Mách bạn 4 phương pháp hữu ích để bộ phận lễ tân đạt hiệu quả tối ưu trong quá trình làm việc mà mọi khách sạn nên biết.
Lễ tân là “gương mặt đại diện” của mọi khách sạn. Vậy nên, nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận lễ tân cũng chính là nâng cấp chất lượng dịch vụ của khách sạn. Vậy làm thế nào để bộ phận lễ tân hoạt động trơn tru hơn. Hãy tham khảo 4 cách để bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả hơn mà ezCloud giới thiệu sau đây.
1. Bộ phận lễ tân trong khách sạn là gì?
Nội dung
1.1. Bộ phận lễ tân là gì?
Bộ phận lễ tân (Reception) được coi là “bộ mặt” của mọi khách sạn. Vì họ là đối tượng đầu tiên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Ngoài ra, nhân viên lễ tân còn là “đầu mối” nhận và chuyển tiếp các yêu cầu của khách đến bộ phận khác. Quầy lễ tân thường được chia làm 4 phân khu chính. Cụ thể là: lễ tân; bàn dịch vụ trợ giúp đặc biệt; bàn chuông, đặt chỗ và bộ phận hỗ trợ back office.
1.2. Nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân
Dưới đây là những công việc chính mà nhân viên lễ tân phải đảm nhiệm trong một ngày:
- Quản lý số lượng khách hàng check-in, check-out.
- Báo cáo đủ thông tin.
- Xử lý đặt phòng.
- Quản lý dữ liệu thông tin khách hàng.
- Kịp thời xử lý các yêu cầu của khách hàng.
- Trực ca đêm.
- Tiếp nhận phản hồi của khách hàng và kết hợp với các bộ phận khác để xử lý.
- Ngoài những nhiệm vụ trên, bộ phận lễ tân còn phải đảm nhiệm một số công việc khác. Nhìn chung, trong quá trình làm việc, quầy lễ tân cần được tối ưu hóa. Và đặc biệt chú trọng nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn. Nhằm mang đến sự hài lòng cho từng đối tượng khách lưu trú.
2. 4 mẹo hữu ích giúp bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả hơn
2.1. Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Nhiều người nghĩ rằng công việc của bộ phận lễ tân là nhẹ nhàng, đơn giản. Tuy nhiên, với lượng khách lưu trú lớn, việc đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng là không hề dễ dàng. Khách hàng có thể trở nên khó chịu, bực bội ngay khi nhân viên lễ tân thực hiện các thủ tục chậm trễ,…
Trong trường hợp đó, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp giải quyết triệt để vấn đề. Một phần mềm tốt sẽ giúp nhân viên thực hiện các giao dịch một cách chính xác, nhanh chóng. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho lễ tân thấu hiểu những sở trường, sở đoản của khách hàng. Để cung cấp đến khách các dịch vụ cá nhân hóa hơn. Từ đó, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Nhân viên lễ tân cũng có thể thêm dịch vụ mà khách yêu cầu thêm. Vì phần mềm đã tích hợp sẵn menu.
Xem thêm:
2.2. Trao quyền cho nhân viên lễ tân
Để công việc được thực hiện hiệu quả hơn, nhân viên lễ tân cần được tạo điều kiện trong mọi mặt. Bao gồm cả việc đào tạo để họ có thể trả lời lưu loát mọi câu hỏi của khách. Cũng như biết cách khéo léo tìm kiếm trợ giúp từ bên ngoài khi họ không giải quyết được. Nhân viên lễ tân cũng cần được trao quyền thay đổi thông tin đặt phòng cho khách. Thông qua các phần mềm quản lý khách sạn. Vì một trong những nhiệm vụ khác của lễ tân là Up-selling (bán hàng gia tăng). Như gợi ý khách sử dụng thêm sản phẩm, dịch vụ có tại khách sạn.
2.3. Đầu tư quầy check-in tự động
Lượng khách hàng check-in quá lớn sẽ khiến nhân viên lễ tân khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục. Vậy nên, đầu tư kiosk – quầy check-in tự động là hành động đúng đắn mà khách sạn nào cũng nên cân nhắc. Chúng sẽ giúp cho mọi quy trình được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều vào thời điểm bận rộn.
2.4. Thu thập phản hồi của khách hàng
Nhân viên lễ tân được coi là “tai mắt” của các nhà quản lý. Làm nhiệm vụ thu thập những phản hồi của khách hàng. Khi họ không thể có mặt tại bàn lễ tân do tính chất công việc. Trong trường hợp này, lễ tân cần nhanh chóng thu thập những phản hồi của khách. Thông qua việc trao đổi trực tiếp với khách hàng hoặc gửi email. Sau đó, ghi lại những thông tin đó vào phần mềm quản lý khách sạn. Để cấp trên có thể hiểu rõ những điều còn thiếu sót và nâng cấp chất lượng dịch vụ của khách sạn. Nhằm mang đến cho khách hàng cách phục vụ tốt hơn.
Xem thêm:
- Tổng hợp những tuyệt chiêu giúp hạn chế tình trạng lễ tân gian lận
- 10 điều tạo nên một nhân viên lễ tân xuất sắc
3. Tạm kết
Trên đây là toàn bộ lời khuyên về cách để bộ phận lễ tân hoạt động hiệu quả hơn mà ezCloud muốn cung cấp tới các độc giả. Nhìn chung, để giúp bộ phận lễ tân tối ưu hóa hiệu suất làm việc, các quản lý khách sạn nên đầu tư một phần mềm quản lý khách sạn chất lượng cao. Nhờ đó, làm tăng chất lượng dịch vụ của khách sạn, nâng khách sạn lên một tầm cao mới. Nếu thấy những thông tin trên là bổ ích, hãy tiếp tục đón đọc những bài viết mới của chúng tôi tại chuyên mục Lễ tân/ Front Office.
