Trong khoảng một thập kỷ qua, việc sử dụng phần mềm quản lý kênh phân phối bán hàng (CMS) đang đóng vai trò như một thành tố quan trọng trong việc vận hành kinh doanh khách sạn và cơ sở lưu trú. Những khách sạn lớn đã sử dụng những phần mềm quản lý kênh phân phối từ khá lâu vì quy mô và giá cả chỉ những đơn vị đó mới có thể áp dụng. Tuy nhiên, với công nghệ hiện đại, các phần mềm chuyên biệt đang có một mức giá rất tốt, các khách sạn nhỏ và vừa cũng các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ đã có thể tiếp cận dễ dàng hơn, tạo nên một mạng lưới rộng lớn, sản phẩm đa dạng.
1, Hệ thống quản lý bán hàng (CMS – Channel Management System) là gì?
CMS là hệ thống giúp các khách sạn chủ động quản lý việc phân phối giá phòng và tình trạng phòng trống trên nhiều kênh đặt phòng trực tuyến. Các kênh này có thể khác nhau, bao gồm các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) như Booking.com, Expedia, Agoda, hoặc HostelWorld; các công cụ tìm kiếm du lịch như Google, Kayak và Trivago; Hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) như Amadeus và Sabre; các trang đặt phòng trực tuyến như Airbnb, Tripadvisor và Vrbo; bán buôn du lịch và hơn thế nữa.
Theo chức năng được thiết kế, hệ thống quản lý kênh bán hàng (CMS) sẽ giúp kết nối kho phòng khách sạn của bạn tới nhiều kênh đại lý du lịch online (OTA) hay kênh đặt phòng trực tuyến. Thông thường, nếu quản lý bán hàng theo hướng truyền thống, thủ công sẽ dễ dàng dẫn đến những lỗi như overbooking, sai giá,…
2, Những lý do bạn nên có một hệ thống quản lý bán hàng – CMS cho khách sạn của mình.
Tự động cập nhật thông tin
Khi các cơ sở kinh doanh quản lý việc phân phối theo cách thủ công trên nhiều trang web, họ được yêu cầu cập nhật tỉ mỉ kho hàng và theo dõi lượt đặt phòng nhiều lần trong ngày. Khi việc phân phối không được cập nhật theo thời gian thực với API, nó sẽ làm tăng nguy cơ xảy ra lỗi. Một số lỗi phổ biến nhất bao gồm overbooking, lỗi chi tiết đặt chỗ và bỏ sót doanh số bán hàng trực tuyến (ví dụ: tình trạng còn trống đã bị đóng nhầm).
Giảm thiểu tối đa overbooking.
Overbooking vẫn là mối đe dọa lớn nhất đối với các khách sạn trong việc quản lý hàng tồn kho và phân phối thủ công trên các kênh bán hàng đối tác. Khi một cơ sở kinh doanh có nhiều kênh phân phối và có cùng một kho phòng trên các kênh đó, thì không thể tránh khỏi là cùng một phòng có thể được đặt bởi nhiều khách khác nhau.
Hotel Booking Reservation Form Concept
Overbooking trên thực tế gây ra rất nhiều thiệt hại cho khách và cơ sở kinh doanh của bạn. Du khách sẽ không trở lại sau khi cảm thấy bị lừa và rất có thể để lại đánh giá tiêu cực trên các trang web như TripAdvisor, Booking.com. CMS lúc này sẽ giúp giảm nguy cơ hoặc loại bỏ hoàn toàn được tình trạng overbooking.
Loại bỏ lỗi chi tiết đặt phòng
Việc quản lý kho phòng theo cách thủ công thường là chuyển thông tin đặt chỗ từ email sang bảng tính excel. Khi chi tiết đặt phòng không được tự động chuyển từ nguồn đặt phòng (OTA) sang hệ thống quản lý đặt phòng hoặc hệ thống quản lý khách sạn (PMS), sẽ có khả năng xảy ra sai sót. Có thể dễ dàng xảy ra sai sót về tên, ngày tháng, sức chứa phòng, thời gian nhận phòng, loại phòng hoặc các chi tiết khác. Những lỗi đơn giản như thế này có thể ảnh hưởng đến tình trạng còn phòng hiện tại và các yêu cầu đặt phòng trong tương lai. Điều này dễ gây nhầm lẫn cho cả bạn và khách và dẫn đến nguy cơ bị đánh giá kém về dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Đặt phòng
Nắm bắt cơ hội dễ dàng hơn
Khách sạn rất dễ bỏ lỡ cơ hội đặt phòng nếu các kênh không được cập nhật đúng theo thời gian thực. Ví dụ: hãy tưởng tượng một lượt đặt phòng bị hủy và một khách tiềm năng khác đang tìm kiếm chuyến du lịch ngay vào lúc đó. Phòng đó sẽ không còn trống cho đến khi bạn tự cập nhật xong, điều này dẫn đến hụt ngân sách, mất đơn. Tương tự, để quản lý việc overbooking, một khách sạn có thể chỉ liệt kê một phần kho phòng của họ trên mỗi kênh bán hàng, hạn chế mức độ hiển thị tối đa số phòng. Giải pháp quản lý kênh bán hàng làm giảm nguy cơ bị mất khách do hệ thống phân phối trên các trang web hợp tác được tự động hóa.
Vận hành dựa trên số liệu
Quản lý kho phòng theo cách thủ công thường phải đăng nhập vào của một số trang web khác nhau nhiều lần trong ngày. Ngay cả thời gian thực hiện kiểm tra kênh chỉ mất 15 phút thôi cũng có thể mất đến cả tiếng nếu phải thực hiện hai lần một ngày, bảy ngày một tuần, trên nhiều kênh khác nhau.
Ví dụ: hãy tưởng tượng một khách sạn phân phối kho phòng của mình trên bốn kênh. Thời gian 15 phút để kiểm tra mỗi kênh sẽ trở thành một giờ. Giả sử bạn xem mỗi kênh hai lần một ngày, thì điều đó nhanh chóng tăng lên thành 14 giờ một tuần – chỉ cần kiểm tra và cập nhật các kênh! Quá lãng phí thời gian.
Sử dụng CMS sẽ loại bỏ được một phần công việc vì nó đã giúp bạn giải quyết bằng pháp tiện lợi hơn khi gói gọn tất cả trong một. Số giờ lao động giảm thiểu hoặc chuyển sang các tác vụ có ích hơn cho hoạt động kinh doanh. Thay vì lo lắng về việc đặt chỗ và tình trạng còn phòng có được cập nhật hay không?, bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như xây dựng chiến lược kinh doanh hay quản lý phân phối.
Đọc thêm: ezCloud trở thành đối tác độc quyền & chiến lược của Sabre tại Việt Nam
Người quản lý khách sạn, người quản lý doanh thu và người quản lý phân phối là những người có tính kỷ luật cao, đơn giản vì đó là một phần công việc của họ. Tuy nhiên, một khi công nghệ tự động hóa các quy trình khác nhau, họ có thể dành thời gian để tối ưu hóa chuyên môn, doanh thu và điều hành những việc nhỏ.
Tiếp cận nhiều kênh phân phối hơn
Sử dụng hệ thống quản lý kênh bán tự động, các cơ sở kinh doanh có thể tham gia vào nhiều kênh phân phối hơn và có nhiều dữ liệu hơn để đánh giá trang web nào hoạt động tốt dựa trên loại hình lưu trú, thông tin khách hàng, vị trí hoặc mô hình đặt phòng. Nhiều kênh phân phối hơn có nghĩa là tiếp cận được nhiều khách du lịch hơn, điều này rất quan trọng trong mùa thấp điểm và tiếp cận những khách du lịch đang tìm kiếm sản phẩm thích hợp. Bằng cách sử dụng các OTA, ứng dụng tìm kiếm meta, GDS, bán buôn B2B hoặc các trang web đặt phòng lưu trú thích hợp, bạn sẽ đảm bảo rằng mình đang hiển thị với đúng nhóm khách hàng mà khách sạn hướng tới
Hơn nữa, tùy thuộc vào kết hợp phân phối phòng đa kênh, bạn sẽ hạn chế được các kênh có lợi nhuận thấp tiếp cận kho phòng, hoặc niêm yết các phòng ở các mức giá khác nhau do tính nhạy cảm về giá. Bạn không nên phân phối phòng trên mọi kênh, mà là phân phối phù hợp cho đúng người vào đúng thời điểm.
Tăng trưởng lượt đặt phòng trực tiếp.
Mặc dù hệ thống CMS được sử dụng để kết nối với các đối tác phân phối bên thứ ba nhưng chúng cũng có thể giúp thúc đẩy tăng trưởng đặt phòng trực tiếp. Các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) rất phù hợp trong việc giúp khách sạn tiếp cận với những vị khách mới, tiềm năng. Họ sẽ giúp bạn mở rộng phạm vi tiếp cận hoặc các chiến thuật tiếp thị thương mại điện tử. Từ đó nỗ lực đó, các OTA sẽ khiến khách du lịch đang tìm thấy các khách sạn đáp ứng mong muốn của họ.
Một vài năm trước, cựu Giám đốc điều hành Expedia, Dara Khosrowshahi cho biết “OTA là một kênh giá rẻ để tìm khách hàng mới. Nhưng khách quay lại với bạn là những người mang đến lợi nhuận nhiều nhất”. CMS của khách sạn có thể giúp đưa khách sạn vào tâm trí khách du lịch, sau đó khách sạn có thể dùng nhiều cách để thu hút khách đó quay lại và đặt phòng trực tiếp với họ.
CMS mở ra cơ hội tăng nhận biết thương hiệu tại các thị trường thích hợp mà không phải lo lắng hoặc gặp rắc rối về việc overbooking và các lỗi khác có thể dẫn đến trải nghiệm tiêu cực của khách hàng.
3, Đăng ký dùng thử CMS miễn phí
Công nghệ liên tục thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp khách sạn theo hướng hoàn thiện hơn. Hệ thống quản lý kênh bán hàng nói riêng giúp các nhà quản lý và nhân viên giảm thời gian lãng phí, tăng thời gian cho việc tối ưu doanh thu và quản lý . Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng CMS trước đây hoặc lo lắng về việc thay đổi nhà cung cấp phần mềm, hãy thử một giải pháp thân thiện với người dùng cung cấp bản dùng thử miễn phí, chẳng hạn như ezCms hoặc ezCms Leo.
Hiện tại, ezCloud là đối tác độc quyền của Sabre tại Việt Nam, đây là cơ hội to lớn dành cho các khách sạn đối tác của ezCloud nhờ cơ hội tham gia vào một trong những nền tảng phân phối toàn cầu lớn nhất thế giới, với hơn 400.00 công ty du lịch lữ hành 50% thị phần sở hữu như Sabre. Những cơ sở kinh doanh lưu trú thuộc mọi hình thái, quy mô,.. đang thành công hơn bằng cách tận dụng công nghệ để tối ưu hoá quy trình bán hàng và phân phối. Tại sao bạn lại đang nằm ngoài điều đó?
Tham khảo: cloudbeds
