Sử dụng file excel quản lý đặt phòng khách sạn là lựa chọn của rất nhiều người. Tuy nhiên, nó cũng sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định.
1. Các tính năng của excel trong quản lý khách sạn
Có thể nói, phần mềm excel là một phần mềm bảng tính giúp mọi công việc tính toán, số liệu trở nên đơn giản hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn. Excel đã được sử dụng rộng rãi trong mọi hoạt động kinh doanh từ rất lâu.
Hiện nay, có nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng excel để kiểm soát kinh doanh. Một số tính năng mà bảng tính excel hỗ trợ người dùng bao gồm:
- Hỗ trợ theo dõi số liệu;
- Ghi chép lại thời gian check in – check out của khách hàng;
- Quản lý số lượng phòng trống;
- In hoá đơn cho từng loại dịch vụ khách nhau.
2. Ưu và nhược điểm khi dùng excel để quản lý khách sạn
2.1. Ưu điểm
Phần mềm excel mang lại nhiều sự tiện lợi trong việc quản lý dữ liệu. Một trong số những đặc điểm nổi bật của excel trong quản lý khách sạn bao gồm:
Miễn phí
Excel là phần mềm không tính phí. Do đó, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí để chi trả cho phần mềm quản lý khách sạn. Bạn có thể thực hiện các công việc tính toán từ đơn giản đến nâng cao trên phần mềm excel mà không phải trả bất kỳ chi phí sử dụng nào.
Dễ dàng sử dụng
Phần mềm excel là bảng tính cơ bản mà bất cứ ai cũng có thể sử dụng. Với những thao tác cơ bản là bạn đã có thể tính toán và đưa ra số liệu một cách chính xác và vô cùng nhanh chóng.
Lập báo cáo, thống kê
Nhiều người đã sử dụng excel như công cụ để lập báo cáo và thống kê các hoạt động kinh doanh của khách sạn. Việc lập báo cáo sẽ làm rõ những chỉ số quan trọng và cần chú ý trong kinh doanh. Ngoài ra, bất kỳ khi nào bạn thay đổi cơ sở dữ liệu thì kết quả của báo cáo sẽ thay đổi. Điều này vô cùng tiện lợi, bạn chỉ cần lập bảng dữ liệu một lần, những lần sau đó chỉ cần nhập dữ liệu mới là bảng tính sẽ cho ra số liệu mới nhất.
Tra cứu dữ liệu tiện lợi
Bạn có thể tra cứu bất kỳ dữ liệu nào đã nhập trên excel trước đó. Việc tìm kiếm trên excel không mất nhiều thời gian như tìm kiếm thủ công trên sổ sách. Bởi vậy nên đây là công cụ hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả.
Xem thêm:
- Bí quyết thành công của các nhà quản lý khách sạn 5 sao
- 5 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
2.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà excel mang lại thì nó cũng có những nhược điểm nhất định. Một số hạn chế khi dùng excel để quản lý khách sạn bao gồm:
Tính bảo mật thấp
Việc sử dụng excel để quản lý dữ liệu không có tính bảo mật cao. Bất cứ ai cũng có thể truy cập vào excel và xem dữ liệu của bạn. Điều bị lộ dữ liệu trong kinh doanh là điều không ai mong muốn. Do đó, bạn nên cân nhắc về vấn đề này trước khi dùng excel để quản lý dữ liệu.
Dễ sảy ra sai sót
Các dữ liệu bạn nhập lên excel đều là nhập thủ công. Bởi vậy nên có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Bạn cần nhập dữ liệu cẩn thận để tránh những sai xót không đáng có, gây mất thời gian tìm lại lỗi và sửa.
Không tự động lập báo cáo
Khi dùng excel, các báo cáo sẽ chỉ được lập khi bạn nhập dữ liệu đầu vào. Excel sẽ không có khả năng tự lấy số liệu và tổng hợp thành báo cáo. Bởi vậy nên bạn sẽ cần tự nhập các số liệu và excel sẽ giúp bạn tạo báo cáo từ số liệu đó. Cách làm này đôi khi sẽ mất nhiều thời gian và công sức nếu cần nhập lượng dữ liệu lớn.
Không phù hợp với khách sạn quy mô vừa và lớn
Quản lý khách sạn bằng excel sẽ không hiệu quả đối với khách sạn quy mô vừa và lớn. Bởi những mô hình khách sạn này cần lưu trữ một lượng lớn dữ liệu và nhiều loại dữ liệu khác nhau. Thêm vào đó, excel cũng không tự cập nhật được số liệu mới nên việc quản lý bằng excel sẽ gây mất thời gian, công sức cho người quản lý.
3. Lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thay thế cho excel
Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại phần mềm quản lý khách sạn khác nhau để hỗ trợ theo dõi tình hình kinh doanh của khách sạn. Phần mềm quản lý được thiết kế riêng cho việc quản trị khách sạn. Nên nó sẽ tối ưu được hiệu quả sử dụng hơn so với bảng tính excel. Các tính năng trên phần mềm sẽ phù hợp với quản lý khách sạn.
EzCloud hy vọng rằng bài viết “file excel quản lý đặt phòng khách sạn” đã mang lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Hãy tiếp tục theo dõi chuyên mục Blog của chúng tôi để có thêm những thông tin hữu ích về ngành Hospitality mỗi ngày.
