Trong quá trình kinh doanh khách sạn, việc quản lý tốt mọi yếu tố đóng vai trò quyết định đến thành công. Cách quản lý kho khách sạn cũng là một phần trong số đó. Hiện nay có 2 hình thức quản lý kho là bằng thủ công và sử dụng phần mềm. Vậy ưu nhược điểm của mỗi loại là gì? Khách sạn nên quản lý thủ công hay sử dụng công nghệ?
Cách quản lý kho khách sạn thủ công
Đây là hình thức được sử dụng rất lâu trước đây và dường như đã trở thành thói quen khiến nhiều người vẫn thích dùng hơn so với áp dụng phần mềm.
Ưu điểm:
– Điều quan trọng nhất khiến cho nhiều chủ khách sạn vẫn bắt buộc nhân viên quản lý kho thủ công chính là để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu vì bạn sẽ không phải bỏ tiền mua những phần mềm đắt đỏ.
– Cách thức thực hiện cũng khá đơn giản khi ghi chép bằng tay và nhập vào excel là một phần mềm mà ai cũng biết dùng.
Xem thêm:
- Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm khách sạn công nghệ điện toán đám mây?
- 10 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn
Quản lý thủ công giúp tiết kiệm chi phí
Nhược điểm:
– Vì cách quản lý kho khách sạn thủ công là tùy thuộc vào từng người, nhập liệu dựa trên ý hiểu của bản thân nên nhiều khi người khác đọc sẽ không hiểu, gây khó khăn cho công tác quản lý.
– Việc nhập liệu cũng dễ dẫn đến sai sót, đây là điều gần như không thể tránh khỏi.
– Bạn cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn vì phải ghi chép lại bằng tay, sau đó về nhập lại vào excel nên về lâu về dài chưa chắc hình thức này sẽ tiết kiệm hơn so với việc sử dụng phần mềm quản lý.
– Vấn đề bảo mật cũng khá kém, bạn có thể bị đánh cắp dữ liệu bất cứ lúc nào nếu các đối thủ quyết tâm làm điều đó.
Cách quản lý kho khách sạn bằng phần mềm
Đây là hình thức quản lý mới và được các khách sạn lớn rất ưa chuộng hiện nay do nó có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức quản lý truyền thống.
Ưu điểm:
– Các loại hàng hóa nhập vào hay lấy ra khỏi kho đều được lưu dữ liệu lại một cách chính xác về thời gian, số lượng, loại hàng…
– Chủ của khách sạn nếu không có mặt tại kho cũng có thể dễ dàng quản lý được thông qua mạng internet cực kỳ chuẩn xác. Nếu có bất cứ vấn đề nào bạn sẽ biết được ngay lập tức.
– Một đặc điểm nữa khiến các khách sạn, nhà hàng lớn sử dụng phần mềm chính là tính bảo mật cực kỳ cao. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng phần mềm free thì điều này cũng sẽ không đảm bảo.
– Mỗi loại hàng hóa khi nhập vào kho đều có mã vạch và được quản lý dễ dàng, chính xác tuyệt đối, nhất là trường hợp in hóa đơn và thống kê số lượng.
Quản lý bằng phần mềm vô cùng tiện lợi
Nhược điểm:
– Để sử dụng được phần mềm chắc chắn bạn phải bỏ ra một số tiền nhất định. Tuy nhiên phần lớn các phần mềm quản lý hiện nay có giá không quá cao nên bạn cũng không cần lo lắng.
– Nhân viên quản lý kho cần có sự tập trung cao khi làm việc vì tất cả loại hàng hóa đều có mã vạch riêng, chỉ cần sai sót là sẽ dẫn đến một loạt các hậu quả liên tiếp.
– Bên cạnh đó, quản lý khách sạn cũng nên lưu ý rằng các ưu điểm của cách quản lý này thường chỉ phát huy tốt đối với các phần mềm có bản quyền. Nếu sử dụng phần mềm free bạn sẽ đối mặt với nhiều nguy cơ khác nhau.
Khi đã so sánh 2 cách quản lý kho khách sạn thông dụng nhất ở trên, bạn có thể lựa chọn cách làm thích hợp nhất cho bản thân. Tuy nhiên lời khuyên dành cho các nhà hàng, khách sạn lớn là nên sử dụng phần mềm vì chúng sẽ có độ chính xác cao hơn, khoa học hơn và cũng không tốn quá nhiều chi phí đầu tư.
Xem thêm:
- Có nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí không?
- TOP 15+ phần mềm quản lý nhà nghỉ tăng doanh thu hiệu quả
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho cho khách sạn của mình thì hãy dùng thử ezCloudhotel – phần mềm quản lý khách sạn 0-2 sao, đã dành được danh hiệu Top 10 Sao Khuê 2019. Với tính năng quản lý kho được tích hợp trong phần mềm, bạn sẽ không còn phải lo lắng về những vấn đề gặp phải khi quản lý kho một cách thủ công nữa.
