềm POS

4.1. Quản lý bán hàng hiệu quả

Quản lý sản phẩm: Dễ dàng thêm mới, chỉnh sửa, xóa thông tin sản phẩm như tên, giá bán, mô tả, hình ảnh và nhiều chi tiết khác.
Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ và lịch sử mua sắm để hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Thanh toán đa dạng: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ATM/thẻ tín dụng, ví điện tử, từ đó có thể mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng.

4.2. In ấn và quản lý hóa đơn

In hóa đơn nhanh gọn: Hệ thống POS đảm bảo in hóa đơn chính xác, đầy đủ thông tin như sản phẩm, giá bán và tổng số tiền cần thanh toán.
Quản lý hóa đơn điện tử: Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, dễ dàng tìm kiếm và quản lý khi cần thiết, mục đích giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc.

4.3. Báo cáo và phân tích dữ liệu

Báo cáo doanh thu chi tiết: Theo dõi doanh thu hàng ngày, hàng tháng hoặc theo từng sản phẩm, hỗ trợ đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Phân tích hành vi mua sắm: Hiểu rõ xu hướng mua hàng để tối ưu chiến lược tiếp thị và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

5. Hướng dẫn cách sử dụng máy POS chính xác và hiệu quả

Cách sử dụng thiết bị POS vô cùng đơn giản. Người sử dụng chỉ cần tiến hành quẹt thẻ trên máy POS, sau đó tiến hành nhập mã PIN cũng như số tiền cần thanh toán, tiếp tục yêu cầu khách hàng xác nhận lên biên lai bằng cách ký tên là có thể hoàn tất thủ tục thanh toán. Nhân viên thu ngân sẽ chịu trách nhiệm xác nhận và đối chiếu chữ ký trên thẻ cũng như trên biên lai. Mục đích nhằm đảm bảo quyền lợi, hạn chế rủi ro cho khách hàng.

6. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng máy POS

Thông thường, nhân viên thu ngân sẽ yêu cầu lấy thẻ của khách hàng để tiến hành quẹt thẻ thanh toán. Chính vì vậy, các bạn cần quan sát thật kỹ lưỡng. Tuyệt đối không được thẻ ra khỏi tầm mắt. Điều này tránh việc thẻ của bản thân sẽ bị quét trên những thiết bị khác, rút tiền bất hợp pháp hoặc sao chép dữ liệu thẻ. Bên cạnh đó, trước khi ký tên xác nhận biên lai, các bạn cũng nên cần kiểm tra số tiền để chắc chắn không bị mất tiền “oan”.

7. Nên lựa chọn lắp máy POS của ngân hàng nào?

Hiện nay, POS được coi là xu hướng được áp dụng tại nhiều lĩnh vực khác nhau. Chính vì vậy mà các ngân hàng cũng không ngừng tạo điều kiện để đơn vị kinh doanh, khách hàng có thể được sử dụng các hình thức thanh toán máy POS không dây. Các đơn vị kinh doanh có thể yêu tâm bởi hiện nay, các ngân hàng uy tín đều có hỗ trợ lắp đặt máy POS miễn phí. Trong quá trình sử dụng, các doanh nghiệp sẽ chỉ cần chi trả một khoản chi phí duy trì máy POS theo quy định của ngân hàng.

8. Lời kết

Trong bài viết trên, ezCloud đã tổng hợp tất tần tật thông tin hữu ích về hệ thống POS. Hy vọng qua đó, các bạn đã hiểu rõ khái niệm Pos là gì. Cũng như các loại hệ thống POS phổ biến nhất hiện nay. Hãy tiếp tục đón đọc các bài viết bổ ích tiếp theo tại chuyên mục Kiến Thức Chung.