Check out là gì? Tiết lộ quy trình check out chuẩn dành cho lễ tân khách sạn

Tại các nhà nghỉ, khách sạn, chúng ta đều có thể đã bắt gặp những động từ check out rất quen thuộc. Vậy check out là gì, quy trình như thế nào là chuẩn và tiến hành thủ tục check out liệu có đơn giản như bạn vẫn nghĩ. Dưới đây là bài viết chi tiết giúp bạn thoát khỏi bỡ ngỡ với cụm từ thông dụng này.

Check out là gì?

Check-out là gì?

Check out là việc kiểm tra, thanh toán hóa đơn trước khi du khách rời khỏi khách sạn

Cụm từ check out thường xuất hiện phổ biến, nhất là với những ai làm việc trong môi trường khách sạn. Bất kỳ đơn vị quy mô lớn hay nhỏ, quy trình check out là bắt buộc.

Khái niệm

Trước tiên, bạn cần hiểu về mặt ý nghĩa của cụm check out. Có thể hiểu đơn giản, check là kiểm tra, kiểm soát, out là ra khỏi, thoát ra.

Trong khách sạn, check out được dùng với nghĩa ám chỉ việc kiểm tra và thanh toán những thủ tục, trước khi du khách rời khỏi khách sạn. Công việc này bao gồm thanh toán hóa đơn, trả phòng, trả key.

Check out được thực hiện như thế nào

Những người đảm nhận công việc check out trong khách sạn thường là những nhân viên bộ phận lễ tân. Trách nhiệm và công việc của họ là giúp bạn thực hiện các thủ tục ra vào và rời khách sạn một cách nhanh chóng nhất.

Đội ngũ làm công việc check out cần có hiểu biết, nghiệp vụ, được rèn luyện. Giữ thái độ nhiệt thành, không thờ ơ, không tranh cãi, không cáu gắt, giải đáp các thắc mắc của khách cho đến khi họ hài lòng thì thôi.

Nếu hành khách đang ở khách sạn, có thể không cần biết check out là gì. Đội ngũ lễ tân sẽ hỗ trợ khách thực hiện, và tuân theo chỉ dẫn của họ. Lễ tân là đầu nối giữa khách sạn và khách hàng.

Quy định về thời gian check out tại khách sạn

Trên thế giới, không có quy định nào bắt buộc về thời điểm check out. Mỗi khách sạn có quyền tự đặt khung giờ check-in, check out.

Thời điểm check out lý tưởng

Tuy nhiên, phổ biến nhất vẫn là 14h check-in và 12h check out. Việc chậm trễ thực hiện ngoài khung giờ này, khách lưu trú có thể bị phạt, trả thêm tiền.

Tại Việt Nam, dù là khách sạn hạng sang hay bình dân, khách hàng cũng cần nắm được quy tắc này để tránh những bất cập và hiểu nhầm không đáng có trong chuyến du lịch của mình.

Tại sao giờ check out lại là 12h trưa?

Thời điểm check-out lý tưởng

Thời điểm check out lý tưởng là 12 giờ trưa

Có lẽ đây là điều không ít người thắc mắc, tại sao khách sạn lại chọn giờ check out là 12h trưa thay vì thời gian khác như 8h sáng hay 6 giờ tối. Lý do là vì khách hàng thuê phòng chủ yếu với mục đích lớn nhất là để ngủ, nghỉ ngơi.

12 trưa trả phòng sẽ đảm bảo thời gian giấc ngủ, cùng các hoạt động khác như ăn sáng, tắm rửa, thể dục sau đó được thoải mái. Thời gian check out sớm hoặc muộn hơn cột mốc này có thể kéo theo những bất tiện cho khách như vội vã ăn sáng, dọn đồ, hoặc chuyển đi quá gần bữa tối.

Hơn nữa, khoảng thời gian check in, check out cần thuận tiện cho bộ phận House Keeping (Buồng phòng) dọn dẹp lại phòng khách sạn trước khi giao phòng cho lượt khách tiếp theo. Thời gian vệ sinh có thể kéo dài mất 15-30 phút, trong khi số lượng nhân viên của khách sạn chắc chắn là ít hơn tổng số phòng hiện có rất nhiều.

Do đó, khách sạn sẽ đặt thời điểm 12 giờ đêm làm cột mốc để tính giờ lưu trú. Chính vì thế, đơn vị bán hàng tại khách sạn thường tính là “đêm”, chứ không sử dụng “ngày” như thông thường.

Quy trình check out chuẩn cho nhân viên lễ tân khách sạn

Nếu bạn đang có ý định kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, bạn chưa có kinh nghiệm, không biết các bước check out là gì, như thế nào để đào tạo nhân viên của mình theo tiêu chuẩn quốc tế. Hãy tham khảo quy trình check out theo những bước dưới đây.

Quy trình check out khách căn bản gồm 13 bước:

  1. Hỏi khách về các chi phí phát sinh nếu có
  2. Post những chi phí phát sinh vào phần mềm quản lý tùy từng khách sạn
  3. Kiểm tra thông tin các chi phí xem có chính xác không
  4. In hóa đơn thanh toán gửi khách kiểm tra lại cho chắc chắn
  5. Nếu có bất cứ điều gì chưa chính xác, hãy phản hồi lại xem xét giải quyết.
  6. Kiểm tra lại với khách về phương thức thanh toán, có thể là bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, voucher nếu có.
  7. Nhân viên thực hiện các thủ tục đổi tiền, xuất voucher để khách ký tên và thông báo cho khách đầy đủ thông tin về tỷ giá đổi tiền hiện tại và ghi chú rõ ràng cách thức thanh toán trên hóa đơn cho khách.
  8. Kiểm tra khách có massage hoặc fax hay không
  9. Kiểm tra khách có mượn chìa khóa safe deposit box
  10. Hỏi khách về số phòng ở và lấy lại chìa khóa phòng
  11. Cập nhật tình trạng phòng lên phần mềm quản lý
  12. Hỏi khách về mức độ hài lòng trong thời gian lưu trú
  13. Tạm biệt và chúc khách thượng lộ bình an

Vai trò của check out đối với khách sạn

#1. Cập nhập thông tin độ chính xác cao về tình trạng phòng, số lượng khách

Chủ khách sạn, nhà nghỉ có thể hoàn toàn yên tâm vì quá trình check out luôn được nhân viên ghi lại một bản ghi toàn bộ quá trình khách lưu trú về thời gian, số phòng, mua hàng, dịch vụ sử dụng và những người chịu trách nhiệm về nó.

Check out cũng rất đơn giản, diễn ra nhanh chóng, nếu có bất cứ sai sót nào, nhân viên thực hiện sẽ là người chịu trách nhiệm. Đây cũng là một hình thức rất giúp doanh nghiệp kiểm soát, cập nhập tình trạng phòng chính xác và quản lý những hệ thống hợp lý hơn.

#2. Tiếp nhận phản hồi, nhận xét trực tiếp của khách lưu trú

Ngoài ra, nhân viên khách sạn có thể hỏi thăm, tiếp nhận phản hồi trực tiếp của khách hàng khi lưu trú tại khách sạn. Trong thời gian chờ đợi check out, nhân viên có thể nhờ khách làm phiếu điều tra, khảo sát nếu cần.

Vai trò của check-out

Vai trò của check out đối với khách sạn

#3. Mở rộng dịch vụ

Nếu khách hàng cần thuê xe, mua sắm, mua vé khu vui chơi, giải trí, họ thường hỏi bộ phận lễ tân. Tận dụng điều này, chủ khách sạn có thể thành lập hoặc liên kết với các đơn vị cung cấp dịch vụ để hưởng hoa hồng giới thiệu mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Hướng dẫn xử lý các tình huống thường gặp khi check out

#1. Check out trễ

Khách sạn thường có quy định giờ check out là 12h trưa. Có thể vì một vài lý do nào đó, khách hàng check out trễ, điều này ảnh hưởng đến quá trình dọn dẹp, đón tiếp khách mới của khách sạn.

Dù biết là mình sai, nhưng không ít người vẫn không hài lòng hoặc không muốn trả chi phí phát sinh đó. Do vậy, nhân viên Lễ tân cần nhắc nhở khách kỹ càng trước khi khách check in để tránh phiền hà về sau.

#2. Check out sớm

Không ít khách có xu hướng đến check out của khách hàng so với lịch đặt phòng, Lễ tân cần xử lý linh hoạt trong tình huống này. Tùy thuộc vào quy định của từng khách sạn, thời điểm, tình trạng phòng khác nhau sẽ có hướng giải quyết riêng.

Chẳng hạn, nếu có sẵn phòng thì có thể cho khách nghỉ trước, hoặc sắp xếp chỗ hợp lý để khách chờ đợi trong thời gian làm phòng phục vụ.

#3. Check out nhanh

Vào mùa cao điểm, lượng khách du lịch rất đông, khách hàng sẽ nhận được biểu mẫu check out nhanh, hóa đơn thanh toán trước một ngày, có thể ủy quyền thanh toán hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng. Nhờ đó, giảm tải việc thanh toán trực tiếp, rút ngắn thời gian check out.

Thêm một điều lưu ý dành cho nhân viên Lễ tân, khách sạn có cả khách trong nước và quốc tế. Vì vậy, tiếng anh là điều bắt buộc, để trao đổi dễ dàng với khách nước ngoài. khi check out.

Những chú ý quan trọng khi check out

Check out thường do bộ phận lễ tân đảm nhiệm. Họ cũng chính là hình ảnh đại diện, bộ mặt của khách sạn. Vì vậy, tác phong chuyên nghiệp, thái độ nhiệt tình, giúp để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng du khách.

#1. Trang phục

Trang phục của nhân viên khi check out luôn gọn gàng, sạch đẹp, tuy không nhất thiết phải quần là áo lượt, nhưng cũng không nên nhăn nheo, kém sang. Nhất là với khách sạn 5 sao, trang phục nhân viên không chỉ lịch sử mà còn thể hiện sự sang trọng, đẳng cấp của khách sạn. Đội ngũ check out cũng cần có ngoại hình, khuôn mặt ưa nhìn, tạo thiện cảm với khách.

Trang phục khi check-out

Trang phục của nhân viên khi check out luôn gọn gàng, sạch đẹp

#2. Kỹ năng, kiến thức cơ bản

Chỉ đầu tư vẻ ngoài thôi là chưa đủ, nhân viên check out cần được đào tạo qua nghiệp vụ, có kiến thức, giao tiếp tiếng anh cơ bản với khách hàng. Đồng thời, cần nắm rõ các loại phòng và dịch vụ tại khách sạn để tư vấn cho khách.

Để có thể thuần thục quy trình check out chuẩn chỉnh, nhất là vào thời điểm đông khách, nhân viên cần giữ bình tĩnh, thường xuyên rèn luyện và tạo cho mình những kỹ năng nhất định.

#3. Thái độ

Thái độ nhân viên khi check-out

Thái độ nhân viên check out luôn niềm nở, thân thiện

Tuyệt đối không được mất lịch sự trước mặt khách hàng, nhân viên luôn giữ đúng chuẩn mực và tuân thủ đúng phép tắc theo quy định chung của khách sạn. Hãy niềm nở, tươi cười, nói năng nhẹ nhàng. Đối xử công bằng với tất cả đối tượng khách hàng già trẻ, tật nguyền…

Nhân viên nên đầu tư thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu về văn hóa giao tiếp tại từng quốc gia, khu vực từ đó có cách ứng xử phù hợp. Chắc chắn văn hóa châu Âu, Á Đông, hay giữa các nước Đông Nam Á như Lào, Thái Lan, Campuchia cũng có rất nhiều sự khác biệt.

Nhân viên có thể hỏi khách một số câu hỏi để đánh giá mức độ hài lòng của khách trong thời gian nghỉ ngơi tại đây, hoặc hỏi xem khách có cần hỗ trợ gì không. Mục đích của những câu hỏi này nhằm giúp khách sạn không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ trong tương lai.

Hy vọng, với những thông tin về check out là gì, thủ tục tiến hành, xử lý các vấn đề khi check out liệt kê trên đây, bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích cho công việc điều hành, kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ của mình và tránh bị coi là “lạc hậu”.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐỪNG BỎ LỠ

“Giảm ngay 1tr” cho máy POS cầm tay Sunmi ++20% khi Đk EZCloudHotel

 Máy POS cầm tay (máy tính tiền cầm tay) ngày càng trở nên cần thiết đối với nhà hàng, khách sạn. Thương hiệu Sunmi sản xuất nhiều dòng máy POS khác nhau phù hợp với đa dạng nhu cầu. Trong đó, Máy Sunmi V1S là 1 trong những dòng máy …

Công nghệ quản lý khách sạn với Thiết bị, Ứng dụng di động: Xu hướng chi phối ngành Khách sạn

Xu hướng quản lý khách sạn “kiểu mới” với Thiết bị, Ứng dụng di động. Phương pháp áp dụng xu hướng này và những tiện ích nó đem lại. “Du lịch không tạo ra sự bùng nổ về tỷ suất lợi nhuận nên doanh nghiệp hầu như chỉ đầu tư …

Ưu đãi ezFolio – Sở hữu giải pháp quản lý resort, khách sạn 3-5 sao chỉ từ 5,000,000 – Mừng sinh nhật 7 tuổi

Mừng sinh nhật 7 tuổi, ezCloud mang đến ưu đãi đối với sản phẩm ezFolio – phần mềm quản lý resort, khách sạn 3-5 sao nhằm tri ân khách hàng. Thấu hiểu được nhu cầu và hành vi sử dụng của các khách sạn 3-5 sao, ezFolio giúp tự động …

ezCloud tung ra gói giải pháp quản lý tích hợp trên thiết bị di động – Mừng sinh nhật 7 tuổi

Mừng sinh nhật 7 tuổi, ezCloud mang đến ưu đãi hấp dẫn đối với giải pháp quản lý khách sạn ezCloudhotel tích hợp cùng Thiết bị di động đa năng. Đón đầu xu hướng quản lý và vận hành khách sạn quy mô vừa và nhỏ bằng Ứng dụng và …

Giảm thiểu tình trạng hủy đặt phòng nhờ cải thiện phương thức thanh toán

Việc khách hàng lại quyết định bỏ dở, hay hủy đặt phòng trước ngày checkin thường xảy ra do khách sạn, homestay không áp dụng chính sách hủy phù hợp. Fake booking, hay những đơn đặt phòng bị hủy sát ngày mang đến tổn thất về doanh thu và nguồn …

Chọn và quản lý OTA sao cho hiệu quả?

Hơn 10 triệu lượt tìm kiếm liên quan đến du lịch được thực hiện trên công cụ tìm kiếm Google mỗi tháng, và ước tính có tới 3 triệu lượt truy cập tới các kênh OTA.  460 triệu lượt khách truy cập hàng tháng vào trang web của Tripadvisor (theo …

Nhận ngay các bí quyết quản lý & kinh doanh khách sạn mới nhất từ Blog ezCloud