Trong khuôn khổ chương trình Hành trình khám phá những miền đất khởi nghiệp thuộc Đề án 844 về “Hỗ trợ hệ sinh thái khởi nghiệp đổi mới sáng tạo quốc gia đến năm 2025”, ezCloud được giới thiệu như một doanh nghiệp tiêu biểu về giải pháp công nghệ, giúp các khách sạn đơn giản hóa hoạt động quản lý và kinh doanh, đặc biệt là các khách sạn vừa và nhỏ và hiện đã đạt được những bước tiến đáng ghi nhận…
Ứng dụng công nghệ, yếu tố sống còn
Theo kết quả khảo sát thị trường của ezCloud khi tiếp cận gần 3.000 khách sạn tại các tỉnh thành du lịch trọng điểm, chỉ có 37% khách sạn sử dụng phần mềm quản lý. Hầu hết các khách sạn còn lại vẫn sử dụng các công cụ quản lý truyền thống như sổ sách, excel… Đây là một thực trạng đáng báo động trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay. Nhìn chung, việc quản lý khách sạn bằng sổ sách, excel… có thể giúp các khách sạn tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn nhưng về dài hạn sẽ nảy sinh những bất cập lớn.
Đầu tiên, nó ảnh hưởng lớn tới hình ảnh của khách sạn. Bạn sẽ cảm thấy như thế nào khi bước chân vào một khách sạn mà nhân viên lễ tân sử dụng sổ sách để ghi nhận thông tin đặt phòng? Có lẽ cảm xúc chung của mọi người sẽ là: Sốc! Bởi lẽ, hình ảnh này thật khó chấp nhận. Nó gợi lên hình ảnh một khách sạn lạc hậu, kém tiện nghi, và chẳng ai lại muốn lưu trú trong một khách sạn như vậy cả. Chưa kể, với khối lượng công việc lớn, việc ghi chép bằng sổ sách sẽ khó tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn như: đặt nhầm phòng, trùng phòng… Những sự cố này sẽ khiến khách hàng cảm thấy vô cùng khó chịu, và chắc chắn họ sẽ không muốn quay trở lại khách sạn vào những lần sau.
Tệ hơn nữa, có thể họ sẽ để lại những đánh giá tiêu cực trên internet, và khách sạn của bạn sẽ nằm trong “danh sách đen” của du khách. Bên cạnh việc sử dụng sổ sách để ghi nhận thông tin đặt phòng, hiện nay nhiều khách sạn vẫn còn sử dụng phần mềm excel để lập báo cáo… Mặc dù phương thức này nhanh hơn so với việc tính toán thủ công hoặc sử dụng máy tính nhưng nó cũng rất dễ xảy ra sai sót khi mà chỉ cần một chút nhầm lẫn trong công thức cũng có thể khiến kết quả sai lệch rất nhiều, ảnh hưởng rất lớn tới tính chính xác của báo cáo. Lúc đó, riêng việc rà soát và tìm ra lỗi cũng tốn không ít thời gian. Cuối cùng nhưng chưa phải tất cả, sự đổi mới về công nghệ dẫn đến những thay đổi trong hành vi của người tiêu dùng, đặc biệt là thế hệ Millennials (những người sinh từ năm 1980 đến 2000).
Theo báo cáo của Outbox Consulting và UBM Việt Nam phát hành tháng 2/2019, 77% khách hàng cho biết họ ưa thích lên kế hoạch và mua sắm các dịch vụ du lịch trên internet. Riêng trong lĩnh vực khách sạn, 89% khách hàng được khảo sát tin rằng việc ứng dụng công nghệ là yếu tố quan trọng tạo nên trải nghiệm độc đáo và tuyệt vời. Trong đó, du khách Việt hào hứng nhất với công nghệ đặt phòng trên điện thoại (70%) và tự check-in, check-out (58%).
Như vậy, có thể nói rằng, trong thời đại 4.0 hiện nay, các khách sạn đang đứng trước quyết định sống còn: Ứng dụng công nghệ hay là chết?
Hệ sinh thái công nghệ vượt trội
Trên thị trường, hiện có 2 loại phần mềm quản lý khách sạn: PMS truyền thống (dữ liệu được lưu trữ cục bộ tại khách sạn) và PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (dữ liệu được lưu trữ trên đám mây – cloud). Theo xu hướng hiện nay, các khách sạn thường sử dụng phần mềm quản lý ứng dụng công nghệ điện toán đám mây do những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại, có thể kể đến như: tiết kiệm chi phí đầu tư (không cần bảo trì hệ thống máy chủ, phần cứng hay thuê đội ngũ kỹ sư IT để giám sát hệ thống), dễ dàng nâng cấp, cập nhật các tính năng và đặc biệt là có thể truy cập ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào.
Nắm bắt xu thế này, ezCloud đã tạo ra ezCloudhotel- một phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Điều đó đã được thể hiện rất rõ trong từ “cloud” trong tên của công ty cũng như sản phẩm. Với công nghệ này, ezCloudhotel cho phép chủ khách sạn có thể quản lý khách sạn từ xa, đặc biệt là khi đi công tác. Ngoài ra, một tính năng khiến ezCloudhotel được khách hàng ưa chuộng là khả năng tích hợp đa thiết bị ngoại vi như: hệ thống điện, máy đọc hộ chiếu, và đặc biệt là khóa từ. Tích hợp khóa từ là một giải pháp hiệu quả giúp các khách sạn giảm thiểu tình trạng thất thoát. ezCloudhotel tự hào khi tương thích hơn 15 hãng khóa từ trong và ngoài nước, giúp khách sạn không phải thay thế hệ thống khóa từ khi sử dụng phần mềm.
Hệ sinh thái công nghệ của EzCloud
Tuy nhiên, việc chỉ sử dụng phần mềm quản lý khách sạn thôi là chưa đủ. Chắc hẳn ai cũng biết nỗi sợ lớn nhất khi kinh doanh khách sạn là không bán được phòng, đặc biệt là trong thời buổi cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Để giải quyết vấn đề này, nhiều khách sạn đã tích cực chạy đua bán phòng trên các kênh OTA (Online Travel Agent – đại lý du lịch trực tuyến). Đây là một chiến thuật hiệu quả nhưng cũng rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải đăng nhập từng kênh một để đăng bán và đóng phòng (nếu không muốn xảy ra tình trạng overbooking). Đây là một việc tốn rất nhiều thời gian và công sức nếu làm thủ công, chưa kể phải đảm bảo tính kịp thời (real time). Trong hầu hết các trường hợp, điều này là không thể. Do đó, tình trạng overbooking thường xuyên xảy ra. Và hệ thống quản lý kênh phân phối ezCms của ezCloud được sinh ra để giải quyết vấn đề này. Hệ thống ezCms cho phép bạn đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc chỉ với một vài click chuột. Đồng thời, tính năng tự động cập nhật số phòng trống cũng giúp khách sạn tránh được tình trạng overbooking.
Cụ thể, mỗi khi có booking đổ về, hệ thống sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại, sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh với số phòng trống đã được cập nhật. Bên cạnh đó, với việc tích hợp 200+ kênh OTA phổ biến nhất toàn cầu, ezCms sẽ giúp khách sạn tăng công suất bán phòng lên tới 35% mà không lo vấn đề overbooking. Bên cạnh việc bán phòng trên các kênh OTA, các khách sạn cũng đừng quên bán phòng trực tiếp trên website của mình. Đây là một cách hiệu quả để tăng lợi nhuận do khách sạn sẽ không phải mất phí hoa hồng cho các kênh OTA. Tuy nhiên, để làm được điều đó, khách sạn cần tích hợp hệ thống Booking Engine lên website của mình. Hệ thống này cho phép khách hàng có thể đặt phòng và thanh toán trực tiếp trên website khách sạn. Để quản lý và kinh doanh khách sạn một cách hiệu quả, các khách sạn không chỉ cần một sản phẩm hay giải pháp đơn lẻ mà là cả một hệ sinh thái công nghệ. ezCloud tự hào khi cung cấp một hệ sinh thái giúp bạn quản lý khách sạn một cách toàn diện.
Càng phát triển, trách nhiệm càng cao
CEO ezCloud Nguyễn Hoàng Dương chia sẻ: “Quy mô thị trường du lịch ở Việt Nam rất phát triển, tuy nhiên, hiện tại chưa có bất kỳ sản phẩm nào có thể giải quyết tất cả các bài toán trong lĩnh vực này. Đó là lý do tôi cùng một số anh em bắt tay vào xây dựng một hệ sinh thái công nghệ để giải quyết những bài toán đó. Chúng tôi hy vọng có thể làm ra những sản phẩm trước hết để phục vụ những công ty du lịch, khách sạn trong nước, sau đó có thể mở rộng ra nước ngoài”.
EzCloud đạt được những thành công đáng ghi nhận
Thành lập năm 2013, qua 6 năm phát triển, ezCloud đã không còn là một startup nhỏ bé. Với hơn 100 nhân sự trải khắp 3 miền Bắc – Trung – Nam cùng hơn 4.000 khách hàng, hiện ezCloud đã trở thành một doanh nghiệp lớn, có vị thế hàng đầu trong ngành và là nền tảng quản lý khách sạn có thị phần số 1 Việt Nam.
Không chỉ phát triển tại Việt Nam, ezCloud còn luôn nỗ lực vươn tầm ra thế giới, đưa công nghệ Việt đến với nhiều quốc gia khác, đến nay ezCloud đã có mặt trên 5 quốc gia Đông Nam Á (Thái Lan, Lào, Campuchia, Myanmar) và được các chủ khách sạn đón nhận sử dụng.Tuy nhiên, ezCloud nhận thấy rằng: “Sức mạnh càng lớn, trách nhiệm càng cao”. Đó là lý do ezCloud luôn nỗ lực không ngừng giúp các khách sạn vừa và nhỏ tiếp cận được công nghệ mới nhất để nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh. Một trong những nỗ lực đó thể hiện qua chương trình “Phủ sóng công nghệ đến khách hàng mới trên toàn quốc”.
