PMS chính là “xương sống vận hành” của khách sạn
Trong nhiều năm, PMS tại nhiều khách sạn Việt Nam vẫn được xem đơn thuần là phần mềm lễ tân: check-in, check-out, quản lý phòng và in báo cáo. Thực tế, không ít khách sạn hiện nay vẫn đang sử dụng PMS cài đặt tại chỗ hoặc hệ thống được triển khai từ 5–10 năm trước.
Trong khi đó, mô hình kinh doanh khách sạn đã thay đổi nhanh chóng:
- Khách đặt phòng qua nhiều kênh cùng lúc
- Giá phòng biến động theo từng ngày, thậm chí từng giờ
- Dữ liệu khách hàng trở thành tài sản quan trọng
Một PMS cũ, thiếu khả năng mở rộng và kết nối, đang dần trở thành điểm nghẽn vô hình trong bài toán lợi nhuận.
Thất thoát doanh thu vì giá phòng không theo kịp thị trường
Theo các báo cáo xu hướng du lịch của Google, Temasek và Bain, nhu cầu du lịch tại Việt Nam và khu vực châu Á biến động mạnh theo mùa vụ, sự kiện, giá vé máy bay và hành vi tìm kiếm trực tuyến. Điều này đòi hỏi khách sạn phải điều chỉnh giá phòng linh hoạt, dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Tuy nhiên, thực tế tại nhiều khách sạn Việt Nam cho thấy:
- Giá phòng vẫn được điều chỉnh thủ công
- Phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân
- Cập nhật chậm so với biến động thị trường
Các nghiên cứu về quản lý doanh thu tại thị trường châu Á chỉ ra rằng khách sạn không áp dụng chính sách giá linh hoạt có thể mất từ 10–20% doanh thu tiềm năng mỗi năm. PMS cũ, không tích hợp hoặc không hỗ trợ tối ưu giá, khiến khách sạn rơi vào thế bị động: bán rẻ khi cầu cao, nhưng không kích cầu kịp thời khi thấp điểm.
Chi phí vận hành tăng vì thiếu tự động hóa
Một vấn đề khác của PMS cũ là phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công. Theo khảo sát về chuyển đổi số doanh nghiệp du lịch của Bộ Kế hoạch & Đầu tư và Công nghiệp Việt Nam ( VCCI ), phần lớn doanh nghiệp du lịch Việt Nam có mức độ tự động hóa thấp, đặc biệt trong khâu vận hành và báo cáo.
Trong khách sạn, nhân sự lễ tân và nhân sự vẫn phải:
- Nhập liệu thủ công
- Đối soát OTA bằng Excel
- Tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn
Các nghiên cứu trong ngành cho thấy nhân viên khách sạn có thể dành 30–40% thời gian cho những công việc lặp lại, không tạo ra giá trị gia tăng. Điều này không chỉ làm tăng chi phí nhân sự, mà còn gia tăng rủi ro sai sót, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Mất booking vì giao tiếp khách hàng phân mảnh
Hành vi khách du lịch Việt Nam và quốc tế đã thay đổi rõ rệt. Theo các báo cáo của Booking.com và Google, khách hàng ngày nay liên hệ với khách sạn qua nhiều kênh: Zalo, Facebook, Website, Whatsapp. Tốc độ phản hồi trở thành yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quyết định đặt phòng.
Tuy nhiên, với PMS cũ:
- Mỗi kênh được quản lý riêng lẻ
- Không lưu trữ lịch sử hội thoại tập trung
- Không theo dõi hiệu suất phản hồi
Hệ quả là phản hồi chậm, bỏ sót khách tiềm năng và gia tăng phụ thuộc vào OTA. Về lâu dài, đây là một dạng “chi phí ẩn” làm giảm lợi nhuận mà nhiều khách sạn không dễ nhận ra.
Thiếu dữ liệu tập trung là rủi ro lớn nhất của các hệ thống PMS lỗi thời
Theo báo cáo Chuyển đổi số ngành du lịch Việt Nam, phần lớn khách sạn hiện nay vẫn chưa khai thác hiệu quả dữ liệu vận hành. Báo cáo tài chính, công suất phòng, hiệu quả kênh bán thường bị phân tán, không cập nhật theo thời gian thực.
Điều này khiến nhà quản lý khó trả lời nhanh những câu hỏi quan trọng:
- Hôm nay lợi nhuận thực sự là bao nhiêu?
- Kênh bán nào đang hiệu quả nhất?
- Doanh thu đang thất thoát ở đâu?
Trong bối cảnh chi phí tăng và cạnh tranh gay gắt, ra quyết định dựa trên cảm tính trở thành một rủi ro lớn đối với lợi nhuận.
PMS đang dịch chuyển từ “phần mềm” sang “nền tảng”
(Hệ thống báo cáo tổng hợp trên PMS, cho phép truy cập và đối chiếu nhiều nhóm dữ liệu vận hành trên cùng một giao diện của ezCloudhotel.)
Theo Đề án Chuyển đổi số ngành Du lịch Việt Nam đến năm 2030, doanh nghiệp du lịch được khuyến khích áp dụng nền tảng công nghệ đám mây, dữ liệu tập trung và tự động hóa vận hành. Trên thực tế, PMS hiện đại không còn chỉ là công cụ quản lý phòng, mà trở thành trung tâm kết nối doanh thu, vận hành và trải nghiệm khách hàng.
Xu hướng này đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trên thị trường, đặc biệt với các khách sạn muốn tăng trưởng bền vững trong giai đoạn 2025–2030.
Lợi nhuận không mất đi đột ngột mà “bốc hơi” từng ngày
PMS cũ không sai ở thời điểm được triển khai. Nhưng trong một thị trường đã thay đổi nhanh chóng, việc tiếp tục vận hành trên nền tảng công nghệ lỗi thời đồng nghĩa với việc chấp nhận mất dần lợi thế cạnh tranh.
Tăng trưởng của ngành du lịch Việt Nam là cơ hội lớn. Tuy nhiên, chỉ những khách sạn vận hành tinh gọn, ra quyết định dựa trên dữ liệu và phản ứng nhanh với thị trường mới có thể giữ được lợi nhuận thực sự. Và trong nhiều trường hợp, PMS cũ chính là rào cản đầu tiên cần được nhìn nhận lại.
Với hơn một thập kỷ đồng hành cùng ngành du lịch – khách sạn Việt Nam, ezCloud cho rằng việc đánh giá lại hệ thống PMS đang sử dụng là bước đi cần thiết để khách sạn thích ứng với thị trường đang thay đổi nhanh chóng. Không chỉ nhằm nâng cao hiệu quả vận hành trước mắt, mà quan trọng hơn, để tạo nền tảng công nghệ vững chắc cho tăng trưởng bền vững trong giai đoạn 2025–2030.
