Pre opening là gì? Công đoạn bắt buộc khi vận hành khách sạn

Giải đáp từ A – Z pre opening là gì cùng quy trình chuẩn bị tiền khai trương khách sạn chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!

Để một khách sạn có thể đi vào hoạt động thì pre opening là giai đoạn không thể thiếu. Bởi giai đoạn này có thể quyết định đến sự hoạt động hiện quả và thành công của khách sạn sau này. Tuy nhiên, nếu không làm việc trong ngành dịch vụ khách sạn thì đây lại là thuật ngữ còn tươi đối mới lạ, khó hiểu. Vậy pre opening là gì? Những công đoạn nào cần chuẩn bị để thực hiện pre opening một cơ sở khách sạn? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Pre opening là gì?

Pre opening được hiểu là giai đoạn chuẩn bị trước khi khách sạn được khai trương. Các bạn cũng có thể gọi nó là giai đoạn tiền khai trương. Đây được đánh giá là khoảng thời gian vất vả nhất trong chu trình vận hành khách sạn. Bởi nó đòi hỏi quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng. Mục đích giúp khách sạn sau khi đi vào vận hành sẽ hoạt động một cách ổn định, trơn tru. Từ đó có được sự thành công và ngày càng phát triển.

2. Quy trình pre opening trong lĩnh vực khách sạn

Trong quá trình pre opening, bộ phận quản lý của khách sạn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hãy cùng ezCloud tìm hiểu một số công việc cần thực hiện để khai trương khách sạn nhé!

2.1. Dự kiến ngân sách

• Lên ngân sách tất cả các vật dụng, trang thiết bị, dụng cụ cần thiết cho quá trình vận hành các bộ phận trong khách sạn.
• Lập kế hoạch ngân sách các công tác pre opening. Điển hình như quảng cáo, chi phí thuê văn phòng, lương nhân sự tiền khai trương, chi phí đào tạo nhân viên…
• Ngân sách trang bị ứng dụng/phần mềm quản lý khách sạn, xây dựng website khách sạn, chi phí hoàn thiện tất cả các thủ tục pháp lý.

2.2. Xây dựng hệ thống cơ cấu nhân sự, quy trình hoạt động các phòng ban

Giám đốc điều hành kết hợp với các trưởng bộ phận tiến hành xây dựng hệ thống cơ cấu nhân sự cho toàn khách sạn. Đồng thời, quy trình hoạt động của từng bộ phận cũng sẽ được lên kế hoạch chi tiết. Bên cạnh đó, còn là các quy định, sổ tay nhân viên, miêu tả công việc cần thực hiện cho từng vị trí…

2.3. Xây dựng chế độ đãi ngộ cho từng vị trí nhân viên

• Mức lương, phụ cấp, tiền thương cho các bộ phận và từng vị trí nhân viên.
• Quy định về tiền thương service charge.
• Quy định về ngày nghỉ, chế độ đãi ngộ, bảo hiểm xã hội, y tế…

2.4. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân viên gồm những nội dung sau:

• Quy trình tuyển dụng
• Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến thông báo tuyển dụng, thư mời phỏng vấn, phiếu đánh giá người ứng tuyển, mẫu thông báo trúng tuyển, mẫu từ chối tuyển dụng…
• Kế hoạch, địa điểm tiến hành tuyển dụng
• Phương án tuyển dụng
• Nhân sự tiến hành đánh giá tuyển dụng
• Ngân sách tuyển dụng

2.5. Lập kế hoạch đào tạo nhân sự

• Xây dựng chương trình đào tạo đội ngũ nhân viên theo tiêu chuẩn khách sạn.
• Kế hoạch triển khai và địa điểm tiến hành đào tạo.
• Nhân sự đảm nhận trách nhiệm đào tạo.
• Chi phí tiến hành đào tạo.
• Thử nhiệm quy trình hoạt động cho từng phòng ban/bộ phận.

2.6. Chuẩn bị và tiến hành hoàn thiện thủ tục pháp lý

• Giấy phép hoạt động cơ sở khách sạn.
• Giấy phép con đối liên quan đến ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
• Hợp đồng kinh doanh, hợp đồng bảo dưỡng, hợp đồng lao động.
• Bảo hiểm lao động, bảo hiểm cháy nổ.
• Các điều luật liên quan đến ngành nghề kế toán.

2.7. Xây dựng kế hoạch kinh doanh khách sạn

• Xây dựng website cùng bộ tài liệu bán hàng.
• Xây dựng quy định về giá thành, các chế độ bán hàng (chiết khấu, hoa hồng).
• Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của khách sạn.
• Kế hoạch truyền thông, marketing, quảng cáo.
• Kế hoạch quản lý nhân sự, tài chính.
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

2.8. Triển khai các hoạt động mua sắm

Sau khi đã hoàn thành biên bản ngân sách dự trù, ban quản lý khách sạn sẽ tiến hành liên hệ với những nhà cung ứng để thu thập báo giá cho từng mặt hàng. Công việc này cần triển khai sớm và hoàn thành trước khi khách sạn khai trương khoảng 1 tháng. Bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình lắp đặt, vệ sinh, đào tạo nhân sự. Việc áp dụng phần mềm quản lý khách sạn như quản lý kế toán, nhân sự, thu ngân, lễ tân, buồng phòng… Cũng cần sớm tiến hành để nhân viên chính thức bắt đầu được đào tạo.

2.9. Chuẩn bị ngày khai trương

• Quyết định ngày khai trương.
• Tiến hành các hoạt động sales để khách hàng đến dự vào ngày khai trương khách sạn.
• Thực hiện kế hoạch truyền thông, quảng cáo.
• Trang trí không gian khách sạn.
• Chuẩn bị kịch bản ngày khai trương.
• Chuẩn bị nghi thức ngày khai trương: lễ cúng, cắt băng khai trương…
• Chuẩn bị các hoạt động phục vụ tận tình khách hàng vào ngày khai trương.

3. Lời kết

Bài viết trên đã giúp các bạn tìm hiểu về pre opening là gì? Hy vọng những thông tin của chúng tôi sẽ giúp ích phần nào đó dành cho các bạn. Đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Thuật ngữ khách sạn của ezCloud để có thêm nhiều thông tin được cập nhật mới nhất nhé!