Tính năng phần mềm khách sạn – Yếu tố cơ bản quyết định đến việc nên hay không nên lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn đó.
Phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp giúp cho các khách sạn quản lý hoạt động hàng ngày với hiệu quả cao, chính xác. Nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ mà khách sạn cung cấp cho khách hàng. Một phần mềm quản lý khách sạn tốt sẽ giúp đơn giản hóa các hoạt động đa dạng của khách sạn thông qua các tính năng mà nhân viên có thể thực hiện trên phần mềm quản lý. Hãy cùng ezCloud tìm hiểu các tính năng phần mềm khách sạn quan trọng mà các nhà quản lý cần chú ý để lựa chọn được một phần mềm tốt.
1. Khái niệm phần mềm khách sạn
Nội dung
Phần mềm quản lý khách sạn là một phần mềm ứng dụng dành cho khách sạn, resort và các loại hình kinh doanh lưu trú khác. Phần mềm khách sạn hỗ trợ khách sạn giải quyết các công việc hàng ngày. Cụ thể như: check in, check out, quản lý đặt phòng, tình trạng phòng, bán phòng và các dịch vụ. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý khách sạn còn có nhiều chức năng hữu ích. Cụ thể như: quản lý doanh thu, quản lý khách hàng, thống kê và dự báo. Đồng thời, cung cấp báo cáo cho các bộ phận liên quan và ban quản trị.
2. Tìm hiểu những tính năng vượt trội của phần mềm quản lý khách sạn
Sau đây, ezCloud sẽ bật mí cho bạn 5 tính năng vượt trội cần có của một phần mềm quản lý khách sạn tốt:
2.1 Tính năng quản lý dành cho lễ tân
Hoạt động cơ bản nhất ở hầu hết các khách sạn chính là hoạt động của bộ phận lễ tân. Một phần mềm quản lý khách sạn tốt sẽ cho phép nhân viên lễ tân dễ dàng thực hiện các quá trình check-in, check-out cho khách.
Một số tính năng nằm trong mục quản lý dành cho bộ phận lễ tân có thể kể đến như: Thay đổi phòng, thay đổi ngày, gán phòng,… Vậy nên, đơn giản, dễ dàng, nhanh chóng chính là điều mà bộ phận lễ tân cần trong phần mềm quản lý.
2.2 Tính năng quản lý đặt phòng
Đặt phòng là một trong những chức năng quan trọng nhất trong phần mềm quản lý khách sạn. Thông thường, các khách sạn thường nhận đặt phòng từ các nguồn truyền thống. Điển hình như: đại lý du lịch hoặc đặt phòng trực tiếp.
Ngày nay, câu chuyện này đã trở nên khác biệt khi việc đặt phòng đến nhiều từ các nguồn khác nhau. Như từ trang web của khách sạn, các trang web du lịch, các nguồn đối tác như khách hàng. Hay một hãng hàng không, các đại lý du lịch,…
Vì vậy, khách sạn ngày nay yêu cầu một phần mềm quản lý có tính năng quản lý đặt phòng. Để có thể xử lý việc đặt phòng cá nhân hay từ các đại lý du lịch trực tuyến, các đại lý du lịch,… Qua đó, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Đồng thời khẳng định sự chuyên nghiệp của khách sạn.
Xem thêm:
- Quản lý khách sạn hiệu quả và đơn giản hơn với phần mềm quản lý
- Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Những điều bạn cần biết
2.3 Tính năng hóa đơn và thanh toán
Ngày nay, các khách hàng sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Điều này dẫn đến việc yêu cầu phần mềm quản lý của bạn phải tiếp nhận và phù hợp với các phương thức thanh toán đó. Bao gồm: tiền mặt, thẻ tín dụng, kiểm tra và thanh toán trực tuyến.
Bên cạnh đó, cần đa dạng các khả năng điều chỉnh, tạm ứng tiền gửi, thu phân chia, phí phụ. Cũng như việc chuyển tiền, in ấn folio và các loại thuế khác. Nhân viên phải có khả năng kiểm tra và sửa lại các nhiệm vụ liên quan tới hóa đơn và thanh toán bất cứ khi nào có những yêu cầu thay đổi.
2.4 Tính năng quản lý điều hành
Đây được xem là tính năng phần mềm khách sạn không thể thiếu đối với các nhà quản lý. Tất cả thông số về doanh số mỗi ngày, tuần, tháng. Hay hoạt động của các nhân viên sẽ được kiểm soát bởi người chủ khách sạn. Tính năng này giúp cho bạn có một cái nhìn tổng quát về hoạt động của khách sạn trong từng khoảng thời gian nhất định. Từ đó, đưa ra được các phương án hợp lý trong tương lai.
2.5 Tính năng cho phép tích hợp với bên thứ ba
Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần tích hợp và làm việc hiệu quả với vô số những phần cứng và phần mềm khác. Khách sạn tiêu chuẩn ngày nay thường có PABX, Door Lock, máy quét ID, ngăn kéo tiền mặt, cổng thanh toán. Và các phần mềm kế toán tài chính khác. Sẽ thật tiện ích và hiệu quả nếu PMS của bạn tương thích với các thiết bị trên.
3. Những lưu ý cần biết khi sử dụng phần mềm khách sạn
Khi ứng dụng phần mềm khách sạn trong hoạt động kinh doanh, bạn cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:
3.1 Cần tìm hiểu các tính năng của phần mềm quản lý khách sạn
Trước hết bạn cần phải nắm bắt được các tính năng của phần mềm đó. Đó chính là yếu tố cơ bản giúp bạn lựa chọn được một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả. Sau khi tìm hiểu kỹ càng về các tính năng đó, hãy xem nó có phù hợp với mô hình kinh doanh khách sạn của mình không. Rồi mới đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm.
3.2 Lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thân thiện với người sử dụng
Thông thường, các phần mềm quản lý khách sạn đều cho phép dùng thử. Vậy nên, để tận dụng điều này, bạn hãy tải bản demo dùng thử. Sau đó, trải nghiệm thực tế các tính năng, giao diện,… của phần mềm. Nhờ vậy, bạn sẽ có thể đánh giá khách quan được về hiệu quả của phần mềm quản lý đó. Hãy nhớ, một PMS tốt sẽ phải đảm bảo được sự thân thiện, đơn giản và dễ thao tác.
Xem thêm:
- Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
- Vì sao các chủ đầu tư nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
3.3 Thành thạo các bước sử dụng phần mềm khách sạn đơn giản
Chỉ cần một sơ xuất nhỏ, không đúng thao tác cũng có thể khiến phần mềm có thể báo lỗi. Khi đó, bạn sẽ không thể thực hiện quy trình đặt phòng. Cũng như trả phòng cho khách hàng. Vậy nên hãy đảm bảo thành thạo các thao tác khi sử dụng. Như vậy, việc quản lý của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn.
3.4 Hướng dẫn tất cả nhân viên khách sạn sử dụng phần mềm
Phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế cho tất cả bộ phận trong khách sạn sử dụng. Từ bộ phận lễ tân đến bộ phận buồng phòng đều sử dụng phần mềm này. Vậy nên, người quản lý cần phải đào tạo nhân viên kỹ càng. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán cho cả hệ thống khách sạn. Như vậy, họ biết được cách sử dụng thành thạo các tính năng phần mềm khách sạn. Qua đó giúp hệ thống phần mềm được vận dụng linh hoạt, hiệu quả nhất.
Một phần mềm quản lý khách sạn tốt phải đảm bảo đầy đủ 5 tính năng cơ bản trên. Qua những thông tin vừa chia sẻ về các tính năng phần mềm khách sạn, hy vọng rằng bạn sẽ chọn lựa được phần mềm phù hợp, hiệu quả nhất. Nếu thấy những thông tin trên hữu ích, hãy tiếp tục theo dõi những bài đọc mới của chúng tôi tại chuyên mục Quản lý khách sạn.
