Hóa đơn điện tử khách sạn: Tất cả những điều bạn cần biết

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, xu hướng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, thanh toán bằng hình thức điện tử ngày càng phát triển. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy đang là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành khách sạn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin về Hóa đơn điện tử khách sạn: Tất cả những điều bạn cần biết.

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư số 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Hóa đơn điện tử gồm :

• Hóa đơn xuất khẩu.
• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hóa đơn bán hàng.
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2.2. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử 

Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: “Từ ngày 1 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

Như vậy, hạn cuối chính thức để toàn bộ 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử là 2/11/2020.

3. Vì sao nên áp dụng hóa đơn điện tử vào quản lý và kinh doanh khách sạn?

Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh đặc thù trên cơ sở cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách nhằm đáp ứng các nhu cầu ăn uống, nghỉ ngơi và giải trí của khách tại các điểm du lịch.

Đặc thù của ngành này là lượng khách mỗi ngày khá lớn, nhất là vào mùa cao điểm, lễ tết. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn thường tới từ nhiều vùng miền, quốc gia khác nhau do đó lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ. Đồng thời, sự bùng nổ của các hình thức mua bán, đặt hàng qua internet khiến nguồn khách hàng đến từ dịch vụ đặt phòng khách sạn thông qua các kênh OTA là vô cùng đa dạng.

Với lượng khách hàng lớn như vậy, việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng bởi nếu để lộ thông tin khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín khách sạn. Với số lượng hóa đơn rất lớn khi vào mùa cao điểm của khách sạn thì việc lưu trữ hóa đơn phục vụ cho tra cứu, báo cáo và kiểm tra từ cơ quan thuế cũng là một thách thức không nhỏ.

Việc áp dụng hóa đơn giấy đã không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn khi luôn tồn tại những nhược điểm lớn như: viết tay hóa đơn mất nhiều thời gian, dễ sai sót, tốn chi phí, dễ thất lạc, không tức thời, khó lưu trữ bảo quản được hết,…

Vì vậy, với những đặc thù riêng của ngành du lịch khách sạn, việc ứng dụng và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là rất cần thiết.

4. Lợi ích khi quản lý khách sạn với hóa đơn điện tử

4.1. Tiết kiệm thời gian

Để in và phát hành hóa đơn giấy, thông thường khách sạn phải mất từ 2 – 4 tuần và tốn khoảng 7 – 15 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, viết thông báo để gửi hóa đơn cho khách. Chưa kể để khách nhận được hóa đơn của khách sạn cũng phải mất từ 1 – 3 ngày. Trong khi đó, chỉ cần chưa đến 1 phút, khách sạn đã có thể phát hành hóa đơn điện tử và gửi qua email cho khách hàng bằng vài thao tác đơn giản. Ngoài ra việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tiết kiệm tối đa thời gian tra cứu, báo cáo cho kế toán khách sạn.

4.2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn

Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 80% chi phí cho những công việc này. Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Ngoài ra, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.

4.3. Ngăn chặn hóa đơn giả

Hóa đơn giả là một vấn nạn nhức nhối không chỉ đối với các cơ quan chức năng mà còn với các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này. Ví dụ, phần mềm quản lý khách sạn ezFolio sử dụng công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.

4.4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể: 

• Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
• Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng nhờ hệ thống tự động.
• Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…

4.5. Giảm thiểu các rủi ro khác

Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc, để lộ thông tin khách hàng… và phải giải trình với các cơ quan chức năng. 

Trên đây là Tất cả những điều cần biết về Hóa đơn điện tử khách sạn. Hiểu rõ được giá trị thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại, phần mềm quản lý khách sạn ezCloud đã ký kết hợp tác chiến lược với Tổng Công ty Công nghệ và Giải pháp CMC (CMC TS). Theo đó, CMC TS sẽ tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử C-Invoice lên các phần mềm thuộc hệ sinh thái của ezCloud như phần mềm Quản lý khách sạn, Quản lý kênh phân phối, Công cụ đặt phòng trực tuyến, Quản lý sân golf. 

>> Xem thêm: [ict news.vn] CMC TS trở thành đối tác độc quyền cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho ezCloud

Với việc hợp tác này, khách sạn sử dụng phần mềm quản lý của ezCloud sẽ được tích hợp sẵn tính năng hóa đơn điện tử C-Invoice để tối ưu hóa nguồn lực, giảm đến 80% chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy. Việc quản lý và kinh doanh khách sạn sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả hơn với Hệ sinh thái Công nghệ trong Quản lý và Kinh doanh khách sạn ezCloud.