Quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân trong khách sạn

Lễ tân được xem là bộ mặt của khách sạn bởi đây là bộ phận đầu tiên cũng như cuối cùng tiếp xúc với khách hàng. Do đó, ấn tượng của du khách với khách sạn sẽ chịu tác động rất lớn bởi chất lượng phục vụ của bộ phận lễ tân. Muốn làm hài lòng khách hàng, trước hết mỗi nhân viên lễ tân phải nắm rõ quy trình phục vụ của bộ phận mình.

Dưới đây là quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân mà bất kỳ nhân viên lễ tân nào cũng cần phải nắm rõ:

Quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn

Lễ tân khách sạn bắt buộc phải nắm rõ quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân

1. Trước khi khách tới khách sạn

– Khi vào ca làm việc, nhân viên lễ tân phải nhận sổ bàn giao công việc, trong đó ghi rõ: các công việc cần thực hiện cho khách, tiền quỹ, tiền đặt cọc… của ca trước.

– Kiểm tra khách sạn hiện có bao nhiêu phòng check-out, bao nhiêu phòng check-in, những phòng check-in sớm, những phòng check-out trễ…

– Nắm vững thông tin của những khách sắp tới check-in để tiếp đón cho chu đáo.

– Liên hệ với bộ phận Buồng phòng để đảm bảo các phòng đã được dọn sạch và đã sẵn sàng để tiếp nhận khách.

>> Xem thêm: Lễ tân khách sạn: Những điều lễ tân chuyên nghiệp cần phải biết

2. Khi khách tới khách sạn check-in và nhận phòng

Bộ phận lễ tân làm nhiệm vụ check-in cho khách

Nhân viên lễ tân đang làm thủ tục check-in cho khách

– Chào đón khách với nụ cười trên môi. – Làm thủ tục check-in cho khách. – Giới thiệu những dịch vụ của khách sạn. – Giao chìa khóa/thẻ từ cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng.

3. Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn

Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, bộ phận lễ tân có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn để làm hài lòng và thỏa mãn nhu cầu của khách. Mục tiêu chính của bộ phận lễ tân trong giai đoạn này là khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng để họ quay lại khách sạn vào những lần sau hoặc giới thiệu bạn bè, đối tác và người thân của họ ghé thăm và lưu trú tại khách sạn.

Những công việc chính của lễ tân trong giai đoạn này bao gồm:

– Cung cấp những thông tin mà khách cần, ví dụ như: Các điểm thăm quan hấp dẫn, nhà hàng, sự kiện… tại địa phương.

– Xử lý phàn nàn và khiếu nại của khách.

– Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, sự kiện, lễ hội…

– Bảo quản tư trang, đồ đạc cho khách.

4. Khi khách làm thủ tục check-out, thanh toán và rời khỏi khách sạn

Nhân viên lễ tân làm thủ tục check-out cho khách

Nhân viên lễ tân đang làm thủ tục check-out cho khách

– Làm thủ tục check-out cho khách.

– Chuyển hóa đơn thanh toán cho khách.

– Nhận lại chìa khóa/thẻ từ vào phòng.

– Lưu lại hồ sơ của khách.

– Hỏi ý kiến của khách về trải nghiệm của họ trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

– Đặt phương tiện di chuyển cho họ (nếu cần).

– Chào khách và hẹn gặp lại họ vào lần sau. Trên đây là quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân khách sạn. Hy vọng những kiến thức ở trên sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng được tốt hơn.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn phục vụ được khách hàng một cách tốt nhất, lời khuyên là hãy sử dụng một phần mềm quản lý khách sạn. Với tính năng quản lý lễ tân, phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện nghiệp vụ check-in, check-out… nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm thời gian cho cả bạn lẫn khách hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm như vậy, hãy dùng thử những giải pháp của ezCloud. ezCloudhotel và ezFolio – 2 phần mềm quản lý khách sạn của ezCloud đã giành được sự tin tưởng của 3.000+ khách hàng không chỉ tại Việt Nam mà còn ở 5+ quốc gia Đông Nam Á.  

Tham khảo thêm các bài viết cùng chủ đề:

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

Dự đoán bức tranh du lịch 2022: Sự trở lại và Phục hồi

Theo như thống kê của UNWTO, du lịch thế giới năm 2021 tăng trưởng khoảng 4%, tuy không nhiều và chưa thể trở lại như lúc trước dịch. Nhưng đây cũng đã là tín hiệu khởi đầu cho một năm 2022 để có bước đà nhảy vọt sau hơn 2 …

Nhìn lại Du lịch Việt Nam 2021 qua những con số

Năm Tân Sửu đang đi đến những ngày cuối cùng, đối với những người làm Du lịch, một năm qua thực sự là một khoảng thời gian khó khăn với dịch bệnh và giãn cách. Hãy cùng ezCloud điểm lại những con số đã tạo nên ngành Du lịch trong …

Khôi phục kinh doanh từ tổ chức sự kiện sau mùa dịch

Dưới sự tác động của dịch bệnh Covid-19, các khách sạn, đặc biệt là các khách sạn lớn đã mất đi khoảng 25-50% doanh thu do tình trạng giãn cách xã hội và những điều luật ban hành để hạn chế tụ tập đông người. Từ nguyên nhân đó, khách …

[ictvietnam] Nền tảng ezCloud trở thành đối tác chính thức của Google Hotels

Mới đây, nền tảng quản trị và kinh doanh du lịch ezCloud đã chính thức trở thành đối tác chính thức của Google Hotels. Sự hợp tác này sẽ hoàn thiện hệ sinh thái du lịch của ezCloud để từ đó có thể cung cấp một giải pháp đồng bộ, …

THÔNG CÁO BÁO CHÍ: ezCloud trở thành đối tác chính thức của Google Hotels

Hà Nội, ngày 12 tháng 1 năm 2022 – Công ty TNHH Công nghệ ezCloud Toàn Cầu xin thông báo về việc trở thành đối tác chính thức của Google Hotels. Đây là một tính năng hứa hẹn sẽ đem lại những lợi ích to lớn dành cho ezCloud và …

Tại sao mô hình khách sạn thông minh là tương lai của Quản trị khách sạn

Công nghệ có đang giúp khách sạn của bạn phát triển hay không ? Cùng khám phá lý do tại sao mô hình khách sạn thông minh sẽ là tương lai của quản trị khách sạn.

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud

Nhập email của bạn
[stm-calc id="32026"]