Chi phí biến đổi cần được kiểm soát và tối ưu hóa để giảm thiểu tối đa chi phí không cần thiết và tăng doanh thu hiệu quả
Thị trường kinh doanh khách sạn có tính cạnh tranh cao. Điều quan trọng là khách sạn cần đảm bảo chi phí biến đổi ở mức thấp để duy trì lợi nhuận. Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi theo số phòng sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp toàn bộ thông tin về thuật ngữ này. Đồng thời, đưa ra cách tính và cách quản lý chúng hiệu quả để gia tăng lợi nhuận.
1. Chi phí biến đổi là gì?
Nội dung
Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi trực tiếp theo số lượng phòng trong khách sạn. Những chi phí này thường liên quan đến hoạt động của khách sạn. Còn chi phí cố định sẽ không thay đổi theo số lượng phòng sử dụng như tiền thuê nhà, tiền lương và bảo hiểm.
Một số ví dụ về chi phí biến đổi:
- Thực phẩm & nước giải khát
- Giặt ủi
- Dọn phòng
- Tiêu thụ năng lượng
- Bảo trì và sửa chữa
- Chi phí tiếp thị
- Chi phí nhân sự
- Chi phí biến đổi của trung tâm kinh doanh ERP
2. Cách tính chi phí biến đổi
Để tính chi phí biến đổi cho mỗi phòng có người sử dụng, trước tiên, cần xác định tổng chi phí biến đổi trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, tính toán chi phí này trong thời gian một tháng. Sau đó, chia tổng chi phí này cho số phòng có người sử dụng trong cùng khoảng thời gian đó. Điều này sẽ đưa ra kết quả của chi phí trung bình cho mỗi phòng có người sử dụng.
Ví dụ: Tổng chi phí biến đổi trong một tháng là 50.000 USD. Trong đó, có 2.000 phòng được sử dụng trong tháng đó. Vậy chi phí này cho mỗi phòng có người sử dụng là 25 USD.
3. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí
Theo dõi chi phí biến đổi là chiến lược thiết yếu trong quản lý tài chính của khách sạn và đảm bảo lợi nhuận. Bằng cách theo dõi loại chi phí vận hành này, khách sạn có thể xác định được các khoản mà họ đang chi tiêu nhiều hơn dự kiến . Từ đó, thực hiện các bước để giảm thiểu tối đa các chi phí đó. Ngoài ra, bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán, khách sạn có thể xác định xem họ có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu tài chính hay không.
Xem thêm:
- Chi phí vận hành khách sạn và giải pháp tối ưu lợi nhuận
- Chi phí thu hút khách (CAC): Chiến lược tối ưu chi phí, tối đa doanh thu
4. Một số chiến lược, phương pháp quản lý chi phí biến đổi
4.1 Lập ngân sách cho từng loại chi phí
Lập ngân sách giúp thực hiện quản lý thu chi một số loại chi phí. Cụ thể là thực phẩm, đồ uống, giặt là và tiêu thụ năng lượng. Sau đó, so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán để xác định các khoản bội chi. Từ đó, giúp xác định các khoản phí có thể tiết kiệm được.
4.2 Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Phần mềm quản lý khách sạn giúp tự động ghi lại và theo dõi chi phí. Đồng thời, nó còn tổng hợp, đưa ra các báo cáo đầy đủ và chi tiết nhất. Từ đó, khách sạn sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình thu chi. Từ đó, đưa ra các chiến lược quản lý chi tiêu phù hợp và thông minh.
Chưa kể, khách sạn còn có thể sử dụng dữ liệu thu thập được để đưa ra quyết định sáng suốt về cách giảm chi phí. Ví dụ: nếu một khách sạn nhận thấy rằng họ đang chi tiêu nhiều hơn dự kiến cho năng lượng. Khách sạn có thể tìm cách giảm mức tiêu thụ năng lượng không cần thiết. Ngoài ra, nếu chi quá nhiều cho thực phẩm và đồ uống, khách sạn có thể tìm cách giảm chi phí thực phẩm lãng phí. ezCloud cung cấp nền tảng quản lý và kinh doanh khách sạn uy tín hàng đầu hiện nay với hơn 9000 đối tác lớn. Các sản phẩm phần mềm cung cấp tính năng quản lý thu chi và công nợ hiệu quả cho mọi mô hình lưu trú.
4.3 Kiểm soát chi phí
Quản lý chi phí biến đổi là rất quan trọng để tăng lợi nhuận và duy trì tính cạnh tranh. Một cách để quản lý là thông qua các biện pháp kiểm soát chi phí. Cụ thể là đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với các nhà cung cấp. Giảm lãng phí và thực hiện các biện pháp tiết kiệm năng lượng. Các phương án này giúp tiết kiệm đáng kể trong một số khoản chi. Cụ thể là thực phẩm và đồ uống, giặt là và dọn phòng. Đây là những khoản chi tiêu chủ yếu trong chi phí biến đổi của khách sạn.
4.4 Triển khai hệ thống quản lý
Đây là cách quản lý hiệu quả giúp khách sạn điều chỉnh giá phòng dựa trên nhu cầu. Từ đó, tăng doanh thu và giảm chi phí trên mỗi phòng có người sử dụng. Hệ thống quản lý lợi nhuận sử dụng các thuật toán phức tạp để phân tích dữ liệu. Chẳng hạn như mức độ sử dụng phòng, kiểu đặt phòng và giá đối thủ cạnh tranh nhằm xác định giá phòng tối ưu. Điều này giúp khách sạn tối đa hóa doanh thu trong khi vẫn giữ chi phí biến đổi ở mức thấp.
Khách sạn có thể triển khai hệ thống tự động cho các công việc để tối ưu hóa vận hành. Cụ thể là giặt là và dọn phòng để giảm chi phí lao động. Ngoài ra, triển khai hệ thống quản lý tài sản (PMS) cũng là một ý tưởng hay. PMS có thể cải thiện hiệu quả hoạt động của khách sạn thông qua tự động hóa các chức năng. Ví dụ như đặt phòng, phân công phòng và thanh toán. Điều này giúp tiết kiệm hiệu quả chi phí trong các bộ phận như lễ tân, dọn phòng và bảo trì.
4.5 Theo dõi mức độ sử dụng phòng
Theo dõi mức độ sử dụng phòng là giải pháp không thể thiếu trong quản lý chi phí biến đổi. Bằng cách theo dõi mức độ sử dụng phòng, bạn có thể đảm bảo khách sạn kín phòng trong mùa cao điểm. Điều này giúp giảm chi phí trên mỗi phòng có khách lưu trú. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu về tỷ lệ sử dụng phòng. Qua đó, điều chỉnh chiến lược giá và tối ưu hóa hoạt động tiếp thị nhằm thu hút nhiều khách hơn vào mùa thấp điểm.
Cuối cùng, theo dõi chi phí biến đổi là khía cạnh quan trọng trong việc quản lý tài chính của khách sạn. Từ đó, đảm bảo dòng tiền và lợi nhuận tối đa. Ngoài ra, khách sạn cũng có thể xác định các khoản chi phí chi tiêu nhiều hơn dự kiến. Sau đó, đưa ra chiến lược tối ưu chi phí và đi đúng hướng để đạt được mục tiêu tài chính.
5. Các chiến lược để giảm chi phí biến đổi
Cùng ezCloud điểm tên ngay một số chiến lược giúp giảm thiểu chi phí biến đổi:
- Mua số lượng lớn để tiết kiệm vật tư
- Triển khai các phương án tự phục vụ để giảm chi phí lao động
- Thực hiện các sáng kiến xanh để giảm chi phí năng lượng
- Sử dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ và giảm chi phí lao động
- Xem xét hợp đồng với nhà cung cấp để đàm phán thỏa thuận tốt hơn
- Kiểm kê hàng tồn kho và loại bỏ những mặt hàng không cần thiết
- Thực hiện bảo trì phòng ngừa để giảm chi phí sửa chữa
- Xem xét mức độ nhân sự và điều chỉnh khi cần thiết
6. Vai trò của quản lý khách sạn trong kiểm soát chi phí
Quản lý khách sạn đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát chi phí biến đổi và đảm bảo lợi nhuận. Đội ngũ quản lý chịu trách nhiệm thiết lập chiến lược và định hướng chung cho khách sạn. Đồng thời thực hiện các biện pháp tiết kiệm chi tiêu để giảm thiểu chi phí. Khách sạn có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chi phí này và cam kết thực hiện mục tiêu tài chính đã đưa ra. Một số chiến lược quản lý cụ thể bao gồm: đàm phán các thỏa thuận tốt hơn với nhà cung cấp, giảm thiểu chất thải và thực hiện tiết kiệm năng lượng. Ngoài ra, khách sạn có thể tham gia triển khai hệ thống, quy trình để theo dõi chi phí biến đổi. Đồng thời, đưa ra chiến lược phù hợp.
Quản lý khách sạn còn cần thu hút nhân viên tham gia vào quá trình kiểm soát chi phí. Bằng cách tạo điều kiện cho họ đề xuất các ý tưởng tiết kiệm chi phí. Cũng như ghi nhận và khen thưởng đóng góp của nhân viên. Đồng thời, khách sạn còn cần tạo môi trường gắn kết để nhân viên đảm bảo mức cam kết cao nhất. Cuối cùng, bộ phận quản lý cần thường xuyên theo dõi, xem xét các chi phí biến đổi và xác định các khoản phí cần cải thiện. Từ đó góp phần giúp khách sạn giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
7. Kết luận
Tóm lại, chi phí biến đổi trên mỗi phòng có người sử dụng là thước đo quan trọng trong kinh doanh. Nó mang đến cái nhìn tổng quan về hiệu quả chi tiêu và doanh thu đạt được. Bằng cách giữ chi phí này ở mức thấp nhất, khách sạn có thể tăng lợi nhuận và duy trì tính cạnh tranh. Khách sạn cần nắm rõ các chi phí biến đổi, thực hiện biện pháp kiểm soát chi phí, tối ưu hóa hoạt động và giám sát công suất phòng. Tham khảo ngay những bài viết hữu ích về Kinh doanh khách sạn của ezCloud để kinh doanh thành công.
