OCR là gì? Những đột phá ấn tượng trong kinh doanh khách sạn

OCR là gì? Công nghệ nhận diện ký tự quang học giúp nâng cao chất lượng trải nghiệm của khách hàng và đẩy mạnh số hóa hiện đại cho khách sạn

Theo báo cáo của AWS và Skift năm 2021, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương đã tiên phong trong việc thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành du lịch và khách sạn. Để đạt được thành tựu này, có đến 44% các nhà lãnh đạo trong ngành sẵn sàng áp dụng công nghệ để cải thiện khả năng phân tích dữ liệu. Trong đó, công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) được sử dụng phổ biến nhất.
OCR không những mang lại trải nghiệm tiện lợi và an toàn cho khách hàng. Nó còn hỗ trợ thúc đẩy số hóa trong lưu trữ và quản lý thông tin doanh nghiệp. Vậy OCR là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về công nghệ OCR. Đặc biệt là ứng dụng thực tiễn của nó trong ngành du lịch và khách sạn.

1. Phần mềm OCR là gì?

OCR là gì? Không ít doanh nghiệp sẵn sàng chi trả “mạnh tay” để triển khai OCR. Từ đó, nhằm giành ưu thế trong cuộc đua chuyển đổi số. OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận diện ký tự quang học. Nó không ngừng phát triển để gia tăng tính chính xác trong việc đọc và nhận diện. OCR được ưu tiên sử dụng trong ngành kinh doanh khách sạn để tự động hóa quy trình xử lý các thủ tục giấy tờ, quản lý, vận hành. Từ đó, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để xử lý lượng giấy tờ lớn một cách chính xác. Chẳng hạn như bạn chụp một thẻ căn cước và quét bằng công nghệ OCR sẽ được văn bản với các ký tự là nội dung trên thẻ.
Ứng dụng thị giác máy tính, công nghệ này giúp tự động trích xuất dữ liệu từ các loại tài liệu in như bản scan, tệp PDF, ghi chú viết tay hoặc hình ảnh được chụp bằng máy kỹ thuật số. Sau đó, chuyển thành dữ liệu có thể đọc và tìm kiếm trên máy tính. Ban đầu, OCR được dùng để hỗ trợ những người khiếm thị, hoặc mù bẩm sinh. Ngày nay, với tính tiện lợi và hiện đại, nó đã được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Thay vì doanh nghiệp phải số hóa, vận hành thủ công đầy rủi ro. OCR chính là trợ thủ đắc lực vừa nhập liệu, vừa thống kê và lưu trữ bảo mật hoàn toàn tự động. Với những khách hàng mới đến lần đầu, OCR sẽ quét và lưu vào kho dữ liệu đã có.

2. Các loại OCR

OCR được phân loại như sau:

• Nhận dạng ký tự thông minh (Intelligent Character Recognition – ICR): Nhận dạng văn bản viết tay hoặc chữ thảo (cursive text). Nó xác định một ký tự duy nhất tại một thời điểm và được phát triển với công nghệ học máy tiên tiến.
• Nhận dạng từ thông minh (Intelligent Word Recognition – IWR): Ghi lại tất cả các văn bản viết tay hoặc chữ thảo. Nó hoạt động bằng cách nhận dạng các ký tự viết tay và không nhận dạng ký tự riêng lẻ.
• Nhận dạng từ quang học (Optical Word Recognition – OWR): Công nghệ này nhận dạng và nhập văn bản theo từng từ.
• Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition – OCR): nhận dạng và quét văn bản đánh máy, xác định từng ký tự riêng lẻ cùng một lúc.
• Nhận dạng dấu hiệu quang học (Optical Mark Recognition – OMR): Kỹ thuật thu thập dữ liệu đầu vào và nhận ra các dấu hoặc mẫu trên tài liệu.

3. OCR và những lợi ích thực tế

3.1 Tiết kiệm thời gian

OCR hỗ trợ quét nhiều hình ảnh, dữ liệu và số hóa nhanh chóng.Từ đó, cho phép truy xuất nhiều trường thông tin cùng lúc với tốc độ nhanh hơn gấp 50 – 60 lần so với phương pháp thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát nhập liệu chỉ trong tích tắc.

3.2 Giảm thiểu sai sót – tăng tính chính xác

OCR giúp nhận dạng ký tự tài liệu nhanh chóng với độ chính xác cao lên đến 98% dưới sự hỗ trợ của AI. Nhờ đó, có thể hạn chế được thực trạng vô tình hay cố ý nhập sai thông tin. Điều này có thể dẫn đến công việc bị trì hoãn, chậm tiến độ và thất thoát doanh thu. Ngoài ra, công nghệ OCR tiên tiến còn có khả năng hạn chế gian lận do có thể nhận diện giấy tờ giả mạo.

3.3 Tiết kiệm nguồn nhân lực

OCR giúp tối ưu thời gian và hiệu quả nhập liệu chính xác và nhanh chóng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tinh gọn nguồn nhân lực mà vẫn đảm bảo hiệu suất công việc. OCR thực hiện thông qua cơ chế xử lý hàng loạt tài liệu cùng lúc. Từ đó, rút ngắn thời gian nhập liệu, hoàn thành công việc nhanh chóng và tiết kiệm nguồn lực.

3.4 Tìm kiếm và thực hành dữ liệu

OCR hỗ trợ tạo nội dung văn bản riêng của quét tài liệu. Nhờ đó, có thể dễ dàng tìm kiếm và xác định vị trí tài liệu dựa trên từ khóa. Chưa kể, OCR cũng cho phép chỉnh sửa và xử lý văn bản nhanh chóng.

3.5 Cập nhập dữ liệu nhanh chóng

OCR đảm bảo chức năng cải thiện hiệu quả và nhanh chóng cho công việc văn phòng cũng như năng suất cao. Bởi nhu cầu scan (quét) tài liệu ngày một lớn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, cập nhập dữ liệu nhanh, chính xác nhất cho người dùng.

4. Các bước hoạt động của OCR là gì?

Hoạt động của OCR bao gồm 4 bước cơ bản. Cùng ezCloud khám phá ngay.

Thu nhận hình ảnh

Máy quét tài liệu, chuyển đổi thành dữ liệu nhị phân. OCR sẽ phân tích hình ảnh đã quét. Cụ thể là phân loại vùng sáng làm nền và vùng tối làm văn bản.

Tiền xử lý

OCR sẽ làm sạch hình ảnh. Cụ thể là nhận dạng chữ viết, chỉnh thẳng hoặc nghiêng nhẹ, khử nhiễu, bỏ đốm kỹ thuật số, làm mịn các viền của hình ảnh văn bản, làm sạch đường viền khung và đường thẳng trong hình ảnh. Đồng thời, loại bỏ lỗi cho người đọc.

Nhận dạng văn bản

Thuật toán OCR cho phép so khớp mẫu và trích xuất đặc điểm giúp nhận dạng văn bản.

Hậu xử lý

Sau khi phân tích, hệ thống sẽ chuyển đổi dữ liệu văn bản được trích xuất thành tệp trên máy tính hoặc có thể tạo các tệp PDF. Đồng thời, chú thích cả phiên bản trước và sau của tài liệu.

Xem thêm:

• Khách sạn 4.0 là gì? 10 Xu hướng công nghệ thay đổi bộ mặt khách sạn
• Công nghệ RFID là gì? Kết nối từ hiện đại đến tiện nghi

5. OCR tối ưu trải nghiệm khách hàng ngành Du lịch – Khách sạn

Rất nhiều khách sạn mất điểm khi để khách hàng phải chờ đợi lâu khi checkin. Với công nghệ OCR tiên tiến, mọi thủ tục nhận phòng diễn ra chỉ trong tích tắc. Nhờ camera của máy tính bảng hay các thiết bị cầm tay như điện thoại thông minh, việc check-in được thực hiện mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân. Từ đó, giúp tối ưu chu trình và nâng cao hiệu quả hoạt động trong khách sạn. Khách hàng chỉ cần xuất trình hoặc chụp hai mặt của giấy tờ cá nhân. Bao gồm giấy tờ tùy thân, căn cước công dân, chứng minh nhân dân hay giấy khai sinh. Hệ thống sẽ tiếp nhận. Sau đó, tự động phân tích, xử lý và cho phép check-in khi thông tin khách hàng trùng khớp với bookings từ trước.
Quy trình tự động thay thế thủ công mang đến trải nghiệm nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng. Tính năng này giúp việc số hóa thông tin của khách sạn diễn ra nhanh chóng và tự động. Thống nhất dữ liệu từ tất cả các hoạt động quản lý và vận hành khách sạn. Đồng thời, đáp ứng xu hướng công nghệ hiện đại ngày này trong kinh doanh du lịch khách sạn. Cụ thể mang đến trải nghiệm không tiếp xúc với thanh toán không chạm, trợ lý giọng nói và check-in tự động. Nhờ đó, mang lại cảm giác an tâm cho khách hàng.

6. Thực trạng ứng dụng OCR trong lĩnh vực khách sạn du lịch

Báo cáo của Grand View Research cho thấy quy mô thị trường OCR trên toàn cầu đến năm 2020 đã đạt mức 7,46 tỷ USD. Dự kiến từ năm 2021 ​​đến 2028, tốc độ CAGR tăng trưởng ở mức 16,7%. Nhận thức được xu hướng này, rất nhiều doanh nghiệp sẵn sàng “chơi lớn” triển khai OCR. Từ đó, có thể giành phần thắng trong cuộc đua chuyển đổi số.
Năm 2021, khu vực Châu Á – Thái Bình Dương được AWS và Skift báo cáo là dẫn đầu về chuyển đổi số trong ngành du lịch – khách sạn. Trong các lý do, có tới 44% các nhà lãnh đạo sẵn sàng ứng dụng công nghệ để cải thiện khả năng phân tích dữ liệu của doanh nghiệp. Trong đó, công nghệ nhận dạng ký tự quang học được đánh giá cao bởi tính ứng dụng. Đồng thời, góp phần đem lại trải nghiệm tiện lợi và an toàn cho khách hàng. Qua đó, hỗ trợ đẩy mạnh số hóa lưu trữ và quản lý thông tin doanh nghiệp.

7. OCR đột phá hiệu quả quản trị và vận hành ngành Du lịch – Khách sạn

Những lợi ích mà OCR mang lại cho ngành kinh doanh du lịch và khách sạn là gì? Dưới đây là một số tính năng giúp công nghệ này đột phá hiệu quả trong quản trị và vận hành.

7.1 Tự động nhập liệu

Công nghệ OCR hỗ trợ nhập liệu nhanh chóng và chính xác. Khác với máy quét thông thường. Người dùng chỉ cần chụp ảnh tài liệu, hồ sơ, giấy tờ. OCR sẽ quét, trích xuất tất cả thông tin được đề cập trong tài liệu. Mọi hoạt động được triển khai hoàn toàn tự động. Từ đó, có thể tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực thủ công. Khách hàng có thể check in bằng cách quét giấy tờ tùy thân và Face ID.

7.2 Truy cập dữ liệu nhanh chóng

Sau khi trích xuất thông tin, OCR sẽ tiến hành lưu trữ, quản lý dữ liệu về thông tin khách hàng, tình trạng phòng đồng bộ và thông minh. Người dùng có thể truy cập và tra cứu thông tin văn bản tiện lợi. Sau đó, những dữ liệu này có thể được tận dụng và khai thác phục vụ cho các chiến lược kinh doanh – marketing quan trọng.

7.3 Giảm thiểu sai sót và gian lận

Quá trình nhập liệu thủ công rất dễ xảy ra những sai sót và gian lận. Chưa kể, một ngày, khách sạn phải đón rất nhiều lượt khách với tình trạng phòng thay đổi liên tục. Bởi vậy, cần giảm thiểu tối đa sự can thiệp của con người. Điều này đảm bảo hạn chế tối đa các lỗi có thể xảy ra. Bên cạnh đó, công nghệ OCR tiên tiến và hiện đại còn có khả năng phát hiện giấy tờ hư hỏng hoặc giả mạo. Từ đó, ngăn chặn hành vi gian lận. Việc sử dụng OCR cũng được cho là biện pháp hiệu quả hơn so với máy quét thông thường. Đặc biệt là trong việc giảm nguy cơ thất thoát.

7.4 Bảo mật dữ liệu

Bảo mật dữ liệu là tài sản quý giá đối với bất kỳ khách sạn nào. Các tài liệu giấy rất dễ bị mất hoặc bị hủy hoại. Tuy nhiên, khách sạn có thể hạn chế tối đa tình trạng này. Đó là trong trường hợp dữ liệu được quét, phân tích và lưu trữ ở các định dạng kỹ thuật số. Hơn nữa, quyền truy cập vào các tài liệu kỹ thuật số này cũng có thể được quản lý. Điều này giúp tránh việc xử lý sai dữ liệu số hóa cũng như gian lận.

7.5 Cải thiện năng suất và hiệu quả vận hành với OCR là gì?

Quá trình nhập liệu tự động hóa giúp khách sạn tối ưu hiệu quả thời gian và chi phí thuê nhân sự. Trong khi đó, nguồn lực vận hành có thể được phân bổ cho các công việc khác phức tạp hơn. Điều này giúp tinh giản và tối ưu hóa bộ máy nhân sự. Lễ tân có thể sử dụng thiết bị thông minh để scan chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hay hộ chiếu để lấy thông tin khách hàng nhanh chóng chỉ trong vài giây. Đồng thời, trích xuất và nhận dạng thông tin khách hàng, lưu trữ thông tin an toàn và hiện quả.

Xem thêm:

• ChatGPT là gì? Cách mạng hóa chuyển đổi ngành Khách sạn
• Kiosk tự phục vụ tại khách sạn – Giải pháp kinh doanh thành công

8. ezCloud cung cấp giải pháp OCR tối ưu giúp doanh nghiệp Du lịch – Khách sạn chuyển đổi số

ezCloud là nền tảng cung cấp phần mềm quản lý toàn diện cho khách sạn. Nắm bắt được xu hướng công nghệ OCR, ezCloud đã phát triển ứng dụng quét giấy tờ tùy thân trên di động. Tính năng này được tích hợp trong phần mềm quản lý khách sạn 0-2 sao (ezCloudhotel) và phần mềm quản lý khách sạn 3-5 sao (ezFolio). ezCloud hỗ trợ “số hóa thông tin”, nhận dạng thông tin giấy tờ tùy thân với độ chính xác tới 97%. Đồng thời, đồng bộ dữ liệu từ tất cả các hoạt động quản lý và vận hành khách sạn.

• Check in nhanh chóng với thiết bị thông minh scan thông tin khách hàng nhanh chóng chỉ trong vài giây
• Trích xuất & nhận dạng thông tin khách hàng
• Trả kết quả cho phần mềm ezCloudhotel và ezFolio tiến hành phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin khách hàng
• Giảm thiểu rủi ro nhập liệu thủ công và gian lận

9. Tạm kết

Trên đây là toàn bộ thông tin nhằm giải đáp “OCR là gì?”. Triển khai công nghệ OCR (Optical Character Recognition) mang lại lợi ích vượt trội cho khách sạn. Nhờ khả năng nhận diện ký tự tự động, khách sạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Đồng thời, tiết kiệm thời gian, nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ. OCR giúp xử lý thông tin từ hóa đơn và giấy tờ. Đồng thời, hỗ trợ check in, check out nhanh chóng và chính xác. Từ đó giảm thiểu tối đa sai sót và gian lận. Điều này mở ra cơ hội phát triển và mở rộng kinh doanh của khách sạn. Đồng thời củng cố sự hài lòng của khách hàng. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về thuật ngữ nghề của ezCloud để kinh doanh thành công.