Back office là gì? Các bộ phận back office trong khách sạn

Back office là gì? Làm thế nào để có thể đảm nhận vị trí back office tại các nhà hàng, khách sạn hiện nay?

Back office là thuật ngữ trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn đã quá quen thuộc. Không chỉ vậy, thuật ngữ này còn được sử dụng phổ biến trong vô vàn ngành nghề khác nhau như tài chính, ngân hàng. Thông dụng là vậy nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về vị trí công việc này. Vậy back office là gì? Những bộ phận back office nào đang hoạt động trong hệ thống nhà hàng, khách sạn? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Back office là gì?

Trong các công ty hiện nay, doanh nghiệp sẽ tuỳ thuộc vào từng vị trí, công việc, chức năng để phân chia nhân viên thành các phòng ban nhất định. Hiện nay, các phòng ban thường được phân chia thành hai loại chính là back office và front office.

Vậy back office là gì? Back office viết tắt là BO, là thuật ngữ dùng để gọi tên các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các công việc nội bộ. Các công việc có liên quan đến các bộ phận trong công ty cũng sẽ do vị trí này thực hiện. Thông thường, back office sẽ không làm việc trực tiếp với đối tác hay khách hàng ngoài. Các bộ phận back office phải kể đến như: phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự, phòng kỹ thuật, phòng IT… Tuy bộ phận back office không trực tiếp đem lại lợi nhuận nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp.

2. Vai trò của bộ phận back office trong doanh nghiệp

Bộ phận back office có vai trò vô cùng quan trọng trong một hệ thống doanh nghiệp. Điển hình phải kể đến như:

• Được coi như xương sống của toàn doanh nghiệp. Bởi các phòng ban thuộc bộ phận back office sẽ tiến hành xử lý, sắp xếp nhiều công việc quan trọng của doanh nghiệp. Điển hình như tuyển dụng, trả lương, quản lý nhân sự…
• Nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp: Các phòng ban back office sẽ có nhiệm vụ cung cấp tất ca các thông tin cần thiết để có thể duy trì hiệu quả công việc tốt nhất. Nhờ đó, đội ngũ nhân viên có thể chủ động hơn trong công việc, cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân.
• Hỗ trợ công ty trong quá trình bảo mật dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp cũng như khác hàng.

3. Phân biệt bộ phận back office và front office

Nếu như back office được hiểu là những phòng ban đảm nhận các công việc nội bộ của doanh nghiệp thì front office (FO) lại chỉ những bộ phận đảm nhận các công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

Có thể khẳng định rằng, front office chính là mũi nhọn của một doanh nghiệp. Bởi họ chính là bộ phận nhân viên mang về doanh số trực tiếp cho doanh nghiệp. Một số bộ phận thuộc front office phải kẻ đến như: nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên sale, tiếp tân… Vậy làm thế nào để có thể phân biệt hai bộ phân nhân viên này? Hãy cùng ezCloud khám phá nhé!

4. Tìm hiểu về các bộ phân back office trong khách sạn, nhà hàng

Back office là gì? Bộ phận back office trong một nhà hàng, khách sạn sẽ gồm những phòng ban sau:

4.1. Kế toán

Bộ phận kế toán đảm nhận công việc liên quan đến việc tìm kiếm nguồn vốn, chiến lược tài chính cho khách sạn. Cụ thể như:

• Thiết lập chứng từ để chứng minh tính hợp lý việc sử dụng vốn kinh doanh.
• Liệt kê và tổng hợp các khoản chi phí kinh doanh theo đúng quy định.
• Tính toán từng dịch vụ nhằm mục đích xác định hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận trong nhà hàng, khách sạn.
• Lập bản báo cáo tài chính theo định kỳ.
• Tiến hành cân đối mức tài sản theo hàng tháng/quý/năm.
• Phân tích những biến động về tài sản. Từ đó có cơ sở thông báo lên Ban Giám đốc.

4.2. Nhân sự

• Xây dựng bảng nội quy, kỷ luật, văn hoá doanh nghiệp… ban hành cho toàn thể đội ngũ nhân viên.
• Quản lý chặt chẽ nguồn nhân lực đang làm việc tại khách sạn, nhà hàng.
• Tiến hành tuyển dụng nhân sự khi khách sạn, nhà hàng có nhu cầu bổ sung.
• Giải quyết những vấn đề có liên quan đến chính sách đãi ngộ nhân viên.
• Tính toán chính xác lương thưởng, phụ cấp… cho đội ngũ nhân viên khách sạn, nhà hàng.

4.3. Kỹ thuật – bảo trì

Back office là gì? Đây là bộ phận có trách nhiệm kiểm tra máy móc, trang thiết bị tại khách sạn, nhà hàng giúp chúng luôn trong trạng thái hoạt động ổn định. Từ đó có thể giảm thiểu những vấn đề sửa chữa, thay mới, tiết kiệm chi phí. Nhiệm vụ cụ thể của công việc này như sau:

• Thiết lập bảng kế hoạch kiểm tra thiết bị máy móc cùng nhiều tài sản khác tại các phòng, khu vực của khách sạn, nhà hàng theo định kỳ.
• Đề xuất giải pháp bảo trì thích hợp cho từng thiết bị máy móc.
• Ghi chép tỉ mỉ về tình trạng máy móc, trang thiết bị tại khách sạn, nhà hàng. Từ đó, đội ngũ nhân sự trong cả có thể theo dõi sát sao.
• Bảo hành, bảo dưỡng trang thiết bị, máy móc.
• Lên kế hoạch cho việc sửa chữa các thiết bị, máy móc bị hỏng hóc trong thời gian sớm nhất.
• Tiến hành sửa chữa, thay thế trang thiết bị.
• Hỗ trợ nhân viên của các phòng ban khác kiểm tra trang thiết bị mỗi khi xuất hiện sự cố.

5. Công việc back office cần có những yêu cầu gì?

Để có thể đảm nhận công việc back office, các bạn cần nắm rõ những yêu cầu có liên quan trực tiếp đến công việc mà bản thân sẽ ứng tuyển. Cụ thể như:

5.1. Về yêu cầu chuyên môn

Khi ứng tuyển tại vị trí thuộc back office, các bạn cần trang bị đầy đủ các kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Đặc biệt, các bạn cần chú trọng đến việc xây dựng mối quan hệ thân thiết giữa các phòng ban. Từ đó, giúp họ có thể phối hợp với nhau một cách ăn ý trong công việc. Đồng thời, sự quyết, khát vọng với công việc cũng là yếu tố không thể thiếu giúp bạn có thể duy trì cũng như tiến xa hơn trong công việc back office này.

5.2. Về yêu cầu tố chất, kỹ năng

Sự tỉ mỉ, cẩn trọng trong công việc là yếu tố quan trọng hàng đầu. Bởi bạn sẽ là người nắm rõ những thông tin quan trọng nhất. Đồng thời truyền tải chúng đến các phòng ban khác sao cho hiệu quả. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần luôn sẵn sàng học hỏi. Bởi mỗi ngày, các bạn sẽ phải tiếp nhận một lượng kiến thức “khổng lồ” từ nhiều bộ phận khác nhau. Không chỉ vậy, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý công việc và thời gian… cũng cần đặc biệt chú ý.

6. Lời kết

Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu về back office là gì? Hy vọng những thông tin của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó dành cho bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Thuật ngữ khách sạn của ezCloud để có thêm nhiều thông tin được cập nhật mới nhất nhé!