1. Kế toán khách sạn là gì?
Nội dung
Kế toán khách sạn là quá trình ghi chép và duy trì hồ sơ tài chính và hiệu suất hoạt động kinh doanh khách sạn của bạn. Kế toán tốt giúp cho tình hình tài chính của khách sạn trở nên dễ hiểu đối với ban quản lý và các bên liên quan khác – để họ có thể đưa ra quyết định sáng suốt.
Kế toán cũng có thể bao gồm việc thực hành sửa chữa hiệu suất tiêu cực và đưa ra lời khuyên về các kế hoạch tài chính của khách sạn bạn.
Nếu không có kế toán chất lượng, khách sạn của bạn sẽ rất khó để đạt được một chiến lược quản lý doanh thu thành công hoặc hoạt động kinh doanh bền vững.
Trong blog này, chúng tôi sẽ giải thích mọi thứ bạn cần biết về kế toán cho khách sạn.
1.1 Các loại tài khoản khách sạn là gì?
Thông thường có ba loại tài khoản, hoặc sổ cái, mà một khách sạn lưu giữ. Chúng là:
- Tài khoản khách – Ghi lại các giao dịch xảy ra giữa khách và khách sạn của bạn. Ví dụ, khi khách đặt dịch vụ phòng.
- Tài khoản không phải khách – Các giao dịch xảy ra giữa khách sạn của bạn và các bên khác, chẳng hạn như nhà cung cấp.
- Tài khoản quản lý – Đây là một báo cáo cho thấy sức khỏe tổng thể của khách sạn đối với các nhà quản lý, chủ sở hữu và các bên liên quan, thường là hàng quý hoặc hai tháng một lần. Bạn có thể sử dụng báo cáo này để tạo ra một số báo cáo tài chính quan trọng giúp bạn quản lý hoạt động của mình.
Tất nhiên, trong ba loại này có thể có một loạt các sổ cái và chỉ số khác nhau được duy trì.
Ví dụ, khách sạn của bạn có thể sử dụng các sổ cái khác nhau cho doanh số bán hàng tại quầy bar, doanh số bán hàng tại nhà hàng, dịch vụ phòng, cho thuê phòng, thuê tiện nghi và nhiều hơn nữa. Điều này giúp báo cáo chính xác hơn và khả năng hiển thị mạnh mẽ hơn khi đánh giá hiệu suất.
1.2 Biểu đồ tài khoản kế toán khách sạn (COA) là gì?
Biểu đồ tài khoản sẽ liệt kê các tài khoản tài chính được thiết lập cho khách sạn của bạn. Đây là một cách để ghi lại những gì bạn lưu giữ và theo dõi để đảm bảo sức khỏe của doanh nghiệp.
Thông thường biểu đồ tài khoản sẽ bao gồm:
- Doanh thu/Thu nhập – Tiền thu được từ các dịch vụ bạn cung cấp (ví dụ: doanh số phòng).
- Chi phí – Tiền chi ra để trả cho việc bảo dưỡng và bảo trì tài sản và dịch vụ của bạn (ví dụ: tiền lương nhân viên).
- Tài sản – Những thứ bạn sở hữu hoặc quản lý để đảm bảo doanh thu trong tương lai (ví dụ: tiện nghi của bạn).
- Nợ phải trả – Những thứ sẽ yêu cầu bạn phải trả tiền (ví dụ: nhà cung cấp).
- Vốn chủ sở hữu – Về cơ bản là giá trị của doanh nghiệp bạn.
Đây không phải là cách chính xác mà bạn cần thiết lập cho khách sạn của mình. Biểu đồ tài khoản của bạn sẽ luôn phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp và các ưu tiên của bạn, nhưng các chỉ số này là một điểm khởi đầu tốt.
Nhưng bạn sẽ thấy đối với mỗi tài khoản được liệt kê ở trên, bạn có thể giữ một biểu đồ tài khoản riêng biệt để tối đa hóa sự rõ ràng và giúp dễ dàng đi vào chi tiết về hiệu suất của khách sạn bạn.
2. Tại sao kế toán khách sạn lại quan trọng như vậy?
Kế toán khách sạn cực kỳ quan trọng để hiểu được tình hình sức khỏe tổng thể và quỹ đạo tài chính của khách sạn bạn. Nó cho phép bạn hiểu rõ hơn về doanh thu và lợi nhuận của mình, cũng như tất cả các yếu tố tài chính ảnh hưởng đến hoạt động của khách sạn. Cho dù đó là lập ngân sách, dự báo hay lập kế hoạch chi phí, kế toán đều làm cho nó hiệu quả hơn nhiều.
Nếu không có kế toán khách sạn đầy đủ, bạn sẽ không biết có bao nhiêu tiền đang vào hoặc ra, bạn đang chi tiêu quá nhiều ở đâu và những cơ hội mà bạn không tận dụng được.
Về cơ bản, nếu không có kế toán tốt, khách sạn của bạn có thể bị mắc kẹt trong vòng xoáy nợ nần, chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động. Hoặc thậm chí tệ hơn, doanh nghiệp có thể sụp đổ mà bạn không nhận ra cho đến khi quá muộn.
Biết rằng doanh thu khách sạn ở Mỹ được dự đoán sẽ đạt 408,80 tỷ USD vào năm 2023, kế toán rất quan trọng để giúp đảm bảo bạn giảm thiểu doanh thu bị mất và tối đa hóa lợi nhuận của mình.
2.1 Làm thế nào để duy trì các tài khoản trong ngành khách sạn?
Một số khía cạnh của kế toán khách sạn thành công là không thể thương lượng. Nếu khách sạn của bạn muốn hoạt động trơn tru hàng tháng và hàng năm, tài chính của bạn phải được sắp xếp gọn gàng.
Duy trì các tài khoản tốt, sạch sẽ có nghĩa là:
- Giữ một bảng cân đối kế toán cập nhật – Điều này mô tả tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của thương hiệu bạn tại bất kỳ thời điểm nào.
- Sử dụng báo cáo lợi nhuận/lỗ – Điều quan trọng là phải hiểu liệu bạn đang lỗ hay kiếm tiền, và bao nhiêu, để bạn có thể điều chỉnh chiến lược.
- Sử dụng báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Lưu chuyển tiền tệ là điều cần thiết để đảm bảo bạn không rơi vào tình trạng nợ nần quá sâu. Thu nhập và chi phí của bạn cần phải đồng bộ, nếu không bạn có nguy cơ ảnh hưởng đến các bộ phận của doanh nghiệp.
- Cung cấp cho nhân viên đào tạo nâng cao – Một bộ phận kế toán nội bộ là lý tưởng, trong trường hợp đó bạn cần đảm bảo nhân viên có đủ trình độ và cũng sử dụng phần mềm tốt nhất hiện có. Nếu không, bạn có thể thuê ngoài kế toán của mình cho một nhóm các chuyên gia trong lĩnh vực này.
- Thực hiện một chiến lược quản lý doanh thu hiệu quả – Theo dõi các KPI và chỉ số chính sẽ giúp nâng cao hiệu suất tổng thể của bạn và làm cho kế toán ít căng thẳng hơn.
- Sử dụng phần mềm để giúp quản lý kế toán – Phần mềm kế toán tự động có thể làm cho công việc của mọi người dễ dàng hơn nhiều. Nó tiết kiệm thời gian, cung cấp dữ liệu chính xác hơn và làm cho thông tin chi tiết dễ hiểu hơn.
Tất cả những điều này và hơn thế nữa, hãy nhớ rằng một số khía cạnh của kế toán trong ngành khách sạn là hoàn toàn độc đáo so với các ngành khác (chúng ta sẽ thảo luận về điều này sớm).
2.2 Việc có một quy trình kế toán tiêu chuẩn trong khách sạn của bạn quan trọng như thế nào?
Việc thiết lập một quy trình kế toán tiêu chuẩn cho khách sạn của bạn là rất quan trọng. Bằng cách có một quy trình bao gồm phân tích và báo cáo thường xuyên, bạn sẽ có thể duy trì một bức tranh chính xác hơn về tình hình tài chính của khách sạn.
2.3 Các thủ tục kế toán khách sạn quan trọng
Khi bạn bắt đầu làm việc với một kế toán viên, hoặc nhóm tài chính nội bộ của bạn, bạn nên đặt ra một vài mục tiêu chính về:
- Bạn muốn quản lý bao nhiêu tài khoản và sổ cái
- Bạn muốn theo dõi dữ liệu nào
- Bạn muốn dữ liệu được ghi lại như thế nào
- Nên sử dụng báo cáo nào
- Tần suất báo cáo nên được thực hiện
- Các mục tiêu bạn muốn theo dõi
Việc kết hợp các bước này và ghi lại chúng sẽ giúp thiết lập chúng như một quy trình vận hành tiêu chuẩn trong doanh nghiệp của bạn và cuối cùng sẽ giúp bạn thành công hơn.
3. Các công việc và vai trò kế toán khách sạn phổ biến
Như đã đề cập, kế toán cho khách sạn có thể độc đáo và đa dạng vì khách sạn có thể có nhiều bộ phận khác nhau với các tài khoản khác nhau và các giao dịch khác nhau diễn ra.
Tất cả những điều này có thể có tác động đến kế toán, bao gồm:
- Kiểm toán đêm – Công việc của kiểm toán viên đêm là đảm bảo mỗi ngày mới bắt đầu suôn sẻ, với sự chuyển giao chính xác các dữ kiện và số liệu từ ngày hôm trước. Điều này bao gồm việc cung cấp một báo cáo để kế toán xem xét để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.
- Quản lý bán hàng – Rõ ràng là số lượng phòng được bán và cách chúng được bán ảnh hưởng đến doanh thu và giao dịch. Nếu phòng bị bán quá mức và có đặt phòng trùng lặp và hủy bỏ, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu trên toàn bộ.
- Quản lý doanh thu – Với các gói, khuyến mãi, phụ phí, tiện ích bổ sung và vô số loại phòng có thể có, giá phòng có thể cực kỳ biến động. Tối đa hóa giá trị của mỗi phòng và khách cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến tài khoản của khách sạn.
- Nhân viên tuyến đầu – Cho dù đó là nhân viên lễ tân, nhân viên quầy bar, nhân viên nhà hàng hay nhân viên tại các tiện nghi khác, điều quan trọng là tất cả các giao dịch đều được tính toán và các lỗi được giữ ở mức tối thiểu.
- Dọn dẹp và bảo trì – Giữ một lịch trình chặt chẽ, duy trì chất lượng công việc cao và hoàn thành công việc một cách hiệu quả là rất quan trọng không chỉ đối với hiệu quả chi phí mà còn đối với trải nghiệm của khách và lợi nhuận cuối cùng.
- Nhân viên hậu cần – Những việc như xử lý bảng lương và sắp xếp lịch làm việc của nhân viên phải được thực hiện chính xác và hiệu quả để đảm bảo tiền không bị thất thoát.
Sau đó, còn có cả công việc kế toán mà chúng ta đã nói đến, nơi báo cáo tài chính, lập ngân sách và dự báo thích hợp là rất quan trọng.
4. Giá trị của phần mềm kế toán khách sạn
Tin tốt là phần mềm kế toán khách sạn có thể làm cho mọi thứ chúng ta đã thảo luận cho đến nay trở nên đơn giản hơn nhiều.
Phần mềm trực tuyến đã có tác động to lớn đến ngành khách sạn ở mọi khía cạnh – bao gồm cả việc có thể bán được nhiều phòng hơn ở nhiều nơi hơn, quản lý đặt phòng và doanh thu dễ dàng hơn, tăng hiệu quả, tăng lợi nhuận và nâng cao trải nghiệm của khách.
Kế toán khách sạn cũng không khác gì. Có rất nhiều phần mềm trên thị trường có thể cho phép các chủ khách sạn quản lý tài khoản của họ, mà không cần phải tự mình trở thành kế toán hoặc nhà khoa học dữ liệu.
4.1 Những lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống kế toán khách sạn là gì?
Những lợi ích của việc sử dụng hệ thống kế toán khách sạn thường trùng lặp với những lợi thế của việc sử dụng bất kỳ hệ thống quản lý khách sạn tự động nào. Nó cho phép bạn:
- Tiết kiệm thời gian cho các công việc thủ công (không còn bảng tính gây khó chịu nữa)
- Mang dữ liệu phân mảnh vào một vị trí quản lý tập trung
- Tinh giản việc thu thập dữ liệu và làm cho nó dễ hiểu hơn
- Tạo báo cáo gần như ngay lập tức
- Làm cho báo cáo chính xác hơn
- Tăng cường khả năng đưa ra quyết định trong thời gian thực với kết quả nhanh hơn
- Cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát tốt hơn đối với doanh nghiệp của mình và linh hoạt hơn
Bằng cách làm việc nhanh hơn và chính xác hơn con người, phần mềm giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào chiến lược thay vì bị cuốn vào tất cả những chi tiết nhỏ nhặt. Các chi tiết nhỏ là quan trọng, nhưng phần mềm làm cho chúng có thể truy cập ngay lập tức và hiển thị chúng theo cách dễ hiểu và đối chiếu.
4.2 Các loại phần mềm kế toán quản lý khách sạn
Khi nói đến các loại phần mềm để sử dụng cho kế toán, bạn thực sự nên sử dụng phần mềm trực tuyến hoặc dựa trên đám mây, chỉ hoạt động bằng kết nối internet.
Điều này cho phép dữ liệu của bạn được đồng bộ hóa liên tục và luôn cập nhật, chưa kể đến sự chính xác. Nó cũng cho phép bạn làm việc từ xa, thay vì bị ràng buộc vào bàn làm việc hoặc bị nhốt trong văn phòng phía sau. Miễn là bạn có máy tính xách tay hoặc thiết bị di động và kết nối internet ổn định, bạn sẽ có thể quản lý kế toán của mình từ bất kỳ đâu.
Phần mềm kế toán khách sạn phổ biến bao gồm:
- Freshbooks – Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm cả khách sạn.
- QuickBooks – QuickBooks có đầy đủ các tính năng thông minh và có xếp hạng hài lòng của khách hàng cao và các gói giá linh hoạt.
- Sage Business Cloud Accounting – Sage sử dụng AI và có mức độ tương tác cao cho phép các chủ khách sạn vận hành chức năng kế toán của họ trong thời gian thực.
- Xero – Xero nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp nhỏ trên nhiều ngành công nghiệp, bao gồm cả ngành khách sạn.
- M3 – M3 là phần mềm kế toán khách sạn được xây dựng và thiết kế đặc biệt dành cho các chủ khách sạn, làm cho nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn.
Vậy làm thế nào để bạn đưa ra lựa chọn?
4.3 Phần mềm kế toán back office khách sạn nào tốt nhất?
Khi nói đến việc lựa chọn phần mềm kế toán back office tốt nhất cho khách sạn của bạn, luôn là một ý tưởng tốt để nghiên cứu một vài tùy chọn khác nhau. Lập danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để bạn có thể so sánh các tính năng, mô hình giá cả và cách mỗi sản phẩm phù hợp với sở thích của bạn.
Bạn có muốn phần mềm kế toán cơ bản siêu dễ sử dụng không? Hay bạn muốn phần mềm mạnh mẽ hơn có thể làm cho các nhiệm vụ phức tạp của bạn trở nên đơn giản hơn? Bạn sẽ chi tiêu bao nhiêu và bạn thấy lợi tức đầu tư lành mạnh là gì? Có rất nhiều câu hỏi để tự hỏi bản thân khi bạn đưa ra quyết định mua hàng.
Chắc chắn cũng hữu ích khi xem các đánh giá và trang tổng hợp. Một trong những trang web đáng tin cậy nhất để kiểm tra phần mềm khách sạn là HotelTechReport. Nó thu thập hàng trăm đánh giá cho hàng chục nhà cung cấp và được cập nhật thường xuyên để phản ánh dữ liệu mới nhất. Các nguồn khác để xem đánh giá và so sánh các nhà cung cấp bao gồm Software Advice và Capterra.
Nếu bạn dựa trên quyết định của mình vào dữ liệu của HotelTechReport, nơi đã khảo sát hơn 600 chủ khách sạn, phần mềm kế toán khách sạn tốt nhất như sau:
- Điểm HotelTech cao nhất – M3
- Được đề xuất nhiều nhất – M3
- Đối với khách sạn sang trọng – Aptech Computer Systems Inc
Bạn sẽ thấy có một số danh mục khác nhau, bao gồm các loại, kích thước và vị trí khách sạn khác nhau. Lần này đến lần khác, M3 và Aptech là hai nhà cung cấp xuất hiện ở đầu danh sách.
5. Nắm quyền kiểm soát kế toán khách sạn của bạn tốt hơn với sự hỗ trợ từ ezCloud
ezCloud giúp bạn dễ dàng quản lý khách sạn trực tuyến và thành công như một doanh nghiệp hiện đại. Mặc dù chúng tôi không thể thực hiện kế toán khách sạn cho bạn, nhưng chúng tôi có thể giúp các báo cáo tài chính đó trông tốt hơn nhiều về lâu dài.
Công nghệ mạnh mẽ của chúng tôi giúp bạn tập trung tất cả các hoạt động quan trọng vào một trung tâm mà bạn kiểm soát, cho phép bạn:
- Tăng khả năng hiển thị trực tuyến và giành được nhiều lượt đặt phòng hơn
- Tăng cường đặt phòng trực tiếp và tăng lợi nhuận
- Tối ưu hóa trang web của bạn để chuyển đổi
- Mở rộng các luồng doanh thu của bạn với tìm kiếm meta
- Định giá chiến lược và cạnh tranh để tối đa hóa doanh thu
- Kết nối với một hệ sinh thái lớn hơn để nâng cao khả năng và hiệu quả của bạn
Giống như phần mềm kế toán khách sạn tự động, ezCloud cho phép bạn tự động hóa và tăng tốc hoạt động kinh doanh của mình – mang lại cho bạn nhiều thời gian và tự do hơn để đưa ra các quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
