Dưới sự tác động của dịch bệnh Covid-19, các khách sạn, đặc biệt là các khách sạn lớn đã mất đi khoảng 25-50% doanh thu do tình trạng giãn cách xã hội và những điều luật ban hành để hạn chế tụ tập đông người. Từ nguyên nhân đó, khách sạn mất đi một nguồn tiền lớn từ việc các tổ chức thuê không gian để tổ chức các sự kiện, hoạt động đông người tham dự.
Tuy nhiên, với tình hình mở cửa đang đến rất gần, các khách sạn cần phải chuẩn bị sẵn cho mình một tâm thế để trở lại. Tuy nhiên theo khảo sát của StarFleet, vẫn có nhiều người chưa thực sự sẵn sàng cho điều này.
Sở hữu cho doanh nghiệp một nền tảng công nghệ phù hợp sẽ giúp khách sạn của bạn rất nhiều trong việc tiếp cận những thông tin chuẩn xác về không gian, phòng trống, menu, gói ngân sách khác nhau của khách sạn. Việc này giúp các khách hàng có được cái nhìn tổng quan và dễ hiểu về cơ sở vật chất, chất lượng về khách sạn của bạn, thuyết phục họ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Kinh doanh sự kiện khách sạn đang cần được phục hồi lại
Để có thể tiếp cận thông tin nhanh chóng và chuẩn xác như vậy, thì khách sạn cần phải có sẵn một hệ thống công nghệ quản lý vượt trội, an toàn và kịp thời. Nếu bạn đang cần một phương án chuyển đổi công nghệ thì hãy đọc bài viết này.
1, Tầm quan trọng của việc tích hợp Hệ thống quản lý Khách sạn (PMS).
Điều kiện tiên quyết cho việc chuyển đổi số thành công đó là sở hữu cho mình một hệ thống quản lý khách sạn PMS như ezCloudhotel hay ezFolio. Trong đó ezFolio được thiết kế và tối ưu riêng cho các khách sạn 3-5 sao, nơi có nhiều không gian để tổ chức các hoạt động bên cạnh bán phòng thuần tuý
Đội sale tại khách sạn của bạn cần công cụ giúp họ có được cái nhìn tổng quan về tất cả các khoảng không gian chức năng có thể sử dụng được như phòng nghỉ, phòng tổ chức sự kiện, sân chơi, sảnh,… và thời gian có thể dùng được. Việc này phải được cập nhật theo thời gian thực để thông tin dễ dàng được theo dõi kịp thời báo tới khách hàng.
Việc đảm bảo được yếu tố dữ liệu bán hàng và các phương án phục vụ được tích hợp vào hệ thống quản trị, POS và phần mềm quản lý kinh doanh,…một cách trơn tru là một điều rất quan trọng. Sự tương thích và dễ dàng tương tác qua lại giữa các nền tảng là sẽ giúp các nhà quản lý và nhân sự trực thuộc có được cái nhìn rõ ràng về những những sự kiện và xử lý được những yêu cầu của khách hàng trong mọi tình huống, biến cố có thể xảy ra.
Thao tác dễ dàng, quản lý tiện lợi với ezFolio
Hiện tại ezCloud là nền tảng đa hệ thống đầu tiên và số một tại Việt Nam về Quản trị và xây dựng khách sạn. Đối mới PMS, khách hàng có thể sử dụng hai phần mềm ezFolio (3-5*) và ezCloudhotel (0-2*). Tại 2 phần mềm PMS này, việc quản lý phòng trống được tối ưu hoá với giao diện dễ sử dụng, bên cạnh đó, còn được kết nối với Khoá từ, hoá đơn, thanh toán,… Mỗi khi khách hàng có nhu cầu đặt không gian làm sự kiện, mọi thông tin được quy vào thông tin phòng, khi đặt phòng, bộ phận lễ tân sẽ quản lý qua những thông số hiển thị. Tại khách sạn, không gian sự kiện có thể là sân vườn, quán cafe, nhà hàng, meeting room,… mọi không gian trống đều có thể đem lại những nguồn thu cho khách sạn thông quan việc cho thuê ngắn hạn hoặc theo chu kỳ.
Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến cung cấp thực phẩm, đồ uống, dụng cụ trong quá trình diễn ra sự kiện cũng được tính trước và hỗ trợ tính toán qua phần mềm PMS của ezCloud. Từng set đồ ăn, đồ uống sẽ được chuẩn bị trước để phục vụ. Việc của những người phụ trách chỉ là nhập số lượng, định lượng,.. Trong quá trình sự kiện được tổ chức, mỗi khi cần đặt đồ ăn, dựa theo số lượng người, nhân viên sẽ đặt đồ và thông tin được báo lại cho khu vực bếp ăn để chuẩn bị. Hoặc những bộ công cụ như loa, đài, mic, thảm, bàn,… đều đã được kê khai sẵn, chỉ cần tích và xuất kho theo đúng quy định. Mọi bước được quy trình hoá theo trình tự logic, giúp đảm bảo hạn chế rủi ro và ngắt quãng trong khi vận hành.
2, Ưu tiên quản lý doanh thu.
Những ai làm nghề khách sạn chắc hẳn đều không lạ gì về những biến số có thể ảnh hưởng tới việc dự đoán nhu cầu, đặt giá. Nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ thì việc dự đoán xu hướng, nhu cầu trong tương lai dễ dàng hơn thông qua những dữ liệu đã thu thập được.
Hiện tại, ezFolio là phần mềm quản lý khách sạn đa dạng, tích hợp các mục kiểm soát doanh thu và xuất báo cáo chi tiết từng khoản. Khi sử dụng phần mềm tích hợp các chương trình bán hàng và phục vụ khách hàng, nhân sự phụ trách dễ dàng đưa ra được các lời chào về giá thích hợp cho khách như: phòng khách sạn, không gian chức năng (sân vườn, phòng họp, nhà hàng, quán cafe,…).
Báo cáo doanh thu được hiển thị chi tiết với nhiều đầu mục khác nhau
Hiện tại, phần mềm ezFolio đang hỗ trợ 14 loại báo cáo, với gần 100 kiểu báo cáo khác nhau, ví dụ như: Báo cáo đặt phòng (14 báo cáo), Báo cáo lễ tân (21 báo cáo), Báo cáo đặt phòng (13 báo cáo), Báo cáo khu kinh doanh (10 báo cáo),…. qua đó hỗ trợ quản lý dễ dàng tiếp cận được toàn bộ tình hình hoạt động của khách sạn giúp nhanh chóng đưa ra các quyết định quản trị kịp thời.
Dựa vào thông tin về từng thời điểm trong năm, trưởng bộ phận bán hàng sẽ dễ dàng đề xuất các chương trình kinh doanh phù hợp, tận dụng được hết nguồn lực về không gian, nguồn lực mà khách sạn đang sở hữu, tránh lãng phí cơ sở vật chất, tạo thêm công việc cho nhân sự trong khoảng thời gian thấp điểm, ít khách hàng du lịch.
Đây là văn hoá vận hành dữ liệu đang là xu hướng nở rộ trong ngành du lịch khách sạn trong khoảng thời gian qua, đặc biệt là sau khi dịch bệnh đã khiến các doanh nghiệp phải tức tốc chuyển đổi số để giảm chi phí, cắt giảm nhân sự để duy trì hoạt động cầm chừng.
3, Năng lực cần đẩy mạnh
Giữa những thuộc tính công nghệ bổ trợ, những người quản lý khách sạn nên cân nhắc lựa chọn những điểm cần đẩy mạnh như:
- Quản lý kế toán, liên hệ, các hoạt động: Hỗ trợ lực lượng bán hàng bằng việc thu thập thông tin để đẩy mạnh booking và phân tích số liệu.
- Khối kinh doanh: Dễ dàng quản lý đa dạng sự kiện từ sự kiện nhỏ tới những hội nghị lớn.
- Khả năng phục vụ: Đưa ra nhiều tùy chọn linh hoạt bao gồm menu, hạng mục đồ dùng, các gói sản phẩm.
- Ghi nhớ chức năng: Biểu đồ hiển thị sự kiện theo khu chức năng cung cấp thông tin, tính năng chi tiết.
- Báo cáo và dẫn nhập dữ liệu: Thể hiện thông số cho từng hoạt động và có cái nhìn tổng quan về hiệu suất công việc.
Data-driven đang là xu hướng trong ngành khách sạn
Việc đầu tư vào chuyển đổi công nghệ, ngoài việc giúp tăng cường doanh thu còn là một cách thông minh để giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Việc nâng cấp các công cụ làm việc lên thành những hệ thống Online như ezFolio hay ezCloudhotel còn là phương án tối ưu để tăng hiệu suất bán hàng, quản lý và làm việc cho nhân sự tại công ty
