Sự phát triển của công nghệ số làm thay đổi hành vi người tiêu dùng, buộc các khách sạn cũng phải thay đổi theo nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Báo cáo Quản lý trải nghiệm khách hàng do Outbox Consulting và UBM Việt Nam phát hành tháng 2.2019, cho thấy 77% khách hàng nói họ ưa thích việc lên kế hoạch và mua các dịch vụ du lịch trên internet.
Riêng đối với trải nghiệm trong ngành khách sạn, 89% khách hàng được khảo sát tin rằng ứng dụng công nghệ trong khách sạn là yếu tố quan trọng tạo nên trải nghiệm độc đáo và tuyệt vời. Trong đó, du khách Việt hào hứng sử dụng nhất là ứng dụng đặt phòng trên điện thoại (70%) và tự check-in, check-out (58%).
Có thể thấy rằng, những lợi ích công nghệ trong khách sạn mang lại là vô cùng to lớn. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý và kinh doanh khách sạn thực sự cấp thiết. Bởi công nghệ phát triển đang trở thành một phần thiết yếu của ngành khách sạn.
Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “7 Lợi ích to lớn mà công nghệ mang lại cho khách sạn”.
1. Quản lý nhân viên hiệu quả
Lợi ích đầu tiên mà công nghệ đem lại đó là giúp chủ khách sạn quản lý nhân viên hiệu quả. Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, nhiều khách sạn lựa chọn quản lý bằng cách ghi chép sổ sách kết hợp với phần mềm Excel để quản lý doanh thu. Thế nhưng, cách làm này đòi hỏi phải có nhiều nhân sự và tốn rất nhiều thời gian để tính toán, ghi chép. Hơn nữa, một số khách sạn không chỉ cung cấp dịch vụ lưu trú mà còn cả dịch vụ khác: như dịch vụ ăn uống, giải trí,… Khi số lượng khách check-in, check-out quá lớn, áp lực công việc sẽ khiến cho nhân viên dễ mắc những sai lầm, sai sót trong khâu tính toán, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của khách sạn.
Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp người quản lý hay chủ khách sạn quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào một lần duy nhất, hệ thống sẽ tự động lưu trữ và tính toán giá phòng theo đúng những dịch vụ mà khách du lịch lựa chọn. Hơn nữa, việc quản lý thủ công này cũng gây ra những lỗ hổng như: nhân viên gian lận thời gian nghỉ giờ của khách để đút túi riêng. Với phần mềm quản lý khách sạn, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát các hoạt động tại khách sạn: tình trạng đặt phòng, kiểm soát công việc hàng ngày của nhân viên, tránh xảy ra tình trạng thất thoát.
2. Dễ dàng theo dõi doanh thu
Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và kinh doanh khách sạn còn giúp cho nhà quản lý hay chủ khách sạn có thể theo dõi doanh thu một cách dễ dàng và chính xác. Với việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, người dùng có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi doanh thu bán phòng cụ thể từng ngày, lịch sử giao dịch của từng khách hàng, doanh số của từng nhân viên hay công nợ của từng chi nhánh.
Đồng thời, thống kê những phòng trống để từ đó khách sạn có những chiến lược kinh doanh kịp thời như: đưa ra các chương trình khuyến mại, giảm giá. Ngoài ra, chủ khách sạn hay nhà quản lý không cần phải trực tiếp đến khách sạn những vẫn có thể điều hành, theo dõi mọi hoạt động kinh doanh khách sạn từ xa nhờ sử dụng phần mềm quản lý khách sạn. Chỉ cần có kết nối Internet, phần mềm quản lý khách sạn có thể sử dụng online trên các thiết bị điện tử như smartphone, ipad, laptop. Đặc biệt, hầu hết các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều có ứng dụng trên điện thoại nhằm giúp người quản lý có thể sử dụng thuận tiện, nhanh chóng, dễ dàng nhất.
Ngoài ra, tính năng phân quyền còn cho phép người quản lý tạo nhiều nhóm quyền khác nhau trong một khách sạn phù hợp với vai trò của các nhân viên đó trong khách sạn. Nhờ tính năng này mà thông tin khách sạn được lưu trữ tuyệt đối, không bị rỏ rỉ những dữ liệu mật ra ngoài.
3. Tiết kiệm chi phí và thời gian
Lợi ích tiếp theo ứng dụng công nghệ mang lại cho khách sạn đó là giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Chi phí luôn được các khách sạn quan tâm khi quyết định sử dụng công nghệ, nhất là các khách sạn phân khúc từ 0-2 sao. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây sẽ giúp cho khách sạn của bạn tiết kiệm đáng kể chi phí. Thay vì sử dụng hệ thống PMS truyền thống, thì công nghệ điện toán đám mây lại rất phù hợp, thân thiện với người dùng.
Hầu hết các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Điều này giúp khách sạn không phải tốn nhiều chi phí lắp đặt, chi phí vận hành và chi phí bảo trì. Chỉ cần kết nối internet người quản lý hay chủ khách sạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách sạn mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị cầm tay thông minh. Nhờ vào việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp khách sạn không cần phải thuê quá nhiều nhân viên để quản lý và cập nhật sổ sách. Chỉ cần một thao tác là nhập dữ liệu vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động tính toán, lưu trữ và xuất thông tin trong trường hợp cần thiết. Điều này giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí nguồn nhân lực.
4. Gia tăng trải nghiệm khách hàng
Một trong những lợi ích to lớn của ứng dụng công nghệ vào trong quản lý và kinh doanh khách sạn đó chính là giúp gia tăng trải nghiệm cho khách hàng. Việc gia tăng trải nghiệm cho khách hàng sẽ giúp khách sạn của bạn ghi điểm nhiều hơn trong mắt khách hàng và họ sẽ có xu hướng quay trở lại với bạn. Với việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý và kinh doanh khách sạn, đặc biệt là việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn công nghệ điện toán đám mây, giúp các thủ tục check- in, check- out, thanh toán,… đều được rút gọn, tự động hoá và giúp khách sạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt du khách.
Ngoài ra, việc khách sạn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây sẽ dễ dàng giúp bạn nắm bắt được thói quen, sở thích, thời gian lưu trú của khách hàng thông qua hồ sơ lưu trữ trên cloud, để từ đó có những tuỳ chỉnh phù hợp với sở thích của khách hàng và trên các kênh mà họ ưa thích.
5. Tăng công suất bán phòng
Công suất bán phòng là một trong những yếu tố quan trọng và được quan tâm đầu tiên trong kinh doanh khách sạn. Với mức độ cạnh tranh khốc liệt và gắt gao hiện nay của thị trường kinh doanh khách sạn thì việc tăng công suất phòng lại càng trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là đối với các khách sạn phân khúc nhỏ.
Để tăng công suất phòng, các khách sạn ngày nay đang tích cực chạy đua bán phòng trên các kênh OTA. Đây là một chiến thuật hiệu quả, tuy nhiên sẽ rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải đăng nhập từng kênh một để đăng bán và đóng phòng. Đây là một việc tốn rất nhiều thời gian và công sức. Việc ứng dụng công nghệ đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây chính là giải pháp dành cho bạn. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề này nữa. Hệ thống quản lý kênh phân phối (CMS) được tích hợp trong phần mềm sẽ giúp bạn đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc chỉ với một vài click chuột.
Các thông tin về giá phòng, số lượng, dịch vụ khách sạn,.. đều được cập nhập một cách liên tục, hàng ngày, hàng giờ đều đặn trên tất cả các kênh bán phòng online. Điều này, khiến cho khách sạn của bạn không lo bị rơi vào tình trạng overbooking vì khách sạn không kịp update.
6. Hệ thống báo cáo chi tiết
Thay vì việc phải ngồi làm báo cáo thủ công, việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý và kinh doanh khách sạn giúp bạn tự động cập nhật báo cáo hàng ngày, hàng tuần, quý,… tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng khách sạn. Không chỉ riêng các khách sạn phân khúc từ 3-5* cần theo dõi báo cáo chi tiết, mà các khách sạn nhỏ cũng cần theo dõi các báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh, lợi nhuận, doanh thu của khách sạn mình.
Với phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, cập nhật tình hình doanh thu tại khách sạn thông qua hệ thống báo cáo chi tiết. Bạn sẽ không cần phải làm báo cáo một cách thủ công (dựa trên sổ sách và máy tính) nữa, vừa mất thời gian lại rất dễ xảy ra sai sót. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp báo cáo tức thời, thống kê đầy đủ và chính xác.
Với hơn 20 loại báo cáo chi tiết trực quan về tất cả các thông số quản trị và kinh doanh của khách sạn, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của khách sạn tại mỗi thời điểm. Từ đó, họ có thể đưa ra những chiến lược, giải pháp kinh doanh chính xác và kịp thời.
7. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng
Là một trong những ngành hàng đầu trong lĩnh vực về cung cấp dịch vụ, việc chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng là một trong những yếu tố hàng đầu để khách hàng quyết định quay trở lại với khách sạn của bạn những lần tiếp theo. Vì vậy, các khách sạn nhỏ sử dụng phần mềm quản lý khách sạn công nghệ đám mây hoàn toàn có thể dễ dàng kết nối, chăm sóc, xây dựng quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả.
Bởi vậy, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý và kinh doanh khách sạn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chăm sóc và xây dựng mối quan hệ với khách hàng bền chặt hơn nhờ tính năng email marketing được tích hợp trong phần mềm quản lý khách sạn. Phần mềm hỗ trợ các mẫu email đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của khách sạn như: Xác nhận đặt phòng, Chào mừng khách sau khi check-in, Cảm ơn khách sau khi check-out, Chúc mừng sinh nhật khách…
Trên đây, ezCloud đã chia sẻ với bạn “7 Lợi ích to lớn mà công nghệ mang lại cho khách sạn”. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho chủ hay những nhà quản lý khách sạn nhận thấy rằng việc ứng dụng công nghệ đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn trong kinh doanh và quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích như thế nào, để từ đó lựa chọn được phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với tiêu chí, quy mô, loại hình mà khách sạn mình đang kinh doanh.
Xem thêm: 11 lý do vì sao khách sạn nhỏ nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây
