Dùng file quản lý khách sạn bằng excel có thực sự hiệu quả?

Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp với nguồn vốn eo hẹp, việc sử dụng các file quản lý khách sạn bằng excel là phương án được nhiều chủ cơ sở lưu trú nhỏ lẻ, nhà nghỉ hay homestay ưu tiên lựa chọn. Ưu điểm lớn nhất của công cụ này là hoàn toàn miễn phí và không cần tốn thời gian đào tạo. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng và lượng booking đa kênh tăng lên, liệu Excel có còn là “vũ khí” đủ sắc bén, hay sẽ trở thành lỗ hổng khiến doanh thu thất thoát?

1. Các tính năng của excel trong quản lý khách sạn

Có thể nói, phần mềm excel là một phần mềm bảng tính giúp mọi công việc tính toán, số liệu trở nên đơn giản hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn. Excel đã được sử dụng rộng rãi trong mọi hoạt động kinh doanh từ rất lâu. 

Hiện nay, có nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng excel để kiểm soát kinh doanh. Một số tính năng mà bảng tính excel hỗ trợ người dùng bao gồm:

• Hỗ trợ theo dõi số liệu;
• Ghi chép lại thời gian check in – check out của khách hàng;
• Quản lý số lượng phòng trống;
• In hoá đơn cho từng loại dịch vụ khách nhau.

2. Ưu và nhược điểm khi dùng excel để quản lý khách sạn

2.1. Ưu điểm

Phần mềm excel mang lại nhiều sự tiện lợi trong việc quản lý dữ liệu. Một trong số những đặc điểm nổi bật của excel trong quản lý khách sạn bao gồm:

Miễn phí

Excel là phần mềm không tính phí. Do đó, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí để chi trả cho phần mềm quản lý khách sạn. Bạn có thể thực hiện các công việc tính toán từ đơn giản đến nâng cao trên phần mềm excel mà không phải trả bất kỳ chi phí sử dụng nào.

Dễ dàng sử dụng

Phần mềm excel là bảng tính cơ bản mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng. Với những thao tác cơ bản là bạn đã có thể tính toán và đưa ra số liệu một cách chính xác và vô cùng nhanh chóng. 

Lập báo cáo, thống kê

Nhiều người đã sử dụng excel như công cụ để lập báo cáo và thống kê các hoạt động kinh doanh của khách sạn. Việc lập báo cáo sẽ làm rõ những chỉ số quan trọng và cần chú ý trong kinh doanh. Ngoài ra, bất kỳ khi nào bạn thay đổi cơ sở dữ liệu thì kết quả của báo cáo sẽ thay đổi. Điều này vô cùng tiện lợi, bạn chỉ cần lập bảng dữ liệu một lần, những lần sau đó chỉ cần nhập dữ liệu mới là bảng tính sẽ cho ra số liệu mới nhất.

Tra cứu dữ liệu tiện lợi

Bạn có thể tra cứu bất kỳ dữ liệu nào đã nhập trên excel trước đó. Việc tìm kiếm trên excel không mất nhiều thời gian như tìm kiếm thủ công trên sổ sách. Bởi vậy nên đây là công cụ hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả.

Xem thêm:

• Bí quyết thành công của các nhà quản lý khách sạn 5 sao
• 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

2.2. Nhược điểm 

Khi lượng khách hàng tăng lên và kinh doanh bước vào mùa cao điểm, những mặt hạn chế của phương pháp thủ công này sẽ bộc lộ rõ ràng:

Rủi ro thất thoát dữ liệu và gian lận

Các file quản lý khách sạn bằng excel rất dễ bị xóa nhầm, can thiệp hoặc sửa đổi số liệu. Một nhân viên lễ tân có ý đồ xấu hoàn toàn có thể tự ý cho khách thuê phòng qua đêm, thu tiền mặt, sau đó xóa dữ liệu khỏi file Excel để đút túi riêng. Việc không có tính năng phân quyền chặt chẽ và ghi log lịch sử chỉnh sửa khiến chủ khách sạn không thể kiểm soát 100% tình hình.

Không thể tự động đồng bộ bán phòng

Ngày nay, khách sạn không chỉ bán phòng qua khách vãng lai mà còn qua Agoda, Booking.com hay Traveloka. File Excel là một hệ thống “chết”, nó không thể kết nối Internet để tự động đóng/mở phòng trên các kênh này. Kết quả là: Phòng đã bán thực tế nhưng nhân viên chưa kịp gõ vào Excel, dẫn đến khách hàng online vẫn tiếp tục đặt phòng. Tình trạng Overbooking xảy ra khiến khách sạn bị OTA phạt nặng và mất uy tín với khách hàng.

Tốn quá nhiều thời gian làm báo cáo thủ công

Việc tổng hợp doanh thu cuối tháng, rà soát công nợ đối tác, hay tính toán chi phí giặt ủi đồ vải mất hàng giờ đồng hồ căng mắt dò từng dòng dữ liệu. Hơn nữa, việc tính sai công thức Excel là điều thường xuyên xảy ra.

Không phù hợp với khách sạn quy mô vừa và lớn

Quản lý khách sạn bằng excel sẽ không hiệu quả đối với khách sạn quy mô vừa và lớn. Bởi những mô hình khách sạn này cần lưu trữ một lượng lớn dữ liệu và nhiều loại dữ liệu khác nhau. Thêm vào đó, excel cũng không tự cập nhật được số liệu mới nên việc quản lý bằng excel sẽ gây mất thời gian, công sức cho người quản lý.

3. Thời điểm nào khách sạn nên “tạm biệt” Excel?

Nếu cơ sở kinh doanh của bạn đang gặp phải 1 trong 3 dấu hiệu sau, đây là lúc bạn cần một công cụ chuyên nghiệp hơn:

• Nhà quản lý không có mặt tại khách sạn, lúc nào cũng phải gọi điện hỏi nhân viên xem hôm nay bán được bao nhiêu phòng.
• Bị thất thoát tài sản, tiền bạc nhưng không thể truy vết được lỗi từ đâu.
• Kinh doanh từ 2 cơ sở (chuỗi khách sạn) trở lên.

4. Lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thay thế cho excel

Thay vì mất thời gian tải các file quản lý khách sạn bằng excel miễn phí trên mạng với đầy rủi ro virus và mất dữ liệu, các chủ kinh doanh đang chuyển dịch sang nền tảng quản trị công nghệ điện toán đám mây.

Hệ sinh thái từ ezCloud mang đến những tính năng mà không một file Excel nào có thể làm được:

• Chống gian lận tuyệt đối: Phần mềm ezCloudhotel có hệ thống phân quyền chi tiết cho từng nhân viên, ghi lại mọi thao tác xóa/sửa.
• Đồng bộ đa kênh: Tự động đóng phòng trên Booking, Agoda ngay khi có khách đặt, giải quyết triệt để vấn đề Overbooking.
• Báo cáo Real-time: Dù bạn đang đi du lịch, chỉ cần mở App trên điện thoại là xem được biểu đồ doanh thu theo thời gian thực trực quan.
• Với quy mô resort, khách sạn lớn 3-5 sao, giải pháp ezFolio còn hỗ trợ quản lý chuỗi F&B, Spa, MICE vô cùng mạnh mẽ.