Hóa đơn điện tử khách sạn: Giải pháp quản lý hóa đơn chuyên nghiệp

Hóa đơn điện tử khách sạn – Giải pháp hỗ trợ tối ưu công tác quản lý chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý khách sạn

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, xu hướng giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, thanh toán bằng hình thức điện tử ngày càng phát triển. Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy đang là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành khách sạn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin về Hóa đơn điện tử khách sạn: Tất cả những điều bạn cần biết.

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Theo quy định tại điều 3 Thông Tư số 32/2011/TT-BTC đã giải thích khái niệm về hóa đơn điện tử như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

Hóa đơn điện tử gồm :

• Hóa đơn xuất khẩu.
• Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hóa đơn bán hàng.
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Cùng ezCloud tìm hiểu ngay điều điện sử dụng hóa đơn điện tử. 

2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng 6 điều kiện. Nó được quy định tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

2.2. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử 

Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: “Từ ngày 1 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.” Như vậy, hạn cuối chính thức để toàn bộ 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử là 2/11/2020.

3. Tầm quan trọng của việc áp dụng hóa đơn điện tử vào quản lý và kinh doanh khách sạn

Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh đặc thù. Nó dựa trên cơ sở cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách. Qua đó, đáp ứng các nhu cầu ăn uống, nghỉ ngơi và giải trí của khách tại các điểm du lịch. Đặc thù của ngành này là lượng khách mỗi ngày khá lớn, nhất là vào mùa cao điểm. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn thường tới từ nhiều vùng miền, quốc gia khác nhau. Do đó lượng hóa đơn xuất ra không hề nhỏ. Đồng thời, sự bùng nổ của các hình thức mua bán, đặt hàng qua internet khiến nguồn khách hàng đến từ dịch vụ đặt phòng khách sạn thông qua các kênh OTA vô cùng đa dạng.

• Đảm bảo bảo mật

Với lượng khách hàng lớn như vậy, việc bảo mật thông tin rất quan trọng. Việc để lộ thông tin khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín khách sạn. Tuy nhiên, để lưu trữ hóa đơn phục vụ cho tra cứu, báo cáo và kiểm tra từ cơ quan thuế cũng là một thách thức không nhỏ. Do đó, hóa đơn điện tử là giải pháp hoàn hảo để khắc phục vấn đề trên. Tính năng tự động hóa, lưu trữ dữ liệu giúp việc bảo mật trở nên an toàn và dễ dàng. 

• Giải quyết những hạn chế của hóa đơn giấy

Áp dụng hóa đơn giấy đã không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn. Bởi nó tồn tại một số hạn chế nhất định, có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh. Bao gồm: viết tay hóa đơn mất nhiều thời gian, dễ sai sót, tốn chi phí, dễ thất lạc, không tức thời, khó lưu trữ bảo quản được hết,… Vậy nên, với những đặc thù riêng của ngành du lịch khách sạn, việc ứng dụng và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là rất cần thiết.

Xem thêm: [ict news.vn] CMC TS trở thành đối tác độc quyền cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho ezCloud

4. Lợi ích khi quản lý khách sạn với hóa đơn điện tử

4.1. Tiết kiệm thời gian

Để in và phát hành hóa đơn giấy, thông thường khách sạn phải mất từ 2 – 4 tuần và tốn khoảng 7 – 15 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, viết thông báo để gửi hóa đơn cho khách. Chưa kể để khách nhận được hóa đơn của khách sạn cũng phải mất từ 1 – 3 ngày. Trong khi đó, chỉ cần chưa đến 1 phút, khách sạn đã có thể phát hành hóa đơn điện tử và gửi qua email cho khách hàng bằng vài thao tác đơn giản. Ngoài ra việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tiết kiệm tối đa thời gian tra cứu, báo cáo cho kế toán khách sạn.

4.2. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn

Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 80% chi phí cho những công việc này. Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Ngoài ra, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.

4.3. Ngăn chặn hóa đơn giả

Hóa đơn giả là một vấn nạn nhức nhối không chỉ đối với các cơ quan chức năng mà còn với các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này. Đó là bởi việc ứng dụng công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến và chống làm giả hóa đơn.

4.4. Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể: 

• Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
• Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
• Gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng nhờ hệ thống tự động.
• Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…

4.5. Giảm thiểu các rủi ro khác

Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn, Cụ thể như hóa đơn bị cháy hay thất lạc, để lộ thông tin khách hàng… Khi đó, khách sạn sẽ phải giải trình với các cơ quan chức năng. 

5. Phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử ezInvoice

Hiểu rõ được giá trị thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại. Phần mềm quản lý khách sạn ezCloud đã ký kết hợp tác chiến lược với Tổng Công ty Công nghệ và Giải pháp CMC (CMC TS). Theo đó, CMC TS sẽ tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử C-Invoice lên các phần mềm thuộc hệ sinh thái của ezCloud. Chẳng hạn như phần mềm Quản lý khách sạn, Quản lý kênh phân phối, Công cụ đặt phòng trực tuyến, Quản lý sân golf. 

Với việc hợp tác này, khách sạn sử dụng phần mềm quản lý của ezCloud sẽ được tích hợp sẵn tính năng hóa đơn điện tử ezInvoice. Qua đó, nhằm tối ưu hóa nguồn lực, giảm đến 80% chi phí so với sử dụng hóa đơn giấy. Việc quản lý và kinh doanh khách sạn sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả hơn. 

5.1 Ngăn chặn hoá đơn giả

• Giúp khách sạn tự bảo vệ mình. Đặc biệt trong trường hợp bị giả mạo hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử đồng nhất giữa các Liên
• ezInvoice sử dụng công nghệ xác thực hóa đơn điện tử trực tuyến, chống làm giả hóa đơn
• Gửi thông tin, quản lý gửi và xác nhận hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email, SMS
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại khách sạn
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn điện tử

5.2 Tiết kiệm chỉ phí và không gian cho khách sạn

• Khách sạn sẽ tiết kiệm đến 75% chi phí in ấn, bảo quản và quản lý hóa đơn điện tử
• Có hơn 20+ mẫu hóa đơn điện tử có sẵn để khách sạn lựa chọn. Hoặc tự thiết kế hóa đơn theo yêu cầu mỗi khách sạn
• Quản lý hóa đơn tập trung, giảm nhân lực. Khách sạn có thể tự tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng
• Dữ liệu số hóa, thời gian thực, giúp giảm không gian và thời gian lưu kho hóa đơn điện tử
• Có thể tích hợp xuất hóa đơn tự in và đặt in, hóa đơn điện tử có mã xác thực trong phần mềm

Xem thêm:

• ezCloud hợp tác chiến lược cùng CMC phân phối sản phẩm hóa đơn điện tử
• 5 lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn tích hợp hóa đơn điện tử

5.3 Giảm thủ tục hành chính của khách sạn

• Khách sạn sẽ đơn giản các thủ tục về thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Tạo lập và phát hành hóa đơn nhanh chóng. Lập mới hóa đơn điện tử, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ hóa đơn dễ dàng
• Gửi hoá đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng nhờ hệ thống tự động của ezInvoice
• Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế

Trên đây là tất cả những điều cần biết về Hóa đơn điện tử khách sạn. Nó giúp khách sạn tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn, chuyên nghiệp hơn trong các nghiệp vụ. Việc đặt phòng qua các kênh OTA ngày càng thông dụng. Nếu như vẫn áp dụng chuyển phát hóa đơn thanh toán theo cách truyền thống thì cả khách sạn và khách hàng đều bị cản trở. Đồng thời, tồn tại rất nhiều rủi ro. Do đó, phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử, cụ thể là ezInvoice ra đời phù hợp với xu thế và mang lại tín hiệu tích cực. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về kinh doanh khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.