Giải đáp express check out là gì cùng quy trình thực hiện làm thủ tục express check out cho đội ngũ lễ tân khách sạn.
Hiện nay, môi trường cạnh tranh lịch vực khách sạn vô cùng khốc liệt. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần luôn thay đổi tích cực về dịch vụ tiện ích của bản thân để có thể khiến khách hàng hài lòng. Trong đó, express check out được coi là giải pháp “lấy lòng” khách hàng cực hiệu quả mà nhiều khách sạn đang áp dụng. Vậy express check out là gì? Quy trình thực hiện express check out trong khách sạn sẽ diễn ra như thế nào? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. Express check out là gì?
Nội dung
Express check out được hiểu là dịch vụ trả phòng nhanh chóng theo hình thức online. Khách hàng sẽ không cần tốn thời gian hàng tiếng đồng hồ xếp hàng tại lễ tân để làm thủ tục check out như thông thường. Thay vào đó, các bạn có thể thực hiện thanh toán chuyển khoản ngay trên hệ thống khách hạn. Sau đó có thể rời đi bất cứ khi nào muốn. Dịch vụ express check out hiện nay tại các khách sạn chỉ áp dụng đối với khách hàng lẻ. Đồng thời tiến hành thanh toán bằng loại thẻ tín dụng.
2. Lợi ích tuyệt vời của express check out
Express check out là gì? Đối với nhiều người, đây vẫn còn là một hình thức thanh toán vô cùng mới mẻ. Tuy nhiên, express check out được coi là hình thức dịch vụ công nghệ số ngày càng được nhiều doanh nghiệp khách sạn lựa chọn. Chính vì vậy, hãy cùng ezCloud tìm hiểu về những lợi ích tuyệt vời của express check out là gì nhé!
2.1. Đối với khách sạn
- Nâng cao trải nghiệm của khách hàng: Express check out giúp khách sạn có thể mang đến dịch vụ hoàn hảo nhất. Từ đó tạo được ấn tượng tích cực đối với khách hàng.
- Tối ưu hoá quy trình làm việc: Việc áp dụng công nghệ vào trong quy trình vận hành khách sạn truyền thống có thể giảm thiểu tối đa thời gian, nhân lực cần thiết. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, cắt giảm chi phí vận hành.
2.2. Đối với khách hàng
Việc không phải xếp hàng tiến hành thủ tục check out tại quầy lễ tân sẽ giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian. Đặc biệt, nếu bạn đang không có thì giờ. Hoặc gặp phải trường hợp khẩn cấp thì express check out là giải pháp dành cho bạn. Bên cạnh đó, express check out cũng mang đến trải nghiệm thoải mái và dễ chịu hơn cho khách hàng. Giúp bạn có được kỳ nghỉ/công tác hoàn hảo nhất.
3. Khách hàng thường sử dụng express check out khi nào?
Thông thường, khung giờ check out “cao điểm” là khoảng 12 giờ trưa. Đây là khoảng thời gian khách hàng sẽ tập trung tại quầy lễ tân để tiến hành làm thủ tục trả phòng. Bộ phận nhân viên lễ tân cũng vô cùng vất vả trong khung giờ này. Chính vì vậy, để khách hàng không cần xếp hàng chờ đợi. Khách sạn có thể áp dụng dịch vụ express check out. Khách hàng thường muốn sử dụng express check out trong một số trường hợp sau:
- Mong muốn tiết kiệm thời gian. Không muốn đợi xếp hàng mệt mỏi tại quầy lễ tân để tiến hành thủ tục trả phòng.
- Khách hàng cần tiến hành thủ tục trả phòng nhanh chóng. Họ không muốn bị trễ hẹn quan trọng, chậm chuyến bay…
- Khách hàng là VVIP.
4. Quy trình thực hiện express check out cho khách hàng mà lễ tân cần biết
- Khi khách hàng tiến hành thủ tục check in hoặc trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Nhân viên lễ tân sẽ hỏi họ có muốn sử dụng express check out hay không. Phiếu đăng ký trả phòng nhanh thường được để tại quầy lễ tân hoặc trong phòng khách sạn.
- Sau khi đăng ký dịch vụ express check out, nhân viên lễ tân sẽ chuyển biên bản tạm tính các chi phí dịch vụ lưu trú trước một ngày cho khách hàng.
- Khách hàng sẽ tiến hành điền đầy đủ các thông tin vào biểu mẫu express check out mà khách sạn cung cấp.
- Khách hàng sẽ gửi phiếu đã điều cho lễ tân. Sau đó nhận lại CCCD/hộ chiếu rồi rời khởi khách sạn mà không cần làm thủ tục trả phòng trực tiếp.
- Khi đó, lễ tân sẽ tiến hành liệt kê các chi phí dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng. Sau đó ghi tổng vào phiếu cà thẻ tín dụng. Để có thể thanh toán, khách sạn cần gửi đến ngân hàng một số loại giấy từ. Bao gồm phiếu cà thẻ tín dụng, phiếu đăng ký khách sạn, phiếu trả phòng nhanh có chứng nhận của khách hàng.
- Sau khi ngân hàng chấp nhận giấy xin phép thanh toán, lễ tân sẽ gửi email cho khách hàng các giấy tờ. Bao gồm bản sao hoá đơn, biểu mẫu uỷ quyền check out, chứng từ thanh toán chi phí các dịch vụ…
Các giấy tờ gửi cho khách hàng sẽ được khách sạn lưu trữ kỹ lưỡng. Điều này giúp phòng ngừa những tranh chấp bất ngờ xảy ra.
5. Một số loại thẻ được phép áp dụng dịch vụ express check out
Tuy express cehck out rất tiện lợi nhưng không phải thẻ ngân hàng nào cũng có thể sử dụng hình thức này. Bởi lý do hạn chế về sự liên kết khách hàng hay quốc tế mà có sự quy định về thẻ dùng để thanh toán express check out. Đây là những thông tin căn bản mà bất cứ nhân viên lễ tân nào cũng cần nắm rõ. Để có thể tư vấn chính xác cho khách hàng:
- Các loại thẻ được sử dụng để thanh toán express check out: Visa, American Express, Master Card, Dinners Club, Discover.
- Các loại thẻ không hỗ trợ hình thức express check out: Visa Election, Maestro Domestic, Solo, Maestro International.
6. Lời kết
Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu express check out là gì? Hy vọng những thông tin của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó dành cho các bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Thuật ngữ khách sạn của ezCloud để có thêm nhiều thông tin được cập nhật mới nhất nhé!
