KHÁCH SẠN 3–5 SAO CẦN GÌ TỪ MỘT HỆ THỐNG PMS KHI VẬN HÀNH NGÀY CÀNG PHỨC TẠP?

Khi PMS không còn chỉ là phần mềm của lễ tân

Với PMS cho khách sạn 3–5 sao, bài toán không còn nằm ở việc quản lý đặt phòng hay check-in/check-out, mà là khả năng điều hành toàn bộ khách sạn khi vận hành ngày càng phức tạp.

Trước đây, PMS chủ yếu phục vụ lễ tân: nhận booking, cập nhật phòng trống, in hóa đơn. Khi khách sạn còn nhỏ, ít kênh bán, ít dịch vụ, cách vận hành này hoàn toàn phù hợp.

Nhưng với khách sạn 3–5 sao hiện nay, mọi thứ đã thay đổi:

• Doanh thu đến từ nhiều kênh khác nhau

• Dịch vụ không chỉ có phòng, mà còn F&B, spa, tour, upsell

• Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều bộ phận

• GM cần ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn

Trong bối cảnh đó, PMS không còn là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ đơn lẻ. Nó phải trở thành nền tảng hỗ trợ điều hành. Nếu không, chính PMS sẽ trở thành điểm nghẽn mà GM khó nhìn ra.

Vận hành phức tạp không phải vì khách sạn lớn, mà vì dữ liệu rời rạc

Nhiều GM cho rằng chỉ khi mở thêm cơ sở hoặc phát triển thành chuỗi thì vận hành mới phức tạp. Thực tế, rất nhiều khách sạn 3–5 sao chưa hề mở rộng quy mô, nhưng vẫn gặp khó khăn trong kiểm soát vận hành.

Nguyên nhân thường đến từ:

• Bán phòng đa kênh nhưng dữ liệu không tập trung

• Mỗi bộ phận dùng một hệ thống khác nhau

• Báo cáo có đủ nhưng đến chậm

• GM phải hỏi nhiều người mới có được bức tranh tổng thể

Theo các báo cáo ngành của HotelTechReport và AltexSoft, vấn đề phổ biến nhất không phải là thiếu dữ liệu, mà là không có một điểm nhìn chung để điều hành. Đây là lúc vai trò của PMS cần được nhìn lại từ góc độ của GM.

PMS cho khách sạn 3–5 sao cần đáp ứng điều gì khi vận hành phức tạp?

1. Cho GM một bức tranh tổng thể, theo thời gian thực

GM không điều hành khách sạn bằng từng file báo cáo riêng lẻ. Điều GM cần là trả lời nhanh những câu hỏi rất thực tế:

• Công suất hôm nay đang ở mức nào?

• Doanh thu đến từ kênh nào?

• Bộ phận nào đang hoạt động kém hiệu quả?

Nhiều PMS vẫn có báo cáo đầy đủ, nhưng:

• Phải tổng hợp thủ công

• Số liệu mang tính “cuối ngày” hoặc “cuối tháng”

• Khi GM xem được báo cáo thì cơ hội điều chỉnh đã qua

Các khảo sát của HotelTechReport cho thấy, bảng điều khiển tổng hợp theo thời gian thực là yếu tố được GM đánh giá rất cao khi lựa chọn PMS.

Với GM, PMS cần giống như bảng điều khiển của khách sạn, giúp nắm được tình hình chỉ trong vài phút mỗi ngày.

2. Giảm phụ thuộc vào con người, tăng sự ổn định

Khi vận hành ngày càng phức tạp, rủi ro lớn nhất không đến từ hệ thống, mà đến từ:

• Nhân sự thay đổi

• Thao tác sai

• Quy trình không rõ ràng

Nhiều khách sạn gặp tình trạng: chỉ cần thay một vài vị trí chủ chốt là vận hành bắt đầu chao đảo. Nguyên nhân là quy trình nằm trong đầu con người, không nằm trong hệ thống.

Một PMS cho khách sạn 3–5 sao cần giúp GM:

• Chuẩn hóa quy trình

• Phân quyền rõ ràng

• Theo dõi được ai làm gì, khi nào

Điều này không phải để “soi” nhân viên, mà để vận hành ổn định và giảm rủi ro khi khách sạn phát triển.

3. PMS phải hỗ trợ ra quyết định, không chỉ để xem số

GM không thiếu báo cáo. GM thiếu thông tin đủ rõ để ra quyết định nhanh.

Không chỉ là:

• “Hôm qua doanh thu bao nhiêu?”

Mà là:

• Doanh thu đến từ kênh nào?

• Tăng công suất có làm giảm lợi nhuận không?

• Nên giữ giá hay điều chỉnh trong giai đoạn này?

Theo phân tích của AltexSoft, PMS hiện đại cần kết nối với các hệ thống phân tích doanh thu và báo cáo quản trị để biến dữ liệu thành thông tin có giá trị.

Nói đơn giản, PMS không nên chỉ “ghi nhận cái đã xảy ra”, mà cần giúp GM biết nên làm gì tiếp theo.

4. Sẵn sàng mở rộng khi vận hành ngày càng phức tạp hơn

“Mở rộng” không chỉ là mở thêm khách sạn. Với nhiều khách sạn 3–5 sao, mở rộng còn là:

• Thêm phòng

• Thêm dịch vụ

• Thêm kênh bán

• Nâng chuẩn quản trị

Rất nhiều khách sạn chỉ nhận ra PMS không còn phù hợp khi muốn kết nối thêm hệ thống mới hoặc chuẩn hóa vận hành.

Các nghiên cứu PMS trên thị trường quốc tế đều nhấn mạnh: khả năng mở rộng và tích hợp là yếu tố bắt buộc với PMS dành cho phân khúc trung – cao cấp.

GM không cần một PMS chỉ “đủ dùng hôm nay”, mà cần một nền tảng không giới hạn cho những bước phát triển tiếp theo.

5. Giữ chuẩn dịch vụ khi mọi thứ phức tạp hơn

Chuẩn dịch vụ 4–5 sao rất dễ bị ảnh hưởng khi:

• Dữ liệu khách không đồng nhất

• Các bộ phận không liên thông

• Trải nghiệm khách bị đứt đoạn

Nhiều nghiên cứu về trải nghiệm khách hàng chỉ ra rằng, khách không đánh giá dịch vụ theo từng bộ phận riêng lẻ, mà theo trải nghiệm tổng thể.

Vì vậy, PMS không chỉ ảnh hưởng đến vận hành nội bộ, mà còn tác động trực tiếp đến hình ảnh và thương hiệu của khách sạn.

6. Điều hành từ xa – nhu cầu thực tế của GM hiện nay

Với nhiều GM, đặc biệt là GM chuỗi hoặc resort, việc có mặt thường xuyên tại một điểm là không khả thi.

Các hệ thống PMS nền tảng cloud hiện nay cho phép:

• Theo dõi vận hành từ xa

• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

• Phát hiện sớm các vấn đề phát sinh

Đây không còn là “tính năng cộng thêm”, mà là điều kiện cần để GM kiểm soát khách sạn hiệu quả.

Khi PMS trở thành nền tảng điều hành

Tóm lại, PMS cho khách sạn 3–5 sao không nên chỉ được đánh giá bằng số lượng tính năng. Điều quan trọng hơn là:

• GM có nắm được bức tranh tổng thể hay không

• Vận hành có ổn định khi mọi thứ phức tạp hơn không

• Quyết định có được đưa ra nhanh và đúng không

Đó cũng là định hướng mà ezFolio được phát triển.

Trong hệ sinh thái ezCloud, ezFolio được xây dựng như một nền tảng PMS phục vụ điều hành và quản trị cho khách sạn 3–5 sao, giúp GM kiểm soát vận hành, giảm rủi ro và sẵn sàng cho giai đoạn phát triển tiếp theo.

Xem thêm: giải pháp ezFolio – PMS cho khách sạn 3–5 sao

Nếu anh/chị đang cân nhắc nhìn lại hệ thống PMS hiện tại không chỉ ở góc độ “đủ dùng”, mà ở góc độ điều hành và tăng trưởng, ezCloud sẵn sàng trao đổi để cùng đánh giá hiện trạng và lộ trình phù hợp cho khách sạn.