Tại sao bạn cần dùng Phần mềm quản lý khách sạn?

Công nghệ đang thay đổi ngành kinh doanh khách sạn. Thật vậy, sự đổi mới công nghệ dẫn đến nhiều thay đổi trong hành vi người tiêu dùng, buộc ngành kinh doanh khách sạn cũng phải thay đổi theo nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Do vậy, việc áp dụng công nghệ, đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý khách sạn vào trong quản lý và kinh doanh khách sạn là việc bắt buộc các khách sạn nên dùng nếu không muốn bị tụt lại phía sau.

Sau đây, ezCloud xin chia sẻ với bạn lý do vì sao bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn trong quản lý và kinh doanh khách sạn.

1. Tiết kiệm chi phí

Một trong những lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý khách sạn mang lại cho những nhà quản lý, chủ kinh doanh khách sạn là giúp họ tiết kiệm chi phí. Chi phí luôn được các chủ khách sạn và nhà quản lý quan tâm khi quyết định có nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn hay không, đặc biệt là những khách sạn ở phân khúc nhỏ từ 0-2 sao.

Tuy nhiên, với những tính năng tiện lợi của phần mềm, khách sạn tiết kiệm đáng kể chi phí. Nếu như với phần mềm truyền thống trước đây, khách sạn phải tốn chi phí bảo trì, tốn nhân lực vận hành thì với phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây lại rất phù hợp, thân thiện và dễ dàng với người dùng.

Với việc sử dụng phần mềm tích hợp điện toán đám mây, khách sạn không phải tốn nhiều chi phí lắp đặt, chi phí vận hành và chi phí bảo trì. Chỉ cần kết nối internet, dù bạn ở bất cứ đâu đều có thể dễ dàng truy cập phần mềm bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị cầm tay thông minh.

Ngoài ra, nhờ vào việc sử dụng phần mềm, khách sạn của bạn không tốn nhiều chi phí thuê nhân viên để quản lý và cập nhật sổ sách. Chỉ với một vào thao tác đơn giản, nhập dữ liệu vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động tính toán, lưu trữ và xuất thông tin theo yêu cầu của bạn.

2. Dễ dàng quản lý

Dễ dàng quản lý từ xa là một trong những lý do mà bạn cần phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn bởi nó cho phép bạn có thể dễ dàng quản lý tổng thể mọi hoạt động tại khách sạn từ xa mà không cần phải có mặt trực tiếp tại khách sạn. Từ các hoạt động của nhân viên như: lễ tân, buồng phòng hay doanh thu khách sạn, công suất phòng bạn đều có thể nắm bắt chính xác thông qua phần mềm quản lý khách sạn.

Hơn thế, nếu bạn là chủ sở hữu của chuỗi các khách sạn thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn quản lý chuỗi khách sạn của mình từ xa, tích hợp trên điện thoại di động một cách tiện lợi. Ngoài ra, phần mềm luôn cập nhật các xu hướng công nghệ mới nhất, giúp cho hoạt động quản lý và kinh doanh khách sạn luôn theo kịp thời đai.

3. Giảm thiểu thất thoát

Với việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điên toán đám mây sẽ giúp khách sạn của bạn giảm thiểu thất thoát đáng kể. Việc kết nối với hệ thống khóa từ thông minh, ezCloudhotel sẽ giúp bạn giải quyết hiệu quả vấn đề này.

Giờ đây, mọi thao tác check-in, check out của khách sạn đều phải nhập vào phần mềm để tạo khóa giúp khách sạn chống thất thoát doanh thu từ các nhân viên. Ngoài ra, với tính đăng tự động bật tắt khi khách hàng ra vào phòng của hệ thống khoá từ thông minh giúp khách sạn giảm thiếu 25% chi phí tiền điện mỗi tháng.

Xem thêm:

4. Tăng công suất bán phòng

Công suất bán phòng là một trong những yếu tố quan trọng và được quan tâm đầu tiên trong kinh doanh khách sạn. Với mức độ cạnh tranh khốc liệt và gắt gao như hiện nay của thị trường kinh doanh khách sạn thì việc tăng công suất phòng lại càng trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là đối với các khách sạn phân khúc nhỏ.

Để tăng công suất phòng, các khách sạn ngày nay đang tích cực chạy đua bán phòng trên các kênh OTA. Đây là một chiến thuật hiệu quả. Tuy nhiên, sẽ rất khó quản lý nếu số lượng kênh quá nhiều. Bạn sẽ phải đăng nhập từng kênh một để đăng bán và đóng phòng.

Đây là một việc tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nhưng với phần mềm quản lý khách sạn, bạn sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề này nữa. Hệ thống quản lý kênh phân phối (CMS) được tích hợp trong phần mềm sẽ giúp bạn đăng bán phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc chỉ với một vài click chuột.

5. Tránh overbooking

Một trong những vấn đề lớn nhất mà các khách sạn thường xuyên gặp phải khi bán phòng trên các kênh OTA đó là tình trạng overbooking. Để tránh tình trạng này, khách sạn phải thường xuyên cập nhật số phòng trống trên các kênh OTA. Đây là một việc tốn rất nhiều thời gian và công sức, chưa kể phải đảm bảo tính kịp thời. Trong hầu hết các trường hợp, điều này là không thể. Do đó, tình trạng overbooking thường xuyên xảy ra.

Với phần mềm quản lý khách sạn ezCloudhotel, bạn sẽ không còn phải đau đầu về vấn đề này nữa. Mỗi khi có booking đổ về, hệ thống quản lý kênh phân phối của phần mềm sẽ tự động trừ số phòng trống hiện tại, sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh với số phòng trống đã được cập nhật.

6. Dễ dàng theo dõi doanh thu

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và kinh doanh khách sạn, đặc biệt là việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn còn giúp cho nhà quản lý hay chủ khách sạn có thể theo dõi doanh thu một cách dễ dàng và chính xác. Người dùng có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi doanh thu bán phòng cụ thể từng ngày, lịch sử giao dịch của từng khách hàng, doanh số của từng nhân viên hay công nợ của từng chi nhánh.

Giờ đây, bạn sẽ không cần phải làm báo cáo một cách thủ công (dựa trên sổ sách và máy tính) nữa, vừa mất thời gian lại rất dễ xảy ra sai sót. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp báo cáo tức thời, thống kê đầy đủ và chính xác. Với hơn 20 loại báo cáo chi tiết trực quan về tất cả các thông số quản trị và kinh doanh của khách sạn, nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện về tình hình hoạt động của khách sạn tại mỗi thời điểm. Từ đó, họ có thể đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.

7. Bảo mật dữ liệu khách hàng

Ngày nay, khách hàng luôn mong muốn thông tin của mình được bảo mật một cách tuyệt đối để tránh những rủi rui và phiền phức không đáng có. Với việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, mọi dữ liệu của khách hàng đều được lưu trữ an toàn và từ xa bởi vậy khách sạn sẽ ít gặp phải nguy cơ cơ sở dữ liệu và hồ sơ bị xâm phạm hay bị mất. Ngoài ra, công nghệ cũng tương thích với mọi thiết bị, bởi mọi cập nhật hay ứng dụng đều được thực hiện trong phần mềm.

Xem thêm:

8. Cho phép tìm kiếm và phản hồi đánh giá trực tuyến

Với khả năng tích hợp phù hợp, phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp khách sạn tự động hóa quá trình thu thập phản hồi và đánh giá từ khách hàng. Tích hợp giải pháp quản lý danh tiếng trực tuyến giúp khách sạn của bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì được nói về bạn trên nhiều trang web đánh giá. Ngoài ra, bạn có thể thu thập và phân tích phản hồi của khách để hiểu được mong muốn của họ.

Từ đó, giúp bạn có thể thực hiện các thay đổi cần thiết trong dịch vụ của mình để thể hiện khách sạn của bạn luôn có thái độ cầu thị trong việc lắng nghe phản hồi của khách hàng, giúp cho thương hiệu của khách sạn ngày càng phát triển.

9. Cải thiện khả năng mở rộng

Một trong những ưu thế vượt trội của phần mềm quản lý khách sạn đó là khả năng mở rộng. Nó cho phép khách sạn của bạn tăng quy mô một cách hiệu quả bằng cách cho phép bạn thêm nhiều phòng hơn vào tài sản của mình. Bạn cũng có thể thêm các điểm bán hàng mới như F & B, nhà hàng, phòng tập fitness, spa,…

10. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Là một trong những ngành hàng đầu trong lĩnh vực về cung cấp dịch vụ, việc chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng là một trong những yếu tố hàng đầu để khách hàng quyết định quay trở lại với khách sạn của bạn những lần sau. Vì vậy, các khách sạn cần phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để có thể dễ dàng kết nối, chăm sóc, xây dựng quan hệ với khách hàng một cách hiệu quả.

Tính năng email marketing được tích hợp trong phần mềm sẽ hỗ trợ rất lớn cho khách sạn trong việc kết nối, giao tiếp và chăm sóc khách hàng của bạn. Phần mềm hỗ trợ các mẫu email đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của khách sạn như: Xác nhận đặt phòng, Chào mừng khách sau khi check-in, Cảm ơn khách sau khi check out, Chúc mừng sinh nhật khách…

Trên đây, ezCloud đã chỉ ra 10 lợi ích tuyệt vời của phần mềm quản lý khách sạn để trả lời cho câu hỏi “Tại sao bạn cần dùng Phần mềm quản lý khách sạn?”. Hy vọng rằng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với yêu cầu, ngân sách và quy mô của khách sạn.

>> Xem thêm: PMS là gì? Tính năng của PMS trong quản lý khách sạn.

5/5 - (6 bình chọn)