7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách

Lễ tân được coi là “bộ mặt, “hình ảnh” của khách sạn và là điểm chạm đầu tiên trong hành trình trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, lễ tân cần chuẩn bị công việc một cách chu đáo nhất để đón tiếp khách hàng sao cho hiệu quả nhất và chuyên nghiệp nhất.

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách”.

1. Kiểm tra thông tin khách hàng

Việc kiểm tra thông tin khách hàng là một trong những việc làm cơ bản đối với lễ tân khách sạn. Lễ tân khách sạn cần phải nắm bắt được những thông tin cơ bản như tên, tuổi, nơi đến, số ngày lưu trú…; lưu ý những yêu cầu đặc biệt (nếu có) của khách hàng. Điều này sẽ giúp cho việc đối chiếu thông tin khách hàng dễ dàng hơn, giao tiếp thuận lợi, phục vụ chu đáo và đúng nhu cầu.

Ngoài ra, việc được nhân viên khách sạn gọi đúng tên với giọng điệu thân thiện và lịch sự sẽ tạo thiện cảm ban đầu với du khách về sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên. Hơn nữa, bạn cũng nên kiểm tra qua lịch sử lưu trú của du khách để xem đó có phải là khách quen hay khách đã từng ở tại khách sạn không – lưu ý những thói quen hay sở thích, phong tục tập quán của khách để nỗ lực đáp ứng và phục vụ khách tốt hơn.

"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

 

2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách

Đây là một trong những phần việc lễ tân cần làm để thực hiện các thủ tục check-in cho khách hàng được nhanh chóng và chính xác. Lễ tân, dựa trên các thông tin có trong phiếu đặt phòng do nhân viên đặt phòng chuyển sang, danh sách khách check-in trong ngày, nhân viên lễ tân cần thực hiện chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân phòng dự kiến cho khách. Ngoài ra, cũng cần lưu ý những khách muốn đến sớm để check-in.

3. Chuẩn bị dịch vụ đưa đón sân bay 

Đa số các khách sạn hiện nay đều có dịch vụ đưa đón sân bay, bởi đây là một trong những dịch vụ khiến khách hàng hài lòng ở mức độ cao về chất lượng dịch vụ của khách sạn. Do vậy, nhân viên lễ tân và nhân viên đưa đón cần nắm bứt được giờ giấc di chuyển của khách, giờ đáp chuyến bay để đón khách đúng giờ, tránh trường hợp đến quá sớm (do chuyến bay bị delay) hoặc đến quá trễ khiến khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Ngoài ra, một số khách sạn quy mô và chuyên nghiệp còn mở thêm dịch vụ đưa đón khách di chuyển trong khuôn viên và đến những địa điểm du lịch nổi tiếng ở phạm vi gần bằng xe điện, cho thuê xe máy, xe đạp để khách trải nghiệm những dịch vụ thú vị nhất.

"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

4. Vệ sinh quầy lễ tân và khu vực sảnh đón tiếp

Bạn hãy đảm bảo rằng mọi không gian phục vụ trong khách sạn đều được vệ sinh sạch sẽ và ngăn nắp nhất. Quầy lễ tân và khu vực sảnh lại càng phải chú trọng điều này. Bởi, đây sẽ là nơi đầu tiên mà du khách tiếp xúc và nán lại để hoàn tất các thủ tục check-in trước khi nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, bạn hãy phối hợp nhịp nhàng với bộ phận buồng phòng, nhân viên vệ sinh công cộng để đảm bảo vệ sinh trước khi đón khách, lưu ý thêm tại các vị trí khác như cầu thang, thang máy, ghế ngồi chờ…

5. Liên hệ với Housekeeping về tình trạng phòng

Đây là viêc bắt buộc cần làm để đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi được nhận phòng dù đã đến giờ check-in theo quy định. Việc liên hệ với Housekeeping để chắc chắn phòng đã được dọn sạch, được bày trí ngăn nắp đúng chuẩn quy định của khách sạn. Sẽ tạo điều kiện để khách hàng được check-in nhận phòng ngay khi vừa đến, để họ nghỉ ngơi sẽ khiến chất lượng dịch vụ của khách sạn được đánh giá cao trong mắt du khách.

6. Liên hệ với Waiter/ Waitress để phục vụ khách

Hầu hết khách sạn từ 3 sao trở lên đều phục vụ welcome drinks để chào mừng khách đến lưu trú tại khách sạn. Sau một chuyến di chuyển xa, việc được chào đón nồng hậu bởi sự tận tình của nhân viên, không gian thoáng, sạch cùng ly nước mát sẽ giúp tâm trạng của du khách cực kỳ tốt, khiến họ nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định sử dụng dịch vụ.

7. Giữ tâm lí thoải mái, tự tin để đón khách

Đội ngũ nhân viên lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn. Một nhân viên lễ tân niềm nở, thân thiện với nụ cười tươi trên môi, giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, cử chỉ điềm đạm, linh hoạt, sử dụng ngoại ngữ lưu loát… sẽ là những điểm cộng lớn với du khách ngay từ lúc check-in và trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.

"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách”. Hy vọng rằng với bài viết trên đây, lễ tân khách sạn sẽ chuẩn bị tốt những công việc cần lắm trước khi đón khách để từ đó giúp ghi điểm trong mắt khách hàng dễ dàng và chuyên nghiệp nhất.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Công cụ đặt phòng mang tới những lợi ích tuyệt vời cho khách sạn

Khách hàng ngày càng có nhiều sự lựa chọn trong việc đi du lịch, kéo theo đó là sự cạnh tranh khốc liệt trên nền tảng số trong việc kinh doanh khách sạn. Nêu website của bạn và công cụ đặt phòng không ăn khớp với nhau, việc bạn thua …

Website khách sạn của bạn đã tối ưu cho điện thoại chưa?

Theo như thống kê, 60% lưu lượng truy cập trên thế giới đến từ điện thoại. Người dùng máy tính đang ngày càng thấp đi nhờ sự phát triển vượt bậc của điện thoại di động. Tuy nhiên, nhiều website khách sạn lại chưa thực sự tối ưu cho điện …

muc-do-hai-lon

4 cách làm tăng độ hài lòng của khách hàng trong ngành Khách sạn

Đối với người làm dịch vụ Du lịch – Khách sạn, không có gì quan trọng hơn tạo được sự hài lòng đối với những thượng đế mà mình đang phục vụ. Tuy nhiên khách hàng đã thực sự hài lòng với bạn hay chưa? Làm sao để tăng mức …

Chinh phục khách hàng trong ngành Khách sạn với với 6 bí quyết sau đây

Những người làm nghề khách sạn và những người làm việc trong ngành công nghiệp Du lịch có nhiệm vụ thu hút khách du lịch, đảm bảo an toàn cho họ và gây được cảm tình để có thể tăng doanh thu, bên cạnh đó, những hotelier cần phải xây …

Hình ảnh thương hiệu (Brand Image) cho khách sạn xây dựng như thế nào?

HÌnh ảnh thương hiệu là một dạng thể hiện mà các marketer đang sử dụng rất nhiều trong thời đại hiện nay để thu hút và duy lượng khách hàng. Việc sử dụng các chiến lược marketing xây dựng hình ảnh đang ngày càng được ưa chuộng và mở rộng …

Marketing khách sạn – Những lỗi cần tránh để tối ưu hoá doanh thu

Marketing khách sạn chỉ có thể đạt được hiệu quả tối ưu nhất khi được triển khai đúng đắn. Thông điệp được gửi đến đúng người, đúng thời điểm sẽ tạo nên những khác biệt, cách thông điệp được được truyền tải có thể quyết định được sự thành và …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn
[stm-calc id="32026"]