Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay giúp quản lý phòng hiệu quả hơn

Với khách sạn có nhà hàng, bar, cafe hoặc minibar, việc quản lý không chỉ dừng ở đặt phòng và check-in/check-out. Mỗi ngày, khách có thể phát sinh thêm tiền ăn uống, đồ uống, minibar, tiệc nhỏ hoặc dịch vụ đi kèm.

Nếu nhà hàng dùng một phần mềm riêng, lễ tân quản lý phòng ở một hệ thống khác, còn kế toán tổng hợp bằng Excel, khách sạn rất dễ gặp tình trạng sai bill, thiếu khoản phát sinh hoặc mất thời gian đối soát cuối ngày.

Đó là lý do phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn cần được hiểu là hệ thống giúp kết nối dữ liệu giữa nhà hàng, lễ tân, kế toán và quản lý, thay vì chỉ là phần mềm gọi món thông thường.

Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn là công cụ hỗ trợ quản lý hoạt động F&B trong khách sạn, bao gồm gọi món, in bếp, thanh toán, chuyển chi phí vào phòng, chốt ca và báo cáo doanh thu.

Điểm khác biệt lớn nhất so với phần mềm nhà hàng độc lập là khả năng liên kết với nghiệp vụ lưu trú.

Ví dụ: khách đang ở phòng 305 dùng bữa tại nhà hàng. Thay vì thanh toán ngay, khoản chi này có thể được ghi nhận vào bill phòng. Khi khách check-out, lễ tân chỉ cần kiểm tra một hồ sơ để biết khách cần thanh toán tiền phòng, minibar, nhà hàng và các dịch vụ phát sinh khác.

Xem thêm : PMS là gì? Hệ thống quản lý khách sạn chuẩn nghiệp vụ A-Z

Vì sao khách sạn có nhà hàng nên dùng phần mềm tích hợp?

Khách sạn có nhà hàng, bar, cafe hoặc minibar thường phát sinh nhiều khoản ngoài tiền phòng. Nếu các khoản này không được ghi nhận tập trung, lễ tân, nhà hàng và kế toán rất dễ bị lệch dữ liệu trong quá trình vận hành.

• Nhà hàng ghi bill riêng, lễ tân khó nắm khách còn nợ gì: Khi khách dùng bữa tại nhà hàng nhưng chưa thanh toán ngay, khoản này cần được chuyển vào bill phòng. Nếu nhà hàng ghi nhận riêng, lễ tân dễ bỏ sót khi khách check-out.
• Dịch vụ ăn uống chưa được chuyển vào bill phòng: Các khoản như ăn sáng, đồ uống, minibar, room service hoặc tiệc nhỏ nếu không được cập nhật kịp thời sẽ dễ bị thiếu trong hóa đơn cuối cùng.
• Kế toán mất thời gian đối soát doanh thu: Khi doanh thu phòng nằm ở một file, doanh thu nhà hàng ở một phần mềm khác, kế toán phải tổng hợp thủ công để kiểm tra tiền mặt, chuyển khoản, công nợ và doanh thu theo từng bộ phận.
• Khách đoàn khó theo dõi công nợ đầy đủ: Với khách đoàn, công ty hoặc đại lý, chi phí phòng và chi phí ăn uống thường cần gộp lại để thanh toán sau. Nếu dữ liệu không tập trung, khách sạn dễ ghi nhận thiếu hoặc sai công nợ.
• Dễ thất thoát doanh thu từ dịch vụ phát sinh: Những khoản nhỏ như minibar, phụ thu, đồ uống hoặc dịch vụ gọi thêm nếu bị bỏ sót mỗi ngày có thể trở thành khoản thất thoát đáng kể vào cuối tháng.
• Check-out chậm, ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng: Khi khách trả phòng, lễ tân phải gọi xuống nhà hàng để hỏi lại bill, kiểm tra thanh toán hoặc chờ kế toán xác nhận. Điều này khiến khách phải chờ lâu và làm quy trình vận hành kém chuyên nghiệp.
• Chủ khách sạn khó nhìn đúng hiệu quả kinh doanh: Nếu dữ liệu rời rạc, quản lý khó biết doanh thu thực tế đến từ phòng, nhà hàng, minibar hay dịch vụ phát sinh. Điều này ảnh hưởng đến việc ra quyết định và tối ưu gói bán.

Vì vậy, phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn không chỉ giúp gọi món hay in bill. Giá trị quan trọng hơn là giúp các bộ phận cùng sử dụng một nguồn dữ liệu, từ đó giảm sai sót, hạn chế thất thoát và giúp vận hành chuyên nghiệp hơn.

Một phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn cần có những tính năng nào?

Một phần mềm phù hợp nên có các nhóm tính năng sau:

Điểm quan trọng là phần mềm không chỉ “có nhiều tính năng”, mà phải giúp các bộ phận dùng chung một dữ liệu. Khi đó, lễ tân check-out nhanh hơn, kế toán đối soát nhẹ hơn và quản lý kiểm soát doanh thu rõ hơn.

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn

1. Hạn chế bỏ sót dịch vụ phát sinh

Các khoản như ăn uống, minibar, phụ thu, tiệc nhỏ rất dễ bị quên nếu ghi nhận thủ công. Khi phần mềm cho phép đưa các khoản này vào hồ sơ phòng, khách sạn sẽ giảm rủi ro thiếu bill khi khách trả phòng.

2. Check-out nhanh hơn

Lễ tân không cần gọi xuống nhà hàng để hỏi khách đã dùng gì, đã thanh toán chưa. Tất cả khoản phát sinh được hiển thị rõ trong hồ sơ lưu trú, giúp quá trình check-out nhanh và chuyên nghiệp hơn.

3. Kế toán dễ đối soát doanh thu

Doanh thu nhà hàng và doanh thu phòng vẫn có thể tách riêng, nhưng không bị rời rạc. Kế toán dễ kiểm tra tiền mặt, chuyển khoản, công nợ và doanh thu theo từng bộ phận.

4. Chủ khách sạn kiểm soát vận hành tốt hơn

Khi có báo cáo rõ, quản lý biết bộ phận nào đang tạo doanh thu tốt, dịch vụ nào được khách sử dụng nhiều và nên tối ưu gói bán nào: phòng kèm ăn sáng, combo nghỉ dưỡng, tiệc đoàn hay dịch vụ F&B.

Khi nào khách sạn nên dùng phần mềm tích hợp nhà hàng?

Quý Anh/Chị nên cân nhắc dùng phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn nếu cơ sở đang có:

• Nhà hàng, bar, cafe, minibar hoặc dịch vụ ăn uống nội bộ.
• Khách thường ghi dịch vụ ăn uống vào phòng.
• Lễ tân, nhà hàng và kế toán đang dùng nhiều file/phần mềm khác nhau.
• Hay thiếu khoản phát sinh khi khách check-out.
• Kế toán mất nhiều thời gian chốt ca, đối soát doanh thu.
• Khách sạn có khách đoàn, công ty hoặc đại lý cần theo dõi công nợ.

Với khách sạn nhỏ, hệ thống không cần quá phức tạp. Nhưng khi có nhiều phòng, nhiều ca làm và nhiều dịch vụ phát sinh, phần mềm tích hợp sẽ giúp vận hành nhẹ hơn rất nhiều.

ezCloud có giải pháp nào phù hợp?

Với khách sạn hoặc resort có nhà hàng, bar và dịch vụ F&B nội bộ, ezFolio là giải pháp phù hợp để quản lý vận hành nhiều bộ phận trên cùng một hệ thống.

Khi dữ liệu nhà hàng được kết nối với phần mềm quản lý khách sạn, các khoản order, thanh toán, công nợ và báo cáo không còn bị tách rời. Nhờ đó, lễ tân check-out nhanh hơn, kế toán đối soát rõ hơn và quản lý nhìn được doanh thu theo từng bộ phận.

Với khách sạn vừa và nhỏ, nhà nghỉ hoặc homestay có dịch vụ ăn uống đơn giản, Quý Anh/Chị có thể tham khảo ezCloudhotel để quản lý đặt phòng, buồng phòng, thanh toán và báo cáo tập trung hơn.

Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn không chỉ giúp gọi món hay in bill. Giá trị lớn nhất là kết nối dữ liệu giữa nhà hàng, lễ tân, kế toán và quản lý.

Khi mọi khoản phát sinh được ghi nhận đúng vào hồ sơ khách, khách sạn sẽ giảm thất thoát, check-out nhanh hơn và kiểm soát doanh thu rõ ràng hơn.