Trong ngành Hospitality, việc tối ưu hóa nguồn lực nhân sự vào những khung giờ cao điểm là bài toán sống còn đối với hiệu quả kinh doanh. Ca gãy (split shift) chính là giải pháp chiến lược giúp các nhà hàng, khách sạn giải quyết vấn đề này. Bài viết dưới đây của ezCloud sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của ca gãy và cách quản lý nhân sự hiệu quả.
Ca gãy (split shift) là hình thức chia thời gian làm việc của nhân viên thành hai hoặc nhiều phân đoạn trong cùng một ngày, cách nhau bằng một khoảng thời gian nghỉ không lương. Thay vì làm 8 tiếng liên tục, nhân viên thường làm vào giờ cao điểm (như 10:00 – 14:00 và 18:00 – 22:00) để tối ưu hóa chi phí vận hành và chất lượng phục vụ.
Nội dung
1. Ca gãy, xoay ca là gì?
1.1 Ca gãy là gì?
Ca gãy, hay còn gọi là Split Shift, là một hình thức phân bổ thời gian làm việc đặc thù. Thay vì làm việc một mạch 8 tiếng (ca hành chính hoặc ca xoay), tổng thời gian làm việc của nhân viên được chia làm hai phần cách xa nhau. Khoảng thời gian ở giữa được gọi là “giờ nghỉ giữa ca” hoặc “thời gian chết”.
Ví dụ điển hình cho nhân viên phục vụ tại nhà hàng khách sạn:
- Phân đoạn 1: 10h00 – 14h00 (Phục vụ khách ăn trưa).
- Nghỉ giữa ca: 14h00 – 17h00 (Thời gian vắng khách).
- Phân đoạn 2: 17h00 – 21h00 (Phục vụ khách ăn tối).
Hình thức này thường áp dụng cho các bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng như F&B (Nhà hàng, Bar), Bếp, hoặc đôi khi là Lễ tân trong các khách sạn có tần suất khách check-in/check-out dồn dập vào các khung giờ cố định.
1.2 Xoay ca là gì?
Ngoài ra, một khái niệm khác mà các nhân viên làm việc trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn cũng cần phải quan tâm chính là xoay ca. Ca xoay được hiểu là khoảng thời gian làm việc của nhân viên theo hình thức ca sáng 2-4-6, ca tối 3-5-7. Nếu tuần này nhân viên làm full hết tất cả ca sáng. Thì đến tuần sau, họ có thể xoay ca tối hoặc ngược lại.
Ca gãy vô cùn phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh F&B. Bởi họ sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào thời gian khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại đây. Thông thường, với ca gãy, nhân viên sẽ làm ca 4 tiếng/6 tiếng/8 tiếng.
2. Tại sao các doanh nghiệp Hospitality ưu tiên sử dụng ca gãy?
Việc áp dụng ca gãy không phải là sự ngẫu hứng mà là kết quả của quá trình phân tích dữ liệu lưu lượng khách hàng.
1. Tối ưu hóa nhân sự giờ cao điểm
Khách sạn và nhà hàng thường có tính chất phục vụ theo “sóng”. Có những giờ cực kỳ bận rộn (Peak hours) và những giờ gần như không có khách. Ca gãy cho phép nhà quản lý tập trung tối đa quân số vào lúc cần thiết nhất mà không phải lãng phí nhân lực vào giờ thấp điểm.
2. Tiết kiệm chi phí vận hành
Nếu thuê nhân viên làm ca liên tục 8 tiếng, doanh nghiệp sẽ phải trả lương cho cả những giờ nhân viên “ngồi chơi” vì không có khách. Với ca gãy, doanh nghiệp chỉ trả lương cho thời gian làm việc thực tế, từ đó giảm đáng kể chi phí quỹ lương hàng tháng.
3. Đảm bảo chất lượng dịch vụ
Khi đội ngũ nhân sự luôn dồi dào vào giờ cao điểm, khách hàng sẽ được phục vụ nhanh chóng và chu đáo hơn, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và uy tín của thương hiệu.
3. Một ca gãy thường kéo dài trong mấy tiếng?
Trên thực tế, một ngày làm việc của nhân viên làm ca gãy cũng sẽ kéo dài khoảng 8 tiếng. Tuy nhiên, thời gian sẽ không liên tục mà được chia nhỏ thàn 2 ca trong ngày.
Bên cạnh đó, cũng có những doanh nghiệp quy định nhân viên làm đủ 40 – 44 tiếng/tuần. Thay vì phải làm việc liên tục 8 tiếng/ngày. Thông thường, ca gãy sẽ được phân chia thành những khung giờ sau: 10:00 – 14:00 và 17:00 – 21:00 hoặc 08:00 – 12:00 và 18:00 – 22:00.
►► Xem thêm: Cách chia ca làm việc trong khách sạn, nhà hàng hiệu quả
4. Phân tích ưu và nhược điểm của việc làm ca gãy
Bất kỳ mô hình vận hành nào cũng có hai mặt. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết dưới góc độ doanh nghiệp và nhân viên:
| Đối tượng | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp | Tối ưu chi phí, linh hoạt điều phối, đảm bảo phục vụ giờ cao điểm. | Khó tuyển dụng do tính chất ca làm mệt mỏi, dễ biến động nhân sự. |
| Nhân viên | Có thời gian nghỉ dài giữa ngày để giải quyết việc cá nhân, cơ hội nhận Tip cao vào giờ đông khách. | Thời gian làm việc kéo dài cả ngày, khó sắp xếp sinh hoạt, dễ gây mệt mỏi thể chất. |
5. Quy định về lương và chế độ đãi ngộ cho nhân viên ca gãy
Tại Việt Nam, các quy định về ca gãy thường được thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động dựa trên Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, để giữ chân nhân tài, các khách sạn/nhà hàng thường có các chính sách bổ sung:
- Phụ cấp ca gãy: Một khoản tiền hỗ trợ thêm (ví dụ: 15.000đ – 30.000đ/ca) để bù đắp sự vất vả và chi phí đi lại.
- Hỗ trợ bữa ăn: Cung cấp 02 bữa ăn trong ca làm việc.
- Phụ cấp đi lại: Nếu nhân viên phải đi về giữa hai phân đoạn ca.
6. Giải pháp quản lý ca gãy hiệu quả
Đặc điểm của ca gãy là không cố định. Vậy làm thế nào mới có thể quản lý nhân sự hiệu quả, quá trình chấm công diễn ra chính xác nhất? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu một số phương pháp quản lý nhân viên ca gãy dưới đây nhé!
4.1. Xây dựng hệ thống ca làm việc rõ ràng, cụ thể
Đối với ca gãy, đội ngũ nhân viên có thể linh hoạt và tự giác đăng ký ca làm hoặc tuân theo sự phân công của đội ngũ quản lý. Nếu hình thức quản lý chấm công thủ công bằng excel quá cồng kềnh, các bạn có thể áp dụng các ứng dụng phần mềm vào trong quá trình hoạt động quản lý. Đặc biệt là trong hoạt động chấm công, tính lương. Mục đích giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức của nhân viên nhân sự.
Hầu hết các phần mềm đều có thể xây dựng hệ thống ca làm việc theo ngày/tuần/tháng. Từ đó giúp nhân viên và đội ngũ quản lý có thể dễ dàng theo dõi ca trực. Bên cạnh đó, phần mềm còn sở hữu khả năng hiển thị thời gian làm bù, tăng ca, danh sách những nhân viên về sớm. đi muộn… Nhờ đó, phòng ban HR cũng có thể tính lương dễ dàng hơn.
4.2. Đa dạng hoá các hình thức chấm công
Thông thường, các doanh nghiệp F&B thường chấm công bằng hình thức viết giấy hoặc sử dụng máy chấm vân tay. Điều này dẫn đến nhiều sai sót hoặc xuất hiện tình trạng quên chấm công. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, rất nhiều hình thức chấm công đã ra đời để nhà quản trị có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình:
- Chấm công thông qua GPS: Hình thức chấm công này rất thích hợp với những công ty có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân sự thường hay di chuyển đến các cửa hàng để hỗ trợ. Nhân viên chỉ cần kích hoạt định vị GPS trên điện thoại. Hệ thống sẽ lưu vị trí của bạn. Nhân sự từ đó có thể dễ dàng kiểm soát hơn.
- Chấm công nhận diện khuôn mặt: Khi đến khu vực chấm công tại công ty, camera sẽ kiểm tra khuôn mặt của nhân viên. Thời gian nhận diện khuôn mặt sẽ được xác định là thời gian chấm công của nhân viên.
4.3. Minh bạch, rõ ràng trong quản lý
Sự việc gian lận trong quá trình trả lương sẽ dẫn đến nhiều tác động đến tài chính của công ty. Chính vì vậy, việc minh bạch, rõ ràng trong quản lý chấm công là điều cần thiết. Điều này sẽ hỗ trợ đội ngũ HR dễ dàng hơn trong việc tổng hợp bảng công. Từ đó hạn chế tình trạng chậm lương.
4.4. Sử dụng phần mềm quản lý
Việc sắp xếp lịch làm việc cho hàng chục nhân viên với các khung giờ gãy khác nhau là một cơn ác mộng nếu làm thủ công trên Excel. Đây là lúc các giải pháp công nghệ như ezCloudhotel và ezFolio phát huy tác dụng.
Với hệ thống phần mềm quản lý khách sạn PMS của ezCloud, nhà quản lý có thể:
- Theo dõi biểu đồ lưu lượng khách theo thời gian thực để quyết định số lượng nhân sự ca gãy cần thiết.
- Thiết lập Roster thông minh, tránh tình trạng nhân viên làm ca gãy liên tục nhiều ngày gây kiệt sức.
Hiểu rõ ca gãy là gì và áp dụng một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp Hospitality tối ưu hóa lợi nhuận mà vẫn đảm bảo được quyền lợi của nhân viên. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các thuật ngữ khách sạn phổ biến khác để nắm vững quy trình vận hành. Sự kết hợp giữa quy trình quản trị chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại sẽ là chìa khóa để bạn dẫn đầu trong ngành dịch vụ đầy cạnh tranh này.
