Quy trình đổi phòng cho khách housekeeping phải nắm rõ

Trong nghiệp vụ khách sạn sẽ có những quy chuẩn riêng dành cho các trường hợp đặc biệt và một trong những trường hợp có thể xảy ra trong quá trình lưu trú hoặc khi đến check-in là khách hàng mong muốn đổi phòng.

Vậy là một nhân viên housekeeping sẽ cần nắm rõ những bước trong quy trình đổi phòng để khách hàng hài lòng và xây dựng hình ảnh khách sạn chuyên nghiệp nhất. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tất cả thông tin liên quan đến quy trình đổi phòng cho khách hàng

1. Những trường hợp khiến khách hàng muốn đổi phòng

Lí do có thể đến từ khách sạn hoặc từ chính khách hàng

Quy trình đổi phòng cho khách housekeeping phải nắm rõ

Có nhiều lý do khiến khách hàng muốn đổi phòng 

  • Khách không hài lòng về chất lượng phòng do không đáp ứng được mong muốn của khách như không có bồn tắm, điều hòa hỏng, phòng có côn trùng, phòng nhỏ, không có view hoặc view không đẹp…
  • Kế hoạch lưu trú của khách lâu hơn dự tính nhưng khách sạn đã nhận xếp phòng này cho khách mới đã đăng ký trước đó
  • Khách muốn đổi phòng khác khi đến khách sạn vì muốn ở phòng rộng hơn, có giá cao hơn hoặc đầy đủ tiện nghi và dịch vụ hơn
  • Vì một số lý do cảm quan từ khách như không muốn ở tầng quá cao/ tầng trệt, cảm giác phòng không an toàn, phòng có ma…
  • Lỗi đặt phòng từ phía khách sạn: có thể là do hệ thống đặt phòng (phần mềm quản lý) của khách sạn bị lỗi hoặc sự nhầm lẫn của nhân viên lễ tân đặt nhầm phòng đã có khách ở..

Tùy vào mức độ hợp lý của lý do khách hàng đưa ra mà khách sạn sẽ chấp nhận yêu cầu đổi phòng hay không. Tuy nhiên, việc của housekeeping là nhận thông tin khách muốn đổi phòng từ lễ tân và thực hiện đúng quy trình của bộ phận buồn phòng theo tiêu chuẩn của khách sạn.

2. Quy trình đổi phòng cho khách housekeeping phải nắm rõ

2.1 Nhận thông tin đổi phòng từ lễ tân

  • Housekeeping sẽ nhận được thông báo về yêu cầu đổi phòng của khách từ nhân viên lễ tân
  • Tiếp nhận yêu cầu và thực hiện công việc chuẩn bị phòng mới trống sạch cho khách
  • Thông báo lại cho lễ tân rằng phòng khách yêu cầu đổi đã sẵn sàng phục vụ
  • Tiêu chuẩn: công đoạn thực hiện nhanh chóng – phòng được vệ sinh sạch sẽ – được bố trí đầy đủ trang thiết bị, dụng cụ theo tiêu chuẩn phòng

2.2 Chuyển phòng mới cho khách

  • Phối hợp với Bellman hoặc nhân viên an ninh thực hiện chuyển hành lý và tài sản của khách sang phòng mới đã sắp xếp
  • Đặt đồ đạc của khách trong phòng mới ở vị trí tương tự như tại phòng cũ hoặc theo sự yêu cầu của khách lưu trú

2.3 Kiểm tra lại phòng cũ

Quy trình đổi phòng cho khách housekeeping phải nắm rõ

Housekeeping cần kiểm tra phòng cũ thật cẩn thận

  • Sau khi khách rời phòng cũ, housekeeping tiến hành kiểm tra một lượt phòng này, đặc biệt kiểm tra kỹ giường, tủ quần áo, ngăn kéo, két sắt, phòng tắm…để đảm bảo không còn sót đồ đạc gì của khách.
  • Trường hợp phát hiện đồ bỏ quên, trả lại ngay cho khách.

2.4 Kết thúc quy trình đổi phòng

  • Cập nhật tình trạng buồng mới cho cả phòng mới (chuyển từ phòng trống sạch sang phòng có khách) và phòng cũ (chuyển từ phòng có khách sang phòng trống bẩn) trên hệ thống
  • Thông báo lại cho Giám sát tầng và bộ phận Lễ tân
  • Thực hiện dọn vệ sinh phòng trống bẩn (phòng khách vừa rời đi), đảm bảo sạch sẽ và được set up lại theo đúng tiêu chuẩn khách sạn – chuyển tiếp sang tình trạng phòng trống sạch để sẵn sàng đón lượt khách mới

3. Lưu ý khi thực hiện quy trình đổi phòng

Quy trình đổi phòng cho khách housekeeping phải nắm rõ

Quy trình đổi phòng phải đảm bảo kết hợp các bộ phận với nhau

  • Nên chuyển phòng khi có mặt khách chứng kiến hoặc chuyển cùng. Trường hợp không có khách, phải đảm bảo khách đã đóng gói tài sản kỹ lưỡng trước khi chuyển để phòng trường hợp bị mất cắp
  • Tuyệt đối không được để cửa mở khi đang chuyển phòng
  • Quy trình đổi phòng phải đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ và thống nhất giữa Housekeeping, giám sát tầng, lễ tân và an ninh/ bellman
  • Mọi đồ đạc của khách phải được đóng gói kỹ càng, hạn chế tối đa tình trạng bỏ sót hoặc rơi vãi trong quá trình di chuyển. Nếu có đồ đạc rời hoặc kích thước nhỏ, hãy cho vào túi nhựa hoặc túi giặt là cho gọn trước khi chuyển đi.
  • Phòng mới chuyển qua phải đảm bảo đã được vệ sinh kỹ, sạch sẽ, ngăn nắp và kịp thời.

Quy trình đổi phòng cho khách không quá phức tạp và mất nhiều thời gian. Vì vậy, bộ phận housekeeping phải nắm vững quy trình này để đảm bảo đúng quy chuẩn và các yếu tố an ninh, an toàn, tránh trường hợp thất lạc hoặc đổ vỡ tài sản của khách trong quá trình di chuyển.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

“Giảm ngay 1tr” cho máy POS cầm tay Sunmi ++20% khi Đk EZCloudHotel

 Máy POS cầm tay (máy tính tiền cầm tay) ngày càng trở nên cần thiết đối với nhà hàng, khách sạn. Thương hiệu Sunmi sản xuất nhiều dòng máy POS khác nhau phù hợp với đa dạng nhu cầu. Trong đó, Máy Sunmi V1S là 1 trong những dòng máy …

Công nghệ quản lý khách sạn với Thiết bị, Ứng dụng di động: Xu hướng chi phối ngành Khách sạn

Xu hướng quản lý khách sạn “kiểu mới” với Thiết bị, Ứng dụng di động. Phương pháp áp dụng xu hướng này và những tiện ích nó đem lại. “Du lịch không tạo ra sự bùng nổ về tỷ suất lợi nhuận nên doanh nghiệp hầu như chỉ đầu tư …

Ưu đãi ezFolio – Sở hữu giải pháp quản lý resort, khách sạn 3-5 sao chỉ từ 5,000,000 – Mừng sinh nhật 7 tuổi

Mừng sinh nhật 7 tuổi, ezCloud mang đến ưu đãi đối với sản phẩm ezFolio – phần mềm quản lý resort, khách sạn 3-5 sao nhằm tri ân khách hàng. Thấu hiểu được nhu cầu và hành vi sử dụng của các khách sạn 3-5 sao, ezFolio giúp tự động …

ezCloud tung ra gói giải pháp quản lý tích hợp trên thiết bị di động – Mừng sinh nhật 7 tuổi

Mừng sinh nhật 7 tuổi, ezCloud mang đến ưu đãi hấp dẫn đối với giải pháp quản lý khách sạn ezCloudhotel tích hợp cùng Thiết bị di động đa năng. Đón đầu xu hướng quản lý và vận hành khách sạn quy mô vừa và nhỏ bằng Ứng dụng và …

Giảm thiểu tình trạng hủy đặt phòng nhờ cải thiện phương thức thanh toán

Việc khách hàng lại quyết định bỏ dở, hay hủy đặt phòng trước ngày checkin thường xảy ra do khách sạn, homestay không áp dụng chính sách hủy phù hợp. Fake booking, hay những đơn đặt phòng bị hủy sát ngày mang đến tổn thất về doanh thu và nguồn …

Chọn và quản lý OTA sao cho hiệu quả?

Hơn 10 triệu lượt tìm kiếm liên quan đến du lịch được thực hiện trên công cụ tìm kiếm Google mỗi tháng, và ước tính có tới 3 triệu lượt truy cập tới các kênh OTA.  460 triệu lượt khách truy cập hàng tháng vào trang web của Tripadvisor (theo …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud