4 cách để bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả hơn

Lễ tân được xem là “bộ mặt” của khách sạn. Đây là nơi đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Do đó, để gây ấn tượng ban đầu với khách, bộ phận lễ tân cần phải hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, làm được điều này là vấn đề không đơn giản.
Nếu bạn đang quản lý khách sạn, bài viết dưới đây của ezFolio sẽ cung cấp cho bạn những lời khuyên hữu ích giúp bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả hơn.

1. Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Bạn đừng tưởng những công việc ở bộ phận lễ tân là đơn giản. Với số lượng lớn khách ra vào khách sạn mỗi ngày, việc phục vụ nhanh chóng là điều không dễ dàng trong khi khách hàng yêu cầu rất cao.
Không có điều gì khiến khách hàng cảm thấy khó chịu hơn là thủ tục check-in chậm trễ, đặt nhầm phòng… Một phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp khách sạn giải quyết vấn đề này. Với một phần mềm tốt, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện các công việc đặt phòng, check-in, check-out… nhanh chóng và chính xác hơn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn cũng giúp cho nhân viên lễ tân biết được sở thích và thói quen của khách hàng thông qua lịch sử đặt phòng của họ, từ đó, cung cấp cho họ các dịch vụ cá nhân hóa hơn.
Nếu khách hàng yêu cầu thêm dịch vụ, nhân viên lễ tân cũng có thể thêm vào vì menu đã được tích hợp sẵn ở trong phần mềm.

2. Trao quyền cho nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân cần được tạo mọi điều kiện để thực hiện công việc hiệu quả hơn. Điều này bao gồm việc đào tạo để họ có thể trả lời được mọi câu hỏi của khách hoặc biết tìm kiếm sự trợ giúp từ người nào khi họ không thể.
Ngoài ra, một trong những nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là bán hàng gia tăng (upselling), ví dụ gợi ý khách hàng nâng cấp phòng, hay sử dụng thêm các dịch vụ khác của khách sạn… Do đó, nhân viên lễ tân cần được trao quyền thay đổi thông tin đặt phòng cho khách. Việc thực hiện những thay đổi này cũng rất dễ dàng thông qua phần mềm quản lý khách sạn.

3. Đầu tư quầy check-in tự động

Có những thời điểm khách sạn đông khách, nhiều khách phải xếp hàng dài để chờ check-in. Do đó, hãy đầu tư những kiosk – quầy check-in tự động ở trong khách sạn. Vào thời điểm bận rộn, những chiếc máy này sẽ giúp ích rất nhiều.

4. Thu thập phản hồi của khách hàng

Với tư cách là một nhà quản lý, bạn không thể có mặt ở bàn lễ tân mọi lúc. Do đó, bạn cần các nhân viên lễ tân làm “tai mắt” cho mình. Yêu cầu nhân viên của bạn thu thập những phản hồi của khách hàng bằng cách gửi email hoặc hỏi trực tiếp khách rồi ghi nhận lại vào phần mềm quản lý khách sạn. Những thông tin này sẽ giúp bạn biết được cần thay đổi điều gì để phục vụ khách hàng tốt hơn.

Trên đây là những lời khuyên giúp bộ phận lễ tân của khách sạn hoạt động hiệu quả hơn. Về cơ bản, điều quan trọng nhất vẫn là đầu tư một phần mềm quản lý khách sạn chất lượng. Điều đó sẽ giúp các nhân viên lễ tân thực hiện các công việc nhanh chóng và chính xác hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý khách sạn chất lượng, hãy dùng thử ezFolio – phần mềm quản lý khách sạn 3 – 5 sao, được tin dùng bởi 2000+ khách sạn trên 5+ quốc gia Đông Nam Á.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý khách sạn ezFolio