Thông tin chính thức từ Tổng cục Thống kê công bố ngày 28/9 cho thấy Việt Nam tiếp tục là điểm đến thu hút khách du lịch quốc tế. Tính chung đến 9 tháng của năm 2019 (từ tháng 1 – tháng 9), lượng du khách quốc tế đến Việt Nam đạt 12,9 triệu lượt người, tăng 10,8% so với cùng kỳ năm 2018.
Những con số trên cho thấy Việt Nam tiếp tục là điểm đến được du khách trong, ngoài nước yêu thích và ngành du lịch Việt Nam có tốc độ phát triển nhanh chóng. Cùng với đó, các loại hình lưu trú khách sạn lần lượt ra đời nhằm đáp ứng địa điểm lưu trú cho nguồn khách du lịch đến từ trong và ngoài nước. Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát có đến 80% khách sạn vừa và nhỏ không chịu áp dụng công nghệ vào quản lý và kinh doanh khách sạn. Điều này cho thấy các khách sạn vẫn quản lý, kinh doanh khách sạn theo phương thức truyền thống và điều này sẽ khiến cho khách sạn bị tụt lùi và không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.
Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “4 Phương thức quản lý khách sạn truyền thống khiến khách sạn tụt lùi”.
1 – Thao tác xử lý thủ công
Trước đây, cách quản lý được nhiều người áp dụng đó là sổ sách ghi chép bằng tay kết hợp phần mềm Exel để tính toán… Với cách làm việc, tính toán thủ công trên excel hoặc bằng tay, đặc biệt là vào mùa cao điểm du lịch, số lượng khách lẻ, khách đoàn tăng cao khiến cho nhân viên của bạn tính toán sổ sách bị sai sót, nhần lẫn,… thậm chí nhân viên cũng không thể nắm bắt được chính xác số lượng khách là bao nhiêu, và bạn cũng khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Chính những điều này trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của khách sạn và khiến cho khách sạn của bạn bị tụt lùi so với các đối thủ cạnh tranh.
Ngoài ra, việc phân chia công việc giữa các nhân viên được làm bằng thủ công cũng sẽ xảy ra những nhầm lẫn đáng tiếc làm ảnh hưởng đến trải nghiệm dịch vụ của khách hàng với khách sạn.
Việc thao tác xử lý thủ công khiến bạn khó có thể quản lý chuỗi khách sạn. Hơn nữa, thao tác thủ công yêu cầu bạn phải có mặt trực tiếp tại khách sạn để xử lý công việc, điều nay gây bất tiện cho những nhà quản lý và chủ khách sạn. Hơn thế, bạn cũng khó có thể kiểm soát nhân viên, doanh thu của khách sạn trong thời gian bạn không có mặt trực tiếp tại khách sạn. Điều này gây thất thoát doanh thu mà bạn không thể kiểm soát được.
2 – Lưu trữ hồ sơ thủ công
Lưu trữ hồ sơ đặt phòng thủ công là một phương pháp truyền thống mà khách sạn của bạn cần phải ngừng thực hiện ngay bây giờ nếu như không muốn bị tụt lùi so với đối thủ. Việc lưu trữ hồ sơ thủ công, sẽ khiến bạn khó có thể theo dõi được chính xác tình trạng phòng của mình: bao nhiêu phòng đã được bán, bao nhiêu phòng đã sẵn sàng để phục vụ và bao nhiêu phòng trong số đó đã sử dụng dịch vụ,… Công đoạn này đã khiến nhân viên của bạn mất rất nhiều thời gian, công đoạn để giải quyết, giúp năng suất của nhân viên không cao. Ngoài ra, khách sạn của bạn cũng sẽ phải đối mặt với các vấn đề nghiêm trọng khác như: tình trạng đặt trước quá nhiều dẫn đến việc nhân viên khó kiểm soát được tình trạng phòng, khiến khách hàng có những trải nghiệm không tốt trong quá trình sử dụng dịch vụ tại khách sạn của bạn.
Ngoài ra, với việc lưu trữ hồ sơ thủ công cũng sẽ không giúp khách sạn của bạn có thể tiếp cận tới các khách hàng tiềm năng, để mời hướng họ tới việc trải nghiệm dịch vụ khách sạn. Hơn nữa, cũng không thể kéo họ tới đặt phòng tại khách sạn của bạn.
3 – Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn truyền thống
Ngay cả khi khách sạn của bạn đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn dựa trên máy chủ, thì khách sạn của bạn vẫn không có nghĩa là đi đúng hướng. Một PMS dựa trên máy chủ sẽ giúp bạn tự động hóa các hoạt động của mình ở một mức độ nào đó, nhưng nó không thực sự có thể giúp bạn có được lợi thế cạnh tranh.
Một hệ thống tại chỗ đắt tiền, bạn cần phải có máy chủ chuyên dụng và nhóm CNTT để quản lý nó. Bạn sẽ phải trả tiền để nâng cấp phần mềm. Do đó, chi phí sở hữu phần mềm sẽ tăng lên. Thời gian thực hiện liên quan đến các PMS khách sạn như vậy là khá cao và bạn cũng cần phải chi thêm để nhân viên của mình được đào tạo như vậy.
Ngoài ra, với hệ thống quản lý khách sạn dựa trên máy chủ, bạn sẽ cảm thấy vô cùng khó khăn khi làm việc với một số giải pháp bên thứ ba bắt buộc hoạt động. Điều này là do hầu hết các giải pháp của bên thứ ba hiện nay đều có trên đám mây và việc tích hợp chúng với phần mềm quản lý khách sạn PMS dựa trên máy chủ sẽ không bao giờ là liền mạch. Nó sẽ là một sự tích hợp bắt buộc dẫn dòng dữ liệu không nhất quán giữa chúng.
Không những vậy, bạn không thể xem dữ liệu kinh doanh và vị trí khách sạn của mình từ bên ngoài văn phòng vì bạn không thể truy cập PMS của khách sạn khi bạn đã rời khỏi khách sạn của mình. Thêm vào đó, các PMS khách sạn này không được tối ưu hóa cho thiết bị di động.
Với tất cả các khía cạnh tiêu cực này, PMS truyền thống dựa trên máy chủ hoặc tại chỗ sẽ không bao giờ có thể trao quyền công nghệ cho doanh nghiệp khách sạn của bạn.
4 – Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây miễn phí
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn miễn phí trên thị trường. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp việc quản lý và kinh doanh khách sạn hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt là hoàn toàn miễn phí khiến thu hút các chủ khách sạn quan tâm.
Thế nhưng, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tiềm ẩn những nguy cơ sau:
- Bị dính virus
- Bị hạn chế các tính năng
- Chỉ sử dụng trong một thời gian ngắn
- Không có luồng thông tin theo thời gian thực giữa các bộ phận vì đây sẽ không phải là một PMS khách sạn tất cả trong một
- Thiếu khả năng tích hợp
- Không tích hợp được với quản lý kênh để giúp bạn cập nhật / phân phối giá và phòng trên các OTA theo thời gian thực
- Không thể tích hợp đặt phòng trên các kênh social: website khách sạn, facebook,….
- Không thể thiết lập hoặc quản lý nhiều cửa hàng POS
- Không nhận được hỗ trợ kịp thời
- Lộ dữ liệu data khách hàng
Phần mềm quản lý khách sạn PMS điện toán đám mây – giải pháp cho nhà quản lý và kinh doanh khách sạn
Với tốc độ phát triển nhanh chóng của ngành du lịch Việt Nam hiện nay, cùng với đó là cuộc công nghiệp cách mạng 4.0 cho ra đời rất nhiều phần mềm quản lý khách sạn phù hợp vơi quy mô của khách sạn. Tuy nhiên, nếu như khách sạn của bạn vẫn còn sử dụng phương thức truyền thống chắc chắn rằng khách sạn của bạn sẽ tụt lùi hơn so với đối thủ. Hơn thế nữa, khách hàng cũng sẽ rời bỏ bạn mà đi bởi những trải nghiêm dịch vụ không được như ý.
Tuy nhiên, với PMS điện toán đám mây sẽ giúp khách sạn của bạn quản lý và vận hành khách sạn một cách hiệu quả. Hơn cả, nó còn giúp khách hàng nâng cao trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn. Từ đó, khách hàng sẽ luôn nhớ tới bạn cho những lần tiếp theo.
Với PMS điện toán đám mây, sẽ giúp khách sạn của bạn:
- Đảm bảo giảm chi phí vận hành với chi phí sở hữu phần mềm thấp hơn vì bạn không phải chi tiêu cho máy chủ và nhân viên CNTT để duy trì chúng.
- Cập nhật và nâng cấp phần mềm là miễn phí.
- Tích hợp đặt phòng trực tuyến trên webisite của khách sạn
- Tiết kiệm thời gian làm việc với mức độ tự động hóa hoạt động cao hơn, tăng năng suất và hiệu quả của nhân viên
- Giúp bạn thiết lập nhiều cửa hàng POS để bán thêm các mặt hàng ngoài phòng
- Cho phép kết nối với phân phối phòng và giá trên OTA theo thời gian thực với trình quản lý kênh tích hợp.
- Giúp khách sạn gia tăng lợi nhuận, doanh thu hiệu quả hơn
- Giúp nhà quản lý, chủ khách sạn có thể dễ dàng truy cập PMS của khách sạn từ mọi nơi và mọi lúc có thể theo dõi và điều hành doanh nghiệp bất kể bạn ở đâu
- Giải phóng bạn khỏi sự giam cầm trong văn phòng của bạn, giúp bạn có được khả năng di động với truy cập từ xa.
- Giúp bạn với các báo cáo để bạn hiểu được KPI kinh doanh của mình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Tích hợp liền mạch với một loạt các giải pháp của bên thứ ba bao gồm giải pháp quản lý doanh thu, giải pháp quản lý danh tiếng trực tuyến, công cụ đặt phòng và kinh doanh thông minh,…
- Đảm bảo bảo mật dữ liệu đầy đủ và không thỏa hiệp.
- Cung cấp thời gian chết tối thiểu hoặc bằng không.
- Phân quyền cho nhân viên giúp bạn dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động của nhân viên
- PMS đám mây có thể giúp bạn tính toán chính xác cụ thể doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách ra vào khách sạn đặc biệt là vào mùa cao điểm du lịch. Bạn cũng không lo nhân viên làm thâm hụt doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.
- Các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều được thiết kế bắt mắt, các tính năng ưu việt, dễ dàng sử dụng, thao tác trên các thiết bị điện tử thông minh: điện thoại, laptop,… chỉ cần kết nối internet: wifi, 3G.
Trong thời đại công nghệ, các chủ doanh nghiệp khách sạn nên lựa chọn áp dụng công nghệ trong việc quản lý và kinh doanh khách sạn để có thể quản lý, kinh doanh, vận hành khách sạn một cách độc lập và mang lại hiệu quả cao nhất.
Trên đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn “4 Phương thức quản lý khách sạn truyền thống khiến khách sạn tụt lùi”. Hy vọng rằng bài viết trên đây sẽ giúp ích đối với các chủ khách sạn, nhà quản lý trong việc lựa chọn áp dụng công nghệ vào quản lý và kinh doanh khách sạn. Thay vì quản lý khách sạn với phương thức truyền thống việc áp dụng công nghệ vào trong quản lý và kinh doanh khách sạn sẽ giúp bạn có thể quản lý, kinh doanh và vận hành khách sạn một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.
