Thuật ngữ checklist là gì? Tại sao nên sử dụng checklist trong quá trình làm việc? Checklist và to-do list có giống nhau không?
Môi trường làm việc yêu cầu chúng ta phải quản lý và thực hiện các nhiệm vụ kịp thời, tối ưu. Chính vì vậy, checklist là công cụ không thể thiếu đối với mọi nhân viên và quản lý. Vậy bạn có biết checklist là gì? Cùng ezCloud tìm hiểu khái niệm, lợi ích và các yếu tố tạo thành một checklist hiệu quả trong bài viết sau.
1. Checklist là gì?
Nội dung
Checklist là một danh sách các bước cần thực hiện trong quá trình làm việc. Mục đích chính là nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Cũng như đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào từ những điều nhỏ nhất. Ngày nay, việc sử dụng checklist trở nên vô cùng phổ biến trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau. Để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất chắc chắn không thể thiếu checklist.
2. Tầm quan trọng của việc sử dụng checklist
Ngày nay, checklist được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực. Vậy lợi ích mà checklist mang lại là gì?
2.1 Nâng cao hiệu quả và năng suất
Checklist có khả năng tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc. Bằng cách tổ chức các nhiệm vụ một cách cụ thể, nhân viên có thể xác định các công việc ưu tiên. Từ đó tránh tình trạng bị rối trong việc quản lý công việc. Không chỉ vậy, bước đánh dấu vào các mục đã hoàn thành sẽ tạo cảm giác hài lòng, phấn khích cho bạn. Từ đó mang đến động lực để vượt qua được các khó khăn, thách thức trong công việc.
2.2 Giảm thiểu sai sót và giám sát
Việc mắc phải sai sót trong công việc là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên khi sử dụng một Checklist có cấu trúc hợp lý, nguy cơ mắc lỗi và bỏ sót sẽ được khắc phục đáng kể. Mỗi nhiệm vụ trong Checklist đóng vai trò như một lời nhắc. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót các bước quan trọng trong công việc. Đặc biệt là với các lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao thì điều này đóng vai trò rất quan trọng. Cụ thể như chăm sóc sức khỏe, hàng không, kỹ thuật,…
Xem thêm:
- Sales kit là gì? Công cụ quan trọng trong chiến lược tiếp thị
- Chất lượng dịch vụ là gì? Yếu tố quan trọng của mọi doanh nghiệp
2.3 Giao tiếp hợp lý và hợp tác
Trong môi trường làm việc nhóm, việc sử dụng Checklist thúc đẩy sự giao tiếp và hợp tác. Khi mọi thành viên trong nhóm đều hiểu rõ trách nhiệm và thời hạn của mình, việc teamwork sẽ trở nên mạch lạc hơn. Các thành viên có thể tự tổ chức các công việc của mình. Sao cho đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án được xử lý một cách hiệu quả. Sự kết hợp này giúp cho quy trình làm việc được diễn ra một cách suôn sẻ hơn. Đồng thời thúc đẩy chất lượng công việc hiệu quả như dự định.
3. Các yếu tố của một Checklist công việc hiệu quả
Để tạo ra được một Checklist công việc hiệu quả, bạn cần phải đảm bảo được một số yếu tố chủ chốt. Những yếu tố này có khả năng làm cho Checklist trở nên rõ ràng và hợp lý. Đồng thời đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện hiệu quả nhất. Sau đây, ezCloud sẽ giúp bạn chỉ ra các yếu tố quan trọng đó như sau:
3.1 Nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể
Một trong những điểm mấu chốt để đánh giá checklist hiệu quả chính là sự rõ ràng và chính xác. Theo đó, mỗi nhiệm vụ trong checklist cần được phác thảo một cách cụ thể, nhất quán với nhau. Bởi các nhiệm vụ không rõ ràng có thể dẫn đến sự hiểu lầm. Thậm chí là các lỗi nghiêm trọng không đáng có. Do đó khi làm checklist, hãy sử dụng ngôn ngữ mô tả cụ thể. Đồng thời tránh sử dụng các thuật ngữ có tính chất mơ hồ.
3.2 Sự ưu tiên
Trong quá trình làm việc, bạn có thể được giao nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Khi đó điều bạn cần làm là thực hiện một checklist rõ ràng, hiệu quả. Điều này sẽ giúp bạn xác định được những nhiệm vụ cần được ưu tiên trước.
Từ việc xác định được mức độ ưu tiên, các nhiệm vụ quan trọng sẽ đảm bảo được xử lý kịp thời. Cũng như hạn chế sự chậm trễ và duy trì quy trình làm việc một cách ổn định.
3.3 Thời hạn
Quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động làm việc. Bằng cách tích hợp thời hạn vào Checklist, bạn sẽ tạo ra một mức độ nhận thức mới về thời gian. Cũng như độ ưu tiên cho các nhiệm vụ.
Việc đặt ra thời hạn sẽ giúp cá nhân xác định được lượng thời gian phù hợp để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. Từ đó tiến hành phân bổ công việc một cách hợp lý. Điều này giúp bạn được tình trạng trì hoãn. Đồng thời đảm bảo các công việc được hoàn tất theo đúng kế hoạch đặt ra.
3.4 Giao tiếp và Hợp tác
Đây không phải là một phần của checklist. Tuy nhiên, việc giao tiếp và hợp tác đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên được một checklist hiệu quả. Bởi điều này đảm bảo rằng mọi người đồng thuận với nhau về nhiệm vụ và thời hạn.
Bên cạnh đó khi xem trạng thái của checklist, các cá nhân có thể chia sẻ các cập nhật hoặc phản hồi. Từ đó làm tăng cường sự hợp tác giữa mọi người với nhau.
4. Phân biệt giữa checklist và to-do list
Checklist và to-do list là hai khái niệm này thường bị mọi người hiểu nhầm ý nghĩa. Thậm chí ngày càng được sử dụng như nhau. Bạn có thể dễ dàng phân biệt hai khái niệm này như sau:
- “To-do list” đơn giản chỉ là một danh sách các việc cần thực hiện. Các nhiệm vụ này có thể không có liên quan gì đến nhau. Ví dụ như các công việc phải hoàn thành trong một ngày.
- Trong khi đó, “Checklist” là một danh sách các nhiệm vụ cần xử lý để hoàn thành một quy trình cụ thể theo thời gian nhất định. Mục tiêu là đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót. Đồng thời hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất. Các công việc trong checklist thường được sắp xếp theo thứ tự và có mối liên kết với nhau.
- Một “to-do list” có thể bao gồm nhiều “checklist”. Hiểu đơn giản, “checklist” bao gồm tất cả các bước cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Còn “to-do list” là danh sách các việc cần thực hiện mà không cần phải theo một thứ tự cụ thể.
Xem thêm:
- POS là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống POS?
- Lương tháng 13 là gì? Những điều cần biết về lương tháng 13
5. Lời kết
Với những nội dung vừa chia sẻ, ezCloud hy vọng bạn đã hiểu rõ khái niệm checklist là gì. Cũng như biết thêm được các thông tin hữu ích liên quan đến checklist. Từ đó có thể ứng dụng checklist để kiểm soát và đảm bảo hiệu quả công việc. Nếu bạn thấy nội dung này bổ ích thì đừng quên ghé qua chuyên mục Kiến Thức Chung để đón đọc các bài viết bổ ích tiếp theo.
