Trong ngành kinh doanh khách sạn, dữ liệu là yếu tố sống còn giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Hiểu được tầm quan trọng đó, ezCloud – đơn vị tiên phong trong phát triển phần mềm quản lý khách sạn tại Việt Nam – đã xây dựng hệ thống báo cáo thông minh, hỗ trợ theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh theo thời gian thực.

Dưới đây là tổng quan các loại báo cáo chính trong phần mềm ezCloud mà bạn không nên bỏ lỡ.

1. Báo cáo doanh thu – Theo dõi lợi nhuận theo thời gian thực

Báo cáo doanh thu được thiết kế khoa học, giúp người dùng theo dõi tình hình thu – chi, lợi nhuận gộp, doanh thu theo ngày, theo nguồn đặt phòng, theo loại phòng, hoặc theo nhân viên bán hàng. Các báo cáo này cho phép so sánh giữa các thời điểm để đánh giá hiệu quả hoạt động theo mùa, theo chương trình khuyến mãi hoặc chiến dịch marketing đang triển khai. Nhà quản lý có thể biết chính xác nguồn doanh thu chính đến từ đâu, sản phẩm dịch vụ nào mang lại lợi nhuận tốt nhất, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và cải tiến dịch vụ phù hợp

Các dạng báo cáo doanh thu:

• Báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, năm
• Báo cáo doanh thu theo nguồn đặt phòng (OTA, trực tiếp, đại lý…)
• Báo cáo doanh thu theo loại phòng
  Báo cáo doanh thu theo nhân viên

Lợi ích:

• Giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh
• Theo dõi doanh thu theo từng kênh và đưa ra chiến lược tối ưu
• Nắm rõ xu hướng theo mùa để điều chỉnh giá phòng linh hoạt

2. Báo cáo công suất phòng – Tối ưu hiệu suất sử dụng phòng

Trong ngành khách sạn, công suất phòng (Occupancy Rate) là một chỉ số then chốt phản ánh trực tiếp hiệu quả kinh doanh và mức độ khai thác tài sản. Phần mềm quản lý khách sạn ezCloud cung cấp báo cáo công suất phòng một cách chính xác, trực quan và cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tỷ lệ phòng được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó đưa ra các chiến lược điều chỉnh giá, phân bổ nguồn lực và tối ưu hiệu suất hoạt động.

Các chỉ số chính:

• Tỷ lệ phòng được bán ra (Occupancy Rate)
• Tỷ lệ phòng trống
• Tỷ lệ huỷ đặt phòng

Lợi ích:

• Giúp điều chỉnh giá và chương trình khuyến mãi phù hợp
• Dự đoán lượng khách trong tương lai
• Cân đối số lượng nhân sự theo lượng phòng hoạt động

3. Báo cáo công nợ – Quản lý dòng tiền hiệu quả

Báo cáo công nợ – Quản lý dòng tiền hiệu quả
Phần mềm ezCloud hỗ trợ theo dõi công nợ khách hàng và đối tác theo thời gian thực. Chủ khách sạn dễ dàng kiểm soát công nợ phải thu, phải trả, hạn thanh toán và tình trạng thu chi để quản lý dòng tiền một cách minh bạch, chính xác và hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu rủi ro tài chính trong quá trình vận hành.

Các loại công nợ được thống kê:

• Công nợ khách hàng
• Công nợ đại lý
• Công nợ nhà cung cấp
• Công nợ nội bộ (nếu có)

Lợi ích:

• Hạn chế thất thoát và nhầm lẫn tài chính
• Chủ động thu hồi công nợ đúng hạn
• Tối ưu dòng tiền cho hoạt động kinh doanh

4. Báo cáo đặt phòng – Nắm bắt tình hình kinh doanh theo từng kênh

Báo cáo đặt phòng trong hệ thống phần mềm quản lý khách sạn ezCloud cho phép theo dõi chi tiết số lượng và nguồn gốc các đơn đặt phòng từ từng kênh như OTA (Booking, Agoda…), website, fanpage hay đặt trực tiếp tại quầy. Từ đó, chủ khách sạn có thể phân tích hiệu quả từng kênh bán phòng, điều chỉnh chiến lược marketing phù hợp và tập trung vào những kênh mang lại doanh thu cao nhất.

Thông tin trong báo cáo:

• Số lượt đặt phòng theo ngày/tháng
• Tỷ lệ đặt phòng theo từng kênh
• Tỷ lệ hủy phòng và không đến (No-show)

Lợi ích:

• Đánh giá hiệu quả marketing của từng kênh bán phòng
• Điều chỉnh ngân sách quảng cáo hợp lý
• Tối ưu chiến lược phân phối

5. Báo cáo kho – Kiểm soát nguyên vật liệu và hàng hóa

Báo cáo kho trong phần mềm quản lý khách sạn ezCloud giúp theo dõi sát sao số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa xuất – nhập – tồn theo từng thời điểm. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng phát hiện sự thiếu hụt hoặc dư thừa, kiểm soát chi phí và đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý, tránh lãng phí và thất thoát trong quá trình vận hành.

Các dạng báo cáo kho:

• Báo cáo nhập – xuất – tồn kho
• Báo cáo hàng tồn kho tối thiểu/tối đa
• Báo cáo vật tư theo từng khu vực, bộ phận

Lợi ích:

• Tránh thất thoát tài sản
• Đảm bảo nguồn hàng phục vụ khách kịp thời
• Quản lý nguyên liệu hiệu quả cho nhà hàng, bar, spa…

6. Báo cáo nhân sự – Đánh giá hiệu quả làm việc

Báo cáo nhân sự trong phần mềm quản lý khách sạn ezCloud hỗ trợ nhà quản lý theo dõi chi tiết hiệu suất làm việc, số ca làm, thời gian check-in/check-out của từng nhân viên. Dữ liệu được tổng hợp theo thời gian thực giúp đánh giá công bằng, minh bạch, đồng thời phát hiện sớm những vấn đề trong phân bổ nguồn lực. Đây là công cụ không thể thiếu để tối ưu quy trình nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ tại khách sạn.

Các chỉ số nổi bật:

• Số lượng phòng phục vụ
• Doanh thu mang lại theo nhân viên
• Tình trạng chấm công, ca làm

Lợi ích:

• Đánh giá hiệu suất cá nhân và tập thể
• Lập kế hoạch đào tạo, khen thưởng công bằng
• Tối ưu hiệu quả vận hành

7. Báo cáo thanh toán – Quản lý dòng tiền rõ ràng, minh bạch

Với báo cáo thanh toán từ ezCloud, khách sạn có thể dễ dàng kiểm soát mọi giao dịch tài chính – từ tiền mặt, chuyển khoản đến thanh toán qua các cổng điện tử. Hệ thống hiển thị rõ ràng doanh thu theo ngày, theo kênh hoặc theo hình thức thanh toán, giúp kế toán khách sạn làm việc hiệu quả và chính xác hơn. Nhờ tính minh bạch và khả năng đối soát tức thời, báo cáo thanh toán giúp quản lý tối ưu dòng tiền và tránh thất thoát.

Phân loại theo:

• Phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ)
• Thời gian thanh toán
• Khách hàng/đại lý thanh toán

Lợi ích:

• Hạn chế sai sót tài chính
• Đối soát nhanh chóng và chính xác
  Đảm bảo minh bạch khi làm báo cáo thuế

8. Báo cáo tổng hợp – Cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh

Báo cáo tổng hợp trong phần mềm ezCloud cho phép nhà quản lý nắm bắt nhanh toàn bộ tình hình kinh doanh của khách sạn chỉ trên một màn hình: công suất phòng, doanh thu, lượng khách, hiệu quả các kênh bán, chi phí, lợi nhuận,… Tất cả dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và trực quan qua biểu đồ, giúp đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh.

Các nội dung tổng hợp:

• Doanh thu – công suất – chi phí
• Tỷ lệ tăng trưởng
• So sánh cùng kỳ năm trước

Lợi ích:

• Đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng
• Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính dài hạn
• Dễ dàng báo cáo cho cấp trên hoặc đối tác đầu tư

9. Kết luận

Với hệ thống báo cáo đa dạng, trực quan và cập nhật theo thời gian thực, phần mềm quản lý khách sạn ezCloud giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu, công suất, nhân sự đến kho và thanh toán.

Không chỉ hỗ trợ vận hành hiệu quả, hệ thống báo cáo còn giúp khách sạn đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng bền vững.