Quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân trong khách sạn

Lễ tân được xem là bộ mặt của khách sạn bởi đây là bộ phận đầu tiên cũng như cuối cùng tiếp xúc với khách hàng. Do đó, ấn tượng của du khách với khách sạn sẽ chịu tác động rất lớn bởi chất lượng phục vụ của bộ phận lễ tân. Muốn làm hài lòng khách hàng, trước hết mỗi nhân viên lễ tân phải nắm rõ quy trình phục vụ của bộ phận mình.

Dưới đây là quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân mà bất kỳ nhân viên lễ tân nào cũng cần phải nắm rõ:

Quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn

Lễ tân khách sạn bắt buộc phải nắm rõ quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân

1. Trước khi khách tới khách sạn

– Khi vào ca làm việc, nhân viên lễ tân phải nhận sổ bàn giao công việc, trong đó ghi rõ: các công việc cần thực hiện cho khách, tiền quỹ, tiền đặt cọc… của ca trước.

– Kiểm tra khách sạn hiện có bao nhiêu phòng check-out, bao nhiêu phòng check-in, những phòng check-in sớm, những phòng check-out trễ…

– Nắm vững thông tin của những khách sắp tới check-in để tiếp đón cho chu đáo.

– Liên hệ với bộ phận Buồng phòng để đảm bảo các phòng đã được dọn sạch và đã sẵn sàng để tiếp nhận khách.

>> Xem thêm: Lễ tân khách sạn: Những điều lễ tân chuyên nghiệp cần phải biết

2. Khi khách tới khách sạn check-in và nhận phòng

Bộ phận lễ tân làm nhiệm vụ check-in cho khách

Nhân viên lễ tân đang làm thủ tục check-in cho khách

– Chào đón khách với nụ cười trên môi. – Làm thủ tục check-in cho khách. – Giới thiệu những dịch vụ của khách sạn. – Giao chìa khóa/thẻ từ cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng.

3. Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn

Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, bộ phận lễ tân có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn để làm hài lòng và thỏa mãn nhu cầu của khách. Mục tiêu chính của bộ phận lễ tân trong giai đoạn này là khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng để họ quay lại khách sạn vào những lần sau hoặc giới thiệu bạn bè, đối tác và người thân của họ ghé thăm và lưu trú tại khách sạn.

Những công việc chính của lễ tân trong giai đoạn này bao gồm:

– Cung cấp những thông tin mà khách cần, ví dụ như: Các điểm thăm quan hấp dẫn, nhà hàng, sự kiện… tại địa phương.

– Xử lý phàn nàn và khiếu nại của khách.

– Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, sự kiện, lễ hội…

– Bảo quản tư trang, đồ đạc cho khách.

4. Khi khách làm thủ tục check-out, thanh toán và rời khỏi khách sạn

Nhân viên lễ tân làm thủ tục check-out cho khách

Nhân viên lễ tân đang làm thủ tục check-out cho khách

– Làm thủ tục check-out cho khách.

– Chuyển hóa đơn thanh toán cho khách.

– Nhận lại chìa khóa/thẻ từ vào phòng.

– Lưu lại hồ sơ của khách.

– Hỏi ý kiến của khách về trải nghiệm của họ trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

– Đặt phương tiện di chuyển cho họ (nếu cần).

– Chào khách và hẹn gặp lại họ vào lần sau. Trên đây là quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn. Hy vọng những kiến thức ở trên sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng được tốt hơn.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn phục vụ được khách hàng một cách tốt nhất, lời khuyên là hãy sử dụng một phần mềm quản lý khách sạn. Với tính năng quản lý lễ tân, phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện nghiệp vụ check-in, check-out… nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian cho cả bạn lẫn khách hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm như vậy, hãy dùng thử những giải pháp của ezCloud. ezCloudhotel và ezFolio – 2 phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud đã giành được sự tin tưởng của 3.000+ khách hàng không chỉ tại Việt Nam mà còn ở 5+ quốc gia Đông Nam Á.  

Tham khảo thêm các bài viết cùng chủ đề:

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Mở rộng hoạt động bán vé khu vui chơi trên ViettelPay thông qua hệ thống OneInventory

Tiếp nối sự thành công của việc kết nối hơn 160,000 kho phòng của 6,000 khách sạn lên nền tảng VTCPay thông qua hệ thống OneInventory, ezCloud lại tiếp tục hợp tác với ViettelPay để đưa kho vé của gần 20 khu vui chơi lớn trong cả nước lên nền …

OneInventory chính thức có mặt trên VTCPay

Từ tháng 3/2021, khách hàng có thể dễ dàng đặt phòng khách sạn, trên OneInventory đơn giản, tiện lợi thông qua Ví điện tử VTCPay. Điều này đồng nghĩa với việc các đơn vị kinh doanh du lịch cũng đã có thêm một kênh mới để tiếp cận khách hàng …

Review phần mềm quản lý khu vui chơi giải trí tốt nhất 2021

Các khu vui chơi hiện nay đang được đầu tư và phát triển rất lớn về cả số lượng và chất lượng để đáp ứng nhu cầu giải trí của người dân. Tuy nhiên, không ít các khu vui chơi còn đang gặp khá nhiều khó khăn trong khâu vận …

5 chiến lược kinh doanh khu vui chơi để thu hút khách hàng vào dịp đầu năm

Tết đến xuân sang là dịp lý tưởng để các gia đình có thời gian bên nhau với các hoạt động giải trí vui vẻ, lý thú, chính vì vậy các khu vui chơi lớn thường là lựa chọn hàng đầu cho các gia đình. Mặc dù tình hình dịch …

ezCloud cùng Bộ TT&TT chính thức Khởi động Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số

 Ngày 29/1, tại Hà Nội, Bộ Thông tin và Truyền thông đã chính thức khởi động Chương trình hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi số (gọi tắt là SMEdx). Đây là một trong những hoạt động thiết thực nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa …

6 xu hướng du lịch hàng đầu mà các khách sạn phải hành động để nắm bắt nhu cầu vào năm 2021

Trong “trận chiến” với covid 19, ngành du lịch thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng gặp khá nhiều khó khăn, các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó. Làm sao để lấy lại thế cân bằng sau đại …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn