Bạn có biết exit interview là gì? Tầm quan trọng của phỏng vấn thôi việc trong việc duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững.
Trong quá trình làm việc chắc hẳn bạn đã nghe qua thuật ngữ exit interview. Tuy nhiên bạn có biết exit interview là gì? Nó có ảnh hưởng như thế nào đến quá trình quản lý nhân sự? Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá chi tiết về khái niệm exit interview.
1. Interview là gì?
Nội dung
Thuật ngữ interview hay còn được gọi là phỏng vấn. Đây là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng. Cụ thể, interview là một cuộc gặp gỡ chính thức giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.
Mục đích của cuộc phỏng vấn là để đặt câu hỏi và thu thập thông tin từ ứng viên. Thông qua đó nhằm đánh giá kiến thức, kỹ năng, hành vi và thái độ của họ. Dựa trên những thông tin này, nhà tuyển dụng có thể xác định xem ứng viên có đáp ứng được yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp hay không.
2. Exit interview là gì?
Exit interview là cuộc phỏng vấn cuối cùng mà một nhân viên sẽ trải qua khi họ rời khỏi một tổ chức hoặc công ty. Mục tiêu của exit interview là thu thập phản hồi và thông tin từ nhân viên về quá trình làm việc của họ trong doanh nghiệp. Trong đó bao gồm cả các điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Hay các vấn đề liên quan đến môi trường làm việc, quản lý và cơ hội nghề nghiệp.
Các câu hỏi trong exit interview thường tập trung vào việc hiểu lý do mà nhân viên quyết định ra đi. Cũng như các gợi ý và đề xuất để cải thiện môi trường làm việc. Thông tin thu thập được từ exit interview có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những vấn đề mà nhân viên gặp phải. Từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện để giữ chân nhân viên hiện tại và thu hút nhân viên mới.
3. Tại nên nên có exit interview?
Exit interview có thể đem lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên sắp rời đi. Dưới đây, ezCloud sẽ tiết lộ một số lý do quan trọng mà bạn nên biết:
3.1 Thu thập phản hồi
Exit interview được xem là cơ hội để nhận lại phản hồi chân thành từ nhân viên về quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Những thông tin này có thể góp phần vào việc cải thiện chính sách, quy trình và môi trường làm việc.
3.2 Phát hiện vấn đề
Những phản hồi từ exit interview có thể giúp tổ chức phát hiện các vấn đề tiềm ẩn. Hoặc vấn đề mà họ chưa nhận ra trước đây. Điều này giúp cải thiện tình trạng nhân sự và môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
3.3 Xây dựng lòng trung thành
Việc nghe và xử lý các lo ngại của nhân viên ra đi có thể giúp tạo lòng trung thành. Cũng như sự tin cậy từ phía những nhân viên còn lại. Nếu những vấn đề được giải quyết hiệu quả, nhân viên cảm thấy rằng họ được lắng nghe và tôn trọng.
3.4 Đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp
Exit interview có thể giúp kết thúc mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên một cách tích cực và chuyên nghiệp. Điều này có thể quan trọng trong việc duy trì danh tiếng của doanh nghiệp. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên rời đi nếu họ quay lại trong tương lai.
4. Làm thế nào để có một buổi exit interview hiệu quả?
Để có một buổi exit interview hiệu quả, có lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên rời đi, bạn cần chú ý một số yếu tố sau đây:
4.1 Thời điểm exit interview
Khi thực hiện exit interview, thời điểm được chọn có ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả của buổi phỏng vấn. Có hai thời điểm được xem là phù hợp để tiến hành cuộc phỏng vấn này. Thứ nhất là khi nhận được thông tin chính thức về quyết định nghỉ việc từ phía nhân viên. Và thứ hai là trước khoảng 1-2 tuần nhân viên chính thức nghỉ việc. Đây là khoảng thời gian mà nhân viên có thể cung cấp cho tổ chức lý do cụ thể và chính xác nhất về quyết định của họ. Đồng thời không ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị cho công việc tiếp theo của họ.
4.2 Lựa chọn nhân sự phỏng vấn
Nếu doanh nghiệp đang đối diện với hạn chế về nguồn lực như thời gian, nhân sự hoặc chi phí. Thì có thể xem xét việc không tiến hành exit interview cho tất cả nhân viên. Tuy nhiên trường hợp nhân viên đảm nhận vị trí quan trọng, việc triển khai phỏng vấn thôi việc là cần thiết. Bởi những người này có sự hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp, thị trường và ảnh hưởng lớn đến nhân viên.
Ngoài ra với trường hợp nhân viên bị buộc thôi việc hoặc kết thúc hợp đồng thì việc phỏng vấn này là không cần thiết.
4.3 Thời lượng phỏng vấn
Thời lượng phỏng vấn thích hợp thường dao động từ 30 đến 60 phút. Điều này còn tùy thuộc vào thông tin mà nhân viên chia sẻ và mục tiêu mà doanh nghiệp muốn thu thập. Trong trường hợp thời gian từ khi nhân viên đề xuất nghỉ việc đến khi họ chính thức rời bỏ là lâu dài. Thì doanh nghiệp có thể sắp xếp từ 1 đến 3 buổi exit interview. Theo đó, các buổi tiếp theo sẽ dãn ra theo một khoảng thời gian nhất định. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thu thập được nhiều thông tin hữu ích hơn. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể gửi bảng câu hỏi để bổ sung thông tin đầy đủ.
4.4 Người thực hiện phỏng vấn
Để thực hiện phỏng vấn một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên chọn người có kỹ năng phỏng vấn. Cũng như có kiến thức về công việc của nhân viên đó. Những người này có thể là trưởng bộ phận nhân sự. Hoặc bộ phận lãnh đạo của công ty. Lưu ý rằng không nên chọn người quản lý trực tiếp của nhân viên đó để thực hiện phỏng vấn. Điều này tạo cảm giác thoải mái hơn cho họ khi tham gia phỏng vấn. Từ đó đảm bảo rằng cuộc phỏng vấn diễn ra một cách khách quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn thuê các chuyên gia bên ngoài. Nhằm bảo đảm tính khách quan, đúng đắn của các thông tin.
5. Những điều cần lưu ý khi tham gia exit interview
Khi tham gia exit interview, nhân viên cần lưu ý một số điều quan trọng sau đây:
- Exit interview là cơ hội cuối cùng để chia sẻ ý kiến và phản hồi của bạn về công việc và doanh nghiệp. Do đó dù có bất kỳ mâu thuẫn nào cũng nên giữ sự chuyên nghiệp, điềm tĩnh. Đồng thời không đưa ra những lời lẽ tiêu cực không mang tính xây dựng.
- Hãy đưa ra ý kiến và chia sẻ thông tin một cách trung thực và cởi mở. Không giấu diếm hoặc phóng đại vấn đề. Tuy nhiên cũng không nên quá căng thẳng hoặc quá quyết liệt.
- Nên tập trung vào những vấn đề chính mà bạn muốn đưa ra. Ví dụ như lý do bạn quyết định ra đi, những điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp. Cũng như những đề xuất cải thiện mà bạn muốn chia sẻ.
- Thể hiện sự tôn trọng đối với quá trình exit interview và người tham gia phỏng vấn. Tránh sử dụng ngôn từ thiếu tôn trọng hoặc mang tính cá nhân.
- Hãy lắng nghe mọi ý kiến phản hồi từ người tham gia phỏng vấn. Điều này có thể cung cấp thông tin giá trị cho sự phát triển của bạn trong tương lai.
6. Lời kết
Trong bài viết trên, ezCloud đã cung cấp đầy đủ các thông tin hữu ích về chủ đề exit interview. Mong rằng qua đó, các bạn đã có cái nhìn rõ hơn về khái niệm exit interview là gì. Nếu bạn thấy nội dung này bổ ích thì đừng quên ghé qua chuyên mục Kiến Thức Chung để đón đọc các bài viết bổ ích tiếp theo.
