Quản lý khách sạn bằng thẻ từ mang lại lợi ích gì?

Hiện nay đa số khách sạn đều sử dụng hình thức quản lý khách sạn bằng thẻ từ. Tại sao lại như vậy? Chẳng phải dùng thẻ từ sẽ tốn nhiều chi phí đầu tư hơn sao? Câu trả lời là nhờ vào những hiệu quả vượt trội mà thẻ từ có thể mang lại so với phương pháp quản lý truyền thống.

Thẻ từ khách sạn là gì?

Nếu bạn đã từng sử dụng dịch vụ của khách sạn thì chắc cũng đã biết đến thẻ từ. Đối với chúng ta tấm thẻ này chỉ dùng để mở cửa và hệ thống điện trong phòng. Tuy nhiên với người quản lý khách sạn thì nó đóng vai trò cực kỳ lớn.

Quản lý khách sạn bằng thẻ từ

Thẻ từ giúp quản lý khách sạn dễ dàng hơn

Thẻ từ sử dụng nguyên lý hoạt động của từ trường để có thể mở cửa. Khi đến trước phòng, bạn chỉ cần đưa thẻ vào đúng vị trí là cửa đã nhận biết được và mở ra, không cần bất cứ hoạt động nào khác. Việc này cũng đảm bảo tính an toàn hơn do trộm khó có thể phá được loại cửa này để vào bên trong phòng.

Việc quản lý khách sạn bằng thẻ từ chủ yếu bắt đầu từ hoạt động mở hoặc đóng cửa của khách. Mỗi lần chúng ta sử dụng khóa từ để đóng hoặc mở cửa, hệ thống sẽ liên kết với một máy chủ để ghi lại chính xác thời gian hoạt động, tại phòng nào, khách hàng tên gì… Như vậy người quản lý có thể nắm rõ được thông tin sử dụng dịch vụ của khách hơn.

Tại sao cần quản lý khách sạn bằng thẻ từ?

Trước đây, khi chưa có thẻ từ, tình trạng nhân viên gian lận rất thường xuyên xảy ra do quản lý không thể nắm được thông tin từ khách hàng. Ví dụ khách trả phòng trước ngày hợp đồng, sử dụng các dịch vụ nào thì chỉ có nhân viên biết, quản lý chỉ nắm được thông qua ghi chép của lễ tân mà thôi.

Bên cạnh đó, nhiều nhân viên làm việc tắc trách nên không chịu dọn phòng sớm cho khách hàng, đến giờ check-in mà họ vẫn phải đợi dọn phòng. Nếu có thẻ từ, quản lý sẽ biết được khi nào khách hàng trước trả phòng, yêu cầu nhân viên dọn phòng và đưa khách hàng mới lên đúng thời gian.

Việc nhân viên tự ý nâng giá tiền phòng cho khách hàng cũng được quản lý triệt để vì mọi giao dịch đã được ghi lại qua phần mềm. Khách hàng cũng nên yêu cầu hóa đơn mỗi giao dịch để đảm bảo lợi ích cho mình.

Bên cạnh đó, nếu không có thẻ từ, quản lý sẽ “được nhận” một đống chìa khóa cơ khác nhau. Việc tìm được chìa khóa cho khách sẽ trở nên khó khăn hơn, đồng thời rất dễ nhầm lẫn gây ra nhiều bất tiện.

Lợi ích khi quản lý khách sạn bằng thẻ từ

Có nhiều lý do để sử dụng thẻ từ

Quản lý khách sạn bằng thẻ từ như thế nào?

Để có thể sử dụng thẻ từ để quản lý khách sạn, việc đầu tiên cần làm đó là trang bị một phần mềm quản lý khách sạn phù hợp. Phần mềm này sẽ liên kết với khóa từ để ghi lại tất cả thời gian check-in, out, thời gian nhận phòng, thông tin giao dịch… của khách hàng.

Ngoài ra, bạn cần làm một số bước như sau:

– Trang bị hệ thống khóa từ cho tất cả các phòng khách sạn cả khóa và thẻ

– Tiến hành cài đặt, liên kết khóa từ vào ổ khóa, hệ thống điện và phần mềm quản lý

– Vận hành thử và kiểm tra, sau đó đưa vào hoạt động chính thức. Trong quá trình hoạt động nên thường xuyên bảo trì và kiểm tra để đảm bảo hệ thống làm việc trong trạng thái tốt nhất.

Quản lý khách sạn bằng thẻ từ hiện nay đã trở nên rất phổ biến. Đây sẽ là một người trợ lý hết sức đắc lực của quản lý, giúp quá trình vận hành khách sạn tốt hơn, phục vụ khách hiệu quả hơn và hạn chế được tối đa tình trạng gian lận của nhân viên.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý khách sạn có thể kết nối khóa từ, hãy tham khảo những giải pháp của ezCloud. Với việc tích hợp với 15+ hãng khóa từ nổi tiếng trong và ngoài nước, bạn sẽ không phải đầu tư, thay mới hệ thống khóa từ mà khách sạn đang dùng.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Marketing hiệu quả cho mô hình lưu trú nhỏ và vừa

Việc xuất hiện của các kênh OTA đã khiến cuộc đua đặt phòng trực tuyến trở nên gay gắt hơn bao giờ hết, và việc tận dụng các kênh OTA như là một giải pháp Marketing hiệu quả cho các mô hình lưu trú nhỏ và vừa đang được nhiều …

Tăng doanh thu bán phòng trực tiếp bằng hiệu ứng Billboard

Hiệu ứng Billboard trong ngành Hospitality là công cụ đắc lực giúp chủ khách sạn, homestay giảm áp lực phụ thuộc nguồn khách đặt phòng vào các kênh OTA (Online Travel Agency – như Booking, Agoda, Expedia…) bằng việc tận dụng hiệu quả marketing khi xuất hiện trên các kênh …

Kết hợp giải pháp ezFolio – ezTicket trong việc vận hành Yoko Onsen Quang Hanh

Đảm bảo công suất 9000 lượt khách trong một thời điểm đón tiếp là hiệu quả đến từ gói giải pháp quản lí mà ezCloud mang đến cho Yoko Onsen Quang Hanh, Quảng Ninh – tổ hợp nghỉ dưỡng suối nước nóng đầu tiên tại Việt Nam. Để xúc tiến …

Chương trình khuyến mại Pre order

ezCloud triển khai chương trình “Pre-order: Đặt sớm giảm sâu”

Quý khách hàng thân mến, Nhằm giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc mua sản phẩm phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud, từ 01/04 – 30/04/2020, ezCloud triển khai chương trình ưu đãi hấp dẫn: “Pre-order – Đặt sớm giảm sâu”.  Theo đó, khách hàng chỉ cần …

ezCloud ra mắt ezPayment

ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán tích hợp trên phần mềm quản lý khách sạn

Quý khách hàng thân mến, Hiện nay, việc thanh toán online đang ngày càng trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, và du lịch – khách sạn cũng không phải là ngoại lệ. Hiểu được điều đó, ezCloud ra mắt ezPayment – trung tâm kết nối thanh toán giữa …

ezCloud triển khai chương trình Đồng hành cùng khách sạn mùa đại dịch Corona

Quý khách hàng thân mến, Như quý khách đã biết, đại dịch Corona đã khiến cho các doanh nghiệp trong ngành du lịch khách sạn ở nước ta vô cùng điêu đứng. Và để đồng hành cùng quý khách trong thời gian khó khăn này, từ 01/03 – 31/03/2020, ezCloud …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud