"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách

Lễ tân được coi là “bộ mặt, “hình ảnh” của khách sạn và là điểm chạm đầu tiên trong hành trình trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, lễ tân cần chuẩn bị công việc một cách chu đáo nhất để đón tiếp khách hàng sao cho hiệu quả nhất và chuyên nghiệp nhất.

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách”.

1. Kiểm tra thông tin khách hàng

Việc kiểm tra thông tin khách hàng là một trong những việc làm cơ bản đối với lễ tân khách sạn. Lễ tân khách sạn cần phải nắm bắt được những thông tin cơ bản như tên, tuổi, nơi đến, số ngày lưu trú…; lưu ý những yêu cầu đặc biệt (nếu có) của khách hàng. Điều này sẽ giúp cho việc đối chiếu thông tin khách hàng dễ dàng hơn, giao tiếp thuận lợi, phục vụ chu đáo và đúng nhu cầu.

Ngoài ra, việc được nhân viên khách sạn gọi đúng tên với giọng điệu thân thiện và lịch sự sẽ tạo thiện cảm ban đầu với du khách về sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên. Hơn nữa, bạn cũng nên kiểm tra qua lịch sử lưu trú của du khách để xem đó có phải là khách quen hay khách đã từng ở tại khách sạn không – lưu ý những thói quen hay sở thích, phong tục tập quán của khách để nỗ lực đáp ứng và phục vụ khách tốt hơn.

"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

 

2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng dự kiến cho khách

Đây là một trong những phần việc lễ tân cần làm để thực hiện các thủ tục check-in cho khách hàng được nhanh chóng và chính xác. Lễ tân, dựa trên các thông tin có trong phiếu đặt phòng do nhân viên đặt phòng chuyển sang, danh sách khách check-in trong ngày, nhân viên lễ tân cần thực hiện chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân phòng dự kiến cho khách. Ngoài ra, cũng cần lưu ý những khách muốn đến sớm để check-in.

3. Chuẩn bị dịch vụ đưa đón sân bay 

Đa số các khách sạn hiện nay đều có dịch vụ đưa đón sân bay, bởi đây là một trong những dịch vụ khiến khách hàng hài lòng ở mức độ cao về chất lượng dịch vụ của khách sạn. Do vậy, nhân viên lễ tân và nhân viên đưa đón cần nắm bứt được giờ giấc di chuyển của khách, giờ đáp chuyến bay để đón khách đúng giờ, tránh trường hợp đến quá sớm (do chuyến bay bị delay) hoặc đến quá trễ khiến khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Ngoài ra, một số khách sạn quy mô và chuyên nghiệp còn mở thêm dịch vụ đưa đón khách di chuyển trong khuôn viên và đến những địa điểm du lịch nổi tiếng ở phạm vi gần bằng xe điện, cho thuê xe máy, xe đạp để khách trải nghiệm những dịch vụ thú vị nhất.

"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

4. Vệ sinh quầy lễ tân và khu vực sảnh đón tiếp

Bạn hãy đảm bảo rằng mọi không gian phục vụ trong khách sạn đều được vệ sinh sạch sẽ và ngăn nắp nhất. Quầy lễ tân và khu vực sảnh lại càng phải chú trọng điều này. Bởi, đây sẽ là nơi đầu tiên mà du khách tiếp xúc và nán lại để hoàn tất các thủ tục check-in trước khi nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, bạn hãy phối hợp nhịp nhàng với bộ phận buồng phòng, nhân viên vệ sinh công cộng để đảm bảo vệ sinh trước khi đón khách, lưu ý thêm tại các vị trí khác như cầu thang, thang máy, ghế ngồi chờ…

5. Liên hệ với Housekeeping về tình trạng phòng

Đây là viêc bắt buộc cần làm để đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi được nhận phòng dù đã đến giờ check-in theo quy định. Việc liên hệ với Housekeeping để chắc chắn phòng đã được dọn sạch, được bày trí ngăn nắp đúng chuẩn quy định của khách sạn. Sẽ tạo điều kiện để khách hàng được check-in nhận phòng ngay khi vừa đến, để họ nghỉ ngơi sẽ khiến chất lượng dịch vụ của khách sạn được đánh giá cao trong mắt du khách.

6. Liên hệ với Waiter/ Waitress để phục vụ khách

Hầu hết khách sạn từ 3 sao trở lên đều phục vụ welcome drinks để chào mừng khách đến lưu trú tại khách sạn. Sau một chuyến di chuyển xa, việc được chào đón nồng hậu bởi sự tận tình của nhân viên, không gian thoáng, sạch cùng ly nước mát sẽ giúp tâm trạng của du khách cực kỳ tốt, khiến họ nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định sử dụng dịch vụ.

7. Giữ tâm lí thoải mái, tự tin để đón khách

Đội ngũ nhân viên lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn. Một nhân viên lễ tân niềm nở, thân thiện với nụ cười tươi trên môi, giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, cử chỉ điềm đạm, linh hoạt, sử dụng ngoại ngữ lưu loát… sẽ là những điểm cộng lớn với du khách ngay từ lúc check-in và trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.

"7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách"

Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách”. Hy vọng rằng với bài viết trên đây, lễ tân khách sạn sẽ chuẩn bị tốt những công việc cần lắm trước khi đón khách để từ đó giúp ghi điểm trong mắt khách hàng dễ dàng và chuyên nghiệp nhất.

Một phần mềm quản lý toàn diện là chìa khóa để
kinh doanh khách sạn thành công

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Các bài viết liên quan

Đừng bỏ lỡ

Minibar là gì? Những điều cần biết khi kiểm tra minibar

Minibar là gì? Trong lĩnh vực khách sạn thì việc kiểm tra minibar được xem là một công việc rất quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh…

Các tình huống giao tiếp tiếng anh trong khách sạn phổ biến nhất

Ngày nay, việc sử dụng thành thạo ngoại ngữ là lợi thế vô cùng đặc biệt, nhất là trong ngành khách sạn. Do đó, bạn cần nắm rõ các tình…

Nghiệp vụ lễ tân là gì và bí kíp để tạo ấn tượng tốt với khách hàng

Lễ tân được ví như là "bộ mặt" của khách sạn. Vì thế mà nhân viên đảm nhiệm vị trí này yêu cầu phải thành thạo nghiệp vụ lễ tân…

Bellman là gì? Góc khuất của nghề Bellman trong khách sạn

Bellman là một trong những thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn. Vậy bạn có biết bellman là gì không? Sau đây, ezCloud xin chia…

VVIP là gì? Quy trình phục vụ khách VVIP trong khách sạn

VVIP là gì? Bạn đang tưởng chúng tôi viết sai chính tả? Không, đây là một thuật ngữ rất quen thuộc trong lĩnh vực du lịch - khách sạn để…

Sommelier là gì? Khám phá công việc của Sommelier

Sommelier là gì? Đây có lẽ là một điều rất xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên trong những nhà hàng, khách sạn cao cấp thì đây là một vị…

6 “tuyệt chiêu” giúp Housekeeping ghi điểm với khách hàng

Housekeeping thường được ví "người hùng thầm lặng của khách sạn", tuy nhiên, chính bộ phận này lại đóng góp 60% doanh thu cho khách sạn và đôi khi họ…

Butler là gì? Công việc của một butler trong khách sạn

Butler là gì? Bạn có thực sự biết gì về công việc này? Chắc chắn mọi nhân viên khi bước vào khách sạn đều mong muốn trở thành một butler…

Giặt khô là gì? Quy trình giặt khô trong khách sạn

Giặt khô là gì? Tại sao khi kinh doanh khách sạn thường sử dụng phương pháp giặt này? Quy trình giặt được tiến hành như thế nào? Bài viết sau…

Service charge trong kinh doanh khách sạn: Những điều bạn cần biết

Bạn đang làm việc trong lĩnh vực khách sạn? Vậy bạn biết gì về thuật ngữ Service charge? Nó được tính như thế nào? Cách chia cho nhân viên ra…
[X]
Đang tải...