Phí và Phụ phí khách sạn

1. Phí khách sạn (Hotel fees) là gì?

Phí khách sạn (Hotel fees) là một loạt các khoản phụ phí mà khách có thể phải trả cho các tiện nghi và dịch vụ bổ sung ngoài giá phòng. Tuy nhiên, chúng không chỉ đơn thuần là các khoản thu thêm vào hóa đơn của khách. Chúng còn có thể là những công cụ chiến lược giúp tăng doanh thu đáng kể, góp phần nâng cao lợi nhuận của khách sạn. 

2. Các loại phí và phụ phí phổ biến trong khách sạn

Mặc dù mỗi khách sạn có những đặc điểm riêng và cơ hội thu phí khác nhau, nhưng có một số loại phí và phụ phí phổ biến thường được áp dụng:

• Phí nghỉ dưỡng và tiện nghi (Resort Fee & Amenity Fee): Phí này bao gồm chi phí sử dụng và bảo trì các tiện ích tại chỗ như hồ bơi, phòng tập thể dục, spa và các dịch vụ khác như đưa đón sân bay, sử dụng internet… Khách hàng sẽ được hưởng các tiện ích này để nâng cao trải nghiệm lưu trú, đồng thời phí này cũng góp phần vào việc duy trì và nâng cấp chất lượng dịch vụ.
• Phí đỗ xe (Parking Fee): Áp dụng cho khách hàng sử dụng dịch vụ đỗ xe của khách sạn, bao gồm cả hình thức tự đỗ xe và dịch vụ đỗ xe có người phục vụ (valet parking). Mức phí có thể được phân loại dựa trên loại xe, thời gian đỗ hoặc mức độ dịch vụ.
• Phí trả phòng trễ/ nhận phòng sớm (Late Check-out/ Early Check-in Fee): Phí này được áp dụng khi khách hàng muốn trả phòng muộn hơn giờ quy định hoặc nhận phòng sớm hơn giờ quy định, nhằm bù đắp cho khách sạn chi phí dọn phòng và chuẩn bị phòng.
• Phí hủy đặt phòng (Cancellation Fee): Phí này được tính khi khách hàng hủy đặt phòng, đặc biệt là khi hủy vào phút chót. Mục đích của phí này là giảm thiểu thiệt hại về doanh thu từ các phòng không bán được và khuyến khích hành vi đặt phòng có trách nhiệm.
• Phí người ở thêm (Extra Person Fee): Đối với các phòng vượt quá sức chứa tiêu chuẩn, phí người ở thêm được tính để trang trải chi phí phát sinh cho các tiện nghi và dịch vụ.
• Phụ phí minibar và dịch vụ phòng (Minibar & Room Service Surcharge): Phụ phí này áp dụng cho việc ăn uống trong phòng hoặc sử dụng minibar, mang đến cho khách hàng sự tiện lợi với mức giá cao hơn.
• Phí internet và phụ phí cuộc gọi điện thoại: Mặc dù Wi-Fi cơ bản có thể miễn phí, nhưng các dịch vụ internet cao cấp hoặc các cuộc gọi quốc tế có thể phát sinh thêm phí, phục vụ nhu cầu của khách doanh nhân.
• Phí phòng họp (Business Center Fee): Đối với những khách hàng cần sử dụng máy tính, máy in hoặc phòng họp, có thể áp dụng phí trung tâm thương mại.
• Phụ phí sử dụng két sắt trong phòng (In-room Safe Fee): Một số khách sạn cung cấp két sắt trong phòng với một khoản phí bổ sung để khách hàng có thể cất giữ đồ có giá trị an toàn.
• Phí giữ hành lý (Baggage Holding Fee): Đối với khách hàng cần gửi hành lý trước khi nhận phòng hoặc sau khi trả phòng, có thể áp dụng một khoản phí giữ hành lý.
• Thuế và các loại phí tương tự: Mặc dù không được coi là phí khách sạn theo truyền thống, nhưng thuế có thể được coi là một khoản chi phí bổ sung cho khách hàng. Tùy thuộc vào địa điểm hoạt động, thuế có thể được bao gồm trong giá phòng (ví dụ: GST), nhưng cũng có thể có các loại thuế bổ sung mà khách sạn phải tính phí riêng để trang trải, chẳng hạn như thuế lưu trú.

3. Phí phụ thu khách sạn: “Con dao hai lưỡi” trong kinh doanh khách sạn

Đối với khách hàng, các khoản phí phụ thu tại khách sạn thường là điều không mấy dễ chịu. Tuy nhiên, với các khách sạn và cơ sở lưu trú, đây lại là một nguồn thu ngày càng quan trọng.

Theo một nghiên cứu tại Mỹ, các khách sạn đã thu được một khoản phí kỷ lục từ những dịch vụ phụ trợ, và con số này chưa có dấu hiệu dừng lại.

Thực tế, những khoản phí này có thể mang lại lợi nhuận lên tới 90% cho khách sạn. Số liệu này cũng cho thấy, khi tỷ lệ lấp đầy phòng và mức phí phụ thu tăng lên, doanh thu của khách sạn cũng tăng theo.

Bên cạnh những loại phí truyền thống như phí ăn sáng, đỗ xe, trả phòng trễ…, ngày càng có nhiều loại phí mới xuất hiện, chẳng hạn như:

• Phí sắp xếp và dọn dẹp phòng họp
• Phí nhận phòng sớm
• Phí giữ chỗ cho một loại phòng cụ thể
• Phí đỗ xe không người trông coi ở ngoại ô
• Phí giữ hành lý

Điều đáng chú ý là các khách sạn ở Mỹ đang ngày càng minh bạch hơn trong việc công bố các khoản phí này. Họ thường thông báo trên website, email xác nhận, thậm chí cả trong phòng khách, thực đơn hay sổ tay hướng dẫn dịch vụ. Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể bất ngờ vì sự thiếu nhất quán trong việc tính phí giữa các khách sạn. Mỗi khách sạn có thể tự quyết định mức phí và thay đổi thường xuyên, khiến khách hàng cảm thấy như bị “móc túi”.

Vì vậy, để tránh những phản ứng tiêu cực từ khách hàng, các khách sạn cần phải minh bạch và trung thực trong việc thông báo về các khoản phí phụ thu.

Với phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel, bạn có thể dễ dàng thiết lập các loại phí này trong hệ thống, áp dụng tự động cho các dịch vụ tương ứng và in ấn rõ ràng trên hóa đơn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình thanh toán.

4. Chiến lược quản lý phí và thuế khách sạn: Minh bạch và linh hoạt

Mặc dù các khoản phí và phụ phí có thể là nguồn thu quan trọng cho khách sạn, việc thiếu minh bạch trong việc công bố và áp dụng chúng có thể gây ra những phản ứng tiêu cực từ khách hàng. Để tránh điều này, khách sạn cần chủ động và minh bạch trong việc thông tin về các loại phí.

• Công khai thông tin: Khách sạn nên công khai các loại phí và phụ phí ngay từ đầu trong quá trình đặt phòng, thông qua các kênh như website, email xác nhận, ứng dụng di động và thậm chí cả tại quầy lễ tân. Việc này giúp khách hàng nắm rõ các khoản phí phải trả và đưa ra quyết định đặt phòng một cách sáng suốt.
• Cung cấp các tùy chọn linh hoạt: Khách sạn có thể cung cấp các gói dịch vụ đa dạng, bao gồm cả các tùy chọn có và không kèm theo phí phụ thu, để khách hàng có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
• Giải thích rõ ràng: Khi thông báo về các loại phí, khách sạn nên giải thích rõ ràng về mục đích và lợi ích của từng loại phí, ví dụ như phí nghỉ dưỡng để bảo trì các tiện ích chung, phí đỗ xe để đảm bảo an ninh… Điều này giúp khách hàng hiểu rõ hơn về giá trị mà họ nhận được và giảm thiểu cảm giác bị “móc túi”.
• Tuân thủ quy định: Khách sạn cần tuân thủ các quy định về phí và phụ phí của địa phương và ngành du lịch. Việc này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của khách hàng mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho khách sạn.
• Đảm bảo tính nhất quán: Khách sạn nên cố gắng duy trì sự nhất quán trong việc áp dụng phí và phụ phí, tránh tình trạng mỗi khách sạn có một chính sách riêng, gây khó khăn cho khách hàng trong việc so sánh và lựa chọn.

5. Minh bạch về chi phí: Chìa khóa tăng lợi nhuận cho khách sạn

Việc công khai mọi khoản phí và phụ phí không chỉ loại bỏ yếu tố bất ngờ, giúp khách hàng thoải mái chi tiêu hơn cho các tiện nghi bổ sung, mà còn cho phép bạn tiếp thị các dịch vụ này hiệu quả hơn, biến chúng thành những trải nghiệm không thể bỏ lỡ, góp phần gia tăng doanh thu cho khách sạn.

• Xây dựng niềm tin: Khi minh bạch về mọi chi phí, bạn đang xây dựng nền tảng niềm tin vững chắc với khách hàng. Niềm tin này không chỉ khuyến khích khách sử dụng thêm các dịch vụ mà còn tạo dựng mối quan hệ lâu dài. Một khách hàng tin tưởng bạn sẽ quay lại, và việc giữ chân khách hàng cũ thường mang lại lợi nhuận cao hơn việc thu hút khách hàng mới.
• Tiếp thị hiệu quả: Minh bạch về chi phí cho phép bạn tiếp thị các dịch vụ như một trải nghiệm giá trị gia tăng thay vì chi phí ẩn. Dù là gói spa, tour du lịch có hướng dẫn hay trải nghiệm ẩm thực đặc biệt, việc công khai giá cả rõ ràng cho phép bạn đóng gói các dịch vụ này theo cách hấp dẫn hơn, khiến chúng trở thành một phần không thể thiếu trong trải nghiệm của khách, từ đó tăng tỷ lệ sử dụng dịch vụ và doanh thu.
• Tiết kiệm chi phí cho khách hàng: Khi khách hàng biết chính xác những gì họ phải trả, họ có thể lập ngân sách cho chuyến đi hiệu quả hơn và thoải mái chi tiêu cho các tiện nghi bổ sung mà không lo lắng về những khoản phí bất ngờ. Về cơ bản, bạn đang trao quyền cho khách hàng để họ lựa chọn những dịch vụ nâng cao trải nghiệm lưu trú, đồng thời tạo ra những giá trị gia tăng thực sự có ý nghĩa cho khách sạn.
• Tạo dựng hình ảnh tích cực và khuyến khích giới thiệu: Tính minh bạch trong giá cả giúp giảm thiểu rủi ro nhận được những đánh giá tiêu cực. Trong thời đại của đánh giá trực tuyến và mạng xã hội, việc giảm thiểu rủi ro liên quan đến tiếp thị truyền miệng là quý giá, góp phần tăng lượng đặt phòng và từ đó, tăng lợi nhuận.